肉鸡良好农业规范GAP程序文件汇编

肉鸡良好农业规范

程序文件

文件编号:

版次:

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期:

生效日期:

受控状态：

发放号码：

目录

文件控制程序

1 目的

对与质量管理体系有关的所有文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本，保证质量管理体系的有效运行。

2 适用范围

本程序适用于与质量管理体系有关的所有文件和资料的控制。

3 引用文件和术语

3.1 引用文件

《记录控制程序》

3.2 术语

3.2.1 质量手册

规定组织质量管理体系的文件

3.2.2 程序文件

进行某项活动或过程所规定的途径文件

4 职责

4.1 办公室负责编写质量手册；

4.2 办公室负责组织各部门编写和审核程序文件；

4.3 各部门负责各自作业书的编制和控制、部门负责人审核；

4.4 管理者代表负责质量手册的审核、程序文件和作业指导书的批准。

4.5 总经理负责质量手册的批准；

4.6 办公室负责质量手册、程序文件、产品标准等通用文件的控制；负责外来文件的收集与控制。

5 工作程序

5.1 文件的分类

1）质量手册

2）程序文件；

3）作业指导书；

4）外来文件，如公司下发的规章制度、国家标准、行业标准、地方标准、政府下发的与GAP 质量体系有关的文件和法律法规、顾客和供方（或相关方）提供的有关文件等。

5.2文件的编制

5.2.1 文件编号

文件顺序号

质量体系缩写

部门名称缩写

公司名称缩写

5.2.2文件格式

1）采用A4版面，文件版式采用通用格式，即本程序的格式；

2）文件的最后一页为修改记录页，格式见本程序的修改记录；

5.2.3 质量手册内容

质量手册内容按国家认监委《良好农业规范认证实施细则（试行）》附件4的要求编写；

5.2.4 程序文件内容构成

1）文件名称：

文件名称由管理对象和业务特征两部分组成，例如：“不合格品控制程序”中的“不合格品”是管理对象，“控制程序”是业务特征。

2）目的

简要说明制定本程序文件的目的。

3）范围

简要说明程序文件的主体及所包括的方面。对于某些例外或不适用的场合，也要做出说明（一般不超过50个字），但不应包含要求。

4）引用文件和术语

——引用文件是指编写文件时所依据或引用的标准、法规、规定等文件，当引用文件省略时应写“略”字，保证文件格式的规范化。

——术语指编写文件时涉及到的并需要说明的术语和名词。术语省略时应写“略”字，保证文件格式的规范化。

5）职责

应明确程序各阶段由谁负责，其职权和其他人员的相互关系。

6）工作程序

——阐述管理的内容和方法，按活动的逻辑顺序列出开展此活动的细节，明确接口，说明如何记录和控制，注明任何需注意的例外或特殊情况，必要时辅以流程图。

——在工作程序的各环节中，对所要形成记录时，要填写的记录及其编制填写要求、审批权限要做出明确规定。

7）记录

在文件正文后，列出本程序所涉及到的记录表格的名称。

8）附录

参照GB/T 1.1中的规定执行。

5.2.5 作业指导书

作业指导书采用与程序文件相同的格式编制。

5.3 外来文件的收集

5.3.1供方提供的质量文件，由采购部门收集；标准、法律法规、顾客提供的文件及其他相关方提供的文件（如集团公司，政府部门等）由办公室负责收集，文件管理员登记入“文件清单”。

5.3.2各部门将收集到的文件统一到文件管理员处备案，文件管理员将其登记入“文件清单”。

5.4 文件的发放与接收

5.4.1 各部门制定的文件经批准后统一到办公室文件管理员处备案，文件管理员填写“文件清单”，并由文件管理员对文件统一发放。

5.4.2 质量手册、程序文件发放范围为公司中层以上管理人员；外来文件由收集部门根据文件的内容确定发放范围；第三层次文件由文件编制部门确定发放范围。

5.4.3 文件管理员按确定的发放范围发放文件，填写“文件发放登记表”，并由领用人员签字确认。

5.4.4 文件接收部门应将接收的文件填入“文件清单”。

5.5 文件的更改、换版与作废

5.5.1 文件的更改

1）质量手册、程序文件的更改，由文件更改提出人提出修改意见，办公室组织相关部门对修改建议评审，确有必要时对文件实施更改。

2）其它文件的更改由文件更改提出人提出修改意见，原文件编制单位对修改建议评审，确有必要时对文件实施更改。

3）文件更改时，在更改内容下划一直线表示出更改的内容，并在该页上标识出可识别的修改状态。

4）更改后的文件按本程序规定再次批准，由文件管理员按发放记录统一进行更换，将换下的页码收回。

5.5.2 文件的换版

文件经多次更改或每页都需更改时，需进行换版(版本号为年号)。换版时，由文件管理员负责按原发放范围统一更换，并将原文件收回，在原文件发放记录上做“收回”标识。5.5.3 作废文件的处理

当文件被确定为失效或作废文件时，由文件管理员统一收回，并做出“作废”标识，集中统一销毁。若因其它目的需保留作废文件时，由文件管员在文件上做出“留用”标识，并存档。

5.6 文件的管理

5.6.1 文件可分为“受控”和“非受控”两大类。与质量管理体系紧密相关的文件均为受控文件，加盖“受控”印章，质量手册、程序文件发放时要有“发放号码”。

5.6.2 任何人不得随意复印文件，不得将文件私自带出工作场所，当需使用文件时，经本部门主要负责人和公司人事科负责人批准,领取所需的文件，文件管理员进行登记。

5.6.3 当文件有以下情况时，应更新或补发文件

1）因文件破损严重或字迹不清晰影响使用时，文件使用部门要到文件发放部门进行更换。更换文件的受控号仍沿用原文件受控号，文件管理员将收回的破损文件销毁。

2）文件使用人将文件遗失后，应按本程序中要求办理申请领用手续，在领用申请中做出说明，经文件管理员核实、分管负责人批准后，给予新的受控号文件。文件管理员进行登记，并注明遗失的受控号文件作废。必要时将作废的受控号文件通知各有关部门，防止误用。5.6.4 文件的保管

1）与质量管理体系相关的文件必须分类存放在干燥、安全的地方；不得在受控文件上乱涂、乱画，确保文件的清洁，不准私自外借，文件的保存应易于识别和检索。

2）受控文件的使用人工作岗位发生变动时，应办理交接手续，同时到文件管理员处办理变更手续。

5.6.5 公司内部需临时借阅的文件，经文件借阅部门负责人批准后可借阅文件；公司外部人员借阅文件时需管理者代表批准，文件管理员填写“文件借阅登记表”。

5.6.6 各部门对发放到企业外部的文件要填写“文件发放登记表”（上报材料需用的文件除外），对更改的文件要及时与外部更换或声明作废。

5.6.7 文件管理员每季度要到有关部门核查文件的有效性、文件的管理情况，记录核查情况并存档。

5.7 记录的保存

形成的有关记录由各部门负责按FX/QM 4.2的规定执行。

6 记录

6.1 文件发放/回收登记表

6.2 文件清单

6.3 文件借阅登记表

6.4 文件修改审核表

6.5 文件销毁审批表

6.6 文件销毁记录