质量管理记录工作程序

质量管理记录工作程序
一、文件的外观
外观主要谈两个方面，一是文件的版面，二是文件的附表。

第一，体系文件在外观上应保持一致。

若不能将手册、程序文件、作业文件全部保持一致，起码程序文件、作业文件应分别保持统一版面。

首先是封面。

封面应体现文件名称、版本号、公司或部门名称、编制、校对、审核、批准的签字栏等信息。

其实各公司一般都有现成的格式，只不过稍加优化即可。

这里要分享一个特别值得推荐的经验。

有的行业对文件不只是编、校、审、批，在审核后面还有一栏，是“标审”，即由质量部门对程序文件、作业文件的的形式进行审查，确保文件版面以及内容完整。

觉得可以实行的同学可考虑采纳。

文件的正文部分，文件标题、章节小标题、字体等应在各程序文件中保持一致，文章标题要用2号或3号宋体，就全都一样。

给你几份文件，有的正文3号，有的4号，有的1．5倍行距，有的紧凑的都快分不清行了，且不论内容如何，估计你自己看着也不爽吧？
另外，文件正文部分应在页眉页脚中体现文件名、文件编号、总页码、当前页码等信息，要不然打印掉了几页都发现不了。

说不定读程序文件的人看着上下挺连贯的，其中少了几个工作环节都不知道呢。

以上只是文件版面的一些基本要求，主要是标识文件，确保文件内容的正确识别和传递。

第二、文件的附表。

有的程序文件、作业文件有附（件）表，可能是正文内容的补充，也可能是执行该文件所需要产生的记录的表样。

质量管理手册后面所附的程序文件清单也是附表。

体系文件的附表，其名称应在文件正文中予以体现，除正文的补充外，一般附表都依次罗列在质量记录章节。

程序文件的附表应有编号，每一个附表有一个编号。

同时，应结合表的具体填写要求和内容，给将来的质量记录一个唯一的编码（如流水号），以确保某次工作执行某个程序，产生的记录都是唯一的、可追溯的。

至少达到"看到某个记录表单，就知道是该记录出自某份程序"的要求。

二、质量管理体系文件常见的几个“性”。

完整性（充分性）、符合性、适宜性、有效性。

经常在一些质量管理的文章、标准以及解读等方面资料中提到完整性、符合性、有效性等词汇。

今天，我们就把常用的几个"性"的内涵介绍一下，以便同学们在编制体系文件的时候，可以准确地体现这些要求。

完整性：对于质量管理手册来说，完整性就是对标准所提的要求要做到全覆盖。

标准提出要求的方面，都应在质量管理手册中体现。

对于程序文件、作业文件来说，一份文件应在结构、内容上完整，针对适用范围的全过程，内容上不遗漏任何一个环节。

符合性：对于质量管理手册来说，符合性是指质量管理手册的内容，应符合国家标准的要求，不能违背国家标准关于质量管理的要求。

对于程序文件、作业文件来说，应符合公司实际情况，不能说一套，做一套，导致体系和管理两张皮现象。

适宜性，也叫可操作性：针对程序文件、作业文件，文件编制过程中应考虑工作开展的实际情况，文件的作用是指导操作，而不能纯为建立体系而编制文件。

文件的内容要确保工作人员能按照文件规定操作，得到预期的输出。

文件的编制不能形而上学。

因此，文件的编制人员一定要对该过程非常了解，知道关键环节在哪儿，质量控制要点在哪儿，特别是一些专业性较强的管理程序或作业文件，只能由精通该项工作的人员负责编制，才能保证较好的实用性或可操作性。

有效性：有效与否不涉及体系文件编制过程，而是指程序文件编制好以后，体系运行过程中，程序文件的规定是否能得以有效实施。

这是内部审核最主要的目的。

程序文件的有效性，是指各级员工严格按照程序文件的规定办事，有效落实质量管理规定。

这是体系良好运转的表现。

三、程序文件、作业文件的区别
从类别上说，程序文件是第二层次文件，属于管理文件。

一般都是用于规定各个部门的职责分工，以及工作流程。

而作业文件是第三层次文件，属于技术文件的偏多，也有管理部门的第三层次文件，那是管理部门的专业技术文件，而非公司产品生产、服务提供的技术文件。

从文件适用对象来说，程序文件的对象一般是一个部门，一个质量管理要素、一个管理流程。

而作业文件一般是指导某一具体工作的，针对的对象是一个工作岗位，一个或几个工作人员，一个生产过程。

从功能上说，程序文件一般是放在办公室，用于学习、了解管理流程用；而作业文件，是放在工作现场（不一定是办公室），用于指导生产。

从编制角度来说，程序文件一般涉及到部门级别，可能涉及到跨部门工作，有归口管理（主要负责）部门，可能也有参与部门，所以一般由归口管理部门负责人审核，质量分管领导或管理者代表、法人等批准。

作业文件的范围一般是部门内容，由岗位操作级别的人员编制，部门领导级别批准即可。