物业管理公司物业行政后勤保障制度

《物业管理公司物业行政后勤保障制度》
一、目的
本制度旨在规范物业管理公司的行政后勤保障工作，确保公司各项工作的顺利开展，为物业管理服务提供有力支持，提高公司运营效率和服务质量。

二、适用范围
本制度适用于物业管理公司内部行政后勤相关的所有工作和人员。

三、职责分工
（一）行政部
1. 行政管理
- 负责制定和完善公司行政管理制度，包括但不限于考勤制度、办公用品管理制度、印章管理制度等。

- 组织公司会议，包括会议安排、记录、纪要整理和跟踪落实等工作。

- 处理公司文件的收发、登记、传阅、归档和保管，确保文件资料的安全和完整。

2. 后勤保障
- 负责公司办公环境的维护和管理，包括办公场地的清洁卫生、绿化、设施设备维修等。

- 统筹公司的办公用品、设备和物资的采购、验收、储存、发放和盘点工作。

- 安排公司员工的工作餐、加班餐等餐饮服务，保障饮食安全和质量。

- 负责公司车辆的调度、维护和管理，确保车辆的安全和正常使用。

（二）财务部
1. 预算管理
- 参与行政后勤预算的编制，根据公司实际情况和发展规划，合理确定行政后勤费用预算。

- 对行政后勤费用进行财务监控，确保各项费用支出在预算范围内，并定期分析费用使用情况。

2. 费用报销
- 审核行政后勤相关的费用报销凭证，确保报销手续齐全、合规，符合公司财务制度。

- 按照规定的支付流程及时支付行政后勤相关费用，如采购款、水电费、物业费等。

（三）各部门
1. 需求反馈
- 及时向行政部反馈本部门在行政后勤方面的需求，包括办公用品、设备、物资等的需求，以及办公环境、餐饮等方面的问题。

2. 协助管理
- 配合行政部做好行政后勤相关工作，如遵守办公用品领用制度、爱护办公设施设备、保持办公环境整洁等。

四、行政管理
（一）考勤管理
1. 考勤制度
- 公司实行[具体考勤方式，如打卡、签到等]考勤制度，员工应按照规定的时间上下班，不得迟到、早退或旷工。

- 制定详细的考勤记录规则，包括请假、加班、调休等情况的记录和审批流程。

2. 考勤统计
- 行政部负责每月对员工的考勤情况进行统计，形成考勤报表。

考勤报表应包括员工出勤天数、迟到早退次数、请假天数、加班天数等信息。

- 考勤报表经部门负责人审核后，作为员工工资核算和绩效评估的依据之一。

（二）办公用品管理
1. 采购计划
- 各部门根据工作需要，提前[X]天向行政部提交办公用品采购计划，采购计划应注明所需办公用品的名称、规格、数量、用途等信息。

- 行政部对各部门的采购计划进行汇总和审核，结合库存情况，制定公司的办公用品采购计划。

2. 采购与验收
- 行政部按照采购计划进行办公用品采购，选择合适的供应商，确保采购的办公用品质量合格、价格合理。

- 办公用品采购到货后，行政部应组织相关人员进行验收，检查办公用品的数量、质量、规格等是否符合采购要求。

验收合格后，办理入库手续。

3. 领用与发放
- 员工领用办公用品应填写领用申请单，经部门负责人批准后，到行政部办理领用手续。

- 行政部根据领用申请单发放办公用品，并做好领用记录，包括领用日期、领用人、领用物品、数量等信息。

4. 库存管理
- 行政部设立办公用品库存台账，对办公用品的入库、出库和库存情况进行详细记录。

- 定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。

如发现库存短缺或积压，应及时查明原因，并采取相应措施。

（三）印章管理
1. 印章保管
- 公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章等，由行政部指定专人负责保管。

印章保管人应确保印章的安全，不得随意将印章带出公司或交由他人保管。

2. 印章使用
- 印章使用应严格按照规定的审批流程进行，使用人应填写印章使用申请单，注明使用事由、使用范围、使用时间等信息，经相关领导批准后，方可使用印章。

- 印章保管人应对印章使用情况进行登记，包括使用日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。

3. 印章刻制与销毁
- 印章的刻制、变更和销毁应由行政部按照规定程序办理，并报相关部门备案。

严禁私自刻制、变更和销毁公司印章。

（四）文件管理
1. 文件收发
- 行政部负责公司文件的收发工作，对收到的文件进行登记，注明文件来源、日期、主题、文号等信息。

- 对发出的文件进行编号、登记，并确保文件准确送达收件人。

2. 文件传阅
- 行政部根据文件内容和领导批示，确定文件的传阅范围和顺序，并及时将文件传递给相关人员。

- 传阅人员应在规定时间内阅读文件，并在文件传阅单上签字确认。

传阅完毕后，文件应及时交回行政部。

3. 文件归档
- 行政部定期对公司文件进行整理和归档，按照文件类型、年份、部门等进行分类编号，编制文件目录，便于查询和检索。

- 对重要文件和机密文件应采取特殊的保管措施，确保文件的安全和保密。

五、后勤保障
（一）办公环境管理
1. 清洁卫生
- 行政部负责安排专业的清洁人员对公司办公区域进行日常清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。

- 制定清洁工作标准和流程，定期检查清洁工作质量，确保办公环境整洁卫生。

2. 绿化管理
- 对公司办公区域内的绿植进行养护和管理，包括浇水、施肥、修剪、病虫害防治等。

- 根据办公环境的需要，合理配置绿植，营造舒适、美观的办公氛围。

3. 设施设备维修
- 建立公司办公设施设备清单，包括办公家具、电器、网络设备等，定期对设施设备进行检查和维护。

- 员工发现设施设备损坏应及时向行政部报告，行政部应及时安排维修人员进行维修。

对于无法及时修复的设施设备，应采取临时措施，确保工作不受影响。

（二）餐饮服务管理
1. 供应商选择
- 行政部负责选择具有合法资质、信誉良好的餐饮供应商，对供应商的食品安全、卫生条件、服务质量等进行评估和考察。

- 与餐饮供应商签订合同，明确双方的权利和义务，包括餐饮标准、价格、配送时间、食品安全责任等。

2. 餐饮质量监控
- 行政部定期对餐饮质量进行检查和评估，包括饭菜口味、营养搭配、卫生状况等。

收集员工对餐饮服务的反馈意见，及时与餐饮供应商沟通，要求其改进服务质量。

- 如发现食品安全问题，应立即采取措施，停止供应商的供餐服务，并追究其责任。

（三）车辆管理
1. 车辆调度
- 行政部负责公司车辆的统一调度，根据工作需要合理安排车辆使用。

员工因工作需要使用车辆应提前向行政部提交用车申请，注明用车时间、事由、路线等信息。

- 行政部根据用车申请情况进行车辆调度，优先满足重要工作和紧急情况的用车需求。

2. 车辆维护
- 行政部建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养情况、保险情况等。

定期安排车辆进行保养和维修，确保车辆处于良好的运行状态。

- 车辆驾驶员应负责车辆的日常检查和维护，如发现车辆故障应及时报告行政部，并协助进行维修。

3. 车辆安全
- 行政部加强对车辆驾驶员的安全教育，定期组织驾驶员参加交通安全培训。

要求驾驶员严格遵守交通法规，确保行车安全。

- 为公司车辆购买足额的保险，降低车辆运营风险。

如发生交通事故，应及时处理，并按照规定程序进行报告和理赔。

六、预算与费用管理
（一）预算编制
1. 行政部根据公司的发展规划和年度工作计划，结合上一年度行政后勤费用实际支出情况，编制行政后勤年度预算草案。

2. 预算草案应包括办公用品、设备采购、办公环境维护、餐饮服务、车辆运营等各项费用的预算金额，并详细说明预算编制的依据和计算方法。

3. 行政后勤年度预算草案经财务部审核后，报公司领导审批。

审批通过后的预算作为行政后勤费用控制的依据。

（二）费用控制
1. 行政部在日常工作中应严格按照预算控制行政后勤费用支出，对各项费用进行分类核算和管理。

2. 对于超出预算的费用支出，应及时分析原因，并报公司领导审批。

未经批准，不得擅自超支。

3. 财务部定期对行政后勤费用支出情况进行分析和评估，向公司领导和行政部反馈费用控制情况，提出改进建议。

（三）费用报销
1. 行政后勤相关费用报销应符合公司财务制度的规定，报销人员应提供合法、有效的发票和相关凭证。

2. 费用报销应按照规定的审批流程进行，经部门负责人、行政部负责人、财务部负责人和公司领导审批后，方可报销。

3. 行政部负责对本部门和其他部门提交的行政后勤费用报销进行初审，确保报销凭证齐全、合规，费用支出符合预算和公司规定。

七、应急处理
（一）应急物资储备
1. 行政部根据公司可能面临的突发事件，如自然灾害、公共卫生事件等，储备必要的应急物资，包括食品、饮用水、照明设备、防护用品等。

2. 对应急物资进行定期检查和更新，确保物资的质量和可用性。

建立应急物资清单和管理制度，明确物资的存放地点、保管人员和领用程序。

（二）应急预案制定
1. 行政部会同相关部门制定公司行政后勤应急处理预案，预案应包括突发事件的类型、应急处理流程、各部门职责、资源调配等内容。

2. 定期组织员工进行应急演练，提高员工的应急处理能力和自我保护意识。

根据演练结果，对应急预案进行修订和完善。

（三）应急响应与处理
1. 突发事件发生时，行政部应立即启动应急处理预案，按照预案的要求组织开展应急救援和保障工作。

2. 及时调配应急物资，保障员工的基本生活需求。

协调相关部门解决突发事件引发的办公环境、餐饮、交通等方面的问题，确保公司的正常运转。

3. 在应急处理过程中，行政部应及时向公司领导报告事件进展情况，并根据领导指示进行处理。

事件处理完毕后，对事件进行总结和评估，总结经验教训，完善应急处理预案。