档案管理学作业档案管理方法整理

系别：文学与传播学院班级：09汉本姓名：王振海学号：200940101012 国内外档案鉴定及方法整理
一．国外档案价值鉴定理论(一)年龄鉴定论。

是指档案产生的时间标准。

德国普鲁士国家档案馆馆长、档案学家迈斯奈尔于1901年提出了一整套鉴定档案的标准。

比如“高龄案卷应当受到尊重”的思想。

他的思想对世界各国的档案鉴定工作产生了深远影响，成为档案鉴定工作普遍遵循的原则和标准，至今还有重大意义。

许多国家纷纷为本国的档案设定和确立了禁止销毁的年代界限，凡是设定年份以前的档案一律不得销毁。

如美国规定的界限是爆发南北战争的1861年，意大利也是1861年，法国是1830年，英国是1660年，德国是1700年，原苏联规定是“19世纪下半期实行资产阶级改革之前形成的文件，一般不得销毁”。

(二)职能鉴定论。

是指文件的价值取决于其形成者和产生者的地位等级和职能的重要程度，也就是在政府机构行政序列中的等级或地位的高低。

波兰档案学家卡林斯基明确提出并阐述了“职能鉴定论”。

据这一理论，文件的意义和价值的大小取决于文件产生机关的职能是否重要，应当根据该机关在政府机关体系中的地位等级来确定它的文件是否永久保存，高级机关或职能重要的机构形成的文件的价值大于低级的，前者档案的保管期限要被定得更长，前者被留存的数量也就多于后者。

这也是一个被各国档案界所接受而普遍适用的理论，至今仍是档案价值鉴定工作中应当遵循的一条重要理论依据。

(三)文件双重价值鉴定论。

美国档案学家谢伦伯格在吸收了英国和德国等档案价值鉴定思想观念和实践经验的基础上提出自己的鉴定体系，认为公共文件具有两种不同的价值：第一价值和第二价值，第一价值(证据价值)一是指文件对其形成机关能满足文件产生者业务需要所具有的原始价值，包括行政、管理、法律、业务和财务价值等，应当关注文件形成机关在行政级别体系中的地位和职能的重要性；第二价值(情报价值)一是指对文件产生者之外的其他社会主体(机构或人)需求进行查询利用服务所具有的价值，也叫档案价值，档案人员应该主要注意文件的第二价值，关注包含在文件内容信息中的情报价值，而不应再注意文件的来源。

(四)档案优化理论。

这是基于20世纪初大量办公文件剧增造成了“胀库”现象提出的一种鉴定理论。

这一理论要求档案以最低限度的馆藏量来达到保存最大限度的档案信息，对馆藏档案既有量的要求又有质的保证。

世界各国为优化档案馆藏采取相应的措施，比如用确定文件进馆比例来控制进馆永久保存档案的数量，规定允许档案移交进馆机关的范围和名册，确定了哪些机关的档案移交进馆，哪些机关的档案不进馆或有选择地移交进馆，制定相关的移交文件标准规范，确定归档范围，进行选样保留等等。

(五)档案鉴定的效益理论。

鉴于人、财、物力的限制，人类无法也没有必要长久地保存所有的文件，因此在档案文件鉴定过程中，作为一个因素考虑档案的效益标准即档案文件的保管费用是十分必要的。

即指档案价值发挥作用所带来的效益，只有超过因保管和保护其安全所需费用或代价时，才具有保存价值和必要性。

20世纪70年代，美国档案学家梅纳德·J·布里奇福特提出：档案鉴定充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素，一种严格而实在的费用和核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。

(六)社会分析和职能鉴定论。

德国档案鉴定专家汉斯·布姆斯明确提出：“用文件形成者职能来体现社会价值”，即档案的价值取决于社会结构，通过社会职能体现出来。

1989年加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采用职能结构研究模式，将档案馆的鉴定方法置于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架之中，而不是以内容为基础的历史文献框架之中。

美国的海伦·塞穆尔斯提出“文献战略”概念，即通过将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题。

这是对传统档案鉴定方法的补充。

二．国内档案鉴定理论，鉴定在档案工作中占有特殊地位档案鉴定是档案工作必不可
少的内容,它对于档案的存亡、国家档案财富的质量与构成状况,以及实现档案的科学管理有着重要的意义。

鉴定贯穿于档案工作各环节之中,如在机关文件归档时确定归档范围,有保存价值的文件才归档保存转化为档案在收集、整理、保管、检索、利用、编研等工作中都充分考虑或不断审查档案的价值与保管期限。

档案鉴定理论是档案管理或档案学 理论的一个组成部分。

档案鉴定工作的含义与基本内容档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定,而经常的业务工作则主要是后者。

因为立档单位鉴定自身形成的档案,虽然仍有鉴别真伪的内容,但已退居次要地位。

档案鉴定工作的基本内容, 大体包括三个方面制定档案价值的有关标准,包括单行规定和档案保管期限表等具体判定档案材料的价值,确定其保管期限挑出本无保存价值和保管期满的档案,按规定进行销毁或作相应的处理。

三鉴定档案价值的原则和标准鉴定档案价值的原则是从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

档案价值是指档案主体与客体的关系,因而决定了档案这一客体是档案价值的物质承担者,它只有进人社会和人的活动领域, 为人所共识,并同人的实际需要相联系、相统一时,才使档案及其属性进人价值化过程, 与人的需要构成价值关系。

故档案的价值取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一,二者缺一不可。

据此,所谓档案的价值是指档案这一客体存在对人们所有的实用性或有益性。

幻档案的价值具有多维性、潜在性、相对性的特点。

鉴定档案价值的标准档案属性标准。

从档案客体方面分析,文件来源、内容及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。

档案来源是指档案的形成者。

档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可以影响甚至决定档案的价值。

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。

这是因为人们对档案最普遍最大量的需要来自档案的内容,而档案内容的重要性、独特性、时效性、真实性、则是准确把握档案内容其价值的依据。

档案的形
式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形式、记录方式、笔迹、图案等。

在某些情况下,形式特征也影响档案的价值。

社会需要标准。

鉴定档案价值不仅要分析档案本身属性,还应把握社会各方面利用档案的需要,才能确切判断档案的价值。

社会需要方向、需要面、需要时间都可作为鉴定档案价值的标准。

相对价值标准。

鉴定档案价值应从档案管理体制和原则出发,依据馆、室藏档案的丰富和完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复性等方面相比较而确定档案的价值。

四档案鉴定纳人法制轨道我国的档案鉴定工作在法律和法规上已经得到确认和肯定。

《中华人民共和国档案法》第十五条指出鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定。

禁止擅自销毁档案。

”几十年来,我国已制定出一整套保遨《档案”建设》管期限表,包括通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、机关档案保管期限表,从而使档案鉴定工作有法可依,有规可循。

五建立了科学的鉴定制度和组织为了保证档案鉴定工作质量和防止有意破坏档案,使鉴定工作有条不紊地进行,国家档案行政管理机关制定了《关于机关文书档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》,以及各种档案保管期限表等一系列鉴定标准文件。

规定机关的档案价值鉴定工作,应在机关负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组进行。

档案馆的档案价值鉴定工作,可组织专门的鉴定小组或鉴定委员会来进行。

经过鉴定对需要销毁的档案,应当编制档案销毁清册,办理批准手续。

禁止擅自销毁档案。

销毁准销的档案时,须实行两人监销的制度。

档案鉴定工作通常分阶段实施。

第一阶段,在机关文件归档时确定归档范围,无保存价值的文件不归档。

第二阶段,对于归档文件确定保存期。

第三阶段,到一定年限时进行档案价值复审,包括档案馆接收档案时的价值复审与划分为短期、长期档案的到期复审。

鉴定档案价值以定性分析法作为判定档案价值的重要方法,而定性分析与定量分析相结合是档案鉴定工作方法发展的必然趋势,直接鉴定法是鉴定档案价值的基本工作方法。

六鉴定理论的研究覆盖了国家全部档案现代的档案鉴定理论,已不局限于机关档案室的档案,还包括对各级各类档案馆档案的鉴定,这是我国已建立的严密的、完整的保管档案和管理档案工作的组织机构体系所要求的。

现代档案鉴定理论,不仅是文书档案鉴定的理论,也是对各种门类档案鉴定的指南如科技档案鉴定中提出技术因素典型因素、时间因素、项目特征因素、投人产出因素等等。

科技档案鉴定一般以一个
项目一个课题、一个产品、一个工程 为基础,但案卷是确定档案保管期限的单位。

我国的档案鉴定工作,经过近一个世纪和几代人的努力,在总结国内经验和借鉴国外经验的基础上,已初步形成了档案鉴定理论,使我国的档案鉴定工作脱离了纯粹直观地、按照指尖的感受来决定档案存毁的状态。

在看到档案鉴定理论形成的同时,我们也应看到我国的鉴定理论还不完备。

鉴定工作还是一个比较薄弱的环节,远没有像收集、整理、利用那样受到重视。

鉴定工作存在的问题成堆,已到了非解决不可的地步,须要我们花大力气去做扎实细致的工作。

只有开展档案鉴定工作,才能检验、修正和丰富鉴定理论,使之成熟和完备。

社会实践是检验真理的唯一标准。

理论来源于实践,理论由实践而赋予活力,理论与实践相结合才能得到发展。

愿档案界同仁在档案鉴定工作实践中,来充实完善和发展具有中国特色的档案鉴定理论。

三．科技档案鉴定的程序和方法1、科技档案鉴定的准备工作制订鉴定工作计划鉴定人员的组织编制科技档案保管期限表2、科技档案保管期限的确定永久和定期（长期、短期）两种应遵循科技档案的成套性原则先由鉴定小组人员按分工提出鉴定意见，填写科技档案鉴定单再由鉴定小组全图成员对鉴定单进行审查，形成集体意见，最后确定保管期限。

四.电子文件鉴定的基本方法
内容鉴定法通过审阅电子文件的内容判断其价值。

职能鉴定法以判断电子文件的职能活动为中心，通过确定职能活动的重要性来判断相关电子文件的价值。

职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。

职能鉴定法侧重宏观鉴定，明确有保存价值文件与无保存价值文件的界线；内容鉴定法侧重于对有保存价值文件的进一步去芜存精，形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。

五．档案鉴定方法
（一）、决定档案保存价值的因素1、档案自身的特点和状况档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否有保存价值，有什么样的保存价值。

2、社会利用需求国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。

上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的。

档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件，两方面的因素，都是客观存在的。

（二）、鉴定档案价值的基本观点[一]全面的观点1、在鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。

机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。

档案的作用是多方面的，也就是我们对档案的价值考虑时要从它的多个作用出发。

2、从档案之间的相互关系上分析价值。

鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。

3、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。

重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。

[二]历史的观点档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。

根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。

[三]发展的观点社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。

在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。

（现在我们应以怎样的眼光来预测档案的价值呢？国外出现了档案成为大众的文化中（媒）介的功能，而不仅局限于学术的利用了）(三)、分析档案价值的具体方法：总方法：档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。

研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。

方法：直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，去全面考查它的价值。

(四)、鉴定档案价值的标准（也有的书上称为"方法"）1、来源标准档案的来源是指档案的形成者。

档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。

2、内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。

对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：A、档案内容的重要性；B、档案内容的独特性；C、档案内容的时效性；
D、除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。

3、形式特征标准档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。

在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。

4、相对价值标准在一定
的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。

通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。

在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。

(五)、方法论问题1、研究利用规律，预测未来利用需要2、研究档案保存的效益3、重要性与保管期限长短的关系4、弹性原则保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关从严；两可之间的，就高不就低；暂缓销毁历史档案从宽，现行档案从严；解放前档案从宽，解放后档案从严；首脑机关从宽，一般机关从严；上机机关从宽，下级机关从严；撤销机关从宽，现行机关从严；(六)、在鉴定工作中需要注意的问题1.应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。

2.应当考虑各方面的作用。

这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。

3.对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。

4.宽严问题："宽"：指鉴定的标准放宽，多保存一些；"严"指标准严格一些，少保存一些。

档案鉴定2 为了保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率，便于鉴定工作的顺利进行，党和国家及其档案管理机关、档案馆和现行机关，往往根据鉴定档案价值的原则指导性文件。

档案保管期限表，就是其中的一种形式。

一、档案保管期限表的作用和类型档案保管期限表，就是用表册形式例举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。

它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

档案保管期限表，大致分如下几种类型：（一）通用档案保管期限表它是由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案使用，也称作标准的档案保管期限表。

如2006年国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》，就属于这种类型。

通用档案保管期限表，概括了全国各机关、团体、企业和事业单位普遍产生的文件及其保管期限，它具有通用性，是全国各单位确定一般性档案保管期限的依据和标准。

（二）专门档案保管期限表它是由国家档案行政机关会同有关主管部门编制的，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门性档案时通用的依据和标准。

专门档案一般由专用公文转化而来，因其是在一定工作部门和业务范围，根据特殊需要专门使用的公文，所以有其特殊性，保管期限与通用保管期限
有所差别，特单列出。

如1984年财政部和国家档案局共同颁发的《预算会计档案保管期限表》，就是作为国家财政税收机关和使用国家预算的各种机关、团体、事业单位鉴
定预算会计档案的统一标准。

（三）同系统机关档案保管期限表它是由主管领导机关编制的，供同一系统内各单位鉴定档案时通用的依据和标准。

如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》就是这种类型的保管期限表。

（四）同类型单位档案保管期限表
它是由档案档案行政机关或主管领导机关编制的，是同一类型（如学校、医院、工厂等）各单位鉴定档案时通用的依据和标准。

如《上海市县级机关文书档案保管期限表》，就是属于这种类型。

五）单位档案保管期限表它是各机关根据本单位档案的具体情况编制的，专供本单位鉴定档案时使用的。

它几乎包括了一个单位在工作活动中可能形成的所有文件及其保管期限。

如《国家计委机关文书档案保管期限表》，就是专为一个机关鉴定档案编制的这种档案保管期限表。

为了使用方便，机关档案保管期限表可以与立卷用的立卷类目结合起来。

以上各种类型的档案保管期限表之间具有一定的相互关系。

标准的档案保管期限表（或其基本原则）对其他几种保管期限表具有指导意义；单位档案保管期限表，又必须以标准的和上级单位颁发的各种通用档案保管期限表为依据。

各种类型的档案保管期限表，不能缩短标准档案保管期限表所规定的保管期限，但允许延长保管期限；在制定单位档案保管期限表时，同样不能缩短标准的和上级单位颁发的各种通用档案保管期限表所规定的保管期限，也可以延长保管期限。

各种类型的档案保管期限表之间的这种相互制约关系，是我国的档案集中统一管理原则的体现，它有利于妥善地制定有关的档案保管期限表和实际确定档案的保管期限。

二、档案保管期限表的结构和保管期限的划分（一）档案保管期限表的结构档案保管期限表，通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。

条款较多的保管期限表，还须把条款加以分类。

以上只是档案保管期限表一般的结构，可以根据各种档案保管期限表的特点，增加或减少某些项目。

条款，是一组类型相同的文件的名称或标题。

一般要求条款能反映出一组文件的来源、内容和形式，文字要简明确切、合乎语法逻辑。

在列举一组文件的来源、内容和形式时，可以指出具体的作者、问题和种类，也可以概括地指出其类型。

如：省直各厅、各医院、领导性文件、报表等。

保管期限，就是在每一条款之后，根据鉴定档案价
值的原则，指出该组文件应该保存的年限。

档案的保管期限基本上分为永久和定期两种，定期中又分为长期和短期两种。

在表述习惯上，往往不采取这种逐层划分方法，而平列地直称永久、长期和短期三种。

永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去；长期保存，一般指档案须保存16-50年左右；短期保存，一般是指1-15年。

对于机关档案保管期限表，其中短期和长期的期限，也可视需要来开档次指出明确的年限，如5年、20年、30年、50年登，以便届时进行复审。

划分具体年限时，最好与档案向档案馆移交的期限有所照应。

新的规定是：永久和定期（30年、10年）附注，是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。

例如，一些合同、协议书、借据的保管期限，往往需要从有效期满后算起，就可在保管期限后面注明“失效后”字样。

说明，对档案保管期限表所作总的“说明”，一般应指出保管期限表的适用范围，制定保管期限表的根据，保管期限表的结构，保管期限表的计算（二）不同保管期限的档案构成编制和使用档案保管期限表，特别是拟定和选用条款的水平，在相当程度上取决于对不同保管期限及其档案构成的理解。

1、列为永久保存的档案，是反映本机关主要职能活动和基本情况的，对本机关、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。

主要包括两部分：（1）本机关制定的属于法规性、政策性文件；处理重要问题形成的重要文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计排表；本机关机构演变、机关领导人任免的文件材料等。

（2）直属上级机关颁发的，属于本机关的主管业务，并且要贯彻执行的重要文件材料；非直属上级机关针对本机关主管业务，并且要贯彻执行的重要文件材料。

2、列为长期保存的档案，是反映本机关一帮做活动的，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料。

主要包括以下部分：（1）本机关一般工作问题的文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料。

（2）直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。

（3）下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

3、列为短期保管的档案，是低于上述两个层次的，在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。

它主要包括：（1）本机关一般事务性的文件材料；（2）上级和同级机关颁发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料（3）下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

三、档案保管期限表的编制方法编制档案保管期限表，一般有如下三项工作：（一）准备工作在编制档案保管期限表之前，必须仔细考察机关的工作职能、任务、地位、组织机构、业务分工、文书工作以及以往文件的数量、种类等情况。

关于以往文件的情况，可以通过立卷类目、案卷目录和文书工作制度、总结等材料来研究。

特别是编制得较好的立卷类目或案卷目录，可以作为编拟档案保管期限表条款的基础。

（二）起草工作在研究和了解机关工作和以往文件情况的基础上，设计档案保管期限表的结构体系和格式，然后具体拟写内容。

起草工作也可以通过卡片来进行，首先把条款和保管期限拟写在卡片上，再将卡片系统排列和编号，最后构成档案保管期限表的草案。

如果档案保管期限表的条款较多，为了将条款加以分类，在拟写条款之前还应考虑和拟出条款的分类方案，使所拟条款符合分类的体系。

（三）征求意见和修正草案档案保管期限表的草案编成后，应分送各单位征求意见，经修正的草案，须送领导审查批准。

第四节档案鉴定工作制度和组织一、档案鉴定工作的制度为了保证鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使档案的鉴定和销毁工
作有组织、有监督地进行，必须建立和健全档案鉴定工作制度。

根据国家的有关规定，档案决定著作制度的基本内容有如下三个方面：（一）鉴定档案的标准由党和国家及其档案行政管理机关制定统一的鉴定标准，各地区、各系统、各机关据以制定具体的鉴定标准，如1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》，1984年财政部和国家档案局联合发布的《预算会计档案保管期限表》等指导性文件。

各档案馆、各机关均须根据规定的鉴定标准进行鉴定工作。

二）鉴定工作的组织领导档案室和档案馆的档案鉴定工作，必须有组织有领导地进行。

按照《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等文件规定，机关的档案鉴定工作，必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，惊动工作结束后，应提出工作报告。

档案馆对无须继续保持的档案进行鉴定和处理，须征求有关部门的意见，并经领导机关批准。

(三）销毁档案的批准制度和监销制度
经过鉴定，需要销毁的档案，必须办理批准手续。

条例规定，机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案登记造册，。