企业《记录控制程序》

记录控制程序

1 目的

通过对QEO管理体系活动中形成的各种记录进行有效的控制，以提供质量、环保、安全绩效符合法律、法规和其他要求及管理体系有效运行证据，为采取纠正和预防措施提供依据，制定本程序。

2 范围

本程序适用于公司的QEO管理体系记录以及客户和供方提供的有关记录的控制和管理。

3 定义（无）

4 职责

4.1 办公室负责公司管理体系所有记录样本的收集、归档、更新、标识，并负责质量管理体系记录的建立，以确保记录满足体系规定要求。

4.2 设备处负责环境管理体系记录的建立，总调度室负责职业健康安全管理体系记录的建立，以确保记录满足体系规定的要求。

4.3 技术中心负责公司进入信息系统管理的所有电子记录的备份和保管，以确保记录完整性。

4.4 各部门负责建立记录清单及记录的编制、填写、收集、归档、保管和处理，并按本程序有关规定组织实施。

5 管理内容和要求

5.1 记录的编制

5.1.1 记录的格式及内容要求，由程序文件起草人（或各部门）在编制管理体系文件时明确，并规定其保存地点、保存时间、查询地址。经办公室、总调度室、质计处、设备处等相关处室审查同意开始启用。使用过程中如需修改应经审查部门同意后方可启用新表，废除旧表。

5.1.2 记录的编号，电子记录，查询地址应明确记录所在系统名称、模块名称，以确定记录的惟一性，可不进行编号；其余的记录均应进行编号，以确定记录的惟一性，记录编号由特征号、程序编号和顺序号组成:

QEOR ** –**

表示该程序文件中记录的顺序号

表示管理程序的顺序号

表示质量、环境、职业健康安全管理记录特征号

5.1.3 办公室应建立【管理记录总目录】和样册，明确其修订状态，以便检索和查询；设备处、总调室应分别建立环境、职业健康安全记录总目录和样册，以便检索和查询；公用记录的空白记录表格可在办公网中发布供下载使用。5.2 记录的填写

5.2.1 应按管理程序规定填写记录，并做到及时、准确、完整、清晰，有可追溯性和见证性。记录填写人对记录的每一数据文字负责，记录要有填写人签名（或签代号）。记录不允许涂改，确需更改时应由填写人在其旁边签名或盖章。记录应真实反映管理过程或管理活动。

5.2.2 记录方法可以是书面文字，也可以采用电子媒体形式，若以电子媒体作为记录，应制定措施以达到与书面记录有同等程度的控制效果。

5.3 记录的收集和保管

5.3.1 各部门要指定人员负责本部门记录的管理工作，及时收集质量记录，并按形成日期先后为序装订成册。装订成册的记录要有封面和封底，封面应标明记录的名称、编号、保存地点、保存期。

5.3.2 各部门应对装订整理成册的记录（包括本部门填制的和其他部门抄送的）都应建立【管理记录清单】，以便于查找。内容包括：记录的名称、编号、本册页数、保存时间、保存地点等。

5.3.3 记录保存地点与环境由各部门配备，记录管理人员要定期对记录进行检查，防止损坏和丢失。

5.3.4 电子媒体的记录，各部门应及时制作拷贝，妥善保存，以避免数据的丢失。

5.3.4 进入信息系统管理的所有电子记录，计算机中心负责每天进行差异备份，每周进行完整备份并妥善保存，以避免数据的丢失。

5.4 记录的查阅

因工作需要查阅记录时，需征得记录管理部门同意，填报【记录查阅借阅单】由记录管理员负责查找，无特殊原因记录不得带出保管场所。需借阅时，应办理借阅手续，按期归还，并保证借阅期间不会损坏与丢失。保管人员做好记录查阅、借阅记录。合同要求时，可向顾客提供有关的记录。

5.5 记录的处置

各部门每年第一季度进行一次记录鉴定，以确定归档或销毁。属需归档的记录或《公司档案管理办法》规定需归档的记录，送档案室进行存档；如不必归档、超过保管期限的记录，保管人员确认后对纸质记录应填写【记录销毁清单】报本部门负责人批准后，进行销毁。记录的处置方法应符合保密的规定。

7 使用表格和记录