质量记录管理培训教材

表单编号规则





1.程序文件质量记录： LZ（公司代号）/P（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺 序号） 2.管理性三层次文件质量记录： LZ（公司代号）/G（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺 序号） 3.技术性三层次文件质量记录： 3.1计量器具（含实验室设备）校准/试验方法/操作规程质量记录： LZ（公司代号）/JS（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺 序号） 3.2通用的检验规程质量记录： LZ（公司代号）/JY（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺 序号） 3.3设备、模具/工装操作规程、保养规范等质量记录： LZ（公司代号）/SG（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺 序号） 。
常见质量记录出现的问题




1.质量记录未按作业指导书、文件规定等标 准要求的内容、频次、项目进行记录； 2.记录填写不及时，记录后补或提前做假记 录； 3.记录内容不真实，编辑假数据； 4.记录漏项，没填日期或批次、炉次号，或 没有记录人、审核签核等。 5.记录填写过于潦草，不能识别，涂改未按 要求，破损严重。




1. 不得用铅笔填写，可采用签字笔或圆珠笔等 填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏，应能准 确识别，有填写人、授权审批人签署的全名。 2.记录填写要完整、详细，如有不需填写或不 适用的项目，可在该栏内以“/”表示。 3.各种记录填写的内容发生错误而需更改时， 采用“=”划改，由更改者在更改处签字或盖 章。 4.质量记录要及时、有效、正确进行填写，确 保记录有效性。
检查结果处理


1.当场告知主要责任人； 2.书面月报（电子档），报告时不能只报现 象，要指出具体问题点，例如：具体哪天 哪份记录，谁填的，要求是……错填成…， 以便责任人追溯并改进； 3.再次检查要针对已出现的问题追踪检查， 验证改进效果。
记录过期的销毁和处理


1.各记录保管负责人按规定的保管期限定期 组织鉴定，对无保存价值的记录将其列在 “文件销毁申请单”上，经管理者代表审 批确认后，进行销毁处理。 2. 如将过期的记录当再生纸使用，应明显 ×标识，以防误用。
记录检查小组





为进一步加强过程控制，确保过程记录的真实有效， 公司成立过程记录检查小组。各部门及各车间必须积 极配合检查工作，并积极改进检查发现的问题。 检查重点：记录的有效性，有无及时填写，杜绝事后 补记录、做假记录，及填写不完整等情况，并验证上 次检查发现问题的改进情况。 检查组组长：王总 组员：冯利霞；陆亚；黄萍；余先彬；余红梅；韦继 凤 每月召开一次记录检查工作会议，对存在的问题进行 汇总报告。 检查人员要秉持正确心态，积极、就事论事。
质量记录填写要求
质量记录整理


收集频次：班、日、周、月记录每月收集； 季度、年记录每年收集。 整理、标识：对收集的记录进行分类、分 期装订成册；对整理后记录作标识，注明 记录种类、名称、时间或编号范围。
记录保存




保存期限和职责：详见“记录保存清单”。 登记：建立“记录保存清单”，登记归档记录保存 情况，以备查阅。 保存环境控制：记录的保存由各部门自行负责，需 做好防火、防潮、防腐工作。用电脑保存的记录， 如拷贝、光盘等应具备相应贮存条件防压、防磁、 防晒，并及时备份，防止保存的内容丢失。 。 借阅：查阅人不得更改质量记录或使其损坏、丢失， 阅毕后及时（原则上在5个工作日内）收回。不得 擅自复制。 定期检查：每月检查记录保存状况,发现问题及时处 理；已保存到期的记录需提请销毁。
质量记录管理
2012-03-14
定义及职责


Байду номын сангаас

记录定义：记录：为已完成的活动或达到 的结果提供客观证据的文件，记录可便于 追溯。 办公室是质量记录的归口管理部门，负责 协调、组织记录的确认、标识、复制、收 集、贮存、处置等活动； 各职能部门负责本部门使用记录的收集、 标识、确认、装订、贮存等管理活动。