第10章 采购发票

第10章采购发票
采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。

采购发票具有业务和财务双重性质，是K/3供应链系统的核心单据之一。

表现在：
首先，发票处理是企业采购业务中重要的一个环节，发票以有形的单据流代替企业生产经营活动中无形的资金流动轨迹，并与反映物流的外购入库单一起相互钩稽，实现资金流和业务流的双轨并行，从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。

第二，采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。

采购发票在采购系统中联系的单据最多，采购发票与采购订单、收（退）料通知单、外购入库单等全部业务单据都有联系；同时与应付款系统实现发票共享，并与采购合同、付款单、预付单据联系紧密。

这种联系既包括单据与单据关联的直接联系，还包括通过直接关联的单据与第三方单据间接关联，在供应链系统中，两种三方关联的模式中发票都是基本的关联因素。

这样，业务和财务信息之间紧密结合，平滑连接，形成了一个信息丰富的整体，从而提高了整个K/3系统的综合运作水平和效率。

第三，发票不仅表现了资金流动、同时也是业务实现的法定标志。

在企业购销业务中，发票往往是确认收入实现的标志；同时，采购发票包括增值税发票、普通发票的丰富内容，是抵扣税额的法定凭证。

第四，发票也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。

在K/3供应链系统中，发票与外购入库单钩稽后，需要继续处理入库核算、自动生成记账凭证、从而为正确进行利润的计算和结账打下基础。

这一连串的连续业务处理说明采购发票是重要的核算单据。

采购发票包括采购专用发票和采购普通发票。

其中专用发票是指增值税专用发票，是一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票，发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额等，购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。

普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。

一般来说，采购发票可以通过手工录入、合同确认、采购订单、外购入库单关联等多途径生成。

➢单据信息及录入方法
➢采购发票序时簿
➢采购发票相关报表
第10章采购发票
采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。

采购发票具有业务和财务双重性质，是K/3供应链系统的核心单据之一。

表现在：
首先，发票处理是企业采购业务中重要的一个环节，发票以有形的单据流代替企业生产经营活动中无形的资金流动轨迹，并与反映物流的外购入库单一起相互钩稽，实现资金流和业务流的双轨并行，从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。

第二，采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。

采购发票在采购系统中联系的单据最多，采购发票与采购订单、收（退）料通知单、外购入库单等全部业务单据都有联系；同时与应付款系统实现发票共享，并与采购合同、付款单、预付单据联系紧密。

这种联系既包括单据与单据关联的直接联系，还包括通过直接关联的单据与第三方单据间接关联，在供应链系统中，两种三方关联的模式中发票都是基本的关联因素。

这样，业务和财务信息之间紧密结合，平滑连接，形成了一个信息丰富的整体，从而提高了整个K/3系统的综合运作水平和效率。

第三，发票不仅表现了资金流动、同时也是业务实现的法定标志。

在企业购销业务中，发票往往是确认收入实现的标志；同时，采购发票包括增值税发票、普通发票的丰富内容，是抵扣税额的法定凭证。

第四，发票也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。

在K/3供应链系统中，发票与外购入库单钩稽后，需要继续处理入库核算、自动生成记账凭证、从而为正确进行利润的计算和结账打下基础。

这一连串的连续业务处理说明采购发票是重要的核算单据。

采购发票包括采购专用发票和采购普通发票。

其中专用发票是指增值税专用发票，是一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票，发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额等，购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。

普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。

一般来说，采购发票可以通过手工录入、合同确认、采购订单、外购入库单关联等多途径生成。

➢单据信息及录入方法
➢采购发票序时簿
➢采购发票相关报表
10.1.1 单据头信息
注意：
在K/3系统中提供了委外加工性质的采购发票，对于委外加工过程中加工
费的发票请录入发票类型为委外加工的采购发票，钩稽和核算也进行了相
应的处理。

费用发票处不再处理费用发票和委外加工入库单的钩稽。

采购发票的单据头包括的默认信息介绍如表10-1：
数据项说明必填项（是/
否）
整单折扣率（%）启用整单折扣时界面可见，默认值为零；可手工录入。

否
整单折扣额启用整单折扣时界面可见，默认值为零；
1)当手工录入“整单折扣率（%）”时，若“折扣额计算
基础”为“含税金额”则专用发票取“整单折扣率
（%）×∑分录整单折前价税合计”，普通票取“整单
折扣率（%）×∑分录整单折前金额”；若“折扣额计
算基础”为“不含税金额”则专用发票取“整单折扣率
（%）×∑分录整单折前金额”，普通票取“整单折扣
率（%）×∑分录整单折前不含税金额”。

2)当手工录入“整单折扣额”后，整单折扣率（%）自动
清零。

否
编号本张单据的号码，由系统根据【系统设置】→【系统设置】→
【采购管理】→【单据设置】中设置的采购发票的编码自动生
成。

如果用户将【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】
→【单据设置】中的“允许手工录入”选项选中，则用户可手
工修改系统顺序编号，否则用户不能修改该编号。

是
日期即单据日期，新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可
对日期进行修改。

（1）录入以前期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据
日期，财务日期为物流当期期间的第一天；（2）录入当期和
以后期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据日期和财务
日期；
是
供应商是指提供发票的单位名称，为必录项，其录入方法是：如果该
张单据是手工生成的，用户可以（1）直接手工输入供应商代
码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】→【基础资料
查看】或【查看】→【查看编码】，系统将弹出“核算项目－
供应商”查询界面，用户查询后选择所需要的供应商信息。

如
果该张单据是通过关联单据生成的，则供应商代码是自动关联
源单据的供应商代码，用户不能进行修改。

是
地址、纳税登记号、开户银行是当前供应商的基础信息，系统自动取自【基础资料】，用户
不能修改。

系统自动生成
源单类型下拉框形式，提供“无”、“采购订单”、“外购入库”、
“委外加工入库”、“购货发票”“合同（应付）”、“销售
发票”七种可选项，具体显示的项目根据业务流程设计设置的
情况而定。

第一次新增时默认为“空”，一旦用户使用过，则
将上次所选的单据类型保存下来，下次再次新增时，能直接显
示为上次使用过的类型，在“选单号”字段手工录入或F7选
单时，同样默认为该种单据类型的选单。

否
选单号供用户手工录入单据号和定位单据选单号的地方。

当源单类型
为
否
10.1.2 单据体信息
采购发票的单据体包括的默认信息介绍如表10-2：
外，还需合同号单独携带到表体相应分录上的该字段。

如果上游单据为非合同（采购订单、外购入库单、委外入库单、原发票号），而上游单据的“合同号”字段不为空，则除了携带上游单据单号到源单单号外，还需携带上游单据上的“合同号”到相关联分录上的“合同号”字段上。

订单单号用户在表头选单后，如果该单为订单，则除了记录源单单号
外，还需订单单号单独携带到表体相应分录上的该字段。

如果为上游单据为非订单（外购入库单、委外入库单、原发
票号），并且上游单据的订单单号非空，则需要将订单单号
的值携带到相关分录上的“订单单号”字段上。

系统自动生成
已钩稽数量指该物料与外购入库单已经钩稽的数量。

系统自动生成已钩稽金额指该物料与外购入库单已经钩稽的金额。

系统自动生成本期钩稽数量指该物料本期与外购入库单已经钩稽的数量。

系统自动生成本期钩稽金额指该物料本期与外购入库单已经钩稽的数量。

系统自动生成整单折前金额启用整单折扣后发票上该字段可见，支持手工录入。

是
整单折前金额(本
位币)
启用整单折扣后发票上有此字段，锁定并隐藏。

否
整单折前不含税金额启用整单折扣后普通发票上该字段可见，锁定不允许编辑。

否
整单折前不含税金额(本位币)启用整单折扣后普通发票上有此字段，锁定并隐藏。

否
整单折前价税合计启用整单折扣后专用发票上该字段可见，锁定不允许编辑。

否
整单折前价税合计(本位币)启用整单折扣后专用发票上有此字段，锁定并隐藏。

否
整单折扣分配额启用整单折扣后上该字段可见，锁定不允许编辑。

为整单折
扣额分配到发票分录上的值
否
整单折扣分配额(本位币)
启用整单折扣后发票上有此字段，锁定并隐藏。

否
表10-2
注意：
新增了费用发票的单据形式后，采购发票中的“应计费用”和“运费税
金”两个字段必须通过采购发票与费用发票一起和入库单钩稽后，再核算
回填才有效，用户手工录入的该两个字段的金额核算时不会生成其他应付
单，生成凭证时借贷也会不平。

10.1.3 录入方法
✓手工新增
手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息。

手工录入信息和录入方法可以参见前面介绍。

录入完毕，使用（1）使用工具条上的【保存】；（2）选择【文件】→【保存】；（3）直接使用快捷键Ctrl+S，就可以实现保存录入信息的功能。

如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示
进行处理即可。

在保存时，系统根据用户的相关选项会给予一系列的处理：
➢如果用户在系统选项中选择了<应收应付系统未结束初始化，则业务系统发票不允许保存>选项，则应付款系统不启用就不允许供应链采购系统保存发票。

若不需要与应收应付保持同步，则可不选中该选项。

➢如果用户在系统选项中选择了<采购最高限价预警>，则系统会检查每条物料的净价是否超过最高限价，并给予相应提示。

➢在保存的当前单据上，用户才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。

➢如果用户在单据上选择了<调整金额不倒算单价>，单价和税额字段不会进行重新计算。

✓关联生成
在【业务处理】模块的所有单据，只能实现单据的上拉式关联，即在相关关联的目标单据及目标单据序时簿上，显示选中的关联关系所对应的源单据号码，供用户选择相关的源单据来生成该目标单据。

蓝字采购发票可以通过关联采购订单、采购合同、蓝字外购入库单、蓝字委外加工入库单、销售发票生成；红字采购发票可以通过关联采购订单、采购合同、红字外购入库单和蓝字采购发票生成，此时都要求源单已审核但是未完全关联完毕。

入库单选单物料合并
如果用户在采购发票新增界面上选择【选项】→【入库单选单物料合并】则采购发票关联多张外购入库单生成时，提供合并源单的功能。

具体的合并依据可以选择【选项】→【入库单选单物料合并选项】进行设置。

在设置界面，用户可以设置合并的条件、合并后的单价来源、合并后的常用计量单位取值。

合并条件提供相同物料代码、相同辅助属性、相同单价三个选项，由用户依据需要组合成选单时物料合并的条件，其中
“相同物料代码”是必选项，不允许修改，即基本的合并条件为相同物料代码；其它另外二个选项默认不选中，允许修改；
合并后的常用计量单位取值取基本计量单位、取采购系统常用计量单位两种选项。

合并后的单价来源包括“默认取第一条物料单价”和“金额合并后倒算单价”两个选项。

如果选“默认取第一条物料单价”，发票选入库单生成时，对于多张入库单依据合并条件合并后，发票上的单价取源头单据上对应物料的第一条分录价格；如果发票上的单位取默认的基本计量单位，则合并生成后的数量应是基本计量单位对应的数量和；如果发票上的单位取物料属性中设置的采购系统常用计量单位，则合并生成后的数量是按常用计量单位换算过的数量和；
如果选“金额合并后倒算单价”，发票选入库单生成时，对于多张入库单依据合并条件合并后，发票上的采购金额取参与合并的各分录采购金额之和，发票上的金额取参与合并的各分录金额之和，单价依据金额/数量倒算得出；如果发票上的单位取默认的基本计量单位，则合并生成后的数量是按基本计量单位换算过的数量和；如果发票上的单位取物料属性中设置的采购系统常用计量单位，则合并生成后的数量是按常用计量单位换算过的数量
和。

注意：
如果关联外购入库单时，分录进行合并的话，则相应分录的源单单号和源
单行号只能取到合并中的第一行分录的值。

✓单据复制
单据具体复制的操作请参见公用功能中的“单据公用功能”部分。

10.1.4 连属单据的处理
在采购发票的界面，可以对其连属单据——费用发票进行录入、修改和查询等业务处理。

连属单据：是K/3供应链系统中引入的一种单据关系定义。

当两种单据之间不属于关联关系、同样也不属于钩稽关系，甚至单据头、单据体都部分或完全不同，但两者之间存在着从属或相关关系，就称之为连属单据。

这种单据关系就相当于一个将两种单据夹在一起的活页夹。

在采购系统中，采购发票和费用发票形成连属单据，是解决在采购物料的过程中发生的运输费、税金等需计入采购成本的采购费用的录入，以便发票审核将费用发票一起审核。

具体处理方式如下。

✓费用发票处理
在已保存的采购发票界面上，选择【查看】→【费用发票】，系统将调出一张空白的费用发票录入界面。

其中，如果当前采购发票为蓝字单据，则费用发票也为蓝字单据；如果当前采购发票为红字单据，则费用发票也为红字单据。

在调出的费用发票上，已录入自动填入连属单据号码，即为当前采购发票的单据号；另外还自动带入供应商信息。

用户根据实际情况录入其它业务信息，然后保存。

✓连属单据对应查询
1、在采购发票上可以查询已存在的费用发票，方法仍是选择【查看】→【费用发票】，调出该单据后，还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。

2、在费用发票上返回采购发票，方法是选择【查看】→【采购发票】，调出该单据后，还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。

该功能使用户不使用单据序时簿功能，就可以相互查询连属单据。

10.1.5 核心业务三方关联
针对采购发票的价格信息处理，系统提供了完善的采购核心业务的三方关联处理功能，综合外购入库单的数量信息和订单的价格信息来完成采购发票的关联，以保证业务处理的完整、合理性。

核心业务三方关联，是指在采购和销售业务处理中，“订单→出、入库单→发票”组成业务系统的核心单据，当形成业务流程、传递关联时会综合出、入库单的数量信息和订单的价格信息来完成发票的关联。

即当发票关联出、入库单生成时，发票除了取得出、入库单上的数量信息之外，还要从该出、入库单所关联的订单上取得订单价格信息。

三方关联功能针对企业中具有的普遍业务需求。

对于发票的业务流程设计是既要从入库单据中取得数量信息，也要从采购订单中取得订单价格信息，所以供应链系统实现“采购订单—外购入库单—发票”核心业务的综合管理，对该功能予以完整体现。

三方关联标志着业务关联方式已经是由单据之间一对一的信息传递方法完善为多对一的间接信息传递方法，即通过业务单据之间的间接关联关系来实现业务流程的严密、丰富。

这一质的变化使得应用流程变得更丰富多样，更大程度地满足用户的需求。

该功能的具体描述是：当采购发票通过关联外购入库单而新增时，则发票除了取得外购入库单上的数量信息之外，还要从该入库单所关联的采购订单上取得订单价格信息。

也就是说，为了紧密采购核心单据——订单、入库单和发票之间的关系，发票要从订单和入库单两方面取得其价格信息和数量信息，具体涉及的路线包括：
➢如果通过“采购订单→外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票”的流程来生成采购发票，则该张发票的数量信息取自与其直接关联的外购入库单，而价
格信息取自与其间接关联的采购订单。

➢如果通过“采购订单→收料通知单→外购入库单→采购发票”的流程来生成采购发票，则该张发票的数量信息取自与其直接关联的外购入库单，而价格信
息取自与其间接关联的采购订单。

➢如果通过“收（退）料通知单→外购入库单（包括红、蓝字）→采购发票”
的流程来生成采购发票，则该张发票的数量信息取自与其直接关联的外购入库
单，而价格信息取自与其间接关联的收（退）料通知单。

10.1.6 关联时的单价处理规则
关联时单价的携带规则请参见采购价格管理中的“单据关联时采购价格的获取”部分。

10.1.7 发票和应付系统的发票的关系
1、赊购的采购发票保存时传递为应付系统的发票，现购的采购发票如果选项：现购发票（费用发票）不传递到应付款系统选中，则不传递到应付系统，如果选项：现购发票
（费用发票）不传递到应付款系统不选中，则和赊购的采购发票一样，保存时传递到应付系统的发票；
2、采购发票审核和反审核时会同时审核应付系统的发票，由于采购新增的发票在应付系统可以单独审核但不能反审核，在发票审核时，如果应付系统的发票已经审核，则只审核采购发票，反审核时不管应付系统的发票的审核人和反审核人是否为同一人，只判断采购发票的审核人和反审核人是否为同一人，一起进行反审核；
3、采购发票反审核时，如果应付系统的发票已经审核并核销，由于应付系统不管选项未审核的发票可以核销是否选中，一律不允许反审核，因此将不能反审核发票。

4、采购发票修改、删除、作废时需要检查应付系统的发票是否已经审核、已经核销，如果已经审核或者已经核销，则该发票不能修改、删除、作废；
5、采购发票删除时需要删除应付系统的发票，修改后保存也需要将修改的数据传递到应付系统的发票上；
6、作废发票时需要删除应付系统的发票，反作废时重新传递到应付系统的发票；
10.1.8 审核与反审核
在K/3供应链系统中，提供单据审核和反审核功能。

如果本单据在【多级审核管理】中不设置进行多级审核，则审核和反审核指的都是业务审核；如果该张单据要进行多级审核，则审核和反审核包括业务审核和形式审核等其它审核与反审核。

采购发票和其它的非业务审核、反审核的处理与其它单据一致，审核就是在当前发票界面、新增并保存了一张单据后，（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择【查看】→【审核】；（3）直接使用快捷键F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已审核的发票选择【查看】→【反审核】、或者直接使用快捷键Shift+F4，系统会自动反审核该发票，并给予相应提示。

另外在发票序时簿上，也可以进行发票的审核、反审核操作。

方法是：（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择【编辑】→【审核】；（3）直接使用快捷键F4；（4）在右键菜单中选择【审核】来进行审核。

10.1.9 钩稽与反钩稽
对于采购发票，钩稽是发票与入库单确认的标志，是核算入库成本的依据。

已钩稽的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当期发票来核算成本。

采购发票钩稽就是在当前发票界面、新增保存并且审核了一张单据后，（1）单击工具条上的【钩稽】；（2）选择【查看】→【钩稽】；系统会自动钩稽该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已钩稽的发票选择【查看】→【反钩稽】，系统会自动反钩稽该发
票，并给予相应提示。

另外在发票序时簿上，也可以进行发票的钩稽、反钩稽操作。

方法是：（1）单击工具条上的【钩稽】；（2）选择【编辑】→【钩稽】；（3）在右键菜单中选择【钩稽】来进行钩稽，
在“钩稽”界面，用户还可以根据操作习惯调整栏位位置及显示与否。

方法是：选择【文件】→【显示隐藏列】→【**单据】，在调出的显示隐藏列界面，用户可以通过选中所需字段前面的对勾来设置相关单据在钩稽界面的显示列，通过修改所需字段的显示宽度值来设置其在钩稽界面的显示宽度，在退出“钩稽”界面用户的这些设置将会被保存下来，以便下次进入“钩稽”界面，系统能自动按上次的用户设定进行显示。

另外用户在“钩稽”界面直接对字段宽度进行的拖动调整也会在退出时被保存下来，并直接更新到显示隐藏列的设置表中，建议用户对所显示列的宽度设置可以直接在界面上通过手工拖动来进行，这样会更方便。

显示隐藏列的界面如图10-3：
图10-3
下面详细介绍钩稽及反钩稽的具体操作方法：
✓发票钩稽
在供应链系统中，一张采购发票可以与多张外购入库单、多张费用发票钩稽，多张发票也可以与一张外购入库单、一张费用发票钩稽，同样，多张采购发票可以与多张外购入库单、多张费用发票钩稽。

发票类型为委外加工类型时，进入采购发票钩稽－委外入库的钩稽和反钩稽界面，在该界面，发票只能选择委外入库类型的发票，入库单只能选择委外加工入库单；如果发票类型为外购入库类型时，进入采购发票钩稽－外购入库的钩稽和反钩稽界面，发票只能选。