视频会议保障工作流程和规范

视频会议保障工作流程和规范
一、职责分工
视频会议的相关方包括市卫生局办公室、组会处（室）、卫生局信息中心、局物业以及各有关医疗单位及各区县卫生行政主管部门。

（一）市卫生局职责
1.卫生局办公室负责会议审批、协调工作。

2.组会处室负责会议内容筹备等工作。

3.信息中心负责视频会议的技术保障工作。

具体包括视频会议设备的日常检查和线路日常巡检，会前调试，会中控制室及主会场视频设备操作；定期开展对各分会场技术保障人员的培训。

在局办设备使用期间的防火安全工作。

4.局机关物业部门负责会场灯光、音响、空调等设施的维护管理以及会中音响设备操作；协助组会处室布置会场和会议中服务工作。

（二）各连接视频会议单位职责
各连接视频会议单位负责本地分会场的各项保障工作，并做好相关设备和线路的日常巡检和维护工作，配合卫生局主会场进行会议联调和会中操作。

二、视频会议组会流程
（一）会前准备
1.会前申请。

召开会议前，组会处室要先填写视频会议申请表报局办公室同意后正式给
参会单位印发会议通知，并抄送信息中心。

同时，提供会议议程、领导讲话及发言次序等。

局办公室通知物业部门做好相关准备。

信息中心收到正式通知后、向各参会单位分会场技术保障人员发布开会信息。

2.设备调试。

会前一天，信息中心要与各参会单位分会场进行会议联调，保障主分会场的音视频效果；有发言的分会场须与主会场进行单独调试。

3.主会场应提前半天做好各项准备工作。

包括：局办公室要做好各部门的协调够工作；组会处室要准备好会议内容、、领导讲话及参会人员桌签等；信息中心和物业部门要做好视频会议系统启动运转、各音视频设备的布局及线路的连接工作；局物业要调试好会场灯光、音响、空调等设备。

4.分会场准备。

各分会场根据会议情况布置本地会场，会前2小时开启本地视频终端等音视频设备，待主会场组会呼叫，配合会前联调。

（二）正式组会
会前1小时主会场下行呼叫各分会场，正式组会。

会前5分钟对所有分会场静音。

所有分会场在会议期间严禁呼叫主会场，没有发言的分会场严禁开启声音。

会议期间，信息中心依据组会处室要求进行各会场的场景切换，依据领导讲话和会议发言情况，适时切换主会场视频画面。

局物业部门进行现场服务。

（三）会后工作
会议结束后，信息中心须检查关闭所使用的视频设备，做好设备使用登记工作；如使用设备出现问题，则提出设备更换部件或进行专业维修建议，拟文局办实施。