NVQ讲义2(wql)

• 3、办公易耗品的存储 • 办公易耗品要按以下方法进行存储： • （1）储藏间或物品柜要上锁（2）各类 物品要贴标签（3）新物品置于旧物品的 下面（4）体积大、分量重的放置在最下 面（5）小的物品、常用的物品应放在前 面，易于见到和领取（6）储藏间要有良 好的通风和照明，房间保持干燥（7）订 立物品发放制度，确定物品发放人
• 作业 1 • 分组市场调查。市场中主流的办公传真机、 复印机、打印机及电话的主要功能及价格。
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•发送邮件方法 •急件类 •电子邮件 •传真件 •航空邮件 •快递服务 •密件类 •挂号邮寄 •特保邮寄 •文件挂号 •回执挂号 •物件类 •包裹邮寄 •货运服务
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2、选择发送邮件的最佳方法 （1）急件，可选择以下几种方法： 电子邮件 传真 航空邮寄 快递服务
• 熟悉现代办公设备的使用与维护， • 提供最佳的投递邮件的服务， • 学会办公用品的采购与存储。
• 仔细学习本章后，你应该能够： 仔细学习本章后，你应该能够：
• 了解现代办公设备都有哪些、它们的功能及安全使用 方法； • 说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应 采取的行动； • 说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围； • 说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综 合考虑安全和费用； • 辨别投递邮件的各种服务和其适用范围； • 不同供应商的选择；
•一、办公室常用设备主要有哪些（分组 一 办公室常用设备主要有哪些（ 讨论） 讨论） •1、办公室复印机、传真机的使用功能、操 1
作方法与维护 • （1）、复印机的使用功能、操作方法、一 复印机的使用功能、 复印机的使用功能 操作方法、 般维护和注意事项 • 复印机的功能： • 操作方法： • 一般维护原理： • 一般注意事项：
• 现场考评：
计划课时：4
•相关工作能力
•发 •送 •接 •收 •传 •真 •接 •收 •发 •送 •邮 •件
•复 •印 •文 •件
• 思考题及答案： 思考题及答案： • 1、简述复印机的使用功能、操作方法、 简述复印机的使用功能、操作方法、 简述复印机的使用功能 一般维护和注意事项？ 一般维护和注意事项？ • 2、简述传真机的使用功能、特点、操作 简述传真机的使用功能、 简述传真机的使用功能 特点、 方法及一般维护？ 方法及一般维护？ • 3 电话总机的使用功能？ 3、电话总机的使用功能 电话总机的使用功能？ • 4、简述电话机的使用功能、操作方法与 简述电话机的使用功能、 简述电话机的使用功能 维护？ 维护？ • 5、答录机的使用功能、操作方法与维护？ 答录机的使用功能、操作方法与维护？ 答录机的使用功能 • 6、简述寻呼机的使用功能及优缺点？ 简述寻呼机的使用功能及优缺点？ 简述寻呼机的使用功能及优缺点
• 情景练习；把学生分为两组，一组模拟 供应商，向另一组模拟办公室人员推销 办功用品。
• 四、办公设备的维修与安全
•办公设备故障登记本 •维 •修 •安 •全
•办公设备维修记录
•办公设备安全规范
• 四、办公设备的维修与安全（教 办公设备的维修与安全（ 2.7、2.8） 材2.7、2.8）
• • • • • • • 1、故障登记本： 日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的措施 修理日期
• 2、识别办公用品和易耗品的范围
• 办公用品及易耗品的范围包括：（1）纸簿类： A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用 纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标 签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开 窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如 现金收据本）（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、 钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修 正液（3）小装订类：大头针、曲别针、剪刀、 打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起 钉器（4）归档用品：各种文件夹、档案袋、 收件日期戳（5）办公设备专用易耗品：打字 机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算 机用磁盘、磁盘盒等。
• 三、办公用品的采购与存储
•选择货物和服务的供应商
•采 •购 •与 •存 •储
•办公用品和易耗品的范围 •
•办公易耗品的存储
• 三、办公用品的采购与存储 办公用品的采购与存储 •1、选择货物和服务的供应商 1 • 价格、预算、费用 • 方便性和位置 • 送货和服务质量 • 安全性 • 可靠性
• 2、办公用品和易耗品的范围 • 纸薄类 • 笔尺类 • 小装订类 • 归档用品类 • 专用易耗品类 • 3、办公易耗品的存储
• （2）、电话机的使用功能、操作 电话机的使用功能、 电话机的使用功能 方法与维护
• 电话机的使用功能有： • 呼叫限制。呼叫转送。呼叫记录。数字声 音应答。不同的铃声。暂停等待（秘密工 具）。分机锁定。免提。中断。信息待用 指示器。等待音乐。重拨。电话会议。转 接。电话留言。
• （3）、答录机的使用功能 、 操 答录机的使用功能、 答录机的使用功能 作方法与维护
• 13、简述邮件收发专有设备的功能和服 13、 务？ • 14.怎样选择发送邮件的最佳方法？ 14.怎样选择发送邮件的最佳方法 怎样选择发送邮件的最佳方法？ • 15 怎样选择货物和服务的供应商？ 15、怎样选择货物和服务的供应商 怎样选择货物和服务的供应商？ • 16、怎样识别办公用品和易耗品的范围？ 16、怎样识别办公用品和易耗品的范围？ • 17、怎样进行办公易耗品的存储？ 17、怎样进行办公易耗品的存储？ • 18、怎样做好办公设备故障报告与记录？ 18、怎样做好办公设备故障报告与记录？ • 19、简述办公设备安全使用规范？ 19、简述办公设备安全使用规范？ • 20、如何做好办公设备故障的维修记录？ 如何做好办公设备故障的维修记录？ 如何做好办公设备故障的维修记录
• 2、固定电话系统的使用功能、 操作方法与维护 • 电话总机 • 电话机 • 答录机
• 3、寻呼机、移动电话和多功 能通讯设备的使用功能、操作 方法与维护 • 寻呼机、 • 移动电话、 • 多功能通讯设备
• 4、计算机、文字处理器、打字机 和装订设备的使用功能、操作方法 与维护 • 计算机 • 文字处理器 • 打字机 • 装订设备
• 一、办公室常用设备的主要功能
•复印机 •办 办 •公 公 •设 设 •备 备 •固定电话 •移动电话 •计算机 •打字机 •传真机 •寻呼机 •通讯设备 •文字处理器 •装订设备
• 一、 办 公室常 用设备 的主要 功能 教材2 （教材2.1） •1 、办公室复印机、传真机的使用 1 功能、操作方法与维护 • 复印机 • 传真机
• 电话总机主要分为两种： • （1）PBX是专用小型交换机。这种类型的 电话总机操作板有一名接线员，其工作就 是接听电话，并转接到适当的分机号码。 接线员也经常接入或接出工作人员的外线 电话。 • （2）多线或按键电话系统，并能在任一分 机上回答来电。
PBX是专用小型交换机。
多线或按键电话系统，并能在 任• 办公设备的故障报告应注意如下几点： • （1）大多数单位有记录设备或服务出现 故障或缺陷的规定。应任命一名工作人 员负责一件设备，例如传真机或复印机。 • （2）当办公设备出现故障时，要及时与 负责此项设备的工作人员报告。
• （3）工作人员接到报告后，应及时向在 有关管理人员或办公室主任报告，由其 与售后服务工程师或租借设备的公司联 系进行维修。 • （4）一般单位保留“故障登记”本，工 作人员发现故障后，应在上面记录相关 的细节。故障登记本如下表示： • 日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的 措施 修理日期 • 2001.2.9 计算机 打印机多页送纸 苏珊 向计算机技术人员报告
• （2）、传真机的使用功能、特 传真机的使用功能、 传真机的使用功能 点、操作方法及一般维护
• • • • 传真机的使用功能： 传真机的特点： 传真机的操作方法： 传真机的一般维护
• 2、固定电话系统的使用功能 、 操 固定电话系统的使用功能、 固定电话系统的使用功能 作方法与维护 • （1）、电话总机的使用功能 ）
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（2）密件，可选择以下几种方法： A、挂号邮寄 B、回执挂号 （3）物件可选择 包裹邮寄 货运服务
• 2、选择发送邮件的最佳方法 • （1）如果文件或信息需求很急，最重要 的是考虑信件或信息的发送速度，在这 种情况下，可选择以下几种方法： • 电子邮件 • 传真 • 在英国皇家邮政提供的特殊投递、数据 邮寄、头等邮件等优先服务。 • 航空邮寄 • 快递服务
• 答录机与电话机相连，通过事先录制好信息， 使呼叫者在一天的任何时候都可以留言。 • 使用功能有： • 使用方法有：等到预先录制的信息结束，在特 殊的提示音之后立即讲话；清楚地说出你的姓 名和你的单位的名字；给出你留言的日期和时 间；详细说明给谁留言；拼写不常见的词，特 别是姓名和地址；缓慢重复信息中的数字；保 持信息简洁；挂断之前，对你所留言的人说 ‘谢谢’或其它礼貌用语。
NVQ企业行政管理 NVQ企业行政管理 课程讲义
王巧玲
OSTA中英职业资格证书合作项目办公室 OSTA中英职业资格证书合作项目办公室
2010、 2010、3 10
版权所有， 1997 (c) Dale Carnegie & Associates, Inc.
第二单元：设备、材料、 第二单元：设备、材料、服务与供应
• 三、办公用品的采购与存储 办公用品的采购与存储 • 1、选择货物和服务的供应商
• 选择货物和服务的供应商时要考虑以下几 点：（1）现金付款是否有折扣（2）货物 的费用是否包括运费（3）批量订购是否提 供折扣（4）如果有折扣如何按单位有关政 策开发票（5）如果不提供折扣，是否有其 它优惠的付款方式。（6）供货的便捷和供 应商的位置（7）交付期、送货、服务质量 （8）供应商及有关工作人员的可靠性、信 誉（9）有关货物的安全性
• 7、简述移动电话的使用功能、操作方法 简述移动电话的使用功能、 简述移动电话的使用功能 与维护？ 与维护？ • 8、简述多功能通讯设备的使用功能和优 简述多功能通讯设备的使用功能和优 缺点？ 缺点？ • 9、简述计算机的使用功能、操作方法与 简述计算机的使用功能、 简述计算机的使用功能 维护？ 维护？ • 10、简述文字处理器的使用功能、操作 简述文字处理器的使用功能、 简述文字处理器的使用功能 方法与维护？ 方法与维护？ • 11、简述使用打字机的原因和主要功能？ 简述使用打字机的原因和主要功能？ 简述使用打字机的原因和主要功能 • 12、简述装订设备的使用功能、操作方 简述装订设备的使用功能、 简述装订设备的使用功能 法与维护？ 法与维护？
• （2）需要安全和保密投递时，可选择以 下几种方法： • A、邮寄费贵重物（现金、珠宝等）可用 挂号邮寄、特保挂号等方式 • B、重要且保密的文件选用文件挂号、回 执挂号等邮寄服务 • （3）物品类的邮寄可选择包裹邮寄 • （4）运输不适合其它方式的大型物品可 选择货运服务
• 作业 2
小组 • 查找五家快递公司、两家货运公司，记录它们的名字、 联系方式，了解它们提供的服务和费用的信息。并详 细整理比较每一个公司的信息，放在活页夹中，为将 来参考。
• 标准与大纲： 标准与大纲： 计划课时： 计划课时：8 • 各类办公设备的范围和功能，操作方法 和一般维护； • 办公用品和易耗品的范围及其存储； • 发送邮件的各种服务以及其适宜范围； • 选择货物或服务供应商的理由，包括费 用、方便性、送货方式和可靠性等因素；
设备、材料、 第二单元 ：设备、材料、服务和供应 • 中心思想： 中心思想：
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3、做好办公设备故障的维修记录 做好办公设备故障的维修记录 维修记录应包括以下信息： （1）设备及设备供应商的名字； （2）设备所在的位置及购买日期和费用； （3）维修协议和协议的细节； （4）上次检查设备的日期和人员； （5）设备损害的记录、发生故障的类型 及修理费用。
?三办公用品的采购与存储?采?购与?与?存?储?选择货物和服务的供应商?办公用品和易耗品的范围?办公易耗品的存储?三办公用品的采购与存储?1选择货物和服务的供应商?价格预算费用?方便性和位置送货和服务质量?送货和服务质量?安全性?可靠性?2办公用品和易耗品的范围?纸薄类?笔尺类?小装订类归档用品类?归档用品类?专用易耗品类?3办公易耗品的存储?三办公用品的采购与存储?1选择货物和服务的供应商?选择货物和服务的供应商时要考虑以下几点