新常态下社会重大事件档案管理问题与对策初析

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新常态下社会重大事件档案管理问题与对策初析
文/席曙光
摘要：重大事件的档案对于历史有着重要意义，古人云“以史为鉴，可以明兴衰”。

因此，作为档案管理工作者，我们要对重大事件的档案管理予以重视。

在当前学术界对重大档案管理的具体概念未加以明确，只是提出要按照“重大事件加档案”的思想。

各地方政府也提出了要重视重大事件档案管理的工作。

因此，作为档案管理员，我们要加强对重大事件档案管理工作技能的学习，从而保障重大事件档案管理工作的科学合理有效的进行。

关键词：重大事件；档案管理1 重大事件档案管理工作的一般流程
（1）档案收集。

根据各地方政府对于重大事件的答案管理规范，档案收集的范围已经基本明确。

要求档案管理机构协同相关目标事件单位，在事件结束之后三个月以后将档案交至管理机构。

针对目前档案主要是两种收集方式，一种是网络收集，一种是手工收集。

（2）档案整理。

目前，重大事件的档案整理主要是采用纸质版资料与电子版资料相结合的方式也称之为双套制。

这种方式可以促进档案整理的标准化和规范化。

（3）档案的保管。

重大事件档案生成后，通常会多处保存，当地档案管理机关通常会保存确认后的资料及宏观性质的资料，电子资料通常是由具体承办单位负责保管与储存，到了十年以上，再将这些资料移到地方档案馆。

（4）档案的开发利用。

目前，重大事件的开发利用主要是针对以后发生的重大事件提供一些参考资料，具体的利用率并不高。

2 重大事件管理中存在的问题
（1）当前重大事件的概念还有待进一步明确。

重大事件可以理解为对国家、民族、地区、单位、个人在某个时期，具有一定的社会影响力的事件。

重大事件作为国家档案的组成部分，国家民生工程不可缺少的重要一环。

但是我国当前只对官方的重大事件进行档案整理，并未对民间组织及社会个人，具有社会影响力的重大事件给予重视，致使重大事件，档案在一定程度上，丧失了民生根本不能体现民生内涵。

（2）资料收集中事件发生的瞬时性和不可预测性增加了收集难度。

很多重大事件都是具有突然性的，这导致在事件发生中人们不能有效的保存相关资料，致使恢复正常后，资料的收集无法保证完整。

（3）对原始过程资料的归档相对欠缺。

根据实际调查结果显示，在重大事件结束之后的三个月内，收集出来的资料大多会对原始过程档案相对欠缺，主要是由于管理工作的相对欠缺而导致的。

（4）无意中材料管理较为分散。

在同一重大事件，材料管理过程中，因其涉及到的部门繁多，对于档案管理部门也不统一，针对同一事件的各项档案资料的管理责任也不明确，致使同一重大事件的档案管理较为分散。

另外，在全宗式管理模式下，一中号的档案被分散到各个子单位中，只能到保管期满之后才能进行统一归档。

（5）档案馆中的档案资料，与子项承管单位的档案管理资料保管期限不一致。

针对同一重大事件生成的档案资料，理论上应该有统一的保管期限。

但在具体实践中，在档案馆存管的资料都是长期永久保存，而在子项承管单位档案资料都是短期保存，长期保存的很少，这就给重大事件的档案保存带来了很大的困难。

（6）利用内容与方式单一。

事件档案使用主要体现于迎检和为将来重大事件提供参考，档案多是手工原始材料，这就是重大事件的档案利用的内容和方式比较单一。

3 重大事件档案管理流程优化
（1）以登记备案工作为基础对档案收集进行前端控制。

备案登记是指对将要发生的重大事件，主动的向档案职能机关进行申请登记，按照相应的规定程序进行备案，这种方式可以有效地对事件前端进行控制，可以在档案机关的帮助下，对重大事件的全程进行详细的管理。

（2）注重档案收集工作的阶段性，保证追踪记录的全面性与立体化，建立高效的工作网络
1.注重收集阶段。

要根据重大事件发生的过程中出现的不同阶段，有针对性的跟踪收集，明确档案的内容及范围。

2.保证追踪记录的全面性与立体化。

在互联网科技环境下，重大事件的追踪记录是全面性与立体化的，重大事件的档案资料也涉及多种形式，如实物、图片、影音录像、电子材料及纸质材料等。

3.建立高效工作网络。

对于重大事件档案管理通常会涉及到诸多部门，必须建立起一个高效的网络使档案工作能够高效有序进行。

（3）根据事件性质合理设置档案全宗对于重大事件档案的整理保管工作，需要解决的最关键问题在于该怎样设置事件档案全宗，此外还需解决不同形式档案资料的长久保存和管理问题。

关于怎样开展重大事件档案整理保管工作，这就需要按照不同情况实行针对性处理。

首先关于分层次、阶段性、周期性的重大事件，可以把这些连续发生的事件纳入一个全宗，也可以直接归入到主要承办组织的全宗。

其次关于具有很大社会影响力以及全国性重大事件，如奥运档案和世博档案，有必要独立设置一个全宗。

（4）以事中服务、社会开放为基础加大重大事件档案社会价值开发大事件的档案资料价值主要体现在合理利用与开发层面上，首先是事中服务，在事件发生过程中，要尽量参考地方之前的档案资料，挖掘出有价值的信息。

其次，在档案收集过程中，要注意，多部门之间的分工和配合，通过对多个部门，资源的有效利用和整合，可以对重大事件的档案资料能够被高效的处理与快速的恢复。

在事件处置结束之后，要依照相关的法律法规，对档案内容进行合理的向社会公开，使档案能够充分融合到城市的记忆工程中，扩大其社会的利用价值。

4 结语
对社会重大事件的档案管理，是国家以及人民交给档案管理者的一项重要工作，它关系到历史的真相，也对现实中发生的事情具有很大的参考价值，因此，档案管理者要运用科学合理的管理手段，提高对社会重大事件的档案管理工作。

参考文献：
[1] 王大伟.社会重大事件档案管理的问题与对策[J].山西档案,2018(04).[2] 唐晶,王宁.浅谈重大事件档案管理———以山东省为例[J].机构与行政,2015(03).
（作者单位：内蒙古建筑职业技术学院安全管理处）。