电网建设项目档案全过程管理的实践与创新探讨

电网建设项目档案全过程管理的实践与创新探讨
摘要：电网建设项目档案主要是项目施工期间记录的资料信息，包括文字信息、视音频信息等，该类资料会直接影响项目竣工验收和结算。

由于国家持续扩大电
网建设投资，电网建设速度也快速增长，电力人员必须正确认识到项目档案管理
的重要性。

此次研究主要是探讨分析电网建设项目档案全过程管理问题，希望能
够对相关人员起到参考性价值。

关键词：电网建设项目；档案全过程管理；实践创新
在电网工程建设活动中，具备存储价值的文件材料、图片资料、视音频资料等共同组成
电网建设项目档案。

在项目竣工验收期间，档案验收属于重要组成，当工程验收判定为不合
格项目时，则不能通过项目验收。

在电网工程达标投产与工程评选中，档案属于重要评选与
考核指标。

档案可以作为工程验收的凭证，并且可以为项目运营、改扩建工程提供参考依据。

档案可以全面反映出工程建设过程，对电网建设工程的投产应用影响很大。

当前，多数电网
企业采用传统方式管理档案，确保将档案管理作为建设管理的分支，没有建立系统化记录体系。

项目档案全过程管理是将国家标准与行业规范作为管理依据，并且应用档案管理系统平台，建立标准化档案目录与固化模板，实行全过程管理与控制。

采用此种管理模式，可以将
档案管理工作渗透到项目建设施工的全过程中，确保档案管理与工程建设的同步开展。

1、电网项目档案管理现状与问题
1.1档案完整性不足
首先，在开展电网项目施工建设时，由于参建单位多、建设周期长等原因，导致管理人
员不注重档案过程管理，极易影响项目档案管理的统一性。

在建设运转过程中，若造成建设
施工与文件档案不统一，对工程项目建设及日后改扩建的影响非常大。

在工程竣工验收阶段，无法完整收集档案信息，从而产生一系列连锁反应，导致无法顺利完成后续移交工作。

多数
人员为了完成管理任务，会在极短时间内收集档案，因过程管理缺失而无法确保档案的完整
性及各关联档案的逻辑统一性；其次，参建单位对档案工作重视程度不足，配备的档案管理
人员档案管理水平参差不齐，加上业主单位未能做好档案移交前的审核跟进工作，导致项目
档案归档工作无法闭环。

1.2归档质量差，合作效应低
在现代信息化技术发展过程中，电网建设项目也开始应用现代化技术。

在施工图纸修改时，只是口头通知或者电脑记录，没有详细标注到施工图纸上，从而导致施工图纸与具体建
设的差异比较大，存在内容不符问题。

档案管理属于工程评价的重要内容，当档案内容不完
整时，也会影响工程评价的准确性。

面对此种问题，必须采取有效措施予以创新，注重档案
管理人员和技术人员的交流合作。

然而现实却是档案管理人员未深入施工现场，也没有掌握
施工流程。

由于档案管理工作的任务艰巨，档案形成、信息收集与分类存储都存在复杂性，
不仅要加强管理人员的业务能力，还应当加大管理人员与技术人员的交流合作，全面发挥出
档案管理在电网项目建设中的作用。

1.3信息化水平低下
随着计算机技术和网络技术的快速发展，为档案管理提供重要技术保障。

然而多数项目
在开展档案管理工作时，多采用单机录入和条目式录入方式，无法实现信息化存储与管理，
从而降低档案管理的信息化水平，还会减缓资料更新速度。

导致该类现象的原因主要是由于
缺乏统一的信息化管理标准、信息化人才不足、管理规范性差。

部分电网建设项目的档案信
息数据库建设不理想、信息化管理技术滞后等，对项目档案管理的影响非常大。

2、电网建设项目档案全过程管理的创新措施
2.1加强前期准备环节的管理力度
（1）档案管理人员应当学习专业的理论知识，不断提升技能水平。

档案管理人员应当
熟悉档案相关知识，包含工程设计、建设施工与管理维护等，同时掌握项目建设流程与内容，了解工程档案的阶段性特点。

（2）联合现场情况，建立档案收集台账、存放转归。

按照工程量配置不同设施，例如
信息采集、统计与处理系统，档案管理系统，并将设置配置情况记录到档案内，以此满足工
程建设需求。

（3）建立和完善档案收集机制。

在管理工作的标准程序中，注重融入归档机制的规定。

在档案工作开始前，应当建立标准化收集、整理、移交等程序，将档案管理纳入到工程质量
考核与评估中，列入与参建单位的合同中，实现档案管理的指标化、合约化，约束参建单位
有序开展各项档案管理工作。

同时，注重建立档案管理与考核机制，将考核内容落实到档案
管理的全过程中。

实行档案责任制管理模式，按照具体标准落实奖惩机制，追究相关人员的
责任。

2.2加大事中控制力度
（1）细化职责分工。

在开展档案管理工作之前，业主单位应当充分考虑到工程实际，
全面梳理不同人员的职责，防止档案管理工作出现职责不清问题，对全面化管理效果产生影响；避免项目档案移交归档后，当工程后期发生安全事故或纠纷等问题时，不同部门人员相
互推诿责任。

因此在开展档案管理工作中，应当召集项目管理人员和档案管理人员，建立档
案管理机构，优化档案管理制度，详细规定档案职责范围与质量要求，以此确保电网建设工
程项目档案收集整理工作顺畅开展。

（2）注重档案收集与归档工作进程的管控。

在电网项目建设期间，会出现计划形式化、策划不合理等问题，从而导致档案管理人员存在错误认知，认为档案归档时间充足，从而存
在侥幸与懒散思想。

到工程质量检查与验收阶段时，档案整理人员需要在短时间内补充项目
文件，极易产生项目文件缺漏问题。

为了处理好该类问题，企业必须建立档案管理制度，明
确档案整理人员及其相应职责，制定标准化信息收集进度与质量评价管控工具，采用定期抽检、进度倒排等方式，全面落实档案管理措施。

（3）保障档案资料关联完整性。

针对电网工程建设来说，项目档案与文书、合同等档
案关联性密切，不同项目的档案也可能存在关联性。

在开展档案管理工作时，应当梳理工程
项目与其他类型档案之间、以及不同工程项目之间的关系。

例如在收集工程建设项目文件时，应当注重与各参建方的沟通与交流，确保文件收集的完整性；档案人员应当整合利用其他类
型档案资料，建立其与项目档案的归档文件关联性；联合不同项目收集相关档案资料并建立
相互之间的归档文件关联性。

（4）实施项目监控。

在开展工程项目档案管理工作时，业主单位管理人员必须充分发
挥出监督与管理职能，全面参与到工程建设中。

监督与管理内容如下：首先，注重定期检查
档案整理质量与完善度，确保其满足标准要求；其次，推广应用信息化技术，采用网络化、
自动化管理与监控措施，及时发现和处理工程建设存在的档案问题，提升档案管理的系统性
与准确性。

2.3加大事后控制力度
事后控制主要是竣工环节的档案总结工作，各参建方应当通过工作报告方式，全面总结
各自的工作情况，同时注重处理施工期间的不规范与不安全行为，比如不按规定佩戴安全防
护装置、未按照标准流程开展施工操作，材料性能与质量不过关等，全面确保工程建设质量
与安全。

在整理项目文件时，注重总结工作方法，优化整合档案管理所存在的问题，为后续
工程建设他参考价值，以此确保档案管理工作的高效发展。

建设单位在项目总结中，应当要
求项目各参建方汇报进度，注重交流工作经验，以此提升电网项目的建设效果。

3、结束语
综上所述，在开展电网项目档案管理工作时，首先要注重项目文件收集和整理的过程管控，联合电网建设工程项目实际情况，不断总结经验优化调整管理思路，推广应用信息化系统。

同时注重梳理和整合档案信息资源，提升档案文件的有效利用率，以此推动电网企业的
发展。

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