行政助理培训之办公事务管理
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一、行政费用管理知识准备 （一）行政费用构成
一般包括差旅费、办公用品费、水 电费、取暖费、邮电费、行政设备维修 等项目。
（二）行政费用管理注意事项
1、三对关系： 服务与监督 需要与可能 企业与员工
2、三点注意事项： 管理业务费 实施专项管理 勤俭节约
1、编制费用预算，报请企业领导审批， 编制年度分季用款计划，呈报上级领导
作业：
组织一次会议（主题要与行政 管理所学知识相关），将会议记录 和会议纪要按格式、以文字形式上 交。
客人来访时的礼仪
1、在接到客人通知要来访时,须问明来 访时间、来访目的及来访人员; 了解信息 后通知各相关部门进行准备;
2、在客人来访约定的时间前, 先确认 客人具体到达的时间,并先行准备: 公司简 介及饮用水; 若在夏天,则须提前5~10分钟 开好冷气; 且须注意个人仪表,衣着整齐等;
3. 客人到时,若允许,应至门口迎接,带路 时应走在客人左前方二、三步左右,带到会 议室后,将客人让到离门远的一边就坐;面 对客人要抬头挺胸,表面出有自信,要给客 人留下好的印象;
（二）会议管理内容
1、会前——准备 确定会议是否必要；会议的目的；
会议的形式和规模；会议的时间和地点； 准备议事日程；是否有新信息；会场布 置。
2、会议期间——控制 签到；发放资料，叙述会议的目的；
核对并记录与会者；控制讨论过程；概 括观点；坚持预定时间；项目讨论后概 括；进一步讨论的则推迟到下一次会议； 确定下一次会议议题和时间。
3.形式有所不同。会议纪要具有一段 公文的规范格式，而会议记录的形式则 比较灵活自由。会议纪要通常采用总分 式结构，而会议记录则采用顺时结构。
4.处置方式和作用不同。会议纪要 一般可以文件的形式发布或在报刊上公 开发表，用来“传达会议情况和议定事 项”;而会议记录只作为内部资料，以 备查考。
（三）
刘某对担保事实信以为真，将大量钢管、 扣件出租给范某。2008年11月，湖南某工程 有限公司福炼项目部发现范某盗用该单位公 章之事后报案，范某被抓获归案，并以合同 诈骗罪被判刑。
案发后查明，2008年4月至2008年11 月，范某利用上述合同，先后从刘某处 诈骗合同标的物价值140余万元，都用 于其之前所欠下的债务等。虽然法院判 令范某退赔刘某全部诈骗所得，但是迄 今为止刘某仅收到执行款2万余元。
三、行政费用管理工作流程 （一）、预算工作流程
• 年度行政费用预算计划
制定 • 季度、月度预算计划
• 根据季度、月度预算计划拨发
执行调 费用 整 • 据实际情况调整、追加
• 财务部定期审查
汇总
• 行政部提交使用报告，并汇总 资料，归档
（二）行政费用使用工作流程
行政费用使用
行政部确定、发放、 财务部审核财务台
提高办公人员的工作效率，节约成本， 增强企业内、外部对象对服务工作的满 意度，才能提高企业的整体竞争力。这 也是办公事务管理的工作目标。
第一节 工作目标与工作事项描述
及时处理 日常办公 事务，不 断提高办 公事务工 作效率
行政费用控 制
公关接待管 理
会议事务管 理
印章事务管 理
第二节 行政费用管理工作事项细化执行
7.若到访的为新客人,则安排进行公司 简介,并带客人参观针对设备及办公室进行 一些介绍;
8.回到会议室后,询问客人对工厂参 观的感想,并认真的记录客人的每一个 建议,针对客人参观工厂的疑问逐一解 释;
9.客人来访期间,切忌出现只有客人 单独在会议室的现象, 期间一定要有人 陪同;
10.若客人到访时间较长,须请客人用 餐,一般以商业式简餐,招待即可;
会 议 记 录 格 式
会议记录与会议纪要的区别
1.性质不同。会议纪要是规定性行 政公文，而会议记录是记录会议情况和 议定事项的事务性文书。
2.内容的繁简程度不同。会议纪要 的内容是对会议记录进行整理提炼而形 成的会议内容的要点，重点体现会议的 宗旨;而会议记录是对会议情况的原始、 详尽的记录，重点体现会议的过程性和 具体性。
（2）拜访时
第一、到达对方单位后，先检查携带
物品，整理衣帽；第二、向传达室准确 报出自己姓名、公司，若有预约，报出 访问对象的姓名、职位和部门，若无预 约，则讲明来意希望约见；第三、座位 主次要分明；第四、主动递上名片，谈 话时要适当肯定和赞许。
（3）访问后 及时返回企业，将访问经过、内容、
时间、花费及结果报告给直接上级，必 要时应起草访问报告。
一、会议管理知识准备 （一）会议类型 1、会议内容： 专业会议、工作会议、动员会、庆 祝会、追悼会 2、会议性质 联席会议、宣讲报告类会议、预备 性会议、决策性会议、表彰奖励性会议、 规定性会议等
3、会议规模 小型、中型、大型、特大型会议
4、会议形式 现场会议、座谈会议、博览会、商
品展销会
5、会议时间 定期会议、不定期会议
（二）公关接待内容
接应电话、来访接待、外出访问、
企业宣传。
1、接应电话 通过电话中的语气、声音、语调和通
话内容，了解办公室人员的素质、修养、 学识、能力等，进而了解办公效率、精 神面貌、管理水平等。因此，处理好电 话应接事务是对企业而言非常重要。
2、来访接待
办公人员是企业形象的代表，接待
工作成功与否，将影响企业在公众中的 形象。对一些重大业务活动的接待，还 直接影响着企业的业务拓展。因此，企 业应就接待工作的规范性作出明确界定。
湖南某工程有限公司不服，上诉至厦门市中 级法院。厦门市中级法院认为，在我国现行法律 体系中，公章的使用对外足以产生代表公司的法 律效力并导致公司承担相应的法律责任。公司应 妥善、严密地保管公章。对公章的管理过错除了 主观故意地不当使用公章外，还包括了对公章保 管不严等疏于管理的过失。湖南某工程公司公章 管理人将公章放置于抽屉中而未加锁，导致范某 可以在未经许可的情况下取到公章并加盖于保证 合同上用于诈骗并导致刘某遭受损失，该公司存 在对公章疏于管理的过失，原审认定其在公章管 理上存在过错并无不当，终审判决驳回上诉，维 持原判。
4、企业宣传 企业通过同媒体保持稳定的关系，
能够扩大企业的影响力，提高企业的知 名度和美誉度。
二、公关接待管理工作流程 （一）参观接待工作流程
• 行政部受理、审核参观申请，发放 参观许可证
准备 • 行政部通知相关部门参观事宜，各 部门做准备
• 参观者出示许可证，接待人员说明 参观事宜
陪同 • 行政部人员陪同参观，完毕后征求 参观者意见
印章遗失和废止
印章遗失时除立即向上级汇报外，应依 法公告作废；
印章废止情况：
第一、印章内容需要变更或机构终止时， 应停止使用有关印章并交行政部予以封存或 销毁；
第二、因印章内容需要变更或机构终止 而停止使用印章时。印章管理部门在印章停 用5日内，由保管人写出印章停用说明，经 部门领导签字后上报行政部。
会 议 座 次
法人章
在规定的有限用 途内使用，如税务 申报、开支票等
其他业务章
包括物资进出库 专用章、档案专用 章、招标专用章、 投标专用章等，
主要是在企业内 部使用，或者在企 业集团内部、上下 级对口业务部门之 间使用。
案例
2008年4月，范某以湖南某工程有限公司 福炼项目部工程需要为由，与刘某签订钢管、 扣件的租赁合同。当时刘某要求范某为租赁 合同提供担保，结果范某跑到湖南某工程公 司在泉州的工地，乘公章管理人不备，偷取 该项目部公章盖于其与刘某所签租赁合同之 上。
总结
印章保管 实行印章专人保管、负责人印章与财务专用
章分管制度，并严格执行保管人交接制度； 印章保管人因故临时请假，须更换印章保管
人，并做好交接记录； 印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各
类印章印模，批准启用的有关文件立卷归档，永 久保存；
印章应存放在配锁的办公室抽屉里。节假日 放在安全处，并贴封条。重新使用时，先验锁和 封条。
2、申领行政费用 3、拨付行政费用
上级领导根据各部门的季度用款计划 和上月会计报表，并结合各部门的业务 和资金结存情况给予拨款，并按月拨付， 但不许办理超预算计划的拨款。
4、账目管理
领取拨款后，应按资金的性质分别
设立“经费存款”和“其他存款”账目。 其中“经费存款”是办理预算资金结算 的账目，“其他存款”是办理预算外资 金结算的账目
编制台账
账
使用情况考核
人资部考核、上报 主管副总、总经理
结果
审核审批
优化费用的使用
行政部优化费用控 行政部汇总资料并
制程序
归档
第三节 公关接待管理工作细化执行
一、公关接待管理知识准备 （一）公关概述 是公共关系的简称。它是一个组织 为了达到一种特定目标，在组织内外部 员工之间、组织之间建立起一种良好关 系的学科。 公关的功能是传播沟通、塑造形象、 平衡利益、协调关系、优化社会心理环 境、影响公众。
行政助理培训之办公事务管理.ppt
第三章 办公事务管理
办公事务是每个行政人员每天必须 处理的工作内容，办公事务管理也成了 行政部工作的一个重要组成部分，管理 的规范与否，是否有条例、逻辑清晰， 直接关系到行政部工作效率的高低，进 而影响了企业整体战略目标的实现。
只有对办公事务进行有效地管理，
于是，刘某以湖南某工程有限公司
对于自己的印章管理严重不负责任，导 致其巨额经济损失为由起诉至湖里区法 院，要求被告赔偿50万元。
湖里区法院一审认为，范某与刘某签 订租赁合同以及担保合同系以合法形式掩 盖非法目的，合同认定无效。但由于湖南 某工程公司存在管理公章方面的过失，且 其行为为范某偷盖公章创造了条件，促成 了合同的成立，因此其应对担保合同的无 效存在过错，一审判决被告赔偿刘某诉求 50万元的四分之一，即12.5万元。
11.客人结束来访时,须送至门口,待客 人离去后再回公司;
3、外出访问 企业通过访问其他单位或机构，才
能有效地与外部交流和沟通。
（1）出访前 首先，要确认是否已预约，将相关
资料准备齐全；其次，提前出门，避免 意外出现，若赶不上约会的时间，必须 告知对方原因及可能到达的时间；最后， 出门前应把分内的事情处理好。
总结 • 行政部总结、汇总参观资料 • 资料存档或备案保存
（二）公关管理工作流程
1、制定公关计划 行政部确定公关工作目标；制定工
作计划；行政部经理和主管副总对计划 进行审核审批
2、开展公关活动 行政部确定公关对象和恰当的公关
方式；开展公关活动
3、评估公关活动 评估、资料汇总分类、保存和归档
第四节 会议管理工作细化执行
Байду номын сангаас
4.与客人交换名片后,将名片按职位顺 序摆放在桌上,方便在记忆与自已谈话的是 哪一位;
5.问请客人需要喝什么,有什么特殊要 求; 送茶时,须绕到客人座位后面将茶放在 客人右手边; 若客人来访时间较长,须记得 每二小时换一次饮料;
6.若到访的为老客户,来访目的为检讨 品质或检讨模具状况,则在客人到访前,招 集相关部门准备好资料并出席陪同;
一般包括差旅费、办公用品费、水 电费、取暖费、邮电费、行政设备维修 等项目。
（二）行政费用管理注意事项
1、三对关系： 服务与监督 需要与可能 企业与员工
2、三点注意事项： 管理业务费 实施专项管理 勤俭节约
1、编制费用预算，报请企业领导审批， 编制年度分季用款计划，呈报上级领导
作业：
组织一次会议（主题要与行政 管理所学知识相关），将会议记录 和会议纪要按格式、以文字形式上 交。
客人来访时的礼仪
1、在接到客人通知要来访时,须问明来 访时间、来访目的及来访人员; 了解信息 后通知各相关部门进行准备;
2、在客人来访约定的时间前, 先确认 客人具体到达的时间,并先行准备: 公司简 介及饮用水; 若在夏天,则须提前5~10分钟 开好冷气; 且须注意个人仪表,衣着整齐等;
3. 客人到时,若允许,应至门口迎接,带路 时应走在客人左前方二、三步左右,带到会 议室后,将客人让到离门远的一边就坐;面 对客人要抬头挺胸,表面出有自信,要给客 人留下好的印象;
（二）会议管理内容
1、会前——准备 确定会议是否必要；会议的目的；
会议的形式和规模；会议的时间和地点； 准备议事日程；是否有新信息；会场布 置。
2、会议期间——控制 签到；发放资料，叙述会议的目的；
核对并记录与会者；控制讨论过程；概 括观点；坚持预定时间；项目讨论后概 括；进一步讨论的则推迟到下一次会议； 确定下一次会议议题和时间。
3.形式有所不同。会议纪要具有一段 公文的规范格式，而会议记录的形式则 比较灵活自由。会议纪要通常采用总分 式结构，而会议记录则采用顺时结构。
4.处置方式和作用不同。会议纪要 一般可以文件的形式发布或在报刊上公 开发表，用来“传达会议情况和议定事 项”;而会议记录只作为内部资料，以 备查考。
（三）
刘某对担保事实信以为真，将大量钢管、 扣件出租给范某。2008年11月，湖南某工程 有限公司福炼项目部发现范某盗用该单位公 章之事后报案，范某被抓获归案，并以合同 诈骗罪被判刑。
案发后查明，2008年4月至2008年11 月，范某利用上述合同，先后从刘某处 诈骗合同标的物价值140余万元，都用 于其之前所欠下的债务等。虽然法院判 令范某退赔刘某全部诈骗所得，但是迄 今为止刘某仅收到执行款2万余元。
三、行政费用管理工作流程 （一）、预算工作流程
• 年度行政费用预算计划
制定 • 季度、月度预算计划
• 根据季度、月度预算计划拨发
执行调 费用 整 • 据实际情况调整、追加
• 财务部定期审查
汇总
• 行政部提交使用报告，并汇总 资料，归档
（二）行政费用使用工作流程
行政费用使用
行政部确定、发放、 财务部审核财务台
提高办公人员的工作效率，节约成本， 增强企业内、外部对象对服务工作的满 意度，才能提高企业的整体竞争力。这 也是办公事务管理的工作目标。
第一节 工作目标与工作事项描述
及时处理 日常办公 事务，不 断提高办 公事务工 作效率
行政费用控 制
公关接待管 理
会议事务管 理
印章事务管 理
第二节 行政费用管理工作事项细化执行
7.若到访的为新客人,则安排进行公司 简介,并带客人参观针对设备及办公室进行 一些介绍;
8.回到会议室后,询问客人对工厂参 观的感想,并认真的记录客人的每一个 建议,针对客人参观工厂的疑问逐一解 释;
9.客人来访期间,切忌出现只有客人 单独在会议室的现象, 期间一定要有人 陪同;
10.若客人到访时间较长,须请客人用 餐,一般以商业式简餐,招待即可;
会 议 记 录 格 式
会议记录与会议纪要的区别
1.性质不同。会议纪要是规定性行 政公文，而会议记录是记录会议情况和 议定事项的事务性文书。
2.内容的繁简程度不同。会议纪要 的内容是对会议记录进行整理提炼而形 成的会议内容的要点，重点体现会议的 宗旨;而会议记录是对会议情况的原始、 详尽的记录，重点体现会议的过程性和 具体性。
（2）拜访时
第一、到达对方单位后，先检查携带
物品，整理衣帽；第二、向传达室准确 报出自己姓名、公司，若有预约，报出 访问对象的姓名、职位和部门，若无预 约，则讲明来意希望约见；第三、座位 主次要分明；第四、主动递上名片，谈 话时要适当肯定和赞许。
（3）访问后 及时返回企业，将访问经过、内容、
时间、花费及结果报告给直接上级，必 要时应起草访问报告。
一、会议管理知识准备 （一）会议类型 1、会议内容： 专业会议、工作会议、动员会、庆 祝会、追悼会 2、会议性质 联席会议、宣讲报告类会议、预备 性会议、决策性会议、表彰奖励性会议、 规定性会议等
3、会议规模 小型、中型、大型、特大型会议
4、会议形式 现场会议、座谈会议、博览会、商
品展销会
5、会议时间 定期会议、不定期会议
（二）公关接待内容
接应电话、来访接待、外出访问、
企业宣传。
1、接应电话 通过电话中的语气、声音、语调和通
话内容，了解办公室人员的素质、修养、 学识、能力等，进而了解办公效率、精 神面貌、管理水平等。因此，处理好电 话应接事务是对企业而言非常重要。
2、来访接待
办公人员是企业形象的代表，接待
工作成功与否，将影响企业在公众中的 形象。对一些重大业务活动的接待，还 直接影响着企业的业务拓展。因此，企 业应就接待工作的规范性作出明确界定。
湖南某工程有限公司不服，上诉至厦门市中 级法院。厦门市中级法院认为，在我国现行法律 体系中，公章的使用对外足以产生代表公司的法 律效力并导致公司承担相应的法律责任。公司应 妥善、严密地保管公章。对公章的管理过错除了 主观故意地不当使用公章外，还包括了对公章保 管不严等疏于管理的过失。湖南某工程公司公章 管理人将公章放置于抽屉中而未加锁，导致范某 可以在未经许可的情况下取到公章并加盖于保证 合同上用于诈骗并导致刘某遭受损失，该公司存 在对公章疏于管理的过失，原审认定其在公章管 理上存在过错并无不当，终审判决驳回上诉，维 持原判。
4、企业宣传 企业通过同媒体保持稳定的关系，
能够扩大企业的影响力，提高企业的知 名度和美誉度。
二、公关接待管理工作流程 （一）参观接待工作流程
• 行政部受理、审核参观申请，发放 参观许可证
准备 • 行政部通知相关部门参观事宜，各 部门做准备
• 参观者出示许可证，接待人员说明 参观事宜
陪同 • 行政部人员陪同参观，完毕后征求 参观者意见
印章遗失和废止
印章遗失时除立即向上级汇报外，应依 法公告作废；
印章废止情况：
第一、印章内容需要变更或机构终止时， 应停止使用有关印章并交行政部予以封存或 销毁；
第二、因印章内容需要变更或机构终止 而停止使用印章时。印章管理部门在印章停 用5日内，由保管人写出印章停用说明，经 部门领导签字后上报行政部。
会 议 座 次
法人章
在规定的有限用 途内使用，如税务 申报、开支票等
其他业务章
包括物资进出库 专用章、档案专用 章、招标专用章、 投标专用章等，
主要是在企业内 部使用，或者在企 业集团内部、上下 级对口业务部门之 间使用。
案例
2008年4月，范某以湖南某工程有限公司 福炼项目部工程需要为由，与刘某签订钢管、 扣件的租赁合同。当时刘某要求范某为租赁 合同提供担保，结果范某跑到湖南某工程公 司在泉州的工地，乘公章管理人不备，偷取 该项目部公章盖于其与刘某所签租赁合同之 上。
总结
印章保管 实行印章专人保管、负责人印章与财务专用
章分管制度，并严格执行保管人交接制度； 印章保管人因故临时请假，须更换印章保管
人，并做好交接记录； 印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各
类印章印模，批准启用的有关文件立卷归档，永 久保存；
印章应存放在配锁的办公室抽屉里。节假日 放在安全处，并贴封条。重新使用时，先验锁和 封条。
2、申领行政费用 3、拨付行政费用
上级领导根据各部门的季度用款计划 和上月会计报表，并结合各部门的业务 和资金结存情况给予拨款，并按月拨付， 但不许办理超预算计划的拨款。
4、账目管理
领取拨款后，应按资金的性质分别
设立“经费存款”和“其他存款”账目。 其中“经费存款”是办理预算资金结算 的账目，“其他存款”是办理预算外资 金结算的账目
编制台账
账
使用情况考核
人资部考核、上报 主管副总、总经理
结果
审核审批
优化费用的使用
行政部优化费用控 行政部汇总资料并
制程序
归档
第三节 公关接待管理工作细化执行
一、公关接待管理知识准备 （一）公关概述 是公共关系的简称。它是一个组织 为了达到一种特定目标，在组织内外部 员工之间、组织之间建立起一种良好关 系的学科。 公关的功能是传播沟通、塑造形象、 平衡利益、协调关系、优化社会心理环 境、影响公众。
行政助理培训之办公事务管理.ppt
第三章 办公事务管理
办公事务是每个行政人员每天必须 处理的工作内容，办公事务管理也成了 行政部工作的一个重要组成部分，管理 的规范与否，是否有条例、逻辑清晰， 直接关系到行政部工作效率的高低，进 而影响了企业整体战略目标的实现。
只有对办公事务进行有效地管理，
于是，刘某以湖南某工程有限公司
对于自己的印章管理严重不负责任，导 致其巨额经济损失为由起诉至湖里区法 院，要求被告赔偿50万元。
湖里区法院一审认为，范某与刘某签 订租赁合同以及担保合同系以合法形式掩 盖非法目的，合同认定无效。但由于湖南 某工程公司存在管理公章方面的过失，且 其行为为范某偷盖公章创造了条件，促成 了合同的成立，因此其应对担保合同的无 效存在过错，一审判决被告赔偿刘某诉求 50万元的四分之一，即12.5万元。
11.客人结束来访时,须送至门口,待客 人离去后再回公司;
3、外出访问 企业通过访问其他单位或机构，才
能有效地与外部交流和沟通。
（1）出访前 首先，要确认是否已预约，将相关
资料准备齐全；其次，提前出门，避免 意外出现，若赶不上约会的时间，必须 告知对方原因及可能到达的时间；最后， 出门前应把分内的事情处理好。
总结 • 行政部总结、汇总参观资料 • 资料存档或备案保存
（二）公关管理工作流程
1、制定公关计划 行政部确定公关工作目标；制定工
作计划；行政部经理和主管副总对计划 进行审核审批
2、开展公关活动 行政部确定公关对象和恰当的公关
方式；开展公关活动
3、评估公关活动 评估、资料汇总分类、保存和归档
第四节 会议管理工作细化执行
Байду номын сангаас
4.与客人交换名片后,将名片按职位顺 序摆放在桌上,方便在记忆与自已谈话的是 哪一位;
5.问请客人需要喝什么,有什么特殊要 求; 送茶时,须绕到客人座位后面将茶放在 客人右手边; 若客人来访时间较长,须记得 每二小时换一次饮料;
6.若到访的为老客户,来访目的为检讨 品质或检讨模具状况,则在客人到访前,招 集相关部门准备好资料并出席陪同;