大数据时代档案管理模式的变化

大数据时代档案管理模式的变化

作者：宋锦韬

来源：《中国科技博览》2017年第27期

[摘要]在进入大数据时代后，如何更好地利用信息爆炸时代产生的海量数据为管理服务，和利用数据创造财富是不可回避的命题。档案的管理员也积极的学习这一技术，并将其引入到档案的管理工作中、档案数据的存储和备份、电子文档的管理等知识的管理中，管理决策日益基于数据和分析而作出，而并非基于经验和直觉，对企业正确的制定发展计划与合理安排企业资源有重要的意义。其中预测在企业中有重要的意义，在大数据时代，预测的准确度或许能够更上一个台阶，将促进企业健康发展。

[关键词]大数据；档案管理；策略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）27-0346-01

一、大数据在档案管理中的现状

大数据时代的典型特点就是预测变得更为精确。目前人类的数据处理能力在庞大的数据量面前还是太渺小，当数据处理能力的提升足以克服这一切后，混沌理论是否会黯然失色呢，一切都将变得清晰起来，偶然性也将因为盖然性变得不那么模糊？或许人类处理能力提升的速度远远都无法赶上数据的增长速度，混沌理论也将一直伴随着人类的发展。但不可否认的是，即使是现在的处理能力，大数据也能极大地提升预测的精准度。

（一）、大数据技术对档案管理的必要性

2013年1月29日，城乡建设部公布了第一批90个城市试点，都是由国家统一计划着城市建设正式启动。？建立一个城市，遵循“更多信息少灾害”和“多用途信息更多人”几个原则。？档案馆主要的工作是永久保存档案，并为科学和文化机构社区提供服务，存储大量信息资源，是信息资源的重点，但由于管理落后，人才缺乏，社会意识档案馆的原因，这些信息资源宝库还没有得到有效的开发和合理的利用。

（二）大数据技术实现存储和备份功能

使用数据库可以大大提高了档案管理的效率，但是近几年来，在使用档案库的过程中，经常遇到无法将新文件数据添加到数据库中，这种现象非常类似于传统文件管理当“扩展库”，也就是由于库的有限容量导致添加文件无法正确存储到数据库中。大数据时代背景下，随着档案信息化即将完成，档案数据库存储空间非常严重。归档安全存储大量的文件数据，不能盲目地覆盖建筑房间，那么文件数据也面临着需要大型存储空间备份的问题，就迫切的需要我们对数据看的存储进行优化，使档案馆的工作的效率得到大大得提高。事实上，与电信行业，电子商务，微博操作等面对数据库的问题的其他行业相比，文件存储空间问题是微不足道的研究这些

行业的领先公司，如中国移动，腾讯，百度，阿里巴巴等的大型的网络企业，每一个企业将都是大数据应用领头人，这表明大数据在应用层有相当的成熟度，一方面也表明大数据存储技术解决海量数据问题这些公司的有用性利用大数据存储行业的经验来解决数据存储的问题具有很高的参考价值。

二、大数据技术在档案管理应用的策略

第一，大数据正在改变企业的决策方式和决策者的身份。在以前，企业的重要决策往往由高级理层来做。高级管理层的决策依据往往是他们的直觉和在多年工作的经验。而在大数据时代，只要企业建立了强大的数据采集和分析系统，决策可以由普通员工来完成。他们决策的依据将是数据分析系统给他们提供的具体数据和前景分析。

第二，搜集、分析和运用大数据的能力将成为企业的核心竞争力之一。？我们现在已经可以肯定大数据对企业发展的巨大作用。因此，企业的领导层需要建立在大数据时代的企业的“数据战略”，甚至可能需要设立专门管理和分析大数据的专门职位，并且由专门人士所掌握它，他们需要厘清企业拥有哪些数据，能够运用哪些公共数据，能够如何运用这些数据创新并创造价值等。

第三，对数据分析专业人员的培养和延揽将是企业面对的一大挑战。大？数据的搜集、分析和运用需要大量的数据分析师，这些人才需要具备计算机、统计学、数据分析等领域的知识。而传统的计算机、统计或者经济、管理学科的学位项目无法培养出这样的复合型人才。即便国内外的大学已经开设了或正在开设数据分析的学位项目，招聘和培养符合企业需求，且有经验的人才也许会是企业工作中的重心。

三、大数据在企业管理中的具体应用

1、真正实时的了解客户

在过去，企业普遍通过采用小组和调查问卷的方式找出我们的客户在哪里。而当调查结果总结出来时，结果往往已经是过时的了。而利用大数据，这种状况将不再发生。大数据能够帮助企业完全勾勒出其客户的DNA。充分了解客户是有效的与客户达成生意合作的关键。当然，企业要确保客户的隐私不受威胁，大数据可以为企业提供针对个体客户的十分个性化的见解。使用互连的社交媒体数据、移动数据、网络分析和其他数据分析，企业可以充分了解每一位客户，实时的知道他们想要什么，以及何时想要。真正了解客户，意味着可以结合客户的个性化特点，给出有针对性的建议或显示广告。亚马逊已然将这一点做到了极致，他们为客户推荐的产品绝不是一个巧合。亚马逊的推荐引擎完全是基于客户在过去一段时间的购买行为所做的：客户的购物车中所收藏的商品、客户喜欢的商品、其它用户浏览或购买的商品。亚马逊使用的该算法，为每位客户定制了专属的个人主页。利用该策略是：该公司在其第三财政季度期间销售增长27%，达到了131.8亿美元，而去年同期的销售额则为96亿美元。

2、企业共同创建、实时改进和创新产品

大数据分析可以帮助企业更好地了解客户所想要的产品。通过从社会媒体和博客上收集人们如何评价某款产品，能够为企业提供比传统的问卷调查更多的信息。特别是当这些信息是实时收集到的，企业可以立即有针对性的对可能存在的问题做出改进。这样不仅可以很好的评估您的产品，同时还能够收集到不同人口群体或不同的地方的人对于某款产品的评价。

大数据还可以帮助企业运行同时进行数以千计的实时模拟，测试新产品或改进的数字化产品。利用可扩展的计算机电源，结合仿真算法，可以在同一时间运行和测试成千上万的不同的变化。每个设计只需一点点的调整，仿真程序可以结合所有的小改动，显示一款产品的改进。

四、结语

总之，大数据时代的到来和兴起大大的推动了企业管理组织的有效转型，为企业管理发展提供了有效的契机。大数据除了在提升企业信息管理化水平上的体现，还应该成为企业管理人员整合企业内部数据资源的有效利器。经营分析和经营管理的权力需要企业管理人员来掌握，管理的范畴应该包括数据的供应、分析和资源的配置。推动管理组织从会计核算向决策支持的转型。我国的企业应当抓住这次机遇，利用大数据改进自己的管理模式和业务流程，做到与国际接轨，从而真正的走向世界。

参考文献

[1] 张建设.大数据：战略论的终结与社会论决策的兴起.

[2] 刘智慧，张泉灵.大数据技术研究综述.

[3] 哈佛商业评论.数据科学家，21世纪最性感的职业.

[4] 孟小峰，慈祥.大数据管理：概念、技术与挑战.