印章外借管理制度模板

印章外借管理制度模板
分公司印章外借管理制度
为规范分公司印章证照（包括公章、法人章、财务章、合同章、发票章、营业执照副本、银行开户许可证等，以下统称印章）的严格管理和使用，保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，避免出现印章的违规使用，减少由此给公司带来的不利法律后果，综合公司规章制度和要求，特制定
分公司印章外借管理制度。

第一条保管
分公司的印章由总公司指定总部专人进行保管，保管人应严格按照公司规章制度保管和使用印章、证照，并做好与借用人的对接工作，不得擅自使用和外借。

第二条借用流程
分公司有借用需求的，须走《分公司印章外借申请》OA流程（具体见附件1），审批通过后，由总部印章保管人快递至申请人，申请人要妥善保管。

申请人在提交OA审批流程时应全面、完整的阅读OA流程中涉及到的所有内容，并严格勾选和填写流程中需要的所有项目，包括但不限于借用事由、使用期限、送达地址和联系方式等（详见附件1：《分公司印章外借申请》OA流程表单）。

提交OA流程中的申请人被默认为外借印章的保管人和使用人，分公司负责人对该事项及印章外借期间的使用和保管等与申请人承担连带责任。

分公司印章外借事项原则上必须采用OA系统审批，特殊情况下经总经办批准后才可使用263邮箱、电子邮件、微信等可以复核的形式予以审批，但事后必须及时使用OA补齐相关手续。

第三条借用期限
（一）申请人应根据外借印章办理事项的实际需要确认外借的期限，但分公司印章外借期限最长不得超过10个工作日，起始日自总部
快递寄送之日起算。

（二）未能于借用期限内完成申请事项的，申请人应于借用期限届满前再次提交OA申请完成续借事宜；
连续三次续借（含三次）的，申请人应在第三次外借OA流程中特别注明原因，并由申请人和分公司负责人签署书面的《用章承诺书》（附件2《用章承诺书》）作为OA附件，并将书面承诺书寄送总部。

续借次数最多不得超过四次。

（三）如因较特殊事项借用期限超过一个月的（起始日期以申请日为准），申请人应在OA流程中特别注明使用事由，并由申请人和分公司负责人签署书面的《用章承诺书》（附件2《用章承诺书》）作为OA附件，并将书面承诺书寄送总部。

但是借用期限最多不得超过2个月。

（四）总部印章保管人应在OA流程审批完成后及时将外借印章寄给申请人，并将快递单号、寄送日期、预计归还日期等内容备注在OA流程中进行归档。

第四条借用期间的使用及注意事项
印章外借期间只能用于申请的事项，不得用作其他任何事项。

外借期间，如果遇到需要加盖或使用该外借印章的合同、文件等事项，外借申请人不得私自加盖和使用。

只有在收到总部邮件或OA反馈的已完成审批流程的通知后才可用于审批通过的合同、文件或事项，并做好相关使用登记工作（详见附件3：《用章登记表》）。

第五条借用承诺
总部印章保管人及借用印章的申请人和分公司负责人在保管和使用印章期间应履行如下承诺：
（一）妥善保管所借用的印章；
（二）只用于申请外借的使用事项；
（三）不擅自用于外借事项之外的合同、文件、空白页等事项；
（四）做好印章使用登记工作；
（五）严格按照公司制度完成外借申请流程等；
（六）自觉遵守印章管理制度等，勤勉尽责，维护公司权益。

第六条印章归还
申请人使用完毕后，应立即将相关印章归还，归还日为快递寄送之日。

同时，应将借用期间登记使用并由分公司负责人签字的《用章登记表》原件寄送至总部行政部归档。

另，如借用期限跨月的，申请人还应于每个自然月结束后3个工作日内将上月统计的并由分公司负责人签字的《用章登记表》扫描件263邮箱发送总部行政部指定邮箱。

第七条责任追究
对初次出现以下任何一种情形的，公司有权采取通报批评的处罚措施；发生2到3次的，公司有权给予通报批评、同时对申请人给予人民币200元、负责人1000元的罚款；发生3次以上（不含3次）的公司有权给予申请人500元、负责人5000元的罚款；对于严重违反或多次违反该制度，或给公司造成严重损失的，公司有权与其解除用工关系，构成犯罪的，移送司法机关处理：
（一）故意申请长于实际需要的外借期限的；
（二）故意拖延、逾期未归还的；
（三）擅自用于外借申请事项之外的合同、文件、事项、空白页等；
（四）丢失印章的；
（五）未做好借用期间登记工作的；
（六）未按照本制度及公司其他相关规定执行相关流程的。

（七）其他违反公司制度或给公司或分公司造成损失的。

本条约定的违规次数以自然年为计算单位，上述处罚措施公司有权选择重复使用。

无论违规次数多少，但凡给公司（包括总公司、分公司）造成严重损失（包括但不限于声誉损坏、财产损失、因上述违规行为被起诉/行政处罚/监管处罚/纪律处分等），公司均有权选择以上任何一种处罚措施，且负责人和申请就上述事项承担连带责任。

第八条其他
本制度自发行之日起正式实施，会根据情况陆续完善相关内容，最终解释权归法务部。