复印机省钱秘笈

一。

节能状态——节省能源消耗。

省钱指数：4
可别小看了“节能”这个状态，以Epson彩色激光打印机Aculaser C1100为例，其工作状态下的功率为257瓦，待机模式下为61瓦，而节能状态下则仅有16W。

让我们来算一算，打印机每天工作时间约在3至5小时，大约20个小时左右处于空闲，如果让打印机全部处于待机状态，能耗为1220瓦。

如果让打印机全部处于节能状态，能耗为320W。

仅仅一天，就能为用户节省900度电。

是不是有点触目惊心的感觉？
目前几乎所有的打印机都具有这一模式，在选购的时候不必在意。

不过从“待机状态”进入“节能状态”的时间范围是需要我们去掌握的。

这个时间设置得太长，会造成能源的无畏浪费，设置得太短，又会造成打印机频繁启动，反而更浪费电。

这需要我们根据打印环境来进行设定，繁忙的环境下，打印机进入节能状态的时间要设置得长一点，避免打印机频繁启动。

而清闲的环境里，时间则要设置得短一些，让空闲时间尽量处于节能状态。

一般情况下，将此时间设定为20~45分钟是比较合理的。

二。

快速启动——节约能源消耗，节省时间。

省钱指数：4
其实打印机在进入就绪状态之前，最多的时间耗费都在定影设备的加热上，目前已经有很多打印机具备了快速启动的功能。

最有名的就是0秒预热技术，以陶瓷定影加热替代传统技术的灯丝加热技术，迅速让陶瓷表面达到可以定影的高温，即刻进入工作状态。

一旦打印完成，又立即调整到闲置状态，在节能模式下等待下一个打印任务。

不但极大缩短了首页输出时间，而且还能提高组件的耐用性，降低能耗和等待时间。

以HP面向中小企业用户推出的打印机LaserJet P3005为例，其待机模式下的功耗仅为9W，比许多打印机的节能模式还要低。

而且由于它在打印完成之后即刻进入节能状态，所以免去了用户的时间设置工作，而且全部的空闲时间都在节能模式下，省电能力更胜一筹。

而且采用0秒预热技术的产品具有较快的首页输出速度，又为我们节约了时间，提高了工作效率。

在选购时，在其他各项参数基本一致的情况下，我们应该尽量挑选此类产品。

三。

节约纸张和碳粉消耗——省钱指数：4
其实并不是所有的打印作业都需要输出得那么精美，如果作业仅仅是用来作为备忘录、看看版式、整体效果，那么我们一定要善用打印机所提供的N合1 打印功能。

这个功能在驱动程序中可以很容易地找到，从2合1、4合1到16合1，各种选择都有，你所要做的就是根据自己的稿件情况、需求进行调节就好了。

这个功能能为你节省很多纸张和碳粉消耗。

四。

省墨模式——省碳粉。

省钱指数：3
就像我们前面所说的那样，如果你的稿件并不是要提交给老板、客户，仅是内部的交流，那么你还可以选择省墨模式来打印。

这种方式打印的稿件在清晰度上一般都没有什么问题，只是要比正常稿件浅一点，不会影响正常的阅读。

目前已经有许多打印机提供了这种功能，例如富士施乐的彩色激光打印机DocuPrint C3055就提供了“碳粉节省模式”，可帮助用户更经济地使用打印机。

而三星则是通过机身上的按键来实现的，它是基于
硬件的省墨技术，通过电平降低硒鼓对墨粉的吸附力，使硒鼓所吸进的墨粉量变少，通过控制每个打印点的尺寸而达到节约墨粉的效果，特别是三星利用其强大的ASIC半导体技术，实现其在省墨方式下达到同正常打印一样的效果。

三星一键省墨功能可带来最大40%节省。

五。

安全打印——拓展应用，控制采购成本。

省钱指数：3
随着网络技术的发展，网络打印迅速普及。

但这样的的情况您遇到过吗？在网络环境中，由于自己打印的文稿没有及时取走，也由于多人同时打印，取走文稿时查找困难、缺页、误拿等现象时常发生。

如果您打印的是机密文件，您是否会担心网络打印会造成机密的泄露，成为企业的安全隐患呢？很多企业为了避免以上特殊情况的出现，为老板、财务等敏感部门再独立配置打印设备，这样就造成了一定的浪费，设备的利用率不高。

其实我们大可不必采用购买多台产品的方式来实现安全打印，这个问题并不难解决，目前很多打印机都提供了安全打印措施。

例如Epson Aculaser CX11系列就提供了安全打印方案，用户只需要再选配一台Silex SX-5100SP网络打印服务器(含Siles FUS-200指纹采集识别仪)，就可以进行高规格的指纹识别安全打印了。

指纹识别安全打印的步骤非常简单：
1.通过Siles FUS-200把需要加密的用户的指纹进行采集，预存入电脑，制成唯一识别信息；
2.用户在本地发出打印指令，但此时打印机并未开始工作；
3.用户来到打印机前，进行指纹识别，电脑将此时输入的指纹与预存的指纹进行比对，成功匹配后方可输出。

此外，凡是配置了硬盘的打印机也大多可以实现加密打印，用户为打印作业设置一个密码，在输出命令下达后，作业并不马上输出，而是等用户走到打印机前输入正确的密码后，作业才会打印出来。

相信在各行各业，市场策略、人事安排、红头文件、科研成果等机密文件输出的情况很多，此类的安全打印方案帮您解决了后顾之忧，同时也帮助您避免了重复投资，为您实现了成本控制。

六。

样稿打印——省纸、省碳粉、提高效率。

省钱指数：4
有没有遇到过这样的情况，在开会前需要打印出数十份你准备的资料，可是打印完了之后，却发现稿件上有一个小问题，但是却不得不改，于是所有打印的作业都浪费了，我们又得重新打印一遍。

既浪费了纸张、碳粉，还浪费了时间。

其实对这样的问题，很多打印机所提供的“样稿打印模式”就可以很好地避免。

这类打印机通常都配有硬盘，在驱动程序中，我们就能够很轻松地找到类似于“样稿打印”的模式，选定此功能，于是在打印N份的指令发出之后，打印机只输出一份作业，等你确认稿件没有问题后，后面的作业才会被输出。

如此一来，就可以减少无谓的浪费，而且也可以提高工作效率。

七。

延迟打印——节省时间，提高产品利用率。

省钱指数：3
延迟打印功能，顾名思义，是将需要打印的作业有一定的时间延迟之后才进行输出。

它先将将作业存储在硬盘中，待设定的时间到了才开始打印，因此只有配置了硬盘的打印机才具有此功能。

此功能允许用户按照自己办公室的打印机使用情况设定作业的实际输出时间，例如我们可以把并不着急、但又非常庞大的作业留在下班以后、打印机空闲的时候输出。

如此这般，打印庞大的作业既没有占用宝贵的上班时间，也没有妨碍别的同事对打印机的需求，节省了大家的时间，提高工作效率，同时也提高了打印机的利用率。

八。

网络管理软件——简化管理，提升效率、降低成本。

省钱指数：4
在现代的网络打印中，管理软件已经与打印服务器并列为两个核心部件。

网络打印管理软件可提供卓越的管理性，极大地减少了管理人员用于处理网络中打印相关问题的时间，直接降低了企业网络的管理成本。

随着软件Web化的趋势，目前大多数的网络管理软件都集成Web 服务器，所有的管理工作都只需在浏览器中输入网络打印机的IP地址即可。

网络管理软件的功能比较复杂，下面我们就以其中最负盛名的惠普WebJetadmin为例来说明。

惠普WebJetadmin是基于web的打印管理解决方案，可对网络打印机及相关的打印基础设施架构组件进行远程配置、监控、报告和故障排除，在帮助进一步提升IT人员的工作效率的同时降低总体拥有成本、提高最终用户的生产效率。

控制色彩使用人员和使用时间：通过控制色彩访问权限控制彩色打印使用成本。

延长打印机的运行时间：通过轻松访问HP instant Support服务快速诊断、搜索和解决打印机问题以使其重新投入工作。

获得多种报告，帮助进一步了解并更好的控制成本：报告有助于确定可获得更高资产利用率的领域。

无需重新测试或重新验证即可扩展功能。

提高IT人员工作效率：只需一个工具即可管理所有成像设备。

集成到企业管理数据包。

为批量设备创建设置：可以同时管理和配置多台设备，再也不用手动一次配置一台外设。

节省IT时间：可以在网络流量低峰期实施查找，从而避免带宽问题，提高生产效率。

增强安全性。

加强对自定义用户档案的控制。

将外设编排到逻辑工作组。

控制耗材：可以定制综合的耗材报告，将其链接到现有的采购系统上，提升了流程效率。

提高最终用户的生产效率：减少设备的停机次数。

简化固件升级过程。

其他的网络管理软件有佳能的NetSpot Console，爱普生的EpsonNet，利盟的MarkVision Professional，OKI的PrintSuperVision等等，这些软件所能实现的功能比较相似，只是在细节方面有所不同。

而且这些软件不仅能管理自己的产品，还能管理使用基于mib协议的网络服务器的其他品牌打印机，用户可以自行到网络上下载试用。

九。

成本控制软件——减少不自觉的打印，控制办公成本。

省钱指数：4
当今时信息爆炸的时代，随着信息量的迅速增加，人们对打印的需求也迅速增加。

如何管理打印机，如何有效控制打印机的使用成本已经成为管理者越来越关注的问题，尤其是在高校、设计院所、大中企业、会计事务所、审计所、律师事务所等具有大量打印需求的单位，打印机使用成本问题更加突出。

针对这一情况，很多厂商也拿出了自己的解决方案，如OKI具有允许网络管理员
现在彩色激光打印机成为办公室里的新宠，不过高昂的使用成本令不少管理人员对彩色激光打印机的使用都有一些要求。

比如要求普通员工、非对外资料、非最终文件都不得使用追踪打印机使用状况以此控制成本的Print Control软件，惠普公司也具有网络打印计费管理解决方案。

这些软件都能够统计每个用户、每个部门的打印量，并生成最终的报告供管理人员分析决策。

这些方案可以增强打印机的合理使用，同时增强用户的责任心，自觉减少不必要的打印，降低打印机的使用成本。

彩色输出。

不过这样的管理方式显然非常被动，难以很好地被执行。

通过软件，这个问题很容易就能够迎刃而解。

目前有很多彩色激光打印机厂商推出了彩色打印控制软件。

例如惠普所提供的“智能色彩控制”软件，可以按用户或应用程序指定色彩访问权限。

比如，可以完全关闭彩色打印功能，在不需要彩色打印时，只需将默认值设为黑白打印。

同时，除了能对所有用户实现彩色打印控制外，还允许对某些特定的打印用户进行打印设置，限制其他用户的打印权限是彩色还是黑白。

这样设置对于办公环境来讲，可以达到最优化的组合，最有效的控制彩色打印成本。

此外，当彩色硒鼓用完时，可自动转换成黑白打印，打印不中断。

十。

无纸收发传真软件——无纸化办公，提升流程效率。

省钱指数：4
对于新型的办公室，传真机是一个非常“鸡肋”的设备，电子化的信息可以通过网络快速传递，基本上不会再采用传真这样老掉牙的方式。

但是如果不配置传真机，和一些传统行业打交道时，又不得不用到。

而且使用起来也颇为麻烦，我们需要先把电子化的文档打印成纸文档，然后再由传真机发送，发送完成之后这个纸文档也没有更多的利用价值，只能送进废纸篓里。

可见，我们既浪费了时间，也浪费了纸张，非常不划算。

其实解决这个问题的方法也很简单——第三方的PC Fax软件，就能实现利用电脑来发送和接收传真。

它可以直接把文件接收到指定的PC中，让您的传真保存更加简单，并且大大改身了传真的文档管理。

它摒弃了传统方式下接收、再备份的繁琐流程，直接将电子版传真件保存到PC中，使传真的文档管理与归类更高效、更方便。

这一功能无形中还增加了传真件的保密性和安全性，传真直接接收到指定的PC，可以从更本上杜绝传真件丢失和泄密的问题。

同时也消除了由于接发传真来往于工位与传真机之间的时间，从而提高了办公效率。

在这一过程中完全不需要纸张介质，从而大大节省了办公成本，同时，不通过纸张也可以节省大量的墨粉消耗。

除此之外，无纸收发传真还可以避免接收垃圾传真所带来的纸张和墨粉浪费，所有传真均被接收到PC中，您可以根据需要进行删减或备档，进一步节省了办公开销。

可谓节约又环保！
目前有很多厂商在自己的驱动程序中就内置了此类的软件。

例如三星打印机的SamrThru 4软件、惠普LaserJet 3050系列多功能一体机的驱动程序都直接为用户集成了PC传真软件。

十一。

大容量纸盒——减少作业中断，提高工作效率。

省钱指数：4
纸盒容量大、数量多的激光打印机可以减少更换、填充纸张的次数，从而直接提高工作效率，大容量纸盒的配备同样也是提高打印效率的重要环节。

一直以来，人们普遍认为大容量纸盒只是激光打印机月负荷能力、最高打印速度等性能指标外衍生出来的一个附属项。

但当大负荷批量打印真正来临的时候，人们才发现纸盒已经成为高速打印的瓶颈，没有大容量纸盒的支持，激打的高效率很难在高负荷下发挥正常。

纸盒容量是指打印机支持多少输入、输出纸盒，每个纸盒可以容纳多少页打印纸张。

该指标是打印机纸张处理能力大小的一个评估标准，同时它还可以间接的说明打印机自动化程度的高低。

与打印机其它硬件指标相比，纸盒容量在某些应用场合的确显得无足轻重，但对于工作组或大型办公打印来说，它却是个不容忽视的问题。

纸盒容量大、数量多的激光打印机可以减少更换、填充纸张的次数，从而直接提高工作效率，大容量纸盒的配备同样也是提高打印效率的重要环节。

就目前来看，纸张存储容量达到500页左右，应对绝大多数的日常办公完全够用，但对于上百份的传单，近千份的简介输出需求却显得有些不足。

这些属于中小批量的样稿复制，如果采用印刷，成本会很贵，而且印多了，要改内容时就会浪费很多单张。

所以配备了大容量纸盒的激光打印机，无疑将是一个不错的选择。

所有的厂商都提供有选配的纸盒，不过能添加几个纸盒，最大纸张容量能达到多少，每个打印机都会有所不同。

有些打印机只能添加1个纸盒，最大纸张容量不过800页左右，而有些打印机则允许用户添加数个纸盒，最大纸张容量能达到数千张。

如果你的打印任务非常繁重，而且要求不能间断，如银行、保险业、电信等，那么在购买打印机时就应该留意其最大纸张容量。

十二。

内存——提高打印机运行效率。

省钱指数：3
对计算机稍有了解的人都知道内存对整体运行速度的影响，以至于当你咨询电脑为什么运行得有些慢时，第一个问题基本上都是询问你的内存配置大小，第一个建议也一般都是要你增加内存。

同理，打印内存也是影响打印效率的重要的因素。

内存为打印机的CPU提供运算空间和储存临时数据的空间，即缓存空间。

若此空间不足，就会严重影响打印机的运行效率，严重的甚至会让打印机“罢工”。

如果你经常打印大作业，也许会遇到这样的情况：能够正常打印前几页，而随后的打印作业会出现数据丢失(如丢失表格线、丢失页码)等现象，或产生异想不到打印效果(如文字变成了黑色块、随机多出一些黑线或打印全黑页和白纸)等，而一页一页打印或分批打印多页文件又可以正常打印；同时打印机的液晶面板或状态指示灯会提示打印机内存不足或溢出，有时在计算机的显示器上也会有相应的出错信息。

这是由于该打印文件所描述的信息量相对比较复杂(如多页文件、多份打印、有表格、有图形、有特殊字体和格式或者使用特殊软件等)，造成了打印机内存的不足。

另外，如果在网络中共享打印的话，有时会遇到多台计算机同时发出打印指令，这时，如果内存不足的话，就很难容纳较长的打印队列，从而造成打印信息的丢失。

目前打印机标配的内存应付普通的文档并无问题，只有当你频繁地遇到以上的这些情况时，要想进一步提高打印的质量和效率，添加一条内存就显得非常有必要了。

打印机内存各厂商所采用的标准都不太相同，有的可以直接使用PC机上的内存，这种通用标准的内存价格比较便宜。

而采用厂商专有标准的内存价格会比较昂贵，最好在购买打印机时就问清楚。

十三。

双面打印单元——节约能源消耗，降低办公成本。

省钱指数：4
在工作中，为了节约成本，不少企业都会鼓励员工将打印过的单面纸整理起来打印一些不太重要的内部资料，这表明很多企业对打印成本已非常关注。

另外，不少企业都会有打印标书、说明书等方面需求，为了体现这类材料的专业性，通常都会打印成双面的文档，在这种情况下，企业一般会采用手动换纸的办法完成打印，不仅效率低下，如果出现页码错误的情况，整份文档将会报废，造成浪费。

因此，一些企业干脆把这类的打印交给专业的印刷公司完成，这样一来，费用也就随之上升。

其实目前有很多厂商都提供了双面打印单元，像惠普的网络打印机凡是产品名称后面带有d的都是标配了双面打印单元，如果在购买时选购了没有双面打印单元的产品，也可以进行选配。

其他的一些厂商，如联想、富士施乐、爱普生、佳能、OKI、柯尼卡美能达等厂商也都或者提供了标配了双面打印机单元的产品，或者提供了此配件供用户选择。

谈到双面打印，不仅对企业，还是社会来说，都是好处多多。

首先对企业而言，双面打印可以降低50%的打印成本，例如按某企业每月打印50,000页、每张打印纸4分钱来计算，采用双面打印，一年仅纸张费用一项便可节约成本12000元，而且激光打印机一般可以使用3～5年，这样下来，就可以为企业节约4～6万元左右的资金。

其次，标配了自动双面打印模块后，避免了手动翻页的麻烦，也将大幅提升工作效率。

如再考虑到打印材料存放空间的节约和阅读舒适感的提升，双面打印的优势更是显而易见。

对社会而言，其意义更加深远，因为节约一张纸，就是为地球保护一抹鲜绿。

1台工作组级的双面网络打印机一年可以节省1吨办公用纸，生产这些纸张需要6棵成材树木，还有10吨左右的水资源耗费和污水排放。

人类社会已迈入倡导可持续发展的新阶段，并逐渐在全球范围内成为共识，因此，保护环境就是保护人类自己，为了我们的地球和子孙后代考虑，我们责无旁贷。

十四。

以太网卡——提升办公效率，便于管理。

省钱指数：5
以往打印机被划定为计算机的“外部设备”，原因是打印机必须连接在电脑上、必须依赖于PC机处理。

而现在打印机已经具有了内存、CPU，有些产品还具有硬盘，如果再加上一块以外网卡，那么它就可以直接连入网络，作为与计算机同样的独立节点而存在了。

打印机通过以太卡直接接入互联网，无需像以前必须通过电脑服务器或共享服务器才能接入网络。

这种突破，相当于使打印机拥有了真正的“网络身份证”，而不必再依赖一张不太可靠的“网络暂住证”。

拥有真正的“网络身份证”对于打印机及其用户而言有如下好处？首先，打印机的使用范围不再像“暂住”时代受到那么多限制。

不管用户是在办公室还是出差在外，只要知道打印机的IP地址，都可以轻松找到打印机进行打印作业，方便快捷；其次，打印机的可靠性、打印速度、以及使用及维护的简便程度等都得到了很大的提高。

同样是为了保障打印作业的顺利进行，用户再也无需既要担心所接入电脑的安全性又要牵挂打印机本身的稳定性。

再次，省出来的电脑可以被用做其他用途。

更为重要的是，打印机还将变得更易于管理，用户通过互联网便可以对打印机进行设置，了解硒鼓、纸盒纸张使用状况等。

对耗材使用情况的可管理性，将使用户实现对打印成本的有效控制，做到“打得清楚，省得明白”。

共享打印影响工作效率，其实原因很简单，当所有人通过一台电脑共享打印机时，任何一个发出的打印指令都需要通过这台连接打印机的电脑进行后台操作，当后台任务过多就会影响处理速度，也就影响了打印。

如果没有开这部电脑，或者电脑感染了病毒无法使用，所有的人都没办法进行打印作业了。

对于打印在其日常办公业务流程中占据重要地位的诸多企业而言，打印环节出现问题，就会对业务流程造成重大的影响。

在互联网科技如此普及的今天，让办公室的打印机连上网，每个人都能通过网络自如的进行打印，不受共享打印效率低下的制约，不失为一个解决业务打印需求量大、提升办公效率的新方式。

十五。

硬盘——拓展打印的应用省钱指数：3
打印机的硬盘也主要用来存放一些文件，和内存所不同的是，它的容量更大，而且可以长期存放文件。

在打印机中，硬盘主要是为了支持打印机完成一些特殊的功能。

如我们前面所提到的“安全打印”、“样稿打印”、“延迟打印”，这些功能的实现都需要依赖于硬盘来实现。

它们都是先将作业存放在硬盘上，待你要求的条件符合后，再由硬盘上调出作业输出。

此外，我们还可以把一些部门共享、常用的文件存放在硬盘上，这样你就不用每次都从电脑中把相应的文件调出，然后打开，再打印了。

我们可以直接到打印机旁边，调出这个文件打印即可。

而且这种方式用户无法对作业进行修改，便于文档的统一性。

再者，打印机使用的是特殊的系统，我们在Window上常遭遇的病毒烦恼在打印机上也可以避免，也保证了数据的安全。

另外，我们还可以在硬盘上存放字体，这一点对于广告、设计行业而言都很有意义，而且这种方式要比驱动程序里带的字体使用起来效率更高。

总之，硬盘的功能是帮助你拓展一些特殊的应用，如果你确实有这样的需求，那么使用久了，你一定会感觉自己的投资物有所值。

十六。

把好选购关——节省使用成本。

省钱指数：5
“良好的开头是成功的一半”，这句话套用在打印机上也一样适用。

如果你购买了一台适宜的打印机，那么你至少为以后节约了一半的使用成本。

那么什么是一台适宜的打印机？适宜的打印机是指一台能够符合用户实际使用需求的产品，既不一味地追求高指标、高规格，也不是为了节省购买成本而买一台性能与实际需求不相符的产品。

一味地追高，只能造成浪费，而单纯地苛求购买成本，只能让打印机长期处于疲劳状态，而提早葬送了打印机的寿命。

在选购前我们应该对办公室里的打印需求进行认真地调研，了解大概的月打印量、打印的作业类型、作业要求、每个用户的需求，只有这样你才能做到有的放矢。

在有了大概的方向之后，你会有一些候选产品，在这些产品中，你就需要挑选我们前面所提到的能耗低、并具有良好的节能方式的产品，并为打印机选配必要的配件。

把好选购关是你省钱的第一步，如果这一关没有把好，在一台不适宜的产品上是无省钱之说的。

十七。

养成下班关机的好习惯——节省能源消耗省钱指数：5
在下班之后，如果没有延迟的作业要打印，那么就应该顺手把打印机的电源关闭。

我们前面也提过，。