学习使用MicrosoftQuery

学习使用MicrosoftQuery
Microsoft Query 是用于将数据从外部数据源检索到其他Microsoft Office 程序（特别是 Microsoft Excel）中的一种程序。

通过使用 Query 可以从企业的数据库和文件中检索数据，而不必重新键入需要在Excel 中分析的数据。

也可以在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新 Excel 报表和汇总数据。

在进行多表合并时，导入外部数据源，也用到 Microsoft Query ，经常使用SELECT语句进行查询。

例如：
组合两张表中的所有数据
如果要将两张具有类似数据但数据又不完全相同的表中的所有数据组合起来，例如，两张有关客户信息的列表（表），且每张列表对各个客户都有不同的信息（字段），而每个列表内都有另一个列表所不包括的客户，则可以创建一个包含所有客户的查询。

这种类型的查询称为完全外部连接。

关于完全外部连接。

1.在 Microsoft Query 中创建一个查询，并将两张表都添加到该查询中。

2.通过将某一张表中的字段拖到另一张表中，可以将两张表中相匹配的字段（例如，两张表中的“客户ID”字段）连接起来。

请选择一个在每一张表中的每一条记录内都有信息的字段。

例如，如果两张客户清单中有匹配的“客户ID”字段，请连接该字段。

3.双击两张表之间的连接线。

4.在“连接”对话框中，单击选项“2”，再单击“添加”，然后单击“关闭”。

5.向查询中添加所需的字段。

6.在“视图”菜单上，单击“SQL”。

7.选择“SQL 语句”框中的数据，按Ctrl+C 复制这些语句，再单击“确定”。

8.再次双击连接线。

9.在“连接”对话框中，单击选项“3”，再单击“添加”，然后单击“关闭”。

10.在“视图”菜单上，单击“SQL”。

11.在“SQL 语句”框内数据的结尾处单击数据，接着按 Enter，并输入大写的单词“UNION”，再按 Enter。

12.按 Ctrl+V 将复制的语句粘贴到单词 UNION 之后。

13.单击“确定”，然后当提示查询不能按图形方式显示时，再次单击“确定”。

检索两张表中的非公共记录
如果存在具有类似数据的两张表，例如，两张有关客户信息的清单（表），且每张清单内都具有另一张清单所不包含的客户，则可以创建一个仅返回第一张表中与第二张表的记录不匹配的记录的查询。

这种类型的查询称为减查询或减连接。

1.在 Microsoft Query 中创建一个查询，并将两张表都添加到该查询中。

2.通过将第一张表中的字段拖到第二张表中，可以将两张表中相匹配的字段（例如，两张表中的“客户ID”字段）连接起来。

3.双击两张表之间的连接线。

4.在“连接”对话框中，单击选项“2”，再单击“添加”，然后单击“关闭”。

5.将被连接的字段添加到查询中。

6.将第二张表中的另一个字段（不是连接字段)添加到查询中。

此处所选的字段应在第二张表中的每一条记录中都有数据。

例如，如果连接了两张表中的“客户ID”字段，那么此处应添加第二张表中的“客户名”字段。

7.在“视图”菜单上，单击“条件”。

8.在第一个条件字段中，单击在第 6 步中添加的字段。

9.在第一个“值”字段中，键入“Is Null”。

10.若要查看只包含在第一张表而不包含在第二张表中的记录，请单击“立即查询”" ! "。

11.向查询中添加其他所需的字段，然后将数据返回到Microsoft Excel。

注释如果还要查看第二张表中不能与第一张表中记录相匹配的记录，请用上述相同的步骤再创建一个查询，但需要反转表的顺序（使第二张表成为第一张表，反之亦然）。