文件 命名管理制度

文件命名管理制度
第一章总则
第一条为规范公司内部文件命名管理，提高文件检索和管理效率，保证文件的整洁和规范，特制定本管理制度。

第二条本制度适用于公司所有部门的文件命名管理。

第三条文件命名应当遵循简洁明了、规范统一的原则，确保文件的识别和检索方便。

第四条公司内部文件包括但不限于：合同、协议、会议纪要、决议、报告、函件、表格、计划、方案、项目资料等各类书面文件。

第五条公司内部文件的命名应当遵循以下原则：
（一）突出关键信息，简单清晰、易于理解；
（二）避免过长、冗余的命名；
（三）统一标识，确保唯一性。

第六条公司内部文件命名应当包括以下要素：
（一）文件类型（例如：合同、报告等）；
（二）文件主题或内容的关键词；
（三）文件编号（如果有）；
（四）日期。

第七条文件命名应当严格按照规范编制，确保统一、唯一、简洁明了。

第八条任何人不得擅自修改文件命名、覆盖已定文件名。

第九条公司应当定期对文件命名进行检查和整改，及时发现问题并进行纠正。

第十条对于不符合规范的文件命名，公司应当及时通知相关部门进行更正。

第十一条公司应当采用文件管理系统或软件进行文件命名管理，保证文件命名信息的完整和准确。

第二章文件命名规范
第十二条文件类型的命名应当明确、简洁，便于识别和检索。

（一）合同类文件命名规范：[合同主题]_[合同类型]_[签订日期]_[合同编号]（例如：劳务合同_雇佣_2023年01月02日_001）；
（二）报告类文件命名规范：[报告主题]_[编制人]_[报告日期]（例如：市场调查报告_张三_2023年01月02日）；
（三）会议纪要类文件命名规范：[会议主题]_[记录人]_[会议日期]（例如：董事会会议纪要_李四_2023年01月02日）；
（四）其它类文件命名规范：根据文件内容进行命名，确保简洁明了。

第十三条文件主题或内容的关键词应当突出、简洁明了，便于识别和检索。

第十四条文件编号应当独一无二，便于查找和管理。

第十五条文件日期应当清晰明确、规范统一，便于识别和检索。

第三章文件命名管理流程
第十六条公司文件的命名管理由文件管理部门负责统一制定、管理和监督。

第十七条每个部门应当设立文件命名管理负责人，负责部门内文件命名的执行和整改。

第十八条文件命名管理负责人应当制定文件命名规范并向部门内员工进行普及和培训。

第十九条文件命名的审批应当严格按照规范流程进行，并确保文件的唯一性。

第二十条文件命名的更改和整改应当及时通知相关人员，并进行记录和备份。

第二十一条对于文件命名不规范的处理，文件管理部门应当及时通知相关部门进行整改，并定期进行检查。

第四章文件命名管理监督
第二十二条文件管理部门应当定期对文件命名进行抽查和整改。

第二十三条对于文件命名不规范的部门，文件管理部门应当及时进行通报批评，并要求整改。

第二十四条对于严重违反文件命名规范的部门，文件管理部门应当向公司领导报告并提出处理建议。

第二十五条文件管理部门应当加强对文件命名规范的宣传教育和培训，提高员工的文件命名管理意识。

第五章附则
第二十六条对本文件所未尽事宜，由文件管理部门负责解释。

第二十七条本文件自发布之日起正式执行，相关制度文件即行废止。

特此制定，敬请执行。