关于工程档案管理情况的说明

关于工程档案管理情况的说明
根据《XXX》的文件要求，我司对工程档案管理情况进行了梳理，现将调查情况报告如下：
一、档案室基本情况
目前档案室专职档案管理人XX人，档案室库房面积XX平方米，密集架XX个，做到库房、办公两室分开。

到目前为止，我司综合档案室收集卷宗总数为XX卷，其中:省道施工资料XX 卷，县道施工资料XX卷，各类档案的立卷归档均符合规范化要求。

二、管理现状
（一）整章建制。

近年来，公司档案室结合项目实际情况，制定、完善了档案管理各项规章制度；提供档案服务时严格执行借阅审批制度和保密制度，强化档案规范化管理标准。

（二）专人负责。

公司设立有档案室，配备具有档案管理专业知识的专职档案管理员，负责公司各类档案资料的接收、整理、借阅和保护。

（三）强化管理。

在档案部门的指导下，交通工程档案资料均按照新的归档要求进行整理。

推行工程档案资料由工程项目资料员预先组卷，档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的待完善后再上交，保证归档资料完善齐全。

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三、存在的问题及不足
（一）档案管理意识不够强。

一是单位部门对档案工作重视不够，由于人员流动性大，工程各参建部门缺乏相互沟通，加之工程人员对工程档案管理的专业知识不甚了解，极易造成工程项目管理和技术档案存在分散、损坏或内容丢失等问题。

二是施工单位之间档案管理水平差距较大，资料员变动频繁，未按照基建工程建设形成规律收集、整理和保存，不能确保基建工程档案齐全、完整、准确和系统。

导致部分施工单位还存在不交或不能及时移交档案现象，出现年度档案归档工作不能按期完成的情况。

（二）档案数字化工作开展缓慢。

公司档案室档案数字化管理软硬件配置不到位、标准不统一、工作量巨大，因涉及到的硬件、软件及安全维护需要大量资金，导致我公司档案信息化工作发展缓慢，无法满足信息化业务开展，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理利用效率的提高；档案数字化工作没有开展。

四、加强档案工作的意见和建议
为增强档案管理工作的合理化、规范化、科学化，还需要从以下方面进行提升：一是切实加强对档案工作的领导，从人、财、物方面给予保障，高度重视文件资料归档和档案管理工作，领导要亲自过问，亲自抓，要经常督促检查，切实把档案工作落到实处；二是加大对单位所属部门和施工企业档案人员的培训力度，保持档案队伍的相对稳定，要指定专（兼）职档案员、负责档案
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资料的收集和移交工作，保持档案工作的完整性和延续性，使档案管理工作制度化；三是完善设施，加大软硬件设备投入，加强档案数字化、信息化建设，在日常工作中随时对现有资料进行扫描备份，实行纸质、电子双存档。

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