企业公文培训PPT

2.请示的特点
（1）请示必须是下级向上级行文。其他如平行机关、不相隶属机 关之间的行文都不能用请示。
（2）请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行 文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己 处理并有条件、有可能处理的事；前者超越职权范围，会给工 作带来混乱，后者则属于把矛盾上交。
3.正文。主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。
（1）请示缘由。即正文的开头部分，需要明确“为什么请 示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和 理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据， 因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时， 缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真 实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低 了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分 要尽量写得详尽些。缘由部分写完，一般用“现就有关问 题请示如下”过渡。
• 成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，
以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在 正文之后的。
3.会议纪要的发布
• 会议纪要一般不向其他机关、单位发送， 只发向本机关领导人、直属部门和下级 机关、单位。发文范围在抄送栏内以 “发”、“送”等字样后面加冒号标明。
• 会议纪要向上级机关呈报，应以报告的 形式向上报送。
4.会议纪要的例文
浙江欣捷建设有限公司2009年第一次管理座谈会会议纪要
时 间：2009年2月22日 地 点：××× 主持人：××× 出 席：×××、×××、×××、××× 本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接、工作流程、公司内 部管理等事宜，总结了企业内部管理存在的不足，确定了财务报表统一、相 关证书借用、贯标小组组建、档案管理、分公司专业人才招聘等事宜，现将 会议议定事项纪要如下： 一、会议听取了××××××。 二、会议指出，××××××。 三、会议对解决现阶段的问题作了明确。 1. ××××× 2. ×××××
许主送平级单位和互不隶属的机关或单位。 • 通知往往具有较强的时效性，注意发文效
率问题。
4.通知例文
中国烟草总公司职工技术培训中心 关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知
行业各直属单位，中国烟草机械集团有限责任公司，中国烟草 国际有限公司，中国烟草实业发展中心：
为推行国家职业资格证书制度，提高烟草行业物流管理人员 的专业技能水平，根据国家局、总公司2008年度国内培训计划 的安排，定于2008年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格 试点培训班。现将有关事项通知如下：
• 工作总结的书写格式（可分三个部分写） • ⑴第1部分：在某一特定时期内完成的
工作任务，取得了哪些方面的工作业绩。
• ⑵第2部分：在取得这些业绩的同时还
存在哪些不足，还有哪些改善的空间
（抓住主要影响因素）。
• ⑶第3部分：提出下一年度（下一货季） 的工作计划（包括管理改善计划）。
3、工作总结写作内容与要求
全面经营工作。
特此通知。
×××有限公司（公章） 二0二0年十二月二日
二、会议纪要
• 《办法》规定：适用于记载、传达会议 情况和议定事项。
• 《条例》规定：用于记载会议主要精神 和议定事项。
1.会议纪要的特点
• 纪实性 • 概括性 • 指导性
• 正文
前言：会议的基本情况
主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议
• ××公司办公会议记录
• 时间：一九××年×月×日×时
• 地点：公司办公楼五楼大会议室
• 出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……
• 缺席人：××× ××× ××× ……
• 主持人：公司总经理
• 记录人：办公室主任刘××
• 讨论议题：
• 主持人发言：(略)
• 与会者发言：××× ………………………………………………………………
• ⑵这个工作计划应包括：
• ①要完成公司下一年度的经营指标需要有哪些 措施作保障。
• ②这个工作计划应包括管理改善计划：如产品 质量改善、挖潜降耗、如何提高生产效率、现 场管理改善等……。
• 总要求：
• 写工作总结或作计划或数据对比分析 时最适宜以图表的形式表述，这样能 使阅读者感觉直观清晰、一目了然。
附件： 《××市统计局〈关于辖区内高新技术企 业上报技能型人才状况统计表的通知〉》
××市天德力创有限公司（公章） 二0一0年六月十二月
×××有限公司人事任免通知
公司各部门、各分公司： 公司研究决定： 一、任命梁超伟同志为总公司战略发展部部长，同时免
去梁超伟同志A省分公司总经理职务； 二、任命刘能同志为公司A省分公司总经理职务，主持
（3）请示要求上级必须明确表态或者批复。请示是有针对性的上 行文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否， 都必须给予明确的答复。
请示一般以批复的形式或上级领导批示的方式将处理意见或结 果答复原请示机关。不需上级机关“批复”的，办公部门应将 领导同志的处理意见转送请示机关。
（二）请示的分类
1、工作总结写作格式
• 工作总结分类 • ⑴按时间分：可分为月度、季度、半年度、
年度工作总结（阶段性工作总结）。 • ⑵按组织分：可分为个人、部门、企业（团
体、公司）工作总结。
• ⑶按工作内容分：项目完工、整体工程竣工、
阶段性任务、学习结束（结业）、商业性活动 结束工作总结等……。
2、工作总结写作格式
2.主送机关。原则上一份请示的主送机关只能是一个，这 是由文种的性质和用途决定的。如果主送机关有两个或多 个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。或上级 机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答 复，出现分歧而无法执行。因此应杜绝请示的多头主送现 象。对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。
• 第一部分：写所取得的业绩 • ⑴简明扼要切入主题，写上一年度或上
货季实施前的企业经营环境和背景。
• ⑵在实施计划中对人、机、料、法、环、 测以及各种资源是否具备？组织环境是 否适宜？遇到什么阻力和困难？需要 （得到）什么样的支持和帮助？是怎样 克服这些困难和问题的？
• ⑶在计划实施后，通过部门（个人、团 队）的不懈努力最终达成的业绩。这个 业绩与企业（公司）预定的目标（完工 工程项目、产值、产量、产品品种数量、 新产品开发数量、开发市场新客户、成 本改善、节能降耗、管理改善等指标） 进行（采用数据、图表）对比和分析。 要求数据来源真实，有可比性（这些数 据是定量的可以测量的）。
上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出 的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。
结尾：简短，强调意义、提出希望和号召等，有
的将参会人员放在结尾。
2.会议纪要的写法
• 标题
会议名称+文种：××物理学会X射线专业委员会第
三届学术交流会会议纪要
事由+文种：关于解决粮食购销体制改革后遗留问
题的会议纪要
一、培训对象 二、培训内容与形式 三、培训时间与地点 四、培训费用 五、其他事项
二〇〇八年九月九日
关于转发《××市统计局〈关于辖区内高新技术企 业上报技能型人才状况统计表的通知〉》
各分公司： 现将市统计局《关于辖区内高新技术企业上报技能
型人才状况统计表的通知》转发给你们，请认真学习文 件精神，按规定要求，实事求是地填写各项内容。分公 司报表务必在8月10日前上报总公司总经办。
其次，请示的标题应用词准确、表意完整。一份请示到底 是请求指示、请求解决还请求批准，标题中应该反映出来， 让上级机关一看标题就能明了请示内容。
最后，请示标题应该避免出现“双请”情况，即在一个 标题中出现两次“请”字，如《×××关于请求（申请）解 决扩建教学楼经费的请示》，前边的“请求”应该去掉， 写成《×××关于解决扩建教学楼经费的请示》请示文种本 身包含了请求、申请等含义。
（三）请示的写法
请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
1.标题。请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。
首先，标题应做到一题一事，指事具体。“一文一事”是 请示行文的规则，因此，标题中应该避免以“和”、“及” 连及两事或多事的错误；同时，标题应指事具体，即要明 确请示的具体内容，不能笼统含糊。
请示大体有三种：请求指示、请求解决、请求批准。
1.请求指示
此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎办或 询问政策、精神。多是下级机关、部门执行政策时有不明白之 处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不 知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见。如： 《关于商业企业增值税有关问题的请示》。
浙江欣捷建设有限公司 2008年2月22日
三、工作总结
• 企业工作总结实际上是企业对于一定期间内某一
项工作或企业全局工作进行的回顾、检查、分 析和研究，从中总结经验教训，以指导今 后工作的书面材料。
• 一方面可以梳理成就，总结经验，同时鼓 舞士气、增强信心
• 另一方面可以对工作中已经存在或潜在的 问题指明改进方向
• 第二部分：写存在问题
• ⑴通过与预定目标或计划比较分析（运用 二八定律原理），寻找差距，是否有改善 和挖潜的空间。
• ⑵从所有存在的问题中找出最关键的一两 个问题，在下一个年度或货季重点改善。
• 第三部分：写下年度工作计划
• ⑴根据公司下年度经营目标计划进行展 开和分解，编写本部门下年度工作计划。
四、会议记录
会议记录是一种如实记录会议的组织 情况和会议内容的机关常用事务文书。这种 文体在党政机关和企事业单位的大小会议场 合得到了广泛运用。会议记录一般用于比较 重要或正式的会议。会议记录要求真实、全 面地反映会议的本来面貌，一般包括标题、 主体、结尾三部分。
三、会议记录的重点 （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
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一、通知
• 通知简介 通知是各级党政机关、人民团体、企事
业单位在公务活动中最常用的一种公文， 适用范围广泛。通知适用于上级批转下级 的公文，转发上级和不相隶属单位公文， 发布文件、规定；传达要求下级办理和需 要有关单位周知或执行的事项；任免人员； 召开会议等。
1.通知的特点
• 运用的广泛性 • 使用频率高 • 种类多 • 时效性强
2.通知的种类
• 规定性通知 • 布置性通知 • 告知性通知 • 经转性通知（印发、发布、转发、批转等） • 任免通知 • 会议通知
3.通知的写法
• 标题 • 主送机关 • 正文
通知缘由：背景、根据、目的、意义 通知事项：因通知的类别不同而写法各
异
执行要求：也可不提要求
通知的写作注意事项
• 通知一般要求一文一事，行文简单、清楚 • 通知为下行文，不能对上级发通知。但允
××× ………………………………………………………………
• 散会
•
主持人：×××(签名)
•
记录人：×××(签名)
•
××××年×月×日
五、请示
（一）请示的含义和特点
1.请示的含义
请示适用于向上级机关请求指示和批准。属上行文，只用于下 级向上级请示工作。请示应当遵循的原则：凡属机关、部门职 权范围内的，并且有既定方针、政策可依循的，本机关、本部 门可以解决的问题或事项，应自行处理，不必请示；本机关、 本部门无权、无力、无法解决或处理的，几必须请示。实际工 作中，请示的适用范围大致有4种情况：一是因职权范围所限不 能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；二 是因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处 理的；三是因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位 没有把握处理的新情况、新问题；四是本机关、本单位无力解 决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。
2.请求解决
下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或 问题时，请求上级机关给予帮助解决的。如：《关于西丰 县计量测试所改造维修办公楼所需资金的请示》
3.请求批准
本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但 因职权所限必须请求上级机关批准、同意。这类请示，主 要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。如： 《关于购买车辆的请示》（铁市质监[2010]37号）。