高校图书馆纸质档案数字化管理工作探讨

多提升 自身的渠道 ，能够 自 如应对高校 中档 案工作的新要求 。 为育人 、科研和服务工作 提供针对性的档案服务 。 ４ ． 运用数字化信息系统 ，科学系统管理 除了以上改进高校图书馆档案管理工作 的建议外， 我们还要恰当运用科学技术提高图 书馆的工作效率。 数字化信息管理系统可以迅 速地采集有用利用价值的信 息 资源 。 系统会将 收集到的资源信息及时进行处理和保存 ， 数据 储存安全 『 生 高， 可以备份 ， 查阅简单方便 ； 此 外， 高校各个部门上传的电子文件也可以通过 系统数据库进行保存 ， 此外 ， 档案部门还可以 通过网络直接采集有用的资源。 例如南大高校 的南大之星图书馆档案管理系统就充分的发 挥了系统软件优势 ， 比传统 的纸质档案管理时 提高 了几倍的工作效率 。
随着科技 的发展 ， 在纸质 档案 的管理工 作中使用计算机 网络技术越来越普遍 ， 但是 由于 图书馆档 案管理 队伍整体 素质偏 低或 者是诸 多单位 对图 书馆 的工作 缺乏足 够的 认识 和重视一一 图书馆 只是高 校的辅 助部 门而非教 学单位一样重要 。 所以认为纸质档 案 的管理工作 并元重要 性可言 无关高 校发 展大局 。 所 以从 目 前来看一方面由于工作人 员的知识 结构 ， 学历结构年龄结构等不合理
高 校论坛 ２ ０ １ ３年 ８期 （ 中）
高校图书馆纸质档案数字化管理工作探讨
张 芳 芳
（ 浙江 东方职业技术 学院 浙江 温州 ３ ２ ５ ０ １ １ ）
摘 要：高校 图书馆档案作为图书馆信． ｇ － 工作 当中不可缺少的重要组成部分 ｉ 作为 图书馆 系统 中文献资源珍 贵的知识财 富； 作为人类收集积 累贮藏社会治理资源
关键词：高校 图书馆 纸质档案 电子化 管理
高 校 图书馆档 案及 管理 的重要 性 近年来 ， 随着高校数量的不 断增多 ， 图 书馆 的规模也随之扩大 ，图书馆工作人员队 伍不断扩充 ， 业务范 围愈来愈广 ， 高校图书
一
、
馆日 常工作效率。在实际的保存过程中又无 法排除此类因素的干扰 ， 所 以对于纸质档案 的长期 保存成 为图书馆 档案管理 现实 工作 中需要 面临的一个问题 。只有尽 可能的通过 有效 的控制尽 量减少或 避免这些 因素造 成 的不 良 后果来延长纸质档案 的保管寿命。所 以就 目前来看 ，全 国现存最早 的纸质档案也
自身的专业知识素养 ， 掌握各类有关档案的
管理方法 ，提升 自身业务水平 ，成为一名一 专多能的档案工作人才。此外也需要高校制 定 档案工作 人员 学习培训 制度为其 提供 更
这些信息进行收集 、 分类 、整理和分析 ， 把 相关 的信息提供于领导 ， 因此可 以为领导作
出正确决策时提供相关 的数据和信息。通过 论证 和分析可 以得 出 科 学性的规律 ， 为解决 实际问题提供明确的方 向 ， 时时掌握 问题动 向。 ２ ． 为高校考核评估的重要依 据 图书馆档 案 主要包 括各种 文件 的上传 下达 ，本单位的请示、报告、总结 、计划 、 规划、方案 、藏品 目录、统计报表及馆外交 流材料等 ，比 较系统地记录了本单位各个 阶 段 的活动重点 ， 也是上级领导对图书馆工作 以及高校考核评估时查询的客观依据 ，也是
负责 档案工 作的管理 人员首 先需要 自己适 应新形势。 对新 问题新方法新思路敢于挑战 和学习， 不 断的通过Ｅ ｌ 常工作 日志、工 作总结 ，数据采购 、财务、科研 、读者信息 等等非常重要的信息资源 ， 其中的图片、实 物 、音频 、照片等有些需要永久性的保存。
的存在大多数高校未能形成素质优 良、 结构 合理、 科学高效的档案 管理队伍 。 另一方面 ， 高校 中 的兼 职档案 管理人员 接受过专 业技 能培训的较少 ， 缺乏对档案管理及档案信息
化建设 的基本理论 、知识和技能 ，而对档案 管理人员继续教 育的措施乏力 ， 又制约着档 案信息化建设 的进程 。
只是唐代 的，这也是为什么没有更早的纸质 档案重要 原因。 ２ ． 纸质档案管理工作 存在不足
本本一卷卷 的纸质资料中查找 。 并且 图书馆 也可以利用 网络 ， 在校园网络中实行非保密 信息的公开如学校通知 、 规章制度 、 科技成 果等 ， 有效增加档案 资源 的利用率 ，达到主 动服务 的 目的。 ３ ． 突出培养意识 ，提高人才素养 图书馆档 案工作 的主体是人 ， 工作服务 对象也是人 ， 所 以提高管理人员素养和服务 理念也 是改善 高校 图书馆档 案管理 工作 的
的表现形式 ， 做好 南极 图书馆档案管理工作对 图书馆 的发展具有重要 意义。但 目前实际工作 中存在着纸质档案数字化存在着档案 资源保存、价值鉴 定和再利用等等 几个 问题。本文就此入 手对 高校 图书馆档案管理 工作进行探索性研究 ，以便 能够有效 的为图书馆 日常工作、高校的教学、科研提供服务。
馆成为高校整体 建设评估 的有效考量。高校 图书馆档 案管理 工作作 为图书馆 体系 中重 要 的组成部分 ， 对图书馆 的良性运作及未来
发展起到至关重 要的作用 ， 其管理程度的好 坏直接反映了图书馆建设水平 的高低。高校 图书馆档 案保存 了学校上 级下发 的文 件对
有效途径。提高管理人员 的素养就是要重视 人才的培养 ， 提高工作人员专业素养 ，从而 提升服务水平 。为此非常重要的就是图书馆
因此 ， 做好图书馆 的档案 管理工作对于高校 各 类信 息的储存 和高校正 常工作 的顺 利进 行具有重要的现实意义 。 １ ． 为领导决策提供合理可靠依据 由于图书馆档案文献资源以各种数据、 文字和图片等形式存在 ， 并且在工作和生活 中不 断得到丰富和升华 ，图书馆工作人员将