档案资料管理体系

一、总则
1、为规范企业内业技术资料管理、搜集、整理工作，完整、系统地保留和科学地管理建设过程中形成文件材料，依据国家及安徽省相关规范、标准，制订本管理制度。

2、需要归档保留文件材料是指勐腊海诚工程部在工程建设开发期间形成含有保留价值多种形式统计。

3、文件材料搜集、整理、处理、储存、传输和应用等工作，由工程部内业技术管理工程师及其助理负责实施和实施，工程部经理负责监督和指导。

4、文件材料应随工程进展进行，确保真实、正确、含有时效性，并经相关责任人审核签字，立即存入计算机中，纳入整个建设项目管理体系中。

二、文件材料搜集范围
1、整个建设项目从筹建到完工验收期间形成含有保留价值文件，包含立项、可研汇报、评定、计划、会议纪要、勘测、设计、施工、完工等工作活动中形成文字材料、图纸、图表、声像等形式和载体文件材料。

2、文件材料起源：
(1)、集团企业各部门发文、批文；
(2)、子企业各部门发文；
(3)、政府部门发文、批文；
(4)、工程部内部形成文件材料；
(5)、和工程部相关单位联络多种文件材料；
(6)、工程部实施、办理外来文件材料；
(7)、其它。

三、工程部在项目内业技术资料管理中职责
1、在工程招标及和勘察、设计、施工、监理等单位签署协议、协议时，应对工程文件套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

2、搜集和整理工程准备阶段、完工验收阶段形成文件，并应进行立卷归档。

3、负责组织、监督和检验勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累
和立卷归档工作。

4、搜集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档工程档案。

5、在组织工程完工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程完工验收。

6、工程完工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合要求工程档案。

四、文件材料分类及内容
依据工程部实际情况，对需要归档保留文件材料可分为以下两类：
(1)、文书类资料：集团企业各部门、子企业各部门、政府部门日常事务性发文和批文，和工程部签发日常事务性发文和批文。

具体分类和内容见附表1。

(2)、技术类资料：工程部(建设)、勘察、设计、施工、监理及质量站、材料检验等单位在工程建设开发期间形成技术类文件材料。

技术类文件材料可划分为：基建文件、监理文件、施工文件、完工图四部分。

具体分类和内容见附表2。

五、文件材料管理要求
1、文件材料要达成完整、正确、系统、安全和有效利用要求，并对其搜集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反应项目建设和管理活动全过程，标准上归档文件为原件。

2、文件材料内容必需真实、正确，和工程实际相符。

字迹清楚、图样清楚、图表整齐，签字盖章手续完备。

3、文字材料幅面尺寸规格为A4幅面(297mm×210mm)。

图纸统一折叠成A4幅面，内折外翻图标。

卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵照文件材料形成规律，保持案卷内文件材料系统联络，时间次序编排，一个工程要在一起立卷，假如资料多(每卷通常不超出4cm)，可立数卷。

4、内业管理人员应确保经办文件系统完整(文件中多种附件一律不准抽存)。

内业管理人员应立即将办理完成或经领导批存文件材料，搜集齐全，加以整理、归档保留。

5、归档文件材料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。

完工验收归档文件套数要求为三套，一套由工程部保管、一套(原件)移交当地城建档案馆、一套由集团企业保管。

6、在归档文件材料中，应将每份文件正文和附件、正稿和印件（或传真件）、请示和批复、多个文字形成同一文件，分别存放在一起，不得分开。

不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷。

六、文件材料借阅、销毁
1、建立查阅、借阅登记制度，企业人员调档查阅，必需由内业管理人员统一进行登记。

外单位人员查阅文档，必需经部门经理同意。

2、需借阅文件人员，应填写“文件借阅单”，并经部门经理同意，借阅者应在7天内归还，逾期不还由内业管理员收回，原件标准上不得外借，以预防丢失或损坏。

3、文件作废时，由部门业内技术管理人员发出文件作废通知至收文单位/部门，并将已发放文件全部收回作废。

4、为避免文件积压，业内技术管理人员需要定时清理文件材料，将过期或无保留价值文件进行剔除和销毁。

七、相关支持表格、图表。