高校办公室工作效能的制约因素分析

涉及 角色的定位、 功能职责的科学认定、 员的合适配置优化及考核、 人 管理成本的合理控制、 制 度 的健全 完善 、 能价 值 目标 的确 立 、 能评 价体 系建立等 一 系列 问题 的解 决。 效 效 ［ 关键词］ 办公室； 效能； 因素； 分析 ［ 中图分类号］ ６ ７ ［ Ｇ ４ 文献标识码］ ［ Ａ 文章编号］０８ ８５ （０１０ — ０９ ０ １ — ０９ ２ １）４ ０８ — ０ ４
率 和效能 不应偏 废 ， 这 并 不 意 味着 效 率 和 效 能 但
二 、 能 与效 率 的 区别 效
在现代管理工 作 中， 十分强调效 能和效率 。 般而言 ， 效能包含着效率 ， 要求体现效率。但效 能与效率两者却有着明显的区别 ， 主导工作的思 路 也是 有着 较大 差异 。效能 首先 强调 是关 于工 作 范 围的战略 思考 ， “ 指 做正 确 的事 ” 效 率 是 “ 确 ； 正 做事” 主要是工作方法 。一个单位或部门 ， ， 在管 理 中首先要考虑 的是效能问题 ， 次才是效率问 其 题 。如 果没 有对 工 作 全 局 的战 略思 考 ， 色 地 位 角 不 清楚 ， 责范 围不 明确 ， 职 仅仅 强调工 作方 法 的改 进 ， 不是 一种好 的管 理 ， 可能 会 出现 “ 心 办 这 还 好 坏 事 ” 部 门之 问 由于 职责 分 工 不清 而相 互 打架 、 ， 产 生 矛盾 ， 进而 影响 工作 积极性 ， 而会 失去工 作 反 效率。就效能和效率而言 ， 应站在效能的角度来 开展管理 ， 在思考工作的时候 ， 首先立足效能和全 局 ， 工作 进行 通盘 考虑 ， 对 正确 进行 角色 和职 责定 位， 明确 工作 职责 ， 定 工 作 目标 ， 而选 择 最 佳 确 进 工作方法 ， 追求获取最佳工作绩效 。在重视效能 的前提下将效能和效率有机统一 ， 避免片面 、 简单 和盲 动思维 。 管理大师彼得 ・ 德鲁克（ 在《 美） 卓有成效的 管理 者 》 书 中 简 明 扼 要 地 指 出 ： 不 论 职 位 高 一 “ 低 ， 身为 管理 者 ， 必 须 力 求 有 效 ” 效 率 是 凡 就 。“
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高 校 办公 室工 作 效 能 的 制 约 因素 分 析
一
具有 同样的重要性。我们 当然希望同时提高效率 和效能 ， 但在效率与效能无法兼得时， 首先应着眼 于效能 ， 然后再设 法提高效率 。 在这段论述 中 ， ” 彼 得 ・ 鲁克 提 出 了 两个 并 列 的 概念 ： 率 和 效 德 效 能， 正确做 事 和做正 确 的事 。在现 实生 活 中 ， 论 无 是单 位 的管理 行为 ， 还是 个人 的工作 方 法 ， 人们 关 注 的重 点往 往 都 在 于前 者 ： 率 和 正确 做 事 。但 效 实 际上 ， 第一 重要 的却是 效能 而非 效率 ， 是做 正确 的事而非 正确 做事 。 埃 克 ・ 寒 尔 （ ） 《 肯 锡 卓 越 工 作 方 拉 美 在 麦 法》 一书中提到 ：正确地做事” “ 强调 的是效率 ， 其 结 果是 让我 们更快 地朝 目标迈 进 ； 做 正确 的事 ” “ 强调的则是效能 ， 其结果是确保我们 的工作是在 坚 实地 朝着 自己 的 目标 迈 进 。换 句 话 说 ， 效率 重 视 的是做一件工作 的最好方法 ， 能则重视时间 效 的最佳 利用— — 这包 括 做 或 是 不 做某 一 项 工 作 。 “ 正确 地做 事 ” 做正 确 的事 ” 与“ 有着 本质 的区别 。 “ 正确地做事” 以“ 是 做正确的事” 为前提的， 如果 没 有 这 样 的前 提 ， 正 确 地 做 事 ” 变 得 毫 无 意 “ 将 义 。首先要 做 正确 的事 ， 然后 才存在 正确 地做事 。 试 想 ， 一 个 工业 企 业里 ， 在 员工 在 生产 线 上 ， 照 按 要求生产产 品， 其质量、 操作行为都达到了标准 ， 他是 在正 确地 做事 。但是 如果 这个 产 品根本就 没 有买 主 ， 有用 户 ， 就不 是在 做正 确 的事 。这 时 没 这 无论 他做 事 的方式 方 法 多 么 正确 ， 其结 果 都 是 徒 劳无 益 的 。正 确做 事 ， 更要 做 正确 的事 ， 不仅 仅 这 是 一个重 要 的工 作方 法 ， 是 一 种 很 重要 的管 理 更 思想。任何时候 ， 对于任何人或者组织而言 ， 做 “ 正确的事” 都要远比“ 正确地做事” 重要 。就一个 单位或部 门的工作而言 ， 做正确的事” “ 是战略问 题 ，正确 地做 事 ” 是 执 行 问题 。如 果 做 的是 正 “ 则 确 的事 ， 即使 执行 中有一 些偏 差 ， 结果 可能不 会 其 致 命 ； 如果 做 的是 错误 的事 情 ， 但 即使执 行得 完美 无 缺 ， 结 果 肯 定 是 灾 难 。所 以 ， 导 “ 确 做 其 倡 正 事” 的工 作 方 法 和 培 养 “ 确 做 事 ” 正 的人 与 倡 导 “ 正 确 的事 ” 工作 方 法 和 培 养 “ 正 确 的 事 ” 做 的 做 的人 ， 产生 的效 果 是截 然 不 同的 。前 者 是保 守 其 的、 被动 接受 的 ， 而后者 是进取 创新 的 、 主动 的 。 职业有分工 ， 职位有高低 ， 但无论什 么行业 ， 从事管理工作的人必须学会去思考管理的有效 ， 做一个“ 有效的管理者” 追求管理 的高效性 、 ， 有 效性 、 成效性是有理想 的、 成熟的管理者的 目标 ， “ 效率” 一词不足以表达 “ 有效管理者” 的这种心 理 诉求 ，效 能 ” 词则 更 符合 现 代 管理 的要 求及 “ 一 “ 效管 理 者 ” 有 的价 值 追 求 和目 标 ， 之 ， 理 务 总 管
叶 敏 黄 身勇 ，
（． １思茅师范高等专科学校 办公室，－ 普洱 ６５０ ；． －南 Ｘ ６００２ 福建 医科大学， 福建 福州 ３００ ） ５ １８
［ 摘
要 ］ 追求管理的高效性 、 有效性 、 成效性是有理 想的、 成熟的管理者的 目 标。影响
和 制约 高校 办公 室工作 效能 的 因素主要 有 ： 能 因素 、 度 因素 、 员因素 、 理 因素 、 术 因 职 制 人 管 技 素等 ， 高校 办公 室效 能提 升 需要 从 端正 思想 态度 入 手 ， 实现 人 、 、 的优 化 调 整 与合 理 配 置 ， 财 物
用等同义。胡适在《 卜 主义》 易 生 中说 ：法律 的 “ 效能在于除暴去恶 ， 民为非。 禁 ”李广 田的《 与 诗 朗诵诗》 中说 ：一般 的非朗诵诗也必须具备朗诵 “ 诗的优点 ， 那就是 ， 它必须强调诗的政治效能 。 ” （ 效能主要指办事 的效率和工作的能力 四） 有人说效能是衡量工作结果的尺度 ， 效率 、 效 果、 效益 是衡 量 效 能 的依 据 。管 理 领域 中效 能 的
① ［ 收稿 日期 ］０ １ ６ ２ ２１ — — ０ ［ 作者 简介］ 叶敏 （９ ７ ， ， １６ ～） 女 云南普 洱人 ， 副教授 ；
黄身勇（ ９０～） 男， １７ ， 福建永泰人 ， 讲师。
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思茅 师范 高等专 科学 校学 报
既追求更高的速率 ， 又追求更完整 的功能； 既 注重 系统本 身 的 目标 ， 注 重 系 统在 全 局 中的 地 又 位 和作 用 。 从 以上对 “ 能 ” 效 一词 的不 同 理解 来 看 ， 一 这 概 念本 身具 有 丰 富 的 内 涵 。在现 代 汉 语 词典 中 ， “ ” 三 种 含 义 ： 果 、 效 、 劳 。 “ ” 能 效 有 效 仿 效 能 指 力 、 量 、 够 。“ 能 ” 事 物所 蕴 藏 的有 利 的 能 能 效 指 作用 。笔 者认 为 ， 能是 “ ” “ ” 统 一 ， 效 效 和 能 的 是 指事 物正 确有效 发挥 作用 的能 量或 能力 。用一 个 公 式来 表示 ： 能 ＝ 率 ＋能力 ＋ 效 。 效 效 绩 “ 效能 ” 这个 概 念 目前 被 广 泛 运 用 于社 会 生 活 的多 个领 域 ， 于是 产 生 了许 多概 念 ， 比如 ： 产 生 效能 、 作 效 能 、 府 效 能 、 济效 能 、 理 效 能 、 工 政 经 管 服务 效能 、 教育 效能 、 环保 效 能等等 。在 不 同的领 域中使用效能一词 ， 其含义也有一些差别 。如： 经 济领 域 中收益 的最 大化 就 是 效 能 ； 医药 领域 中效 能是指药物效应 ， 是药物分子与受体结合后产生 效应 的能力 ； 教育领域 中 能主要指教育质量 和 效 效果 ； 化领 域 中效 能 是 指 文化 的作 用 力 和影 响 文 力 等等 。本文 探 讨 的 办公 室 效 能 ， 属 于 管理 学 则 领 域范 畴 ， 调 的是 办 公 室 工作 最 终 体 现 出的 良 强 好状 态 ， 是效 率 、 能力 和绩效 的有 于 效 能 含 义 的若 干 解 释
效能（ｍｃｃ ） ｅ ａｙ 是变革创新时代的常用语 ， 对
高校 办公 室工 作 效 能 的研 究 首 先 要 搞 清 楚 ： 么 什
是效能？近年来效能这一概念被使用的范围和频 度 在不 断扩 大 ， 学 者 们关 于 效 能含 义 的界 定 却 但 是 多种 多样 。概 括起 来有 几 下解 释 ： （ ） 能指 效力 ， 一 效 贡献 才 能 制 在我国古代典籍 中 ， 已出现效能一词 。《 尹 根 本 目的是 运用 各 种 科 学 原 理 的手 段 、 度 和 载 体 ， 动工 作 人 员 的积 极 性 、 动性 和创 造性 ， 调 主 不 文子 ・ 大道上》 “ ： 庆赏刑 罚 ， 君事也 ； 守职效能 ， 提高为 臣业也。 ”晋代 潘岳 的 《 雉赋 》 “ 射 ： 郁轩 翥 以馀 断提高工作人员 的办事效率和工作能力 ， 怒， 思长 鸣 以效 能。 ”韩愈 《 裴相公 让 官表》 人 民服务 的质 量 。 为 ： （ ） 能 ＝效 率 Ｘ目标 五 效 “ 实群 臣尽 节 之 日， 智 效 能 之 时 ， 君 难 逢 ， 才 圣 重 有学 者认 为 ： 一个 人 或 组 织 不 能 片 面 的追 求 德 宜 报 。 在 这 些 典 籍 中效 能 一 词 主 要 指 为 国家 ” 效率 ， 效率高不代表 目的就可以实现， 了目标再 有 效力 ， 贡献 才能 。 乘 以效 率 才是 达到 目的的方 法 。认 为决定 效 能 的 （ ） 能 即效率 二 效 则 瞿秋 白在 《 弹 ・ 乱 财神 还是 反财 神》 中说 ： 首要 因素 是 目标 方 向。如 果 目标 方 向正 确 ， 效 即效率越高 ， 效能就越高 ； 反 “ 他们是在 ‘ 提倡国货 ’更加有理 由叫工人 ‘ ， 增加 能与效率成正相关 ， 生产 效 能 ’”这里 的效 能 即效率 。 。 之 ， 能 就 与效 率 成 负相 关 ， 效 即效 率越 高 ， 能 就 效 （ ） 能就 是功 效 、 用 三 效 作 越 低 ， 至 为零或 为 负 。 甚 在一些学者的著作中， 效能与功效 、 效果和作 （ ） 能是效 率 与功 能 的统一 和整合 六 效