管理体系文件编码规则
公司内部文档编号管理规则
**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。
第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。
第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。
第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编码规则
1. 目的本办法的主要目的是对文件的标识作出规定，以便可检索、控制和可追溯。
2. 适用范围适用于质量管理体系有关的文件。
3. 职责3.1行政部负责文件标识管理程序的制订和组织实施该程序，各部门配合。
4. 工作程序4.1文件编号的规定4.1.1程序文件版面分为标头区、正文区和审批区三个区域，三者之间以水平直线为分隔线。
4.1.2标头区标题采用公司名称，文件名称，实施日期，版本号、页次,制定部门。
4.1.3标头区和程序文件名称相平的位置标以文件编号，编号的形式和意义如下：质量手册年份手册代号质量管理文件公司名称程序文件XX/QM -PX- XX文件流水号文件代号质量管理文件公司名称三级文件XX/QM - XW- XX文件流水号X部门代码,W三级文件代码质量管理文件公司名称表单（质量记录）XXXX - RXXR记录代号XX流水号对应文件编号后缀4.1.4审批区包括以下内容：审批和批准人的签名。
4.2质量记录的规定4.2.1质量记录设计一般由程序修改部门负责。
4.2.2质量记录编号置于右上角。
4.3 其他文件的规定： 4.3.1 质量手册：见上图。
4.3.2 三级文件及记录：见上图。
4.3.3 作为直接引用的外来文件：编号格式为WL/XX 、XX ，WL 指外来文件，第一位X 指主要使用部门，第二位X 作为流水号。
4.4部门代码规定：总经理ZJ 管代GD 业务部YW 品管部PG 管理部GL 财务部CW 计划部JH 物控部WK 生产部XX 生产部XX 工程技术中心JS 模具部MJ 4.5部门分发号规定：总经理01 管代02 业务部03 品管部04 管理部05 财务部06 计划部07物控部08 生产部09 生产部10 工程技术中心11 模具部12。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件编码规则
文件编号 审核人 日期
LR-04-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
“01”修订次数流水号，从01开始编号.
“B”产品代码，从A开始编号，如下表一.
表一：
产品 PCB 产品 SMI1
3.2 文件 和表格编
代码 B
代码 D
3.2.1 修 订次数用最 高3到.29.92.版 本3用.2字 .3母版 本升3.级 2.原3.1 当文3.件 2.被3.2 当文3.件 2.名3.3 当3文.3件内文 件页3.码 3.编1 页3面.4编号管 理体系 按文照 “文件编
文件类别 标准、规程、指引
起草人
日期 一、目 的二：、规适范用 范三围、：管适理 体3系.1文流件程 图文件编
文件编号 审核人 日期
LR-06-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
“001”修订次数流水号，从001开始编号.
“A”产品代码，从A开始编号.如下表 一.
“WI”流程图代码（三级文件）.
“QP“代表
“0”修订次数流水号. “A”为版本号.注：文件版次号是A/0则表示为原版；
B/0即表示第二版第一次，依此类推.
文件编码规则
文件类别 标准、规程、指引
起草人
日期 一、目 的二：、规适范用 范三围、：管适理 体3系.1文作件业 指导书文
文件编号 审核人 日期
LR-03-0001
A0 发布实施日期 批准人 日期
代码
C D
产品
BT4
SCFT
代码
E F
产品
HISO P201
代码
G H
“0”修订次数流水号，从0开始修订.
“A”为版 本.
按 照“文件
文件编号规则
云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
三、总则（一)凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
（二)行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐,如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐,如20表示第20号。
例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。
5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1， 0。
2, 0.3, 。
.。
， 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0.1.1, 0。
1.1。
1.一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。
0,版本编号不断变化为: 1。
0, 1.1, 1.2， .。
， 1.10。
(二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号—文件类型-文件版本号—流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号,如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用.TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如：ZL：质量手册XU:程序文件LC：工作流程BZ:工作标准ZD：制度dd：文件版本号。
体系文件编号规则
体系文件编号规则
体系文件的编号规则是为了对文件进行管理和归档，确保文件的检索
和使用的便利性。
一种常见的体系文件编号规则是采用基于数字的编号体系，如下：
1.文件类型标识：文件类型标识是体系文件的类别标识，通常使用字
母或数字表示，如“A”表示管理文件，“B”表示工作指南，“C”表示
规章制度等。
2.系统分类标识：系统分类标识是对体系文件按照业务系统进行分类，可以使用数字或字母进行表示，如“01”表示财务管理，“02”表示人力
资源管理等。
3.文件序号：文件序号是对每个文件在其所属系统分类中的序号，通
常使用数字进行表示，如“001”、“002”等。
4.文件版本标识：文件版本标识是对同一文件进行版本管理的标识，
通常使用字母或数字进行表示，如“A”表示第一版，“B”表示第二版等。
5.修订标识：修订标识是对文件进行修订时的标识，通常使用字母或
数字进行表示，如“R1”表示第一次修订，“R2”表示第二次修订等。
综合上述规则，一个体系文件的完整编号可以是：文件类型标识+系
统分类标识+文件序号+文件版本标识+修订标识。
例如，一份财务管理文
件的编号可以是“B01-001A-R1”。
此外，体系文件编号规则还可以根据组织内部的需求和实际情况进行
定制和调整，以上仅是一种常见的基本规则。
在实际应用中，还需要考虑
如文件年份、部门标识等其他因素，以便更好地满足组织的具体需求和管理要求。
文件编码原则
文件编码原则1.文件标识文件的标识由以下5部分组成：1) 公司标识，只在文件左上贴公司Logo2) 文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“品质部表单：则 HF-QA-MR-0001”。
3) 版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/1”。
4) 生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。
5) 页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
2. 文件体系文件体系分为四层面：1) 公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；2) 公共程序文件（QP）；3) 部门管理工作手册（不包含技术类文件）；4) 记录表单3. 文件编号规则1) 质量手册 HF-QM-文件序号2) 公共程序文件 HF-QP-文件序号3) 其他文件HF-部门代码-文件类别-文件序号文件序号（四位）文件类别（二位）部门代号（二或三位）其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等；4. 部门代号规定文控中心--- DCC 采购部--- PR 生产部 --- PO研发部/工程 ---RD 仓储部--- MW 品管部 --- QA业务部 ---SM 财务部--- FA 行政人事部--HR物控部---PMC5. 文件类别管理职责类-- FR 表单类-- MR 技术/标准/作业指导类—TS/IS/WI 特注： TS –技术图纸； IS–指规格/标准； WI –作业指导书6. 文件版本升级规则由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……（即每改过4次后，英文字母有更改）备注：每份文件必须有编制、审核、批准项，在第一页或最后一页。
编码规则-文件控制程序样版
1．目的对管理体系文件资料进行管理控制，确保有关场所使用有效文件。
2．适用范围适用于管理体系文件和技术文件的控制。
3．职责3．1人事行政部是管理文件的主管部门，负责文件的统一编目、打印、发放、监督本程序的执行。
3．2技术部负责工艺文件的编制、审批和修改。
并对其输出的工艺文件的完整性，有效性负责。
3．3质量部负责质量检验文件的编制、审批和修改。
并对其输出的技术文件的完整性，有效性负责。
3．3其它部门执行本程序，并负责主管文件的编写和执行。
4．控制程序4．1文件的分类和编号：4．1．1文件和资料的分类为：管理手册；程序文件；第三层次管理文件和技术文件；质量记录。
4．1．2文件和资料的编号为：a．管理手册xxxx”的拼音缩写b．程序文件xxxx有限公司”的拼音缩写c．第三层次管理文件或技术文件管理文件版本文件序号部门代码，具体参见下述说明管理规定文件代号“苏州xxxx有限公司”的拼音缩写技术文件版本文件序号技术指导文件类型，具体参见下述说明技术指导文件代号“苏州xxx有限公司”的拼音缩写说明：1. 第三层次文件分为管理文件和技术文件2. 管理文件向下按部门制定，部门代码如下：总经办—GM 人事行政—HR 财务部—FD 质量部—QA制造部—MD 技术部—TD 商务部—BD采购部—PD3. 技术文件向下按照技术类型分，技术文件类型代码如下：机加工艺—JJGY 装配工艺—ZPGY 包装工艺--BZGY 检验规范—JYGF 外来文件xxx有限公司”的拼音缩写质量记录版本和修改状态文件序号部门代码，具体参见下述说明记录代号“苏州xxx”的拼音缩写d．版本号和修改状态：注1：修改次数，0为原版，1、2、3…为修改次。
注2：版本号，用A、B、C（S、P除外）…，表示第一版、第二版、第三版……。
注3：文件修订后，首次发布版本号不变，当修改5次后，需要进行版本升级。
4．2文件的编写、审核、批准4．2．1管理手册由人事行政部协助管理者代表负责组织相关人员编制、审核，由总经理批准发布，程序文件由各部门负责人组织编制，主管审核，管理者代表批准，原稿由人事行政部归档保存。
管理体系文件编号规则
4.1.3作业文件（代号：W）
4.1.4质量记录(代号:QR）
4.2质量体系文件编写的标识和结构
4.2.1质量手册
4。2。1.1标识
OY--QM—XX
顺序号（以数字表示）
质量手册代号
公司名称代号
4.2。1.2结构
1）封面
2）目录
3）修改控制
4）总经理声明
5）概述
6）手册简介
HBAL——PXXX
顺序号（以数字表示)
程序文件代号
公司名称代号
.2.2结构
a.封面
b.正文
1.目的
2.范围
3.定义
4.职责
5.工作程序
6.相关文件
7.使用记录
4.2.3作业文件
作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。其结构格式原则上不求统一，但同一性质的作业文件结构上要一致。
4。2。3.2.12“⑿”处描述该文件要求的相关记录；
4。2。3.2.13“⒀";处为编制该份文件的人员签名，签名时需附上日期；
4.2。3。2.13“⒁"处为审核该份文件的人员签名,签名时需附上日期,审核人员在审核文件时不应只草草签字了事，应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查；
4。2。3。2。13“⒂"处为文件批准人的签字,签名时需注明日期,文件批准人只需对文件结构作审查，详细内容可以不考虑.
1. 目的
为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理，确保质量体系的有效运行.
2.范围
本导则适用于本企业体系文件的编制。
3.职责
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施。
管理制度文件编码规则
管理制度文件编码规则一、总则为规范管理制度文件编码，提高管理工作效率，便于检索和使用管理制度文件，制定本规则。
二、适用范围本规则适用于所有单位内部编制的管理制度文件，尤其适用于较大规模的单位。
三、编码原则1. 统一性原则：所有管理制度文件的编码应遵循同一规则，形成统一的体系。
2. 层次性原则：编码应具有层次感，便于依据编码进行分类和检索。
3. 规范性原则：编码应简洁明了，不含有歧义性的字符或数字。
4. 可读性原则：编码应容易理解，不宜过于复杂或混乱。
5. 稳定性原则：编码应具有较长的使用寿命，不易频繁更改。
四、编码结构1. 行业代码：第一部分为单位所属的行业代码，用于标识单位的所属行业，长度不超过两位数字。
2. 部门代码：第二部分为单位内部各部门的代码，用于标识管理制度文件属于哪个部门，长度不超过两位数字。
3. 序号代码：第三部分为管理制度文件的序号代码，用于标识具体的制度文件，长度不超过四位数字。
五、编码示例1. 某单位所属行业为教育行业，按照编码规则分配的代码为01；2. 该单位下设三个部门，分别为人事部、财务部、市场部，按照编码规则分配的代码为01、02、03；3. 某单位人事部编制的管理制度文件序号为001，则该文件的编码为0101001。
六、编码管理1. 编码负责人应负责制定和维护编码规则，保证编码的统一和规范。
2. 所有管理制度文件应按照编码规则进行编码，不得随意更改或重复使用编码。
3. 编码应写在文件的封面或页眉处，便于查找和识别。
4. 如果需要对编码进行修改或调整，应当报请领导批准，并做好相应的记录和备份。
七、附则1. 本规定自颁布之日起执行；2. 如有需要，经领导批准可以对本规定进行适当修改和补充；3. 本规定的最终解释权归单位领导机构所有。
八、编码规则的意义管理制度文件编码规则的制定是为了减少管理人员在查找、使用管理制度文件时的时间和精力，提高管理工作效率。
同时，规范的编码体系可以使管理制度文件更具有层次性和统一性，便于管理人员对不同文件进行分类和整理。
文件编号规则
文件编号规定
1 公司码
本公司全称为“广州粤迅物业管理服务有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“粤迅”的拼音开头的大写字母“YX”。
2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。
4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。
格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。
文件编码管理制度
【目的】建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。
【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。
【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。
【内容】一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。
二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。
三、文件编码原则3.1系统性。
文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。
3.2准确性。
文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。
3.3相对稳定性。
文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。
3.4可追踪性。
根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。
3.5相关一致性。
文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。
四、文件编码分类：4.1总概框4.2管理类文件分类4.3技术性文件分类4.5记录类文件分类五、文件编码办法如：□□□—★★—••—••—••部门一类别一小结一编号一版号XY—SMP—ZL—00001 —01或□□□—★★—••—••—••—••部门一类别一小结一小结a—编号一版号SC—S0P—JY—TZ—00001 —015.2文件编码含义：①使用相应字母代表相应的文件类别；②a使用相应字母代表该小结的进一步分类；③使用数字表示文件的流水编号；④使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为该版第二次修订，以下类推。
注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。
5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次如01表示第一版。
六、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。
七、编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。
ISO体系文件编码原则
ISO体系文件编码规则1.目的旨在建立本公司质量管理系统，各阶文件之编号方式，使文件有统一编号，以利识别与分类；对本公司质量系统运作之表单进行有效管控。
2.使用范围凡本公司所有系统文件、技术文件及表单文件甚至外来文件，均包含之。
3.权责单位3.1文管中心3.1.1文件编号赋予。
3.1.1文件编号原则订定。
3.1.3文件编号登陆。
3.1.4文件编号的废止。
3.2其他单位3.2.1文件编号申请及废止申请。
3.2.2按编码原则订定文件编号。
4.作业程序质量文件4.1.1质量手册（Quality Manual）4.1.2质量程序文件（Quality Procedure）4.1.3操作指导书（Working Instruction）4.1.4标准作业指导书（Standard Operation Procedure）4.1.5QC工程图4.2质量记录（表单）编号编码4.2.1与质量程序书相关之表单4.2.2与作业规范相关之质量记录与作业规范相关之质量记录4.2.2.1流水号以先行登陆之优先级别编列。
4.1.2.2通常编号会出现于表单右下角。
4.1.2.3虽表单版本不出现于文件中，但是在正式表单上会于编号后加入—X（1-9）以区别版本，版本初版为1，第二次为2，一次类推，当版本由9升至10时，废除以前各版本，重新发行该表单。
4.3一般文件编码4.3.1正式文件XXX – X – X – XX流水号（01～99）月份（一月～九月以1～9代替，十月～十二月以A～C代替）年份（公元年最后一码）部门代码/公司别4.3.2会议记录编号编码流水号（01～99）部门代码Meeting Minute4.4外来文件编号编码-X – X – XXX – XX版本别（初版为R1，其次为R2，一次类推）月份（一月～九月以1～9代替，十月～十二月以A～C代替）文件类别（如BOM、SOP、PLL、ECN）4.5制造通知（MN）编号编码1～9代替，十月～十二月以A～C代替） 4.6工程变更通知单（ECN）编号编码流水号（01～99）月份（一月～九月以1～9代替，十月～十二月以A～C代替）年份（公元年最后两码）4.7承认书编号编码SA-XX – X – XX– XXX流水号（01～99）材料类别公司别代码5.流程图无6.参考文件及表格无7.附件无。
ISO体系文件编码规则
SY-C-RZ-001 1-2新疆苏源生物工程有限公司1 目的：旨在建立本质量管理体系各阶文件的编码方式，使文件层次化和系统调理化，以利于识别、分类、查阅和控制。
2 范围：适用于公司所有系统文件、技术文件、表单文件以及外来文件。
3 责任：各部门文件编制人员对本规程的实施负责。
4 内容：4.1 体系文件的分类和编号：4.1.1 质量手册SY-A-2012各字段含义如下：SY: 公司名称的缩写A：一阶文件，代表质量手册，含质量方针和质量手册。
2012：文件版本的年号。
4.1.2 程序文件编号规则SY-B-002各字段含义如下：SY: 公司名称的缩写B：二阶文件，代表程序文件。
002：文件的流水号。
4.1.3 作业文件编号规则SY-C-PG-002各字段含义如下：SY: 公司名称的缩写C：三阶文件，代表作业文件，包含作业指导书、生产操作规范、检验标准、工艺流程。
PG: 部门代码，用部门名称的两位汉语拼音字头表示。
002：文件的流水号。
4.1.4 记录表单编号规则D-PG-002各字段含义如下：D：四阶文件，代表与质量管理有关的表单和记录。
PG: 部门代码，用部门名称的两位汉语拼音字头表示。
SY-C-RZ-001 新疆苏源生物工程有限公司2-2002：文件的流水号。
4.2 部门及车间编码：4.3文件流水号：文件的流水号由三位数字构成，第一份文件的流水号为001，以后每增加一份文件，文件的流水号顺次加1，即第二份文件的流水号为002，依此类推。
5.8体系文件编号管理要求
1.0 总体要求集团各级体系文件应按本管理要求进行编号，文件编号由体系管理部门（规划发展部）统一编制管理。
2.0 具体要求2.1文件编码规则□□□□--□□□□--□□□□文件层次代码（1-2位）+文件流水号（2位）手册代码（2位）+模块代码（2位）组织机构编码（2-6位）备注：1.区域公司和管理处标准版体系文件的“组织机构编码”分别用CCPG/Q和CCPG/G表示。
2.文件流水号按同一模块内文件产生顺序进行排序，与文件层次代码无关。
2.2 规则诠释2.2.1 组织机构编码详见《长城物业信息编码规则》。
2.2.2手册代码2.2.3模块代码按手册相应模块制定相应代码，具体代码如下：备注：成员企业及管理处手册的所属模块代码可参照本代码表进行编制。
2.2.4 文件层次代码其中工作文件细分为以下七类：示例：1、公司管理纲要中的《高层领导》：CCPG-MP01-A01公司－管理纲要·领导模块–管理纲要文件·流水号2、公司规划发展发展手册中的《战略管理程序》：CCPG-0201-B01公司－规划发展手册·战略管理模块- 程序文件·流水号3、华南区域公司人力资源手册的《人力资源需求计划编制作业指导书》：HN-0105-C101华南区域公司- 人力资源手册·人事计划模块–作业指导书文件·流水号4、深圳公司长城一花园《客服中心值班记录表》：SZ11-0403-C702深圳公司·长城一花园- 客服手册·客户服务模块–记录表图·流水号5、标准版区域公司人力资源手册的《人力资源需求计划编制作业指导书》：CCPG/Q-0202-C101区域公司标准版- 人力资源手册·人力资源计划模块-作业指导书文件·流水号6、标准版管理处经理手册的《员工沟通管理要求》：CCPG/G-0203-C201管理处标准版- 经理手册·员工关系模块–管理要求文件·流水号。
ISO体系文件编码规则
SY-C-RZ-001 1-2新疆苏源生物工程有限公司1 目的：旨在建立本质量管理体系各阶文件的编码方式，使文件层次化和系统调理化，以利于识别、分类、查阅和控制。
2 范围:适用于公司所有系统文件、技术文件、表单文件以及外来文件。
3 责任:各部门文件编制人员对本规程的实施负责。
4 内容：4。
1 体系文件的分类和编号:4.1.1 质量手册SY—A—2012各字段含义如下:SY: 公司名称的缩写A：一阶文件，代表质量手册，含质量方针和质量手册。
2012: 文件版本的年号.4。
1。
2 程序文件编号规则SY—B-002各字段含义如下:SY：公司名称的缩写B：二阶文件，代表程序文件。
002：文件的流水号。
4。
1。
3 作业文件编号规则SY—C—PG—002各字段含义如下：SY: 公司名称的缩写C：三阶文件，代表作业文件，包含作业指导书、生产操作规范、检验标准、工艺流程。
PG: 部门代码，用部门名称的两位汉语拼音字头表示。
002：文件的流水号.4.1.4 记录表单编号规则D—PG—002各字段含义如下：D：四阶文件，代表与质量管理有关的表单和记录.PG：部门代码，用部门名称的两位汉语拼音字头表示。
SY-C-RZ-001 新疆苏源生物工程有限公司2-2002：文件的流水号。
4.2 部门及车间编码：4。
3文件流水号:文件的流水号由三位数字构成，第一份文件的流水号为001，以后每增加一份文件，文件的流水号顺次加1，即第二份文件的流水号为002，依此类推。
文件编码规则
文件编码规则
1.目的
规范文件编号及版本的规则，使每一文件均有唯一的文件页码，以纳入文件管理体系。
2. 范围
系统文件的编码作业，包含内部和外部文件。
3. 参考文件
文件与资料管理程序
4.定义
无
5. 权责
5.1 文件管制中心：文件编码及版本控制。
6.作业内容
6.1 内部文件编码及版本。
6.1.1 文件若无特殊规定时，文件编号及版本由文件管制中心依“文件编码规则”予以管制。
但属于和产品有关的文件可以产品料号做为文件编号。
6.1.2 文件编码规则
6.1.2.1 文件编码规则
文件类别部门代码流水号文件版本
6.1.2.2 文件类别代码
手册HD-QM-01
其他二级文件CX
三级文件WI
6.1.2.3 部门代码
品质部QC
技术部JS
生产部SC
资材部ZC
财务部CW
6.1.3 质量手册文件编号为独立即：HD—QM—01
6.1.4 二级文件编码：CX（指程序）—部门代码—流水号—版本
6.1.5 三级文件编码：WI（指作业指导书）—部门代码—流水号—版本
6.1.6 图纸编码
图纸编码流水号
6.1.7 文件版本
依文件修改发行的顺序以英文字母答谢A到Z编码，但“X”跳过不用，（“X”可供识别暂时发行的文件版本。
6.2 外部文件编码及版本
依内部文件编码及版本规定进行编制。
7. 附件
无。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
管理体系文件编码规则
为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围
本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则
2.1 组织代码
公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别
2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：
***** 公司管理手册
***** 公司管理体系程序文件
***** 三层次文件(作业指导书)
2.2.3 公司管理性行政文件
公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码
3.1 管理手册
管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：
***** / ***** / ***** *****
文件类别组织代码颁布年份版次修改状态
管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)
3.2 程序文件
程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****
文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态
程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)
3.3 作业指导书
作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
各要素部门编制、修改、发放作业指导书时，质保中心按本规则进行统一编码，注明修改状态，并加盖“受控章”标识。
***** / ***** / *****
文件类别组织代码指导书序号
三层文件 (*****) (第1个指导书)
3.4 管理记录
管理记录在未填写内容前纳入公司管理体系文件系列，编码由文件类别、组织代码、程序序号和记录编号、版序组成。
如：
***** / ***** / ***** / ***** / ***** 文件类别组织代码程序文件序号记录序号版号
记录 (*****) (第9个程序文件) (第1个记录) 一版
4.0 对于公司通用和各部门、工程处、项目部专用的各类作业指导书、记录等，在编码时应有所区别。
4.1 公司各职能部门编制的管理体系作业指导书，一般适用于指导各工程处、项目部的工作，由质保中心统一编号，统一登记，编码规则遵循上述要求。
4.2 属于各工程处、职能部门、项目部内部专用的作业指导书等三层文件、记录表格等，由各单位、各部门单独编码管理。
5.0 对记录类受控资料一般不加盖“受控章”标识，而采用编码、编号进行控制。
记录编号一般以形成顺序、年度等特征编号。