关于对公司文件进行统一编号管理的规定

关于对公司文件进行统一编号管理的规定
为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

一、 编号规则：
文件号由主文件号和辅文件号组成，辅文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。

主文件号由五部分组成，辅合同号由三部分组成。

示例如下：
□ □ □ □ □ - □ □ □
1 2 3 4 5 6 7 8
说明：由1、2、3、4、5组成主文件号；6、7、8组成辅文件号。

主文件号部分
1、公司代号：
集团：YT
子文件顺序号 子文件代号 业务部门代号
文件顺序号
文件类别代号 公司代号
流水号 文件分项代号 公历年号
牡丹：MD
2、文件类别代号：用字母表示
TX-公司体系管理文件
HT-公司合同管理文件
ZD-公司制度管理文件
WJ-公司其他文档文件
3、业务部门代号：
A-公司
B-运行管理中心
C-商务支持中心
D-资本运营中心
E-市场营销中心
F-项目管理中心
G-计算机事业部
H-光电事业部
J-系统集成部
4、文件年号：指文件编发日的日历年，如2010年签定的合同，合同年号为2010
5、文件顺序号：数字表示，从001到999
辅文件号部分
6、文件分项代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。

其中：
公司体系管理文件分类
Q- 质量体系
H-环境体系
E-职业健康体系
公司合同管理文件：字母R-Z表示
R-软件开发类合同
S-运维服务类合同
T-集成（工程）项目类合同
U-商务事务类合同
V-物资采购类合同
X-产品销售类合同
Y-合作协议类合同
Z-其他类合同
公司制度管理文件
W-文本文件
L-流程文件
B-表单文件
公司其他文档文件
待定。

7、子文件代号：实施分项文件时需再分类拆解形成子文件，用数字1到9表示。

其中：合同分项中子文件代号规定：
1-工程分包合同
2-劳务分包合同
3-采购合同
4-订货合同
5-商务合同
6-服务合同
7-其他合同
其他分项子文件代号各部门可自行规定，报体系运行管理办公室备案。

举例说明：
市场营销中心市场部（部门代号2010年3月以牡丹公司签定某小区系统集成项目合同，为该中心第8个合同，则主文件（合同）号为MDHTE2010008。

采购部为执行该项目进行产品采购签定采购合同时，且为该项目第一个子合同，则辅合同号为T 3 001，该合同全号为MDHTE2010008-T3001。

二、使用规定
1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案。

合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。

其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

二〇一〇年三月五日。