公文写作语言规范及其运用

公文写作语言规范及其运用探析
摘要：语言是公文写作最基本的要素，积极探索和强化公文写作的语言规范，讲究和重视公文写作的语言运用，是各级各类文秘工作者适应时代发展需要、胜任履行领导参谋和助手职责的内在要求。

本文通过一系列较为典型的例证，从理论和实践意义出发，分三大部分进行了较为详尽的探析。

关键词：公文写作；语言规范；语言运用
语言是公文写作的基本要素。

公文写作是运用书面语言来传达贯彻党和政府的政策法令、发布法规、部署工作、总结经验、沟通公务活动情况和处理日常事务的一种活动。

语言在公文写作中不仅占有重要的地位，而且与其他文种相比，还有更特殊、更严格的要求。

所谓“一字入公文，九牛拔不出”；“笔下有人命关天，笔下有财产万千，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”，更充分总结了公文语言在公文写作中的至关重要性。

公文一字一词的份量，在古今历史上有无数的事实可以证明。

例如：中日甲午战争之后，清政府掀起了借洋债修铁路的热潮，清政府曾向德国借款修胶济铁路，有这样一个条款：“沿铁路线左右三十里内煤铁等矿，德国有权开采”。

清政府拟稿者的原意是左右加起来共三十里，德国人却钻了文字的空子，坚持左右各三十里，为此，清政府白白丢失了一倍土地的矿产开采权；清朝的翰林官徐骏，在向雍正皇帝的奏书中，误把“陛”字写成“狴”(一种野兽)，雍
正认为这是“有辱皇上”，立即诏令将徐骏革职。

之后，又因其他文字（“清风不识字，何必乱翻书”）引发案件，将徐骏处以极刑；2011年5月，为感谢北京警方迅速破获故宫展品失窃案，故宫博物院向北京市公安局赠送了一面写有“撼祖国强盛，卫京都泰安”的锦旗。

锦旗上的“撼”字，引发了广大网友的热评热议：“撼”在这里是“动摇”或“击败”的意思，与“捍卫”的“捍”不仅不能通用，而且意思相反，“撼”字有错，正确用字应为“捍”。

网友们纷纷指出：早在1925年，故宫就成立了博物院，成为保护、研究历史文物的重要部门，被普遍认为是文化人扎堆、深有文化底蕴的地方，但如今连一面小小锦旗十个字中还错了一个关键字，是既“丢物又丢人”。

从以上的实例我们可以得知，公文写作中语言规范的重要性可见一斑。

为此，积极探索和强化公文写作语言规范，讲究和重视公文写作语言运用，很有必要。

一、公文语言要符合公文的语体特征
所谓语体，是指公文写作中所体现的语言风格和语言运用体式。

公文是党政机关、企事业单位、人民团体处理公务的书面文书，它以实用为目的，在思维方式、社会功能、信息特点、遣词造句、篇章结构、修辞特色等方面，有别于文艺语体，不能像文艺作品那样渲染夸张，也不能缩小淡化，更不容许任何意义上的想象、虚构；公文各级语言单位的构成及组合，不仅应符合现代汉语的语法规则和一般逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊要求，体现具
有公文语体特征的规范化语言。

1.要根据写作的目的和对象选用词语
上级对下级作决定、提要求、发通知等，语言要准确无误，语气也要体现严肃性，更要注意平和透彻，深入浅出，使人心悦诚服；下级对上级反映情况、请示和汇报工作，提出工作意见或建议，既要讲究礼貌和尊重，又要注意言简意赅，态度谦和；平行单位、平级机关之间通报情况、协商问题，语气要诚恳、礼貌，多用商榷性语句。

2.使用规范化的书面语言
规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可使读者正确理解公文，能认真执行而不出偏差。

如：在公文用语中，使用“商榷”、“面洽”、“诞辰”、“不日”、“业经”或“拟”等书面语言，而不使用“商量”、“生日”、“不几天”、“早已经过”或“打算”等口语。

我们可以看到这样一个突出的例子：１９９３年11月国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第十六条“请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关”，“不要”多用于口语，放在法规性文件中，不合语体要求，因此２００１年修订的新《办法》第二十一条将“不要”改为“不得”，书面语的使用，使公文更具严肃性、庄重性。

3.恰当运用公文语体专用语
公文的拟写，不仅有规范的格式，而且还在长期的实践中逐步形
成了一套适合公文语体色彩、为人们所广泛使用、并得到社会认同约定俗成的公文专用语。

例如，开头语用“为了”（阐发目的）、“根据”（为了有所凭借）、“鉴于”（根据情况来判断）、兹（“现在”的意思）等；征询语用“当否”、“可否”等，结尾用“为荷”、“为盼”、“特此函复”、“特此函达”等；还有公文写作中的许多礼仪专用语，如各种行文通用的“谨悉”、“谨启”、“迳报”、“收悉”等；上行文中常用的专用语，如“呈送”、“承蒙”、“报请”、“见教”、“钧裁”等；平级机关公文往来使用的专用语，如“函请”、“函邀”等等。

正确恰当地运用这些专用语，有助于语言的简洁和严谨。

4.慎用形容词和描写类的修辞手法
大家知道，文章有五种基本表达方式：叙述、议论、说明、描写、抒情，但在现代应用文写作中，后两种是基本不用的。

如果不慎用形容词和描写类的修辞手法，就可能出现负面效应。

如某地一个大学毕业生在外地工作，他父亲在家乡为扑灭山火壮烈牺牲了。

在追悼会上的讲话中，他描述了得知父亲噩耗时的心情：“电话里听到父亲为扑灭山火壮烈牺牲的消息，顿时，我的心海荡起悲哀的浪潮，两眼犹如双泉，盈满晶莹的泪水，最后我的两行泪水像断线的珍珠纷纷落下”。

台上发言人表现出痛苦的神情，可是，台下的听众却忍俊不禁发出了笑声。

这就是追求华美的辞藻，滥用形容词和比喻的修辞手法导致的不良后果。

悼词以及追悼会上的发言，都属日常应用文，应讲究语言质朴，文字质朴无华，形容词和比喻、描写类
修辞手法的运用，必须惜墨如金，谨慎下笔。

5.讲究语序（词序）
公文语言的结构单位存在层次性，词语、句子层层递进，每一级语言单位都有一个内部成分的顺序问题。

词序（语序）是词语组合成短语或者句子时的内部顺序，是一种语法手段，它具有内在的功能价值，在不同语境中，同一词语结构往往有不同的变体，这些变体有时与语义有关，即词序不同，语意也不相同。

因此，公文写作对于语句词序必须讲究。

如清代湘军将领李元度与太平军作战，几乎没有打过一次胜仗，他自己在向慈禧太后的奏折中写道：“屡战屡败”，流露出回居故里，颐养天年的想法。

作为湖南老乡的曾国藩，看到这个奏折之后，马上在奏折上大笔一挥，改为“屡败屡战”，要求李元度重抄一次再上奏。

上奏之后，太平军一贯的手下败将，一下子成为了一个了不起的、不屈不挠的英雄，得到慈禧太后的奖赏和重用。

上述奏书中原文中的“屡战屡败”指作战不力，连连失败，而“屡败屡战”指虽然遭受失败却仍不失英气，意思有了根本性的改变。

又如“前方吃紧，后方紧吃”，“吃紧”点明了战局动乱，“紧吃”讽刺了国民党官僚乘机搜刮民脂民膏，醉生梦死的生活。

通过变换语序，揭露了国民党官僚在国难当头之时腐败堕落的丑恶罪行。

二、公文语言要讲究严密的逻辑性
公文语言逻辑性的强弱，是拟稿人语言水平高低的重要标志，是
语言基本功深厚与否的体现。

公文要达到准确、精当、严密的要求，就必须讲究语言的逻辑性，掌握逻辑的基本规律和各种思维形式。

逻辑的基本规律是人们运用概念、作出判断、进行推理和论证时必须遵循的。

在公文写作中，即要求拟稿人在同一思维过程中所使用的概念，必须保持其自身的同一性，不混淆概念或偷换概念；公文的表述次序应紧凑有序，用语审慎严密，纲目清楚，前后衔接紧密，方便阅读与理解。

1.用词不能自相矛盾
“自相矛盾”即逻辑矛盾，是指人们在思维过程中，对同一论断既给予肯定又给予否定，它是违反形式逻辑矛盾律的结果。

矛盾律认为，任何概念不能既是真实的又是虚假的。

它要求一个内容的表达不能自相矛盾，也就是要求概念表达有确定性。

违背了矛盾律，就会出现逻辑矛盾，即“自相矛盾”。

例如，某机关有一份《决定》，其中有一句是这样写的：“决定给××同志留党察看两年和撤销原任一切职务”，既然是原任，就无需撤销，撤销的应该是现任职务；这里的说法就自相矛盾。

又如有一份《通报》这样写道，“这种做法，在经济上造成不必要的浪费”，人们不禁要问，浪费也有必要的吗?这句话中的“不必要”三个字，实在是不必要。

又如，某县经委有一份《通知》中说，“经委建议你们减少不必要的报表，少开又空又长的会议”，人们看后会感到有些纳闷，会觉得不得其解，既然是“不必要的报表”，为什么只是“减少”而不是“杜绝”呢，
明明知道是“又空又长的会议”，为什么只是“少开”而不是“不开”呢?
2.用词应具准确性
公文用词具有不可替代性。

也就是说公文语言同一个意思的表达，不能既可用甲词又可用乙词，而只能选用一个最准确最精当的词来表达。

我们在拟写公文时，只有做到准确而又精当地运用语言来如实反映客观事物，才能使公文语言的准确性得到保证。

公文既然是为了解决实际问题而发，就必须做到用语准确，决不能含糊其词，模棱两可，更不能语义两歧，言过其实，随意夸大或缩小。

公文用语中，对事物的质和量都必须表达明晰，措词确切，要弄清每个词的确切含意、范围大小、程度深浅、分量轻重及与其他近义词的细微差别，做到用词准确，搭配得当。

尤其是法规性文件的用语，更需着力追求精确。

如传统《刑法》中惯用的术语“紧急避难”，后来在新《刑法》中将它改为“紧急避险”，虽只换了一字，用词就由含糊臻于准确。

因为所要避免的是某种“危险”，而不是什么“灾难”。

可见，用“险”字代替“难”字，就更准确地反映了事物的本质。

公文写作中，有时用错一个词，文意就完全不同。

如某市有份简报，报道某负责同志主动把扰乱社会治安的儿子送往公安机关服法(劳动教养)，但文中却写成了“送子伏法”，这就完全背离了事实，因为“服法”是指承担法律责任，服从法律制裁，而“伏法”是指“执行死刑”。

真所谓差之毫厘，失之千里!
3.用语要合乎语法要求
汉语是按照语序排列来表达意思的，语法就是用词造句的规则系统，它是词的构成规则、变化规则、组合规则的总和。

我们可以看到，在公文写作中有些词虽然选用得恰当，但如果语序不当、搭配不当或残缺，就不能正确或准确地表达意思。

例如，一份街道办事处的《关于严禁居民饲养鸡鸭猪狗的通知》中有这样一句：“违者，将派人捕杀之”，就犯了语法错误，“捕杀”的宾语不是代词“违犯规定的人”，而应是所饲养的动物。

另如，“科研成果能否巩固和提高，关键在于指导思想是否解放”。

在这句话中，“成果”可以“巩固”，但不能“提高”，应将“提高”改为“发展”就准确了，主谓搭配就恰当了。

4.语意不能出现歧义
歧义是指语句有两个或两个以上意义，同时形成两种或多种解释的一种语言现象。

对于自然语言而言，歧义是一种正常现象，不能简单视为语病。

如在文艺作品中，歧义有时被有意识地加以运用：相声作品中的歧义常常被用来制造“包袱”，就是明证；在日常用语交往中，如一些有“双关”意义的词语，在特殊语境中可视为“积极歧义”。

但公文语言既不能像文学语言那样蕴藉含蓄，精于修辞，耐人回味，也不能以词害义、造成语义模糊或不同的理解，造成思想表达的错误，给国家和人民的事业以及各项工作造成危害。

因为公文语言是一种用语精确的语言，公文的行文目的就是要使读者能
够准确理解公文内容继而付之于行动。

这就要求公文不仅标点符号正确，还要在整个句、语段、单个词语运用上也要准确无误。

例如，第二次世界大战结束前，日本之所以挨了两颗原子弹的直接原因之一，就与日本政府针对“波茨坦公告”发表的声明中存在歧义有一定关联。

1945年 7月28日，日本政府发表声明表示：“内阁对此公告执行一种‘默杀’政策”。

“默杀”一词没有对应的英文单词，在日文中可作“暂不置评”或“不予理睬”两种解释。

美国及其盟国将“默杀”一词理解为后者，盛怒之下美国相继向广岛、长崎投下原子弹，令10万人丧生。

根据战后文献和铃木首相的声明解释，日本当时并没有拒绝《波茨坦公告》，只是暂时不予置评，等待回复。

如果声明中没有“默杀”这个有歧义的词语，也许可以避免两颗原子弹的那场灾难性袭击。

三、公文中文言词语的运用要恰到好处
公文中文言词语运用得准确，可以使全篇生色。

曾国藩一生写了几千篇公文，胜仗败仗一一禀报，内容求实求真，都是用文言写的，我们今天读来还是感到亲切、自然；毛泽东主席一生也制作了大量的公文，《毛泽东选集》1—5卷就有许多大家熟知的公文，例如，《向全国进军的命令》，1948年9月由毛主席亲自起草的《中共中央关于九月会议的通知》等等。

其中也运用了许多文言词语，今天读来，仍感异彩纷呈，庄重严肃。

但如果乱用文言词语，就会令人啼笑皆非。

因此，公文语言中的文言词语的运用，要坚持以下写作
原则：
1.追本溯源不乱用
文言词语渊源流长，古代寓言故事、历史故事、古代典籍作品等，是它的生长地，它浓缩了中华文化的几多精华。

在公文写作中运用文言词语要溯流而上，弄清它们的真正含义。

如某国企的一份通报中有这样一句话：“ｘｘｘ省长力戒我们艰苦创业，扭亏为盈，走出困境”，“力戒”的意思是“全力戒止”、“千万不要”，意思恰恰弄反了；有一则《简报》这样写道：“这次农博会，我市有实力染指金牌的项目是x x米业的ｘｘ品牌”。

“染指”这个故事出自《左传·宣公四年》。

郑灵公宴请满朝文武官员吃甲鱼，唯独不给子公吃。

子公觉得没面子，很尴尬，他一气之下跑到郑灵公面前，用手指头在郑灵公盛甲鱼的汤里蘸了一点汤，放在自己的口里尝了一下，气冲冲地走了。

后来“染指”这一典故，就用来比喻获取非分利益或插手非分的事情。

在上面的例句中，这个米业集团创造的某个品牌是广大员工劳动和智慧的结晶，怎么是“染指”行为呢？显然与公文原意不符；再如，笔者曾看到有一份会议纪要中的一段话：“来自全国各地的20多名著名专家、学者和政府官员，相约湘江之畔，在‘资源节约和环境友好’的主题下，就相关热点议题进行了深入的交流与探讨，阐发了建设‘两型社会’的新思想、新理念，为‘两型社会’建设理论与实践建言献策。

会议上，你一言我一语，新颖的话题、独特的见解，使会场研讨‘白热化’。

而xxx社科院
原任领导xx就是这次研讨会的始作俑者。

”“始作俑者”这个典故出自《孟子·梁惠王上》：根据孔子“始作俑者，其无后乎”这句话，后人将“始作俑者”引为成语，意思是：最初制作俑来殉葬的人。

比喻第一个做某项坏事的人，或者某种恶劣风气的创始人。

上述公文中把“始作俑者”误用为第一个做某一件事情或者第一个提出某一项任务的人，显然是错误的。

2.画蛇添足不可取
公文拟稿人要有惜墨如金的精神，巧用文言词语，删繁就简，以使文无冗句，体现出公文语言的简洁凝练、要言不烦、意尽言止的特色。

如果不该用文言词语时为了以示文雅而画蛇添足，就会显得不伦不类、适得其反。

笔者曾看到过这样一份请帖，正文如下：“我公司谨定于公历xxxx年x 月x日（星期五）上午8点18分，在xx绿化广场举行开业典礼。

敬请县委、县政府主要领导衮衮诸公大驾光临。

”请柬表面看起来很文雅，时间、地点和被请者交代得很清楚，且恭敬有加。

但一推敲，读者对“衮衮诸公”一词就会心存疑惑。

“衮衮诸公”的意思是：旧时称身居高位而无所作为的官僚。

这样的请帖发出去，弄得被请者尴尬不已，不接受邀请吧，发了请帖还不去，人情上说不过去；接受邀请吧，就成了身居高位而无所作为的人。

如果这份请帖去掉了“衮衮诸公”一词，不正是恰到好处吗？
总而言之，文秘工作是每个机关单位各项工作的形象窗口，在公
文写作中把好语言关，是文秘工作者重要的职责之一，任何丝毫的疏忽都会影响机关工作的正常运行。

强化公文写作的语言规范，重视公文写作的语言运用，这是新形势下适应时代发展需要、胜任履行领导参谋和助手职责的内在要求和必经之路。

附：图片：。