公司文件管理制度优秀7篇

公司文件管理制度优秀7篇
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们知道，应当做什么，不应当做什么，惩恶扬善、维护公正的作用。

那么你真正懂得怎么订立制度吗？这次帅气的我为您整理了公司文
件管理制度优秀7篇，假如对您有一些参考与帮忙，请共享给最好
的伙伴。

公司文件管理制度篇一
1.目的:
为完善公司文件收发管理，提高行政管理水平和工作效率，使
公司各项行政工作有章可循、照章做事，特订立本制度。

2.适用范围:
适用本公司全部文件。

3.职责:
文件收发管理由行政办公室统一负责。

工作内容
公司文件共分绝密、机密、隐秘、一般四种，文件密级由公司
总经理确定。

公司文件由行政办公室拟稿，文件形成后由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于隐秘以上的文件，核稿人应注明文件密级，并确定报送范围。

隐秘以上文件须按保密规定，由专人印制、报送。

已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

公司的文件由行政办公室负责报送。

送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

隐秘以上文件由专人按核定的'范围报送。

经签发的文件原稿送办公室存档。

外来文件由行政办公室行政主管负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办妥文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。

文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至行政办公室。

三日内不能办理完毕的，应向行政办公室说明原因。

公司文件管理制度篇二
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的引导作用，依据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特订立本制度。

2、文件管理内容包含：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保存一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应适时进行补发或改用其他方式发送。

4、全部由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。

其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的
职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的紧要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的全部公文一律送总经理签发。

签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的。

发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室依据领导签署看法成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员依照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。

没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁隐秘公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理
1、全部发至本企业的文件（含传真和政府部门传达的公文、业
务往来文件等），由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示
或送有关部门办理，为避开文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负
责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应适时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的依据总经理指示办理，移交办公室的由办公
室依据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门
办理，并由办公室保存原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应依据文件内容和性质全面统筹，送总经
理批示或交有关部门阅办。

需要办理的公文，经请示总经理后办理，依据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密
范围，全部文件如需外借或复印必需办理文件借阅手续，经总经理
批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应适
时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签
字，表示收到。

公司全部公文由办公
室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收
文号等。

将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、
收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应依据文件的内容、性质、缓急程度提出
办理看法和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性看法，并
指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指依照总经理的批办看法，指定承办部门及
传阅范围。

承办部门接到需办文件后，要认真适时办理，急件随到
随办。

需两个以上部门承办的文件，主办部门要自动会同相关部门
协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指依据总经理的批办看法，由办公室督促承
办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕，应在《收文登记簿》或公文处理单
上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应依据公文的相互联系、特征
和保管价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。

没有存档和
查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁隐
秘公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要依据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批
后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必需严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。

年终进行全面清查、核对，发觉欠缺要适时追查，防止丢失。

五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保管价值的文件，办公室应定期
清理造册，依照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共
同监督下进行销毁。

六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。

2、本制度自发文之日起实施。

公司文件管理制度篇三
1.目的
适时矫正在服务过程中产生的不合格，防止不合格服务的再发生，识别潜在的不合格原因，防止潜在不合格服务的产生，实现持
续改进，为顾客供应更优质的服务。

2.适用范围
适用于公司全部矫正防备措施活动的实施。

3.职责
3.1管理者代表负责监督、协调改进、矫正和防备措施的实施。

3.2质主管负责在公司质量体系（活动）显现或存在潜在的质
量问题时发出相应的通知，并跟进验证明施效果。

3.3部门相关主管负责落实矫正和防备措施的实施。

3.4产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产
生不合格的原因，订立矫正措施。

3.5公司全部员工都有提出和实施矫正防备措施的责任。

4.方法和过程掌控
4.1矫正措施
4.1.1对公司全部活动中存在的不合格进行分析，确定不合格原因，实行矫正措施予以改善，除去不合格并防止其再次发生。

4.1.2对以下信息接受统计技术或试验的方法进行识别，对不合格项进行确定。

a.顾客的投诉（建议）
b.紧急事件及重点质量事故
c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议
d.对分承包服务的评估
e.顾客充足度调查的输出
f.内、外审报告
g.管理评审的各项输出
h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况
4.1.3对于情况f,审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行。

4.1.4对于情况d,品质主管填写《矫正和防备措施实施记录表》，交责任部门通知分承包方，要求分承包方对原因进行分析，提出矫正措施反馈；品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况，相关结果在《矫正和防备措施实施记录表》上进行记录，并
签名确认，该表品质主管和责任部门各存一份。

4.1.5对于情况g,由管理者代表负责监督执行。

4.1.6对于其他不合格，品质主管填写《矫正和防备措施实施
记录表》，对不合格事实进行描述后发往责任部门，责任部门对不
合格事实进行确认后填写'原因分析'项目，订立矫正措施并实施，
品质主管负责对矫正措施进行评估并跟踪验证明施效果，表格品质
主管和责任部门各留存一份。

4.1.7对日常工作中显现的不合格，按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉（建议）处理程序》进行处理。

4.1.8因质量体系或服务规范引起的不合格，由品质主管组织
相关人员进行论证，提出修改看法，呈交总经理或管理者代表审批
后修改下发，并保管与此有关的文件和记录。

4.1.9因员工素养引起的不合格，由人事行政主管会同责任部
门主管实行人事调整、惩罚或加强员工培训等措施，总经理负责监
督实施。

4.1.10因服务设备或设施引起的不合格，实行的矫正措施包含
加添或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技
术改造等，由总经理负责监督实施。

4.1.11对显现的严重或具有代表性的不合格，由品质主管依据
总经理看法组织有关部门开展专题讨论，对质量问题进行综合分析，
指定措施并组织实施，并总经理负责监督。

4.2防备措施
4.2.1对公司全部活动中潜在的`不合格进行识别，分析其原因并实行相应防备措施，以防止不合格的发生。

4.2.2对以下信息进行分析，识别潜在不合格
a.日常工作中反映出来的问题
b.品质主管对日常工作的检查和有关建议
c.顾客充足度调查结果
d.以往管理评审的情况
e.以往防备和矫正措施的实施情况
f.内、外审结果
4.2.3各部门应依据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格，并依据其影响订立防备措施。

4.2.4各部门未能识别的潜在不合格，依据潜在问题的影响程度，由品质主管召集相关部门讲明原因，订立防备措施，同时指定责任部门。

品质主管填写《矫正和防备措施实施记录表》的潜在不合格事实栏，责任部门分析原因后订立防备措施并付诸实施，品质主管负责跟踪并验证明施效果，同时对有效性进行评审。

在《矫正和防备措施实施记录表》上签字确认，表格品质主管与责任部门各
留存一份。

4.2.5品质主管负责对各部门所实行的防备措施、实施过程和结果予以记录，整理后提交管理评审。

4.3在改进、矫正和防备措施的实施过程中，管理者代表负责配置必需的资源，帮忙分析原因和确定责任部门，并监督措施实施过程。

4.4由改进、矫正和防备措施引起的对体系文件的任何更改，按《质量体系文件管理方法》执行。

5.质量记录和表格
jsnhwy8.004f1《矫正和防备措施实施记录表》
公司文件管理制度篇四
（一）总则
为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的引导作用，特订立本制度。

（二）文件管理
内容紧要包含:上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。

依照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

（三）收文的管理
1、公文的签收凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由
收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。

在签收和拆封时，收发
员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。

对于口和邮票撕毁函件应
查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

对上级机
要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，假如其中一项不对口，应立刻报告上级机要部门，并登
记差错文件的文号。

2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应适时附上
“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

须由公司承办或归
档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常
手续。

本公司外出人员开会带回的文件及资料应适时分别送交办公
室文书进行登记编号保管，不得个人保管。

3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任（或副
主任）依据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办，紧要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办
部门阅办。

为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件
要月即办。

4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借
其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

阅读文件应抓
紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回办公室，阅批文件一般
不得超过2天，阅后应签名以示负责。

如有领导“批示”“拟办看法”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办
理有关事宜。

阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文
件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传。

办公室办公室
文书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应
立刻指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应依照有关
保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应适时归
档周转。

（四）发文的管理
1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决议、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、公司下发文件紧要用于:公布公司规章制度；公布公司体制
机构变更或干部任免事项；公布公司性的重点开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决议；发布有关奖惩决议和通报；其他有关公司的重点事项。

3、公司上行文、外发文紧要用于:对上级机关呈报工作计划、
请示报告、处理决议；同兄弟单位联系有关公司重点开发项目、人
事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

在公司日常项
目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、布置部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，由主管业务
部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

凡各业务部门
如开专题会议所作的决议，一般都不应发文，不备查考，可以简写
名义用《工作简讯》发会议纪要。

各业务部门与外单位发生的一般
业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用
公司名义发文。

（五）文件的立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文，包含上级对公司报告、申请的批复；
②公司发出的报告、指示、决议、决议、通报、纪要、紧要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、
年度报表等；
③经理办公室各种专业例会记录；
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、
发言、简报、会议记录等；
⑤有保管价值的人民来信，来访记录及处理结果；
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上
汇报发言材料等；
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的。

报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等
的音像摄制品；
⑨公司日志和大事记；⑩公司向上级恳求批复的文件及上报的
有关材料。

2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业
务科室、群众团体负责立卷归档。

3、立卷要求文件立卷应依照内容、名称、时间次序，分门别类
地进行整理归档。

立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

要坚持平常立卷与年终
立卷归档相结合的原则。

紧要工作、紧要会议形成的文件材料，要
适时立卷归档。

上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前
整理完。

6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单
位各留存一份备查）。

4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保管价值的文件，公
司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

公司文件管理制度篇五
一、总则：
为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特订立
本制度。

二、技术文件的编制、审核、批准：
1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。

2、工程部部长负责技术文件的审核。

3、总经理负责技术文件的批准。

4、技术文件包含：
a、图纸；
b、工艺操作规程；
c、设备操作规程；
d、产品内控标准；
e、产品检验规范；
f、采购技术要求等。

三、技术文件的'更改：
1、技术文件更改的前提：
a、顾客要求更改；
b、由于开发试制的疏忽而必需更改；
c、技术要求过高，生产设备无法达到而必需进行更改等。

2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写
技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；
3、技术文件更改申请单应包含以下内容：
a、更改原因；
b、更改前参数；
c、更改后参数。

4、技术文件更改申请单的审批：
a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；
b、必需时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；
c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；
5、生产部依据指令实施更改。

a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；
b、更改不得违反有关标准和法律、法规；
c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录；
d、更改时全部部门及全部文件应同步更改。

四、技术文件的管理：
1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。

2、文件使用和保管：
a、工程部依据工作需要合理发放给使用者；
b、使用者要妥当保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。

有遗失及损坏情况应适时报工程部办理补发手续；
c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；
d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥当保管；
e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；
f、对无使用及保管价值的文件，由工程部负责审批后适时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；
g、对有保管参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保管，以防误用。

公司文件管理制度篇六
1.目的
防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不妥导致各类不合格的发生。

2.适用范围
适用于公司各部门的日常工作。

3.职责
3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、紧要、不安
全部位及其他服务过程标识的监察。

3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。

4.方法和过程掌控
4.1公用设施的标识
4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识，标识牌挂（贴）在设备明显部位。

4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。

4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。

4.1.4全部设备间出入门上应有'机房重地，非请勿进'的标识。

4.1.5全部阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。

4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在
库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。

4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。

4.1.8在进天台的通道上应有'天台重地，非请勿进'的标识。

4.1.9变压器和高压环网柜上挂'高压不安全，请勿靠近'告示牌。

4.1.10游泳池必需标明水的深度。

4.1.11天台明显部位应挂贴'高空抛物，手下留人'等字样的`
警示牌。

4.2服务过程的标识
4.2.1高空作业时，在不安全区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有'不安全勿进'，'高空作业，注意安全'等字样的告示牌。

4.2.2配电设备维护和修理时，必需在开关上挂'有人工作，禁
止合闸'的告示牌。

4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应
在明显部位放置'当心地滑'的告示牌。

4.2.4在公共场所刷油漆时，假如油漆未干而现场又无工作人
员时，应在明显位置放置'油漆未干'告示牌。

4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施短时间停止开放期间，在明显部位挂放'短时间停止使用'告示牌，清洁时挂放'清洁中'字
样的标识。

4.2.6维护和修理公共卫生间设施时，应放置'维护和修理中'。