公路工程档案的跟踪收集管理总结

公路工程档案的跟踪收集管理总结
摘要：为了进一步提高公路工程档案的质量，确保公路工程档案收集管理工作健康发展，文章提出必须从内蒙古自治区公路工程档案的现状入手，找出存在的问题，提前介入和收集整理档案，做到跟踪管理，在工程发展的不同阶段有重点地做好档案收集工作，严格把关，保证归档材料的质量。

关键词：公路工程；档案管理；收集整理
引言
公路工程档案是在工程建设期间对道路规划、建设、管理工作的有效记录，同时也是道路体系建设和发展的必要依据及前提条件。

公路工程档案的跟踪收集管理是为了解决以往档案分散形成与集中利用之间的矛盾，其作为档案管理工作的重要基础，是后续各项业务的基础。

1公路工程档案跟踪收集管理中存在的问题
1.1工程档案的跟踪收集滞后于工程建设进度
由于公路工程现场管理系统中的管理者对工程档案管理工作的认识不足，不能及时进行档案资料的收集，导致工程竣工后资料不齐、记录不全，甚至无法准确反映工程建设全过程，严重影响工程技术文件体系的完善。

特别是部分隐蔽工程的施工过程中不留存相关资料，竣工后才去收集，无法达到资料收集要求。

在公路工程建设过程中形成的各类记录在施工过程中收集比较容易，但竣工验收后才去收集，最终会造成工程资料不完整、不规范。

1.2行业市场化对档案跟踪收集管理工作的不利影响
公路工程建设行业的改革工作不断深入，其行为日渐市场化，公路工程项目的设计、施工、监理都是由不同地区的多家单位共同参与建设。

特别是近年来，随着我国基础设施建设规模的不断扩大，各地的公路工程建设速度与日俱增，这期间通过将项目设计、施工、监理进行剥离，并且统一项目划分不同标段，由多个施工单位参与建设，工程档案的形成涉及多个单位、人员，并经历了相对较长的周期，非常容易出现遗漏、流失，部分单位对档案跟踪收集工作缺乏重视，项目完成后临时管理机构解散，文件材料随之流失，工程资料完好无损地收集归档难度非常大。

1.3档案跟踪收集管理人员的技能素质不满足现场工作需求
由于公路工程建设单位对档案的跟踪收集管理工作重视程度不足，造成档案跟踪收集管理人员配备不足，人员专业技能素质不能满足现场实际工作要求，加之工程资料中存在大量有效和无效的工程资料，无法进行有效区分，造成能够归档的资料无法形成准确、可靠、真实的文件依据，缺失的资料影响了工程档案管理工作的推进。

2加强公路工程档案跟踪收集管理的对策
要想做好公路工程档案管理工作，形成完善的工程档案管理体系，必须重视公路工程档案的跟踪收集工作，若跟踪收集不及时、不全面，必然会影响工程档案信息资源的开发利用，这直接关系到有关档案管理单位是否能够满足当前行业发展对档案管理工作的需求，因此，只有加强公路工程档案跟踪收集工作力度，才能更好地实现工程档案管理，为行业发展奠定坚实的基础。

2.1高度重视公路工程档案的跟踪收集
公路工程建设企业的档案管理工作水平直接受到企业管理人员的重视程度影响，特别是公路工程档案的跟踪收集，在当前工作难度不断增加的情况下，企业
管理人员的重视程度将发挥决定性作用。

只有高度重视工程档案管理工作，增加
资金投入，做好人员培训，采取有效措施提升档案管理人员素质，才能确保工程
档案管理工作成效，避免出现严重的档案资料流失问题。

积极发挥各级档案管理
机构、人员的主动性，强化企业工程档案管理意识，确保在企业内部从上到下形
成统一的认识，才能更好地发挥公路工程档案管理工作的作用。

2.2建立完善的工程档案收集管理工作制度
公路工程项目从设计、施工、竣工、验收、通车，整个项目周期较长，所形
成的技术资料不仅涉及自身工作内容，还与其他相关专业单位、人员存在较大关联，整体的档案收集工作难度较大。

必须利用完善、可靠的制度进行人员、事务
的管理，通过建立完善的工程档案收集管理工作制度，确保档案收集工作过程中
有规有矩，将各个部门档案的跟踪、收集、整理工作明确到部门管理制度中，形
成具有强制力的工程档案收集、管理办法，通过明确的档案管理职责、流程、要求，并将其纳入到日常工作规划和目标管理工作中，落实到相关考核工作中去。

从最简单的公文处理抓起，做好对各类公文的处理，安排专人进行跟踪、催办，
对处理完成的文件及时、主动进行收集，尤其是对各类会议文件、工程技术资料
要主动进行收集。

确保工程档案跟踪收集过程中充分发挥出档案管理部门的业务
指导作用和综合管理效能，确保形成完整、准确、系统的工程档案体系。

2.3注意总结和把握档案管理工作的特点和规律
公路工程档案的跟踪收集工作需要面对大量“历史资料”，若只是被动地进行
收集，不可避免地在档案移交过程中出现材料不齐全、不准确、不规范的问题，
特别是由于资料的流转，不少材料都是复印件，原件无法追回，失去了档案工作
的本质意义。

为更好地适应新形势的要求，工程档案管理人员必须积极转变理念，开展创新，注意总结，开拓视野，采取积极有效的措施，对工程档案的跟踪收集
工作进行有效控制。

通过总结创新，掌握工程档案管理工作特点及规律，杜绝不
满足工程档案业务标准的问题出现，通过协调、交接，做好提前收集、初步整理
工作，及时深入现场对工程档案资料进行获取，结合具体岗位的归档范围，确保
各个层级的人员、单位能够明确各类资料应如何归档收集，提升其对工程档案的
了解，确保能够有效配合档案管理部门的资料收集整理工作。

2.4提升档案收集管理队伍的技能素质
积极组织档案管理人员认真学习相关法律法规和基础知识，充分掌握档案管
理专业知识，及时结合自身实际，总结工作经验，以达到理论知识和实践能力的
有机结合。

应加强档案管理人员上岗培训以及岗位继续教育培训，使公路档案工
作人员适应公路档案工作发展的需要[4]。

应根据新形势发展需要，购置必需的现
代化教育设施和有关技术资料，使档案人员尽快掌握档案管理现代化所必需的技
术手段和计算机专业知识，熟练使用档案管理软件，使档案的收集能力不断增强，满足公路工程档案收集工作需求。

3结语
通过对公路工程档案的跟踪收集管理，确保档案准确、完整，形成完善的资
料体系，提升公路工程档案的归档质量。

在对工程档案跟踪收集过程中，需要相
关人员、单位具备高度责任感，通过不断探索、创新，强化公路工程档案管理工
作成效，确保工程档案数据齐全、准确，促进公路工程档案管理水平的提升。

随
着西部大开发战略的实施，公路工程建设的迅猛发展，公路工程档案管理工作愈
显其重要。

为确保公路工程档案高质量地归档，档案管理人员应抓住机遇，发挥
档案管理部门的积极性，提前介入，协调好工程技术人员与档案人员的关系，解
决好档案的流向问题，跟踪收集管理公路工程档案，更好地为公路建设服务。

参考文献：
[1]赵艳莓.新时期背景下高速公路工程档案管理的思考[J].城建档案，2017（2）：37-38.
[2]胡方惠.建立公路工程档案质量督查机制的探讨[C]//档案管理理论与实践———浙江省基层档案工作者论文集，2016.
[3]陈吉珂《.QHSE管理体系》有效促进公路工程档案的收集归档[J].机电兵船档案，2013（2）：32-34.
[4]高超群.浅析公路工程档案收集与整理中存在的问题及对策[J].三门峡职业技术学院学报，2012，11（2）：101-102.。