电子档案出入库管理制度范文

电子档案出入库管理制度范文
电子档案出入库管理制度
第一章总则
第一条根据国家有关法律、法规和规章，为了规范电子档案的出入库管理，提高档案管理水平，保护电子档案的安全和完整性，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的电子档案的出入库管理。

第三条本制度所称的电子档案，是指以电子信息形式保存的档案。

第四条电子档案的出入库管理是指对电子档案的借阅、归还和调拨等行为进行管理和监督。

第五条本单位应当建立适当的档案管理机构，负责电子档案的出入库管理工作。

第六条本单位应当建立专门的电子档案出入库登记制度，记录电子档案的出入库情况。

第二章电子档案的出库管理
第七条电子档案出库应当符合下列条件：
（一）必须经过审批；
（二）必须填写电子档案出库申请表，并获得批准；
（三）出库的电子档案必须经过质量检查，确保内容正确完整。

第八条电子档案的出库审批程序：
（一）任何单位或个人有出库电子档案的需求，必须填写电子档案出库申请表，详细说明出库的目的和需要的档案内容；
（二）档案管理部门接到出库申请后，应当进行审核，对申请内容进行评估，确认出库是否符合规定；
（三）经过审核的电子档案出库申请，应当报请上级主管部门批准；
（四）上级主管部门收到出库申请后，应当进行审核，并决定是否批准。

第九条电子档案出库时，档案管理部门应当在电子档案出库
登记表中填写有关信息，包括：出库单位名称、档案名称、出库数量、出库目的、出库时间、出库人员等。

第十条电子档案出库应当由档案管理部门负责，确保出库程
序的合法性和准确性。

第十一条电子档案出库时，应当填写《电子档案出库清单》
并交由领用人签字确认，领用人应保证电子档案的安全和完整
性。

第十二条电子档案出库后，档案管理部门应当及时更新电子
档案出库登记表和库存簿，并做好出库后的档案备份和安全措施。

第三章电子档案的入库管理
第十三条电子档案的入库管理应当符合下列条件：
（一）必须经过审批；
（二）必须填写电子档案入库申请表，并获得批准；
（三）入库的电子档案必须经过质量检查，确保内容正确完整。

第十四条电子档案的入库审批程序：
（一）任何单位或个人有入库电子档案的需求，必须填写电子档案入库申请表，详细说明入库的目的和需要的档案内容；
（二）档案管理部门接到入库申请后，应当进行审核，对申请内容进行评估，确认入库是否符合规定；
（三）经过审核的电子档案入库申请，应当报请上级主管部门批准；
（四）上级主管部门收到入库申请后，应当进行审核，并决定
是否批准。

第十五条电子档案入库时，档案管理部门应当在电子档案入
库登记表中填写有关信息，包括：入库单位名称、档案名称、入库数量、入库日期、入库人员等。

第十六条电子档案入库应当由档案管理部门负责，确保入库
程序的合法性和准确性。

第十七条电子档案入库前，档案管理部门应当对入库的电子
档案进行格式和内容的检查，确保档案的质量和准确性。

第十八条电子档案入库后，档案管理部门应当及时更新电子
档案入库登记表和库存簿，并做好档案的备份和防火防盗措施。

第四章电子档案的调拨管理
第十九条电子档案的调拨管理是指将本单位的电子档案调拨
给其他单位或个人使用。

第二十条电子档案的调拨应当符合下列条件：
（一）必须经过审批；
（二）必须填写电子档案调拨申请表，并获得批准。

第二十一条电子档案调拨的申请程序：
（一）任何单位或个人有调拨本单位电子档案的需求，必须填写电子档案调拨申请表，详细说明调拨的目的和调拨的档案内容；
（二）档案管理部门接到调拨申请后，应当进行审核，对申请内容进行评估，确认调拨是否符合规定；
（三）经过审核的电子档案调拨申请，应当报请上级主管部门批准；
（四）上级主管部门收到调拨申请后，应当进行审核，并决定是否批准。

第二十二条电子档案调拨时，档案管理部门应当在电子档案调拨登记表中填写有关信息，包括：调拨单位名称、调拨档案名称、调拨数量、调拨目的、调拨日期、调拨人员等。

第五章电子档案的安全管理
第二十三条电子档案的安全管理应当符合下列条件：
（一）必须建立健全的电子档案安全制度；
（二）必须加强对电子档案的保密工作，防止泄露和篡改；
（三）必须设立专门的电子档案安全管理岗位，负责电子档案的安全监控工作。

第二十四条电子档案的安全管理制度包括：
（一）电子档案的备份和恢复制度；
（二）电子档案的存储和传输安全制度；
（三）电子档案的权限管理制度。

第二十五条电子档案的备份和恢复制度：
（一）电子档案应当定期进行备份，确保档案的安全性；
（二）电子档案的备份应当存放在安全的地方，防止火灾、水灾等意外事件的影响；
（三）电子档案出现故障或丢失时，应当及时进行恢复，确保档案的完整性和可读性。

第二十六条电子档案的存储和传输安全制度：
（一）电子档案的存储设备应当符合国家标准，防止磁介质老化和数据丢失；
（二）电子档案的传输过程中，应当采取加密措施，防止信息泄露和篡改；
（三）电子档案的存储设备和传输介质应当定期检查和维护，确保档案的安全性。

第二十七条电子档案的权限管理制度：
（一）电子档案应当设立权限管理制度，对不同级别的员工进行权限分级，保护档案的安全；
（二）对电子档案的出入库进行审核和监控，确保档案的安全性；
（三）对电子档案的修改和删除进行审批和备案，防止数据的篡改和丢失。

第六章电子档案的追溯管理
第二十八条对电子档案的出入库和调拨等行为应当建立审计制度，确保电子档案的追溯管理。

第二十九条电子档案的追溯管理应当包括电子档案的出入库记录、调拨记录和违规操作记录等。

第三十条电子档案的追溯管理工作由档案管理部门负责，对所有的出入库和调拨行为进行登记和记录。

第三十一条当发现电子档案的追溯管理制度出现漏洞或者违规操作时，应当及时采取措施，防止档案的安全和完整性受到损害。

第七章附则
第三十二条本制度自颁布之日起施行。

第三十三条本制度由本单位档案管理部门负责解释。