中职一年级计算机基础《数据分类汇总》教学设计

数据分类汇总
课型实践课
课时一课时
[教材与学情分析]
介绍怎样在Excel数据当中对数据进行分类求和、求平均或其它求最值的功能，学生有了数据排序和数据筛选的基础，学好本节内容是没有问题的，问题是分类汇总的方式变化多样，我们不可能在课堂上列举所有的汇总种类，因此这里特别要强调学生的主动参与意识，让他们多练习。

[教学目的]
1．认知目标：理解数据处理过程当中对数据进行分类汇总的重要性，掌握汇总操作的要点，知道几种常用的汇总方式。

2．能力目标：能对难度适中的题目按要求进行操作，按规定完成汇总任务。

3．情意目标：通过对分类汇总的操作，培养学生对问题的分类归纳能力。

分类汇总又想分类打印
[重点与难点]
汇总的方法步骤，汇总方式和汇总项的选择。

[教学过程]
一、组织教学
教学用及学生实践使用的Excel素材。

二、导入新课
复习上节课所学的数据筛选知识，由此导入课题。

三、新课内容
1．分类汇总概念
说明：⑴分类汇总是指先按照某一个字段对记录进行分类，再对各类记录的数值型字段进行汇总，这些汇总包括求和、平均值、最大值、最小值等。

⑵以表5.2 的存款单为例：分别统计工商银行、建设银行、农业银行、中国银行存款的“金额”
、“本息”总和。

此时：
·“银行”字段称为“分类字段”，即按银行字段值把记录分成四组。

·“金额”、“本息”字段为“选定汇总项”，即对它们按汇总方式进行统计
·“求和”就是“汇总方式”。

有求和、计数、均值等方式。

分类汇总的计算方法
分类汇总Excel 使用诸如Sum或Average等汇总函数(汇总函数包括Sum、Count 和Average。

)进行分类汇总计算。

在一个列表中可以一次使用多种计算来显示分类汇总。

各种报表处理中最常用的就是分类汇总。

例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总；仓库管理，需按照库存产品类别将库存产品分类汇总；医院管理，需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。

例如，某企业记录1999年1月份销售明细账的工作表如图3－1所示。

现需要汇总各种商品的销售额。

虽然可以利用Excel 2000的公式和函数完成有关的计算，但是使用分类汇总工具更为有效。

一、建立和和修改分类汇总
由一个例题来引入汇总的具体操作方法：
在“成绩表”中，分别求出男女同学的“总分”和“平均分”的平均分，该怎么做呢？
演示讲解；说明要点：若要插入分类汇总，请先将列表排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。

否则将出错。

操作步骤如下：
在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。

例如图3－1的数据，如果要考查不同销售人员的销售业绩，可以按销售员分类汇总；如果要分析不同产品的销售情况，则可以按产品编号分类汇总；还可以按销售日期、产品类别等其它指标分类汇总。

这里假设需要按照产品编号分类汇总，即要统计不同产品的销售情况。

在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还必须按照选定的分类依据将数据清单排序。

否则可能会造成分类汇总的错误。

排序操作的基本步骤如下。

(1) 将数据清单，按要进行分类汇总的列进行排序。

这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序，可以进行分类汇总操作了。

(2) 在要进行分类汇总的数据清单里，选取一个单元格。

执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在屏幕上我们
还看到一个如图12-28所示的对话框。

(3) 在“分类字段”框中，选择一列：它包含要进行分类汇总的那些组或者接受默认选择。

在“汇总方式”列表框
中，选择想用来进行汇总数据的函数，默认的选择是“求和”。

在“选定汇总项”中，选择包含有要进行汇总的数值的那一列或者接受默认选择。

按下“确定”按钮。

Excel 2000除了在每一类明细数据的下面添加了汇总数据以外，还自动在数据清单的左侧建立了分级显示符号。

该区域的顶部为横向排列的级别按钮，其数目的多少取决于分类汇总时的汇总个数。

区域的下面是对应不
同级别数据的显示明细数据按钮和隐藏明细数据按钮。

利用分级显示符号，可以根据需要灵活地观察
所选级别的数据，也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告：
要显示指定级别的汇总数据，可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。

图3－4为单击级别2按钮，显示2级汇总数据的结果。

要显示某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮。

这时相应的按钮变
为隐藏明细数据按钮。

注意: 如果我们要保留对数据清单已执行的分类汇总，必须清除“替换当前分类汇总”复选框。

要隐藏某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮，或是相应明细数据
所对应的概要线。

这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮。

如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据，
可单击其上一级级别按钮。

要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中，可将汇总的结果复制后，利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。

在选择性粘贴对话框的粘贴选项中，应选择数值选项。

然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。

1、结合图介绍对话框里各个元素的含义和作用。

如：分类字段、汇总方式、选定汇总项等等。

总计总计值来自于明细数据，而不是分类汇总行中的数据。

例如，如果使用了Average汇总函数，则总计行将显示列表中所有明细数据行的平均值，而不是分类汇总行中汇总值的平均值。

3、取消分类汇总
对于不再需要的或者错误的分类汇总，我们可以将之取消，其操作步骤如下：
2.清除数据清单中的分类汇总
步骤1:在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格
步骤2:在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令
步骤3:单击“全部删除”按扭
（1）在分类汇总数据清单中选择一个单元格。

（2）执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令，在屏幕上看到分类汇总对话框。

（3）按下“全部删除”按钮即可。

4、汇总表的分级显示
①分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前
面的外部级别提供细节数据。

在上面的示例中，包含所有行的总计的
行属于级别1，包含各种产品总计的行属于级别2，各个区域的细节行
则属于级别3。

②如果要仅显示某个特殊级别中的行，您可以在分级显示按钮中单击想
要查看的级别对应的各个数字按钮。

③单击分级显示区中的"-"号将隐藏该类的细节行,并使该按钮变为"+"
单击+ 分级显示符号将显示细节行。

提示:如果在工作表中没有见到"分级显示符号"，请通过“工具”菜单打
开“选项”对话框，然后选中“视图”选项卡上的“分级显示符
号”复选框。

当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示列表，工作表的左边出现了分级显示按钮1, 2, 3等，以及－或＋。

以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。

•级别1是总计级别，是对整个列表数据的总计。

单击“1”只能看见列表的总计。

•级别2是分类小计级别，单击“2”便只能看见列表的分类小计和总计。

•级别3是列表中的所有详细数据，单击“3”按钮，整个列表，包括小计和总计都能显示出来。

•级别中的“－”表示显示该级别中详细记录（展开）；
•级别中的“＋”表示隐藏该级别中详细记录（折叠）。

5、分类汇总的嵌套
如果需要，在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。

如果要删除分类汇总，可单击数据菜单中的分类汇总命令，然后在分类
汇总对话框中单击全部删除按钮。

所谓分类汇总的嵌套是指：我们先对某项指标汇总，然后再对汇总后的数据作进一步的细化。

例如，我们要对每个地区和每种产品的分类汇总，那就先按列进行地区排序，然后再按产品列进行排序。

使用自动分类汇总嵌套的操作步骤如下：
（1）将数据清单按要进行汇总列进行排序。

执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令，在屏幕上出现分类汇总对话框。

在“分类字段”框中，选择要进行分类汇总的第一列。

在“汇总方式”框中，选择用来进行汇总数据的函数，默认的选择是“求和”。

在“选定汇总项”框中，选择包含有要进行汇总的数值的列。

按下“确定”按钮，就可以看到如图12-29所示的结果。

（2）再次执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令。

在“分类字段”框中，选择要进行分类汇总的第二列。

清除“替换当前分类汇总”复选框。

按下“确定”按钮，我们就可以看到如图12-30所示的结果。

6、学生练习：
将此表格分别复制到工作2和工作表3
要求：（1）在工作表1求出按班别汇总学生各科平均成绩。

（2）在工作表2按班级汇总出各班的各科最高分和总分最高分。

（3）在工作表3按男女汇总出总分最高分。

老师指导学生实践，检查学生操作情况，进行个别补差。

6、师生小结
7、图表的建立与编辑的预习提示
图表的几种建立方法，图表种类的选择与转换，
注意：
1、如果数据不是以列表的形式来组织的，或者只需单个的汇总，
则可使用“自动求和”，而不要使用自动分类汇总。

2、分类汇总之前，先按一定的关键字进行排序；
3、分类汇总时一定要选好相应的分类字段和汇总方式；
操作步骤如下：(操作演示）
⑴选定任意单元格。

⑵打开〖数据〗菜单→ 选择〖分类汇总〗
⑶在对话框中给出“分类字段”、“汇总方
式”、“汇总项”等。

⑷单击“确定”按钮，关闭对话框。

当使用“分类汇总”命令后，在行号的左上角会出现带数字1、2、3等的按钮（请见图1），这就是我们所说的“分级显示”按钮。

当单击数字1按钮后，工作表中只显示全校的各科平均成绩；当单击当数字2按钮后，工作表中显示的是全校、各班的各科平均成绩；当单击数字3按钮后，工作表中将显示全校、各班各科平均成绩及学生个人的各科成绩。

在这里我们单击了数字2按钮，工作表中显示出全校、各班的各科平均成绩。

别急着复制，仔细看你就会发现行号是不连续的。

也就是说工作表中的部分行号被隐藏了（这里是将学生个人成绩的行号隐藏了）。

若用鼠标选定这一区域后，直接执行“复制”命令，则被隐藏行的内容也被复制了，怎样才能只复制工作表中所显示行的内容呢？
要想只复制显示行的内容，具体步骤为：
1.选定工作表中所显示的各行。

2.单击“编辑→定位”，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”，在随之而打开的对话框中选中“可见单元格”选项（请见图2），单击[确定]退出。

3.单击“编辑→复制”，这样我们就只复制了所显示行的内容。

4.单击Sheet2标签（这是为了存放所复制的内容），并将光标定位于A1单元格。

5.执行“编辑→粘贴”命令，我们就将分类汇总的全校各班各科平均成绩集中存放到了一起。

总结：Excel在使用过程中，会用到很多功能，这些功能都有一定的操作步骤，了解这些方法后，要学会灵活运用这些方法来处理实际问题，这才是学习它的。