OA电子文件归档管理分析

OA电子文件归档管理分析
信息化时代的到来促进了计算机技术的广泛运用，事业单位在日常管理也开始积极引进办公自动化模式，通过借助于计算机设备及相关系统来提升日常办公的效率。

在科学技术改革的推动下，OA系统在事业单位计算机中的运用更加广泛，这也是新时期事业单位规划管理需要引进的新技术。

针对这一点，探讨如何做好OA电子文件的归档管理工作，以更好的发挥OA系统的作用。

标签：OA；电子文件；归档管理；技术运用
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1 OA电子文件归档管理概述
1.1 电子文件的特点
早期受到技术水平及办公设备的限制，我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。

传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。

此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。

在计算机技术的推动下，我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。

经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。

然而，在事业单位规划管理升级的过程中，电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。

电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。

1.2 归档的原则
就事业单位日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。

因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。

虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。

在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。

一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读。

2 OA电子文件归档管理的现状
自新型的文件形式推广运用后，事业单位对OA电子文件的运用更为普及，也给事业单位内部日常管理工作创造了有利的条件。

而为了让OA电子文件发挥更好的作用，规划管理人员必须要深入分析这种电子文件使用存在的问题，及时改进调整后让电子文档发挥出更大的功能作用。

虽然各事业单位的办公自动化水平不断提高，但在电子文件的归档管理方面还普遍存在着一些不足。

目前我国OA电子文件归档管理工作存在的问题主要有以下几点：
（1）缺乏对归档工作的认识。

虽然OA系统在各单位得到了普及应用，但是很多单位缺乏对归档管理工作的认识。

电子文件的制作直到归档的各个环节管理都比较混乱，有的是职责没有明确，个别档案人员认为归档工作应该是信息部门负责，因而不愿接受文秘人员递交的电子文件；有的是工作人员缺乏重视，觉得没必要归档，或是没必要重视归档管理，使得电子文件归档工作不规范，导致文件丢失、损坏等现象时有发生。

（2）档案管理和OA系统不兼容。

OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成，其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。

档案管理和OA系统的不兼容表现在两个方面，首先，硬件设备上，事业单位采用的计算机及其外围设备难以满足OA系统运行的要求，如：信息处理速度、主机运行速率等，这些都阻碍了OA系统的正常运行；其次，软件设备上，还有很多单位的档案管理系统不能够与OA系统兼容，而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化，而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

（3）缺乏健全的归档管理制度。

良好的管理制度是事业单位日常经营有序进行的保证，也是事业单位扩大经营规模的基本条件。

对于OA系统及其相关文件的运用，事业单位要采取综合性的归档管理制度，引导内部职员开展归档管理工作。

虽然国家已经颁布了相关的制度规范，但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度，也没有先进的管理方法，使得归档管理工作比较混乱。

难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低，这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障，而且影响了电子文件的使用。

（4）缺乏档案工作的专业人才。

人才是事业单位长期发展的推动力，也是一项新经营模式顺利运行的后备力量。

由于OA系统是事业单位档案管理的新模式，原先的管理人员很难适应这种新管理方式的工作要求。

这就要求事业单位及时引进高素质的档案管理人才，档案人员要具备档案知识、OA系统以及网络相关的知识和技术。

而从事业单位当前的经营状况看，事业单位在人才引进工作上还存在不足，有很多档案工作人员都缺乏相关的知识和技术，而我国不少高校的相关专业还缺乏实践性的业务培
训，使得相关人员的实际工作能力不足。

（5）归档信息的安全问题。

信息安全是归档管理中必须要考虑的问题，这是由于计算机网络自身存在的漏洞容易造成信息资料受损、丢失、被盗，若信息安全保证不了将给事业单位造成巨大的经济损失。

经营者过于考虑经营成本，在归档信息建设上的投资较少，不利于归档信息的安全运行。

随着网络开放性的不断增强，归档信息也更容易受到攻击和破坏；信息系统容易受到某个硬件或软件的问题而导致归档信息的丢失或是损坏；由于电子文件自身的特性，出现人为疏忽或是被恶意的修改、窃取也难以察觉和及时修正。

3 加强OA电子文件归档管理的措施
鉴于OA系统下电子文件的诸多性能优势，事业单位必须要长期坚持使用OA电子文件，不断提升内部办公管理的效率。

因而，针对电子文件管理存在的诸多问题，搞好电子文件的归档管理工作成为了事业单位经营的一个重点。

加强OA文件管理，不仅需要单位领导到基层工作人员的重视，还要做好档案工作人员队伍建设、档案安全管理等等工作。

结合自身的工作经营，笔者认为归档管理要做好以下几点：
（1）加强对归档工作的重视。

电子文件作为新生事物，不仅有着便捷等种种优势，也由于其易修改、易丢失等特点需要工作人员特别的加以重视。

首先，各单位的相关领导要充分认识到归档工作的重要性，只有妥善的做好电子文件归档管理工作才能保证电子文件的完整、准确、安全，才能及时、便捷的为单位的日常工作提供信息的支持；其次，各单位的档案工作人员要认识到自身工作的重要性，做好档案工作不仅是档案人员的责任，更是为单位做贡献的基本方式，是体现自身价值的根本途径。

只有单位的领导和相关工作人员真正认识到归档工作的重要性，才能在日常工作中有效的开展归档管理工作。

（2）解决管理系统的兼容问题。

OA系统的兼容性问题是需要处理的重点，这关系着电子文件的使用效率。

事业单位在引进计算机设备或管理系统之后，要正确处理好OA管理系统与计算机网之间的兼容性问题，避免文件使用冲突引起文件受损。

由于有些单位的两个系统软件不兼容，给电子文件归档工作带来了很多麻烦。

这需要各单位根据自身情况，积极寻找二者的结合点，并使用统一、规范的系统软件，通过相关部门的配合来实现二者的紧密连接，以提高归档管理工作的水平。

（3）完善现有的归档管理制度。

各单位需要根据国家的相关规定，并结合自身的情况完善归档管理制度，进
一步明确相关标准。

要根据电子文件不同于纸质文件的特性来制定科学、可行的管理标准，包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准，标准的制定可以参考传统的管理标准，更要注意标准的前瞻性。

另外，标准的制定需要单位内的档案部门和技术部门、使用部门等进行协商，以保证标准能够满足电子文件的制作、使用、归档管理、技术支持等方面都能够满足实际需要。

（4）加强归档工作队伍的建设。

首先，因为档案人员要更为熟悉档案工作，所以要建立以档案人员为主的归档工作队伍，并吸收一些责任心强、素质好并热心档案工作的计算机、信息管理等方面人才，以保证归档工作的顺利进行；其次，要提高档案人员的素质，档案人员要在重视自身工作的基础上，积极学习电子文件归档管理的相关知识和技能，主动的去学习新的经验和工作方法，档案部门要根据实际情况积极开展培训工作，鼓励档案人员不断提高专业能力，帮助其尽快的熟悉、掌握OA系统，以切实做好归档工作。

（5）保证电子档案的安全。

首先，要做好日常归档管理工作，遵循按时归档、归档文件核对鉴定等原则，积极采取有效的归档管理措施，防止出现电子文件错乱或人为删改等现象；其次，要设专人负责档案系统的实体安全，每天对库房温湿度等环境因素进行调控，保证系统设备的运行安全；再次，要保证系统软件的安全，通过登录权限等对人员操作进行限制，在计算机上安装防火墙和杀毒软件，并及时更新，不使用外来的光盘等存储介质，以保证系统的安全运行；最后，要做好档案的备份工作，通过数据库备份，并重视电子文件载体的质量以提高文件存储的寿命等方式来保证文件的存储安全。

4 文件信息保护的安全技术
（1）数据库技术。

数据库技术的运用是为了提前防范事业单位网络信息出现异常，如：被盗、丢失等，通过数据备份的方式将原资料保存下来，以保证信息处于安全状况。

事业单位可以积极创建数据备份中心，选择优越的数据恢复技术，遇到信息数据受损时可提前进行修复补充。

（2）病毒防护技术。

病毒是目前破坏事业单位网络信息系统的最大病害，对于病毒问题的处理，事业单位要通过各种杀毒、防毒的方式加以处理，为信息系统营造稳定的运行环境。

如：每台PC机上安装防病毒软件客户端，在服务器上安装基于服务器的防病毒软件。

（3）虚拟网技术。

对于网络管理者来说，其掌握熟练的VLAN技术可为网络运行营造稳定的环境，避免受到外界因素的干扰。

如：虚拟局域网技术下的广播和单播流量都不会转发到其他VLAN中，对于事业单位本身发挥着控制流量及广播风暴的效果，在方便信息系统管理的同时也维护了安全。

（4）防火墙技术。

这种技术能将信任网络、非信任网络相互隔离开来，从而创建一个综合性的安全检查点，对一些异常信息流通进行过滤控制。

如：防火墙中的强制实糟能进行安全检查，避免事业单位信息遭到非法存取或攻击，维持了各项数据信息的安全运行。

（5）安全审核技术。

对于系统上流通的数据信息进行审核，及时拦截存在异常的数据信息，避免这类信息给网络系统造成干扰。

如：审核技术中对网络设备日志、操作系统运行日志、数据库访问日志等综合处理，及时发现异常问题且自动处理。

5 总结
综上所言，计算机网络技术的不断发展促进了电子文件的广泛运行，随着OA系统的不断发展，电子文件的归档管理工作也将越来越重要。

事业单位只有切实加强电子文件归档管理工作，并保持纸质文件的同步归档，才能与时俱进，提高单位的管理水平。

参考文献
［1］李惠红.互联网环境下OA电子文件归档策略的探讨［J］.现代交际，2010，（5）.。