物业办公室档案管理制度

第一章总则
第一条为规范物业办公室档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业办公室档案管理工作应遵循以下原则：
（一）依法管理原则；
（二）统一领导、分级负责原则；
（三）完整、准确、安全、有效利用原则；
（四）规范化、标准化原则。

第二章档案收集与整理
第四条档案收集范围：
（一）物业管理合同、协议、委托书等法律文件；
（二）业主、住户资料，包括基本信息、入住登记、装修申请等；
（三）物业管理规章制度、操作规程、服务标准等；
（四）物业维修、养护、改造工程资料；
（五）财务、审计、人事档案；
（六）会议记录、报告、通知等文件资料；
（七）其他具有保存价值的资料。

第五条档案整理要求：
（一）按照档案分类标准进行分类、编号；
（二）确保档案的完整性和准确性；
（三）档案装订、包装应符合国家规定；
（四）编制档案目录、索引，方便查阅。

第三章档案保管与利用
第六条档案保管要求：
（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；
（二）档案柜、档案架应按档案编号顺序排列；
（三）定期对档案进行检查、维护，确保档案完好；
（四）档案管理人员应掌握档案保管知识，提高档案保管水平。

第七条档案利用要求：
（一）档案利用应遵循保密原则，未经批准不得外借；
（二）查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息；
（三）档案管理人员应指导查阅人正确查阅档案，确保档案安全；
（四）档案利用不得损坏、涂改、抽取、伪造档案。

第四章档案销毁
第八条档案销毁应遵循以下原则：
（一）依法销毁；
（二）经批准后销毁；
（三）销毁档案前应进行鉴定，确保档案的完整性和准确性；
（四）销毁档案应采用国家规定的销毁方式。

第五章责任与奖惩
第九条档案管理人员应认真履行职责，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

对档案管理工作成绩显著的，给予表彰和奖励；对违反本制度，造成档案遗失、损坏、泄露等后果的，依法依规追究责任。

第六章附则
第十条本制度由物业办公室负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。