酒店客房管理系统需求规格说明书

酒店客房管理系统
需求规格说明书
目录
1 引言 (4)
1.1 编写目的
4...
1.2 开发背景
4...
1.3 参考资料
5...
2 任务概述 (5)
2.1 目标
5...
2.2 用户的特点
5...
3 可行性分析
7...
4.1 技术可行性
7...
4.2 开发时间可行性
7...
4.3设备条件可行性 (8)
4 需求规定 ................................................. 8 .
5.1 系统业务流程分析 (8)
5.1.1 宾客预订
8...
5.1.2 宾客入住
9...
5.1.3 宾客退房
9...
5.1.4 财务核查
1..0.
5.2数据流图 () ......................................... 1..0.
5.3对功能的规定 [整体框图 ] ............................ 1..2 5.4 对功能的描述........................................ 1..5.
5.4.1 基础设置
1..5.
5.4.2 预订管理
1..7.
5.4.3 前台接待管理
1.8.
5.3.4 前台收银管理
1.9.
5.4.5 财务核查管理
2.1.
5.4.6 客房及客史管理
2..2
5.4.7 系统管理
2..
3.
6 系统环境规定............................................................ 2.
.4.
6.1 硬件环境
2..4.
6.2软件环境 (24)
1 引言
在信息高度发达的今天，酒店业务涉及的各个工作环节已不再仅仅是传统的住宿、结算业务，而是更广、更全面的服务性行业代表。

酒店宾馆作为一个服务性行业，从客房的营销即客人的预订开始，到入住登记直至最后退房结帐，整个过程应该能够体现以宾客为中心，提供快捷、方便的服务，给宾客一种顾客至上的享受，提高酒店的管理水平，简化各种复杂操作，在最合理、最短时间内完成酒店业务规范操作，这样才能令旅客舒适难忘，增加宾客回头率。

面对酒店业内激烈的竞争形势，各酒店均在努力拓展其服务领域的广度及深度。

虽然信息化不是酒店走向成功的关键因素，但它可以帮助那些真正影响成败的要素发挥更大的效用。

因此，采用全新的管理系统，将成为提高酒店的管理效率，改善服务水准的重要手段之一。

1.1 编写目的
编写本说明书是为了对酒店客房管理系统的定义和系统功能作明确的界定，清楚地勾勒出各个功能模块完成的功能及功能模块间的联系。

本说明书需经用户的认可，它是进一步开发的基础和依据，同时它也是系统完成后验收的标准。

1.2 开发背景
酒店行业的激烈竞争使得争取客源、提高酒店入住率、制定正确营销策略已经成为一项重要的任务，而借助于当前蓬勃发展的工具来拓展销售能力，创造客观的经济效益已经成为许多酒店的首选。

作为一种有效的统计分析手段，计算机管理系统发挥其强大的优势，在数据保存、数据交换方面的快速可靠，是手工操作所不能完成的。

本酒店客房管理系统主要针对酒店管理中最核心的客房管理，旨在提高酒店的管理效率，减免手工处理的繁琐与误差，及时、准确地反映酒店的工作情况、经营情况，从而提高酒店的服务质量，获得更好的经济效益；实现客房管理的规范化、自动化。

1.3参考资料
2任务概述
2.1目标
本酒店客房管理系统的总目标是为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理的繁琐与误差，及时、准确地反映酒店的工作情况、经营情况，从而提高酒店的服务质量，获得更好的经济效益；实现客房管理的规范化、自动化。

具体的目标包括：
（1）有效的预订处理
（2）简便迅捷的宾客接待登记服务
（3）实时、快速、准确提供客房动态
（4）为财务提供严密的帐务系统
（5）系统运行稳定可靠、各项维护功能齐全、易于维护
（6）简单、友好的操作界面
2.2用户的特点
本酒店客房管理系统的用户分为系统管理员和一般用户两类。

对于系统管理员，他能够对整个系统进行管理，能够执行整个系统的所有操作，例如，对数据进行备份和恢复，添加用户信息，给一般用户分配权限等。

对于一般用户，他可以在自己的权限范围内对系统执行相应的操作，他所具有的权限必须由系统管理员赋予。

可以根据酒店客房管理系统的特点，将一般用户细分为接待员，收银员，经理等。

3 可行性分析
3.1 技术可行性
是当前最流行的编程语言之一。

微软对的定义是：“一种类型安全、现代、简单，由C 和衍生出来的面向对象的编程语言，它是牢牢根植于C 和语言之上的，并可立即被C 和的使用者所熟悉。

的目的就是综合的高生产率和的行动力。

”
2000 是当前最流行的数据库管理软件之一，以作为它的数据库查询和编程语言。

采用二级安全验证、登录验证及数据库用户帐号和角色的许可验证。

可以在不同的操作平台上运行，支持多种不同类型的网络协议如、、等。

对本酒店客房管理系统而言，采用＋2000 开发是可行的。

3.2 开发时间可行性
本酒店客房管理系统主要针对酒店管理中最核心的客房管理，项目组成员共三人。

鉴于本系统的目标要求和特点，严格按照开发测试计划的进度进行系统的设计和开发，能够保证在预期的时间内完成。

3.3 设备条件可行性
本酒店客房管理系统为单机版。

根据本系统的功能和特点，现有设备条件完全能符合本系统所要求的配置。

具体系统环境要求见“6 系统环境规定”
4需求规定
4.1系统业务流程分析
4.1.1 宾客预订
4.1.2 宾客入住
4.1.3宾客退房
4.1.4财务核查
4 统计当日入住宾客情况
统计明日预计抵店宾客情况
夜审
＞班次结帐4统计明日预计离店宾客情况
*统计各种类型客房的占有率
是4改帐
+记入改帐历史」
4.2数据流图（）
前台收银管理财务核查管理
客房及客史管理
系统管理
4.4对功能的描述
441 基础设置
基础设置
用于设置本酒店客房的分类信息，内容包括房 类名称、房价、夜审等。

用于设置客房的初始信息，包括房间号、房类 编号、楼层、额定人数、床数、房间特征、备
用于设置房价的打折信息，内容包括折扣名、 折扣值、房类编号、打折后房价、开始时间、
结束时间、备注等。

【商品设置】 商品大类：用于对商品大类的设置，包括饮料类、食品类、日 用类、公物赔
偿类、其它类、烟草类等。

商品类别；对每一个大类的商品进行小类的设置，如饮料类里 面有饮料、
酒水类等。

商品明细：用于对商品类别里面的商品类型的设置，如饮料里 面又分为绿
茶、鲜橙多、可乐、雪碧、露露、矿泉 水、茉莉清茶等。

商品折扣：用于对商品折扣的设置，包括折扣方案的设置、折 扣内容设置
等。

【会员管理】用于对酒店会员的增加、销户以及会员资料的修改的管理
计费设置：入住、退房时间划分，如入住时间按 04: 00点 计算划分；
退房时间超过 12： 00点后加收半 天房费；退房时间超过 20： 00点后加收一天 房费。

客房类型设置:
客房信息设置;
客房优惠设置:
【系统参数设置】 【客房设置】
系统设置：用于结帐登记单的设置以及会员积分的设置， 结 帐和登记
单的设置主要是打印方式设置（包括 正常打印、高速打印、自定义打印），纸张的设 置（纸张大小、打印方向、打印份数）等；会 员积分设置包括对房间费用积分、积
分去除小 数部分等。

团体预订：用于旅游团、会议等成批可人且具有抵、离时间基 本一致和集体同意付帐等特殊情况下预订一批房 间。

团体预订要生成一个团主单，团主单可以理解 为统一管理这个团体的主机构，包括团体的集中信 息管理和账务管理。

再从这个团主单预订具体的房 间类型、房间数，以及对预订房间进行排房、入住 等，并打印预订报表。

散客预订；客人单独身份预订房间。

散客预订一般要求输入房 类、抵店日期、离店日期、订房人。

如果指定入住 的客人姓名，还应该调用该客人的入住历史资料。

预订后打印散客预订报表。

查询客户预订的情况。

【预订修改】重新定义预订的资料。

442预订管理
预订管理
【新增预订】
【预订查询】
【房态查询】用于查询当日酒店实时房态
443前台接待管理
前台接待管理
【宾客入住】散客入住：用于客人在没有预订的情况下入住酒店房间，一般要求输入客人
姓名，证件号，性别，国籍，地址，工作单位人数，房间类别，
房间价格，客户类型（普通，会员），客别（散客，团体），
登记时间，预计离店时间，同时包括客史资料查询，并且打印
接待登记单。

团体入住；用于管理团体客人的入住，一般团体客人都需要预订，因此团
体客人入住是给预订的团体安排具体的房间。

团体入住同上资
料要登记，团体入住应客人要求分配房间，登记时登记带团人
的同时也要登记其他客人的资料，且打印接待登记单。

预订入住：用于预订的客人抵达酒店后根据客人的预订资料入住酒店。

预
订入住分两种，一是给预订的客人做了排房，此时调出客人的
排房客单直接入住房间；二是还没有给预订单排房，此时调出
客人的预订单，
选择合适的房间入住。

客人换房】用于根据在住客人的换房要求，两位宾客互相对换房间或者是调整宾客住房，并且打印换房登记单。

客人续住】用于登记在住客人的续住业务，及打印宾客续住登记单，在客人因意外情况而不能按期离店时，需要对其资料进行修改，如修改离店日期，加付预付金等，
确保对酒店客房的有效预订和控制跑帐。

在住登记资料修改】用于对在住客人有误登记资料的修改，或者增加客人的资料。

接待状态表】以表格的形式显示今日的接待情况，打印及导出接待状态报表，包括序号，区域，项目名称，规格及状态。

月接待查询】以表格形式显示酒店当月的接待情况，打印及导出月接待报表，显示各个房
间当月的接待次数及接待时间。

来宾查询】今日来宾查询：以表格的形式显示今日来宾的所有资料，打印及导出来宾资
料报表。

当前在店宾客查询：以表格的形式显示当前在店宾客的所有资
料，打印及导出来宾资料报表。

4.4.4 前台收银管理
前台收银管理
【记帐操作】借方记帐：将客人在酒店产生的所有消费记入客人帐务。

贷方记帐；将客人结帐
金额和预付押金记入客人帐务。

房费，其他商品消费等系统定义了自动入账的借方项目，系统 将在“日结”时自动记入客人帐务，不需前台收银手工记入。

【宾客退房】 散客退房：散客离店时进行的操作，包括登记退房信息，结帐, 打印帐单等。

如
果是会员，则根据酒店规定享受相 应的折扣。

团体退房：团体离店时进行批量团成员退房操作。

包括登记退 房信息，结帐，
打印帐单等。

团体结帐时，可以根 据团体要求打印总帐单和分别打印每个客人的帐 单。

用于管理客人的预付金，可以细分为收取，结算和退还等功
用于管理客人在酒店除房费以外的所有消费。

具体商 品信息及价格在“基础设置”中设置。

对于已设置的 收费项目，系统将在“日结“时自动记入客人帐务。

设置其他收费项目后，可以根据客人要
求单独打印其 他商品消费帐单。

进行统计，并按经营项目等进行分类统计及分析
贷方记帐
记帐操作
借方记帐
【预付金管理】
【其他商品消费管理】 【费用统计及分析】
用于对当天结帐的总金额和当天产生的所有消费总金额
445财务核查管理
【夜审】当日入住宾客：用于对当日入住的宾客数进行统计，并查看当日入
住宾客的登记信息。

明日预计抵店宾客：用于对明日预计抵店宾客数进行统计，并查看明日预计抵
店的宾客预订信息。

明日预计离店宾客：用于对明日预计离店宾客数进行统计，并查看明日预计离
店的宾客登记信息及消费记录。

当前客房占有率：用于对当日开房数进行统计，并查看所有客房的当前状态，
计算处于各种房态的客房占的百分比。

【错帐处理】对当天错帐进行处理，进行改帐操作，改帐后将改帐前的帐目和改帐后的帐目均记入改帐历史，以便日后进行核对。

改帐操作需具有改帐操作权限，其
他人员不得执行此项操作。

【消费明细查询】查询各种消费帐单，包括房费帐单，其他商品消费帐单，核对金额是否
正确，打印消费明细报表。

【收银明细查询】查询各种已结帐的收银项目的明细表，核对各项金额，打印收银明细报
表。

【营业状况统计】统计酒店的营业状况，打印日营业报表，月营业报表等。

【班次结帐】酒店每天必须进行的操作。

核对当日进帐的金额，收银员核对无误后将现金等上交财务，并清空班次收银的金额，进入新的班次。

一般在凌晨进行。

446 客房及客史管理
【房态查询】用于查询酒店目前的客房使用状态，使可用房一目了然。

【房态维护】用于维护房客的状态，可以在房态图中直接进行修改，房间状
态分为清洁，有客，清理中，维修中，已预订。

【房态统计】用于按照不同的分类统计房态的信息，例如按照客房的类型，楼层，朝向，状态等分类。

【维修房报表】用于统计分析房态为维修房的客房情况及打印维修客房报表。

【客史资料查询】用于查询即时登记的客户在酒店入住的历史资料，还有对客史资料报表
的打印及导出以方便服务。

包括其基本资料, 最近的一次入住时间及
最近一次离店时间，单价，和首次入住时间。

4.4.7系统管理
系统管理
对于使用单位的信息录入。

包括系统使用单位名称、网址、【系统信息设置】
联系电话等。

【系统维护】系统初始化：将系统数据中的某些数据移除，其中数据范围：基础设置数据
（客房，商品信息），系统正在运行的数据（已预定，已
登记散客团体信息），但对于已退房数据不进行处理。

数据备份/恢复；为了防止系统数据丢失，数据备份将所有的系统数据和用
户数据，系统定期自动备份到系统的默认目录，也可以
手动备份到自选目录中。

清除历史记录：包括已退房客人信息、收款记录、收入确认记录、已退房
签单信息、交班记录、交款记录、会员记录。

【密码修改】对系统用户密码的修改。

【权限管理】级别设置：用于对权限名称的设置包括系统管理员、经理、接待员，收银员
等；
操作员基本设置；用于系统管理员对具体用户的名称、密码、备注的设置；
操作员权限设置：用于对各不同操作员所具有的功能操作权利进行设置。

【退出系统】用于退出并关闭系统。

5 系统环境规定
5.1 硬件环境
以上；内存128M以上，建议256M以上；硬盘10G以上，建议20G以上；显示器分辩率800 X 600以上，建议1024 X 768以上。

5.2 软件环境
操作系统2000 以上版本，建议使用以上版本；需安装数据库管理系统2000。

1.。