文件、档案的分类整理及归档流程

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(一)归档文件定义
“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档
保存的各种纸质文件材料。

〞
(二)归档文件的整理
“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、
编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。

〞
(三) “事由〞
“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的
工作过程等。

如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次
会议。

〞
(四) “件〞
“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。

普通来说，文件正本与定稿为一件。

正文与为一件。

转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。

文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原
件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。

会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。

文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件
之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。

需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。

归档的文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护的相关要求。

(一)文件、档案的装订
需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。

专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。

文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。

普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。

此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序挨次在后。

(二) 文件、档案的分类、罗列
归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为 30 年、 10 年。

在分类方案的最低一级类目保管期限，根据机关文件材料归档围，按文件性质、事由、办结时间先
后顺序罗列。

会议文件、统计报表等成套文件可集中罗列。

永久：
顺序名称
1 会议记录；
2 年度工作方案、总结；
3 工作报告、生活会材料；
4 方法、规定、制度；重要文件材料；
5 大事记、组织机构沿革、院志；
6 合同、协议；
7 会议、活动等形成的主要文件材料；上级领导视察本院工作的材料等；
8 机构设置、机构改革、人员编制等方面文件材料；
9 人员干部任免、表彰、奖惩等方面文件材料；
10 干部年报、干部名册等；
11 业务统计全年汇总表；
定期：
顺序名称
1 半年工作总结；本院各部门全年工作总结；
2 关于普通性问题的请示与上级机关的批复、批示；
3 普通性事务管理、普通性业务文件材料；
4 编制的检察信息等材料；本院发文；
5 召开会议、举办活动等形成的普通性文件材料；
6 人事管理工作形成的普通性文件材料；
上级机关制发的普通性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本院主
7 管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关关于普通性业务问题的来函
与本院的复函等文件材料；
8 业务统计月报表；
(三) 文件、档案的编号
归档文件要根据分类方案和罗列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图 1) ，并在指定位置填写相关容。

(全宗号) (年度) (室编件号)
(问题) (保管期限) (馆编件号)
图( 1 “归档章〞式样)
“归档章〞需设置全宗号、年度、保管期限、件号等等
必备项，并设置了问题选择工程 (档案不进馆的单位，全宗 号可暂不填写； 不按问题分类的无须设置。

)
〔1〕、全宗号：档案馆给进馆单位编制的代号。

〔2〕、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公
元纪年，如 2022 。

〔3〕、保管期限： 归档文件保管期限分为：永久、30 年、
10 年。

〔4〕、问题：问题的名称或者规化简称。

〔5〕、件号：文件的罗列顺序号，只填室编件号，馆编
件号不填。

在分类方案的最低一级类目保管期限，按文件排 列顺序从“1”开场标注。

(四) 文件、档案的编目
归档文件应该逐件编目，归档文件目录(见图 2)设置件
号、责任者、文号、日期、页数、盒号、备注等等工程。

归档文件目录
年度： 问题：
保管期限：
图( 2 “归档文件目录〞式样)
责任者 备注
题名 盒号 件号 日期 页数 文号
〔1〕、件号：填写室编件号。

〔2〕、责任者：制发文件的组织或者个人，即文件的发
文
机关或者署名者。

联合发文的责任者以发文编写号的单位为主要责任者，加“……等〞。

责任者文字必须要写全称。

〔3〕、文号：文件的发文字号。

〔4〕、题名：文件标题。

如果档案或者文件没有标题或者标题不规的，可自拟标题，外加符号“〔〕〞；正文与，转发
文与被转发文，如果正文、转发文不能反映、被转发文容，、被转发文题名要抄录，附在题名后，并加符号“()〞；任免、调配等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，附在题名后，并加符号“()〞。

〔5〕、日期：文件的形成时间，以八位阿拉伯数字标注年月日，如 20220101 。

〔6〕、页数：每一份归档文件的页数。

文件中有图文的页面规定为一页。

〔7〕、盒号：档案盒的罗列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

普通不需填写。

〔8〕、备注：需要补充说明的情况，如果容太多，在备注栏加注“＊〞，具体的容填在盒备考表里面。

归档文件的目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4(长×宽为297mm×210mm) 型，并区分保管期限装订成册。

(五) 文件、档案的装盒
〔1〕、将归档文件按件号顺序装入盒中，并及时填写盒脊及备考表工程。

需要注意的是：不同形成年度的归档文件不可以放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不可以放入同一档案盒；不同问题类目的归档文件不可以放入同一档案盒。

〔2〕、档案盒封面要标明全宗名称，档案盒的外形尺寸为 310毫米×220毫米(长×宽) ，盒脊厚度为 40毫米。

〔3〕、盒脊设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止件号、盒号等工程(见图 3) 。

其中起止件号填写盒第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－〞号，填写件号要准确无误，做到盒脊起止件号与盒归档文件件号彻底一致。

全宗号
年度
保管期限
问题
起止件号
盒号
图( 3盒脊式样)
〔4〕、备考表采用国际标准 A4型纸，置于盒文件之后，工程包括盒文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图 4) 。

盒文件情况说明：
整理人：
检查人：
年月日
图( 5 “备考表〞式样)
“盒文件情况说明〞：填写盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

“整理人〞：负责整理归档文件的人员。

“检查人〞：负责检查归档文件整理质量的人员。

“日期〞：归档文件整理完毕的日期。

文书档案要在翌年的第二季度接收整理完毕。