建设工程项目电子档案的归档应用实践

建设工程项目电子档案的归档应用实践
摘要：建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，是建筑
工程实体施工质量的重要保障和控制措施。

建设工程档案是在工程建设活动中直
接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的
历史记录。

随着建设工程电子文件在工程项目中的广泛应用，建设工程电子档案
逐渐被重视起来。

本文对建设工程项目电子档案的归档应用实践进行探讨。

关键词：建设工程；电子档案；应用实践
一、建设工程资料电子化优势
1.工程项目电子文件形成
（1）工程项目电子档案平台（以下简称平台）拥有齐全的表格模板库，并根据行业新
规范实时更新内业资料表格模板，保障内业资料编制符合规范标准要求。

（2）平台能够实现工程各方责任主体在线协同办公，签批流程实时追踪，提高办公效率。

并通过电子签章实现建设工程电子文件在线签批，保障电子文件的合法性、完整性、可
靠性及不可否认性。

（3）平台与多个建设行业相关系统对接，同步获取工程的相关信息、建筑材料检测报告、施工申报资料等电子原件，实现信息汇集、共享，大量减少纸张消耗、减少出行排放。

（4）由于工程文件涉及多方责任主体盖章，且数量极大，“盖章不齐全”的情况时有发生，靠人工排查耗时耗力，且仍存在隐患。

针对这类现象，平台能够自动进行风险预警，保证了
内业资料编制质量。

（5）平台设立了资料台账，可以展示任意时间段内完成资料的状态，使工程相关责任
主体对工程文件进度情况一目了然。

（6）平台基于云存储技术，将工程电子文件存储于云上，具有自动备份机制，保证资
料不丢失。

相关责任主体可实时在线查询预览所需资料，大量节省资料查找时间。

2.工程项目电子文件归档整理
（1）大幅度提升归档整理效率。

平台已收录各地市城建档案馆归档规范及归档文件清单，实现建立工程文件归档目录与工程文件制作目录的映射关系，并可以自动提取文件属性
信息，自动生成符合城建档案馆规范要求的著录单、案卷目录、卷内目录，解决人工整理方
式耗时长且易出错的问题，大幅度提升建设工程电子文件归档整理的效率。

（2）节约成本。

传统纸质文件形式归档将产生昂贵的扫描和打印费用（主要体现在图
纸扫描等）；提交资料甚至需用卡车装载，产生额外的交通运输成本。

以电子文件形式归档
将大量减少纸张消耗、交通出行、资料扫描等费用，实现节能减耗。

3.工程项目电子文件归档和电子档案管理
（1）显著提升政务服务效率。

通过信息化手段校验待归档工程电子文件的模式，相较
传统纸质文件全程人工校验的模式，将简化文件移交工作的流程并大幅度提升窗口档案接收
人员的办公效率，节约办件时间，进而提升政务服务效率。

（2）有利于工程电子档案的大数据挖掘应用。

传统建设工程档案数字化是采用扫描方
式对纸质文件进行数字加工。

但经扫描形成的电子档案不仅失去了原有文件的元数据信息，
且不利于工程电子档案数据的进一步应用。

直接接收工程电子原件，可保留其元数据信息，
有利于工程电子档案的大数据挖掘及后期应用，扩大档案信息资源服务利用，从而推动档案
管理信息化、服务现代化的进程。

（3）为全面实现电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式奠定基础。

电子文件归档和电子档案“单套制”管理是相对于纸质、电子“双套制”归档模式而言的一种制度创新。

它颠覆
性地改变了传统的文件收集、整理和归档方式，将电子文件管理嵌入文件形成、流转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子档案的全程化、专业化管理。

建设工程资料电子化
为全面实现电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式奠定基础。

二、存在难点与改进措施
1.存在难点
（1）工程文件涉及主体多，人员素质参差不齐，参建各方心理抗拒。

由于工程责任主
体包括勘察、设计、施工、监理、建设等参建各方，人员多而复杂，能力素质参差不齐，加
上内业资料的收集管理尚未受到重视，对内业资料人员的培训较少，也未能体现传、帮、带
的传统，对于新人往往是过渡1～2个月就开始独立内业资料工作。

虽然政府已发布《国务
院关于在线政务服务的若干规定》等文件明确“电子档案与纸质档案具有同等法律效力”，但
各方参建主体仍然担心电子档案能否被顺利接收，或已形成行为定势，对建设工程资料电子
化存在一定的排斥心理，不愿改变传统纸质归档方式。

进而导致建设工程资料电子化开展存
在一定困难，影响最终归档的无纸化率程度。

（2）顶层设计不完善，未全面实现信息共享。

工程准备阶段文件（如建设用地规划许
可证、审定方案通知书、施工图设计文件审批意见等）由不同行政部门负责审批，目前大多
采用线下办理的方式或尚未实现信息的互联互通。

尚未搭建统一的建筑材料管理平台，建筑
材料商往往不能提供电子版的质量合格证明文件。

导致目前工程准备阶段文件及材料质量合
格证明文件均采用“扫描+纸质”双套制形式归档，一定程度上影响最终归档的无纸化率。

（3）建设工程资料电子化管理重视不够。

长期以来，参建各方主体管理部门，对电子
文件归档重视不够，没有成熟的高效流程和专业的资料管理人员，对信息化技术不了解，与
实际应用要求差距较大。

我国的《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设
施工程竣工验收备案管理暂行办法》等法规条例，对工程资料的整理归档都做出了相关说明
和规定。

但是，由于部分施工单位领导对于档案资料的整理归档工作不够重视，相关工作人
员也缺乏管理意识，再加上相关部门监管力度不够，导致在工程竣工之后，工程档案资料不
够完整。

这不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好地反映建筑工程的施工质量。

（4）工程各方参建主体对电子文件归档规范及政策理解不到位。

如较难理解“电子原件”、“纸质原件”等术语及其差异，一定程度上影响了归档效率和效果。

2.改进措施
（1）强化顶层设计。

结合具体审批事项的可操作性，推行项目报建相关手续数字化和信息化，实现全流程无
纸化网上审批；搭建统一的建筑材料管理平台等。

实现建设项目前端策划、建设工程审批全
过程、材料进场等信息的共享，共同推进建设工程资料电子化、工程电子文件归档和电子档
案管理工作。

（2）加强组织领导。

建设工程资料电子化试点工作政策性强、涉及面广，试点项目领导小组要精心组织部署，各司其职，加强联动，形成合力，确保推广工作整体有序进行。

并加强督促检查，定期召开
项目会议，落实试点工作内容，及时研究、协调和督促解决工作遇到的问题。

（3）组建专业队伍保障。

针对工程电子文件归档与电子档案管理的特点，通过引进电子技术与档案管理的知识技
能人才，建立专业队伍，并加强对相关人员的专业化培训，提升人员的专业素质和个人技能，为试点项目顺利实施提供人员保障。

（4）加强宣传培训力度。

重视档案知识宣传教育、加强培训是确保竣工资料质量的有力措施。

基本建设工程中，
施工单位来自全国各地，工程管理人员也大部分是从基层抽调过去的，他们对工程档案重要
性的认识参差不齐。

因此在工程开工后，档案管理人员应分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案法律法规的宣传教育和档案业务知识培训，使他们在增强档案意
识的同时，也熟知档案馆对竣工资料的要求标准，在项目开始时就用规范化、标准化来严格
要求，杜绝施工过程中产生不规范的原始施工资料和文件出现，确保形成一流的竣工资料。

进一步树立建设工程资料电子化、工程电子文件归档与电子档案管理的鲜明导向，积极营造“交流学习建设工程资料电子化的前沿理念，分享建设工程电子文件与电子档案管理经验”的
良好氛围。

结束语
随着“数字中国”建设的推进，建设工程资料电子化正成为不可阻挡的时代潮流。

建设工
程资料电子化全面实行后，建筑工程资料管理信息化将得到质的飞跃，通过对数据的深入挖
掘分析，可助力打造智慧工地与绿色智慧城市。

参考文献：
[1]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究，2019（01）：88-94
[2]盛玲，黄炳河.基于电子档案平台的建设工程资料电子化研究[J].福建建设科技，2018（06）：70-72
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