员工人事档案管理制度

员工人事档案管理制度
员工人事档案管理制度
一、制度目的
为规范员工人事档案管理，建立和完善企业各级人事档案体系，统一管理员工人事档案，明确相关责任，保证员工人事档案的合法、完整、准确、可靠，确保员工的权益得到合法、及时的保障，促进企业的健康稳定发展。

二、适用范围
本制度适用于本企业所有员工人事档案的管理。

三、工作责任及任务
1. 人力资源部门
（1）建立员工人事档案。

（2）收集员工人事资料，编制员工人事档案。

（3）对员工人事档案进行维护，及时更新员工资料。

（4）严格保守员工人事档案的保密性。

（5）及时处理员工档案中的问题与疑义。

（6）对员工人事档案进行存储和归档管理。

2. 各部门
（1）各部门负责本部门员工相应的资料收集及核实。

（2）确保提交的资料真实性及完整性。

（3）如发现资料有误或遗漏，即时反馈给人力资源部门更正。

3. 员工
（1）员工应如实、准确地提供个人简历及相关材料。

（2）及时提供所需证件的复印件。

（3）了解自己的人事档案信息，对本人资料进行核对。

（4）保密个人信息。

四、档案材料
员工人事档案材料包括：
（1）员工档案卡。

（2）员工基本信息及联系方式。

（3）员工入职申请、考核、晋升资料等。

（4）员工考勤、薪酬、绩效等记录。

（5）员工劳动合同及相关协议。

（6）员工奖惩记录。

（7）员工健康检查及相关医疗记录。

（8）员工培训记录及证书。

（9）员工离职及退休手续、相关报表、证明等文件。

五、档案采集、存储及归档管理
1. 档案采集
（1）员工入职时，由人力资源部门采集员工相关资料，并建立员工人事档案。

（2）其他有关的资料应及时归档。

2. 档案存储
（1）人事档案应妥善保管，任何时候都应当掌握档案的存放位置、档案的安全情况及最后一次调阅的情况。

（2）人事档案的存放位置要有明确的标识，有专人负责管理和维护。

（3）人事档案应分别放在柜子或柜架中，确保档案的密封、加锁、防灰尘、防虫。

（4）档案室内应有相应的保密措施，严防档案遗失被盗，遵守相关法律法规及保密制度。

3. 归档管理
（1）人事档案材料应按文件编号、文件年度、文件题名进行归置，各类文件应
集中放置，便于查找。

（2）文件防潮、防尘、防虫、防火，要求档案完整，避免档案变形、破损、遗
失等。

（3）档案室内的温度和湿度等环境指标应符合相关标准。

（4）人事档案的存放顺序和存储位置应有明确标识，当有员工提出查询请求时，能够快速整理出相关材料。

六、档案借阅
（1）出于管理需要以及员工的相关资料使用等原因，人事部门可以收到申请的
员工可以借阅档案；但其它单位或人员不得借阅员工人事档案。

（2）对于借阅的对象，应当针对性区分轻重缓急、机密性等。

（3）借阅应当事先填写申请表，经审核后方可进行。

（4）借阅期不得超过5日，借阅档案应当保持档案的安全完好。

七、档案清理
（1）员工离开公司后，应当将其人事档案进行整理和归档。

（2）员工已离职的，保留3年，3年后删除。

（3）员工退休的，保留终身。

八、档案安全
（1）员工人事档案应当保存机密性，严禁随意泄露。

（2）保护关键信息账户的密码及访问权限，确保档案安全。

（3）严格遵守相关法律法规及保密制度，对于泄露、丢失员工人事档案者，按
照公司规定的程序进行相应的罚款、处分、甚至追究相关责任人的法律责任。

九、违规处理
（1）对于造成严重后果的，除了要进行相应的处分外，还应追究相关责任人的
法律责任。

（2）对于无意义的档案，应当及时清理。

十、附则
本制度的解释权归本企业人力资源部门所有。

本制度自印发之日起施行。