4.2.3文件控制程序

宁波市杭州湾大桥发展有限公司ISO9001:2008 质量管理体系程序文件文件控制程序
HZW-QP-4.2.3-01（A/0版）
受控序号：
修订人：生效日期：_ __ 审核人：审核日期：_ __ 批准人：批准日期：_ __
1.目的
通过对公司质量管理体系及其相关文件的控制，确保对质量管理体系运行起重要作用的场所都使用有效版本的文件。

2.范围
适用于公司经营管理服务工作的质量管理体系文件及其相关外来文件的控制。

3.术语
无
4.职责
4.1最高管理者负责批准《质量管理手册》、《程序文件》并负责质量管理体系的批准发布。

4.2管理者代表负责组织编写并审核《质量管理手册》、《程序文件》，负责审批相关《外来文件清单》。

4.3公司办公室负责质量管理体系和相关外来文件的总体控制，包括文件原稿的保存。

4.4技术养护部负责大桥养护方面技术文件的管理。

5.工作流程
5.1文件和资料的分类
5.1.1公司质量管理体系文件和资料分为受控文件和非受控文件两种。

受控文件是指受更改控制的文件，公司内部使用的质量管理体系文件和与质量管理体系相关的外来文件均为受控文件。

非受控文件是指不受更改控制的文件。

5.1.2公司质量管理体系文件包括《质量管理手册》、《程序文件》和支持性文件，支持性文件包括各类作业指导书和管理记录。

其中管理记录作为文件的附件，按相应文件一并控制。

5.1.3与公司质量管理体系相关的文件指外来文件和公开文件：
a）外来文件：与经营管理服务质量有关的法律、法规、条例、行业规范、标准、及管理局提供的技术资料等。

b）公开文件：向客户、外包方等发放的技术养护管理办法、服务区管理要求、收费标
准、服务区车辆管理规定、环保要求、安全操作要求和各类安全信息通告等。

5.2体系文件的编制与审批
5.2.1《质量管理手册》和《程序文件》由管理者代表负责组织编写和审核，经最高管理者批准后发布实施。

5.2.2支持性文件由各部门负责人组织编写，由管理者代表审核，经最高管理者批准后发布实施。

5.2.3经审批后的质量管理体系文件由办公室统一负责登记入《受控文件清单》。

5.3管理体系文件的标识和编码
5.3.1受控的《质量管理手册》、《程序文件》均需加盖蓝色“受控文件”印章，但原稿上不需盖章。

5.3.2没有蓝色“受控文件”印章的质量管理体系文件在公司内部禁止使用，一旦发现，将予以没收并销毁。

5.3.3体系文件编号要求：
管理体系手册的编号方式：HZW-QM-2011
HZW代表：宁波市杭州湾大桥发展有限公司；
QM代表：质量手册编号；
2011 代表：文件发布实施的年份。

程序文件的编号方式：HZW-QP-XXX-XX
HZW代表：宁波市杭州湾大桥发展有限公司；
QP代表：程序文件编号；
XXX代表：程序文件涉及的标准条款号；
XX代表：代表对应条款的程序顺序号（顺序号自01、02、03递增）。

作业指导书的编号方式：HZW -WI-XX
HZW代表：宁波市杭州湾大桥发展有限公司；
W I代表：三层次文件代码；
XX代表：代表WI顺序号（顺序号自01、02、03递增）。

5.4质量管理体系文件的发放与保管
5.4.1质量管理体系文件在发放前应由办公室组织公司质量管理体系文件需求部门制定《文件发放范围清单》中的相关内容，经管理者代表批准后生效。

5.4.2文件发放前，办公室负责制定相应的《文件发放登记表》，根据审批后的《文件发放范围清单》的发放范围进行发放。

5.4.3在相关方提出需求的情况下,非受控文件的发放经管理者代表批准后,由办公室做好发文登记，并加盖蓝色“非受控文件”印章后发放。

5.4.4文件发放时，办公室应按《文件发放范围清单》所规定的分发号，并加盖蓝色分发号后进行发放。

5.4.5《质量管理手册》、《程序文件》、支持性文件原稿由办公室统一负责保管；各文件使用部门负责人或使用人负责各自文件的保管。

5.4.6管理记录作为一种特殊的文件应按《记录控制程序》要求进行使用与保存。

5.4.7文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，按本程序5.4.1和5.4.2要求执行。

不再使用的破损文件须加盖红色“作废”印章留存或实行销毁。

5.4.8空白的记录表格经批准生效后，可由使用部门进行复印使用。

5.5质量管理体系文件的更改
5.5.1各级人员在工作实践中发现有必要对质量管理体系文件做出修改时，需填写《文件更改申请表》，报原文件编制部门进行确认是否予以采纳。

5.5.2修改建议一旦被采纳，应将《文件更改申请表》报管理者代表批准后，由原文件编制部门或人员负责执行更改。

5.5.3文件更改后由办公室负责及时填写《文件修订状况表》，经修改的文件应及时更改修订状况栏，旧版文件原稿须加盖红色“作废”印章留存以供追溯。

5.5.4体系文件每页的修改状况依次用阿拉伯数字(0、1、2、…)表示，每修改一次其编号更新一次，当一个文件的修改多次后，由管理者代表负责向最高管理者提出换版申请，版本状况按英文字母(A、B、C、…)顺序表示。

5.6体系文件的借阅
借阅文件的人员应填写《文件借阅申请表》，经文件保管部门负责人批准后方可借阅，借阅人应按期归还文件。

5.7外来文件的控制
5.7.1公司质量管理体系有效运行所需的外来文件，如相关法律、法规、条例、行业规范、标准、大桥养护方面的技术资料等，收集方式由各相关部门采用网站下载、向行业管理部门申请、同行业借调进行收集，经管理者代表确认后，由办公室按受控文件要求进行发放和管理。

5.7.2特殊公文在使用前，原件均须报办公室归档备案。

通用公文由各出文部门负责归档备案。

办公室负责登记《文件签收单》，交至管理者代表，确认是否与质量管理体系相关，确认和体系无关的文件管理具体执行《公文管理办法》的要求，公文的立卷按照《档案管理办法》执行。

5.7.3经确定与质量管理体系相关时，办公室负责汇总，经管理者代表批准后，按本程序5.4要求发放使用。

5.7.4由办公室负责有关外来文件的更新，一般为一季度更新一次，并负责及时更新《外来文件清单》。

5.7.5当外来文件属于更新版本时，应及时从使用现场撤出失效版本，并由发放部门收回统一处置。

如使用部门需留作参考，文件发放人员应及时加盖红色“仅供参考”印章，原“受控文件”印章自动失效。

5.7.6受控外来文件的使用、控制和管理要求与质量管理体系文件相同。

5.8公开文件的控制
5.8.1公开文件的内容每发生一次更改，使用部门必须发出公开告示，确保更改后的公开文件内容能及时转达给业户及有关人员。

5.8.2公司服务区域内的各种广告、标识、公告等公开文件的发布或发放应填写《公开文件审批表》，经管代批准后可以散发或张贴，但其内容不得与现行有效文件的规定相抵触。

5.8.3有关部门发放给外包方的作业要求时，应做好文件发放记录。

5.9质量管理体系文件、受控外来文件等若以电脑磁盘备份形式保存时，由管理者代表规定相应的保管和使用权限。

5.10办公室负责每季度检查一次各管理中心质量管理体系文件管理和使用情况。

5.11电子文件由专人设密码交由办公室保管，电子文件未经授权（授权人具体体现在“文件修改申请单”的审核、批准人签字）不得进行更改，更不能未经授权进行删除。

6．相关文件
《公文管理办法》
《档案管理办法》
《记录控制程序》
7．记录
《受控文件清单》
《外来文件清单》
《文件发放登记表》
《文件更改申请表》
《文件借阅申请表》
《文件签收单》出师表
两汉：诸葛亮
先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。

臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。

先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

今当远离，临表涕零，不知所言。