办公室档案资源的保管年限及销毁处理研究

办公室档案资源的保管年限及销毁处理
研究
摘要：档案管理一直是办公室工作的一部分，现如今，大多单位都有专门的
档案管理人员负责各类档案管理，并有专门的档案管理室。

随着时间的流逝，档
案资源总量持续增加，为了减轻档案管理的负担，办公室应做好档案保管年限的
划分及认定，并按照既定流程和要求来做好档案的销毁处理，由此可以保障单位
内部档案管理效率和质量的提高。

关键词：办公室；档案资源；保管年限；销毁处理
一般情况下，办公室是档案管理的归口部门，办公室下设档案室，
配备专门的档案管理员，做好日常档案管理工作。

各部门要配合办公室做好档案
收集整理方面的工作。

办公室对档案资源进行管理，不仅要对档案进行分类、保密、查阅方面的管理，还要做好档案保存年限的管理，并对超过保存年限或者有
特殊要求的档案资料进行销毁。

一、办公室档案资源的保管年限及认定
（一）办公室档案资源的保管年限划分
结合档案管理的一般要求来看，办公室档案资源的保管年限一般划分为短期、长期和永久三种。

短期年限在15年以下，往往分为1年、3年、5年、10年和
15年；长期年限在16-20年之间；永久保存则不对年限设限，需要一直保存下去。

结合当下形势来看，档案资源的保管年限在确定之后，也可以随着时代的发展以
及相关项目、人员的变化来更改，更改之后则按照新的标准进行保管。

有些已经
到了保管年限的档案资源，如果需要延长保管时间的话，则需要上报，待审批通
过之后可以延期保管。

随着时代的发展，所需要保管的档案资料越来越多，不管
是纸质档案还是电子档案，都需要一定的存储空间。

纸质档案在保管时需要专门
的档案收纳袋、盒，以及档案柜，还要控制好档案室的温度湿度，才能保障档案
资料在相应年限得到有效的保管，同时便于档案资料的存取。

（二）办公室档案资源保管年限的认定
办公室档案资源的保管年限需要在纳入保管之前就做好认定。

一般情况下，
应根据档案资源的重要程度、保密程度以及实际内容来认定保管年限。

一些时效
性较低的档案资料可以认定为短期保存，比如一些日常工作材料，特别是没有形
成文件的材料，大多可以采用5年内的短期保存模式，超过5年之后，这些材料
基本丧失参考价值，可以考虑进行销毁。

对于较长时间有一定的参考价值的档案
资料，应在短期保管的年限中选择较长期的保管时间，或者是选择长期保管。

一
些十分重要的文件资料，或者是对单位、对国家发展有重要参考价值和长远利用
价值的档案文件可以列为永久保管。

二、办公室档案资源的销毁处理办法
办公室档案资源在划分年限进行保管之后，还需要对超过保管期的档案资源
进行销毁处理，具体的销毁处理办法如下：
（一）档案资源整理，检查确认内容
在办公室进行档案资源管理时，有必要先做好档案资源的整理工作，对于建
档的文件的保管年限进行梳理，从而检查确认需要销毁的档案文件，具体需要确
认的项目有：拟销毁的档案文件的年度、保管年限、超期时间、标题、关键词、
文件数量、存储地点；并需要拟定销毁的时间、地点以及所采用的方式。

这些项
目的确认需要由档案管理人员先拟定初稿，然后由办公室负责人来进行检查，当
所有内容都确定好之后，需要将所有的资料整理成表格和报告的形式，以备下一
阶段审核使用。

（二）提交销毁报告，等待审核通过
办公室负责人应及时将整理好的档案资源销毁报告提交到上级部门，由单位内最高负责人对销毁报告进行审核。

为了便于领导审核，办公室在提交报
告时应提供一些附加材料，以便于领导了解这些待销毁档案文件材料的内容，从
而较快速地做出决定。

必要时，单位领导可能通过开会讨论的方式来确定一些资料是否要进入销毁程序，所以，审核过程或长或短。

办公室负责人应配合提供佐证材料，或者是及时提醒领导开展审核工作，从而确保档案资料管理工作正常进行。

（三）妥善保存资料，注重运输安全
在单位领导审核通过销毁报告之后，办公室负责人以及档案管理人员需要对即将进入销毁程序的文件资料进行筛选，并整理好之后集中放置在安全场所，以备统一时间集中销毁。

虽然这些文件资料即将销毁，但是并不代表这些文件资料可以随意查阅，因为一些文件资料可能还属于保密资料。

另外，除了妥善保存之外，在档案资料的运输过程中，还有必要注意安全管理，避免一些档案资料在运输过程中流失或泄露，引发不必要的信息安全问题。

（四）选择合适方法，进行销毁处理
在对档案文件资料进行销毁处理时，应该选择合适的方式，一方面保障销毁的速度效率，以及销毁的效果，一方面要确保销毁工作的环保性，尽量避免采用影响环境。

由于档案文件资料的保存形式分为纸质和数字两种，有的档案资料仅采用一种方式保存，但是也有的档案资料采用2种方式保存，在销毁时就需要特别注意。

常用的纸质材料的销毁方式有粉碎、化为纸浆、化为粉末等，这些方式相对来说较为环保，粉碎后的材料可以回收再利用。

常用的电子档案的销毁方式有删除并格式化，消除存储痕迹。

（五）指定专人负责，便于机动处置
在进行办公室档案资源的销毁时，还需要办公室指定专人负责，并有人负责监督销毁过程。

另外，还有一些档案资料并没有超过保管年限，但是也可能出现一些突发情况，导致需要紧急销毁一部分档案资料，这时则需要按要求采取最快速、最高效的方式来销毁档案资料，从而保障信息安全，避免信息泄露。

三、总结
综上所述，办公室档案资源的保管年限需要在储存文件时就进行认定，认定好保管年限之后，超出保管年限的档案资料需要进行销毁，所以，办公室应加强对档案资源的年限管理和销毁处理，避免档案资源过度保管，并确保销毁时的安全。

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作者简介：单于培（1993-），女（汉族），湖南衡东，衡东县群众文化艺
术创作中心（工作单位），本科学历，学士学位，主要从事政策法规、办公室相关工作。