时代光华-会议礼仪

第一讲会议功能
第一节会议的六大功能
1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致
召开会议最要紧是为了传达公司的经营理念，统一上下职员的步调，革新公司的缺失，让公司能够更好。

同时通过会议，集思广益，把大伙儿的意见统一起来使之成为公司马上遵循的一个方向，如此才能众志成城，又快又好的将目标变为现实。

2．传达决策者信念
决策者的信念也要通过会议来传达。

比方，公司今年开始要派发一些红利给所有的职员，而且要依据每位职员完成各项指标的多少而有所不同，这是领导者的一种鼓舞策略，如此的信念就需要利用会议来盛大推出，充分吸引职员，激发职员的工作热情。

3．集思广益共同解决咨询题与危机
集思广益、共同解决咨询题与危机是会议的又一个重要功能。

当公司陡然陷进困境，下面的人没有对策，领导一时之间也拿不出合理的方案时，就需要大伙儿坐在一起召开会议，奉献自己的方式，设法解决公司所面临的危机。

因此，开会能够化危机为转机，这也确实是根基它存在的一个重要缘故。

4．脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点
会议功能的第四点是脑力激荡，开发富有创意的经营理念。

一个拥有良好的生产线、人员配备和产品的公司，要是没有足够的创新意识，依旧不能称之为是一个好公司。

会议确实是根基产生创意的一个良好场所，通过有效的会议，能够进行头脑风暴，不断激发出良好的创意。

5．检讨、革新缺失
会议功能的第五点是全面检讨和革新公司的缺失。

要是你的公司今年的业绩一路下滑，你就要马上召开会议，大伙儿讨论一下因此下滑的可能缘故，比方：是不是产品不够好，依旧管销费用没有有效操纵，或者人员的配备有咨询题。

通过会议，能够将所有可能的缘故列举出来，然后再编列成册，一一做出分析，通过分析结果来检讨和革新公司的有关缺失。

6．达成告知功能
达成告知也是会议的一大功能。

比方，今年你的公司的业绩目标是要到达一亿的营业额，通过会议，你能够将那个目标清楚正确地传达给各个相关部门，号召大伙儿加快生产足步，争取按时完成任务。

如此传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多，而且也显得更为郑重。

第二节会议进行前的注重要点
1．是否一定要开会
一般来讲，一定要召开的会议至少应该符合以下条件中的一个：
Æ需要进行信息交换
假设要令部门内部和部门之间在工作上配合默契，就需要召开会议来进行信息的交换；有时为了客瞧全面的了解情况，得出符合实际的结论，也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集的信息，这时也应当开会；另外，要是需要激发出具有制造性和批判性的意见，从而寻寻、分析、解决咨询题和做出决策时，也同样需要开会。

Æ需要整合不同意见
作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部不同的意见，如，让众人同意一个决定、方案和设想；或者重新整合众人混乱的瞧念，确保所有人都对一个咨询题有一致的理解，这时，就需要开会。

另外，要是需要使某个咨询题尽快获得各方的反响，或是需要全面推动、加快差不多被延迟了的工作，往往也需要开会。

Æ涉及多方面的工作安排
要是断策实施时涉及多个部门、多个人员时，因此也需要召开会议。

比方讲，为了让大伙儿明确目前所面临的咨询题；处理涉及到不同部门的人事咨询题；处理不明白什么人对此应负责，或是需要多人、多部门对此负责的咨询题；安排涉及多个部门人员的工作，以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果。

2．会议议程不可太过冗长
Æ安排会议议程
会议的议程如同轨道，能够令会议在预定的方向上有步骤、有方案的进行。

一般来讲，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍全然情况、自由发言、讨论咨询题、整合意见、得出结论和会议结束等几个局部。

以上确实是根基会议议程一般所要包括的内容，除此之外，还能够依据实际需要对会议的议程进行添加或删减，比方，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况由主席代为介绍等。

这些，都要视当时具体的情况而定。

Æ各种会议的长度
议程确定之后，一定要依据会议的类型掌握好会议的长度，一般来讲日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上。

3．开会地点的安排
开会地点的选择要切合会议的内容以及形式，还要注重会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素，而且需要确保与会者的舒适度。

一个让与会者感到不适的地点可不能给会议带来良好的效果。

公司内部的会议一般都在公司内进行，但不同类型的会议，进行的地点也有所不同。

公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时能够使用公司内部的场地；公司间的会议依据会议进行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比立正式的会议，其场所要求比其他会议要高一些，然而仍有许多地点可供选择，比方会议中心、公共建筑和高校会堂等。

4．确定适宜的开会时刻
日常的例会最好选择在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00进行；临时例会那么要选择与会者都感到方便的时刻。

还有，要是你将会议安排在11：00召开，就要特别注重严格操纵好会议时刻，如此才可不能碍事与会者的正常安排。

另外，紧急会议召开时刻的选择，一般遵守“越快越好〞的原那么。

会议召开时刻的安排要依据与会者的情况来进行，要求一切以与会者为本。

5．邀请适合参与会议的对象
适合参与会议的人员应该符合如下条件：
Æ有利于议题的讨论
与会议的议题有关，应当是与会者的首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直截了当关联的人、能够提供专业或独家信息的人、能使讨论更有效率的人。

Æ有利于会议的顺利进行
与会者还包括有利于会议顺利进行的人，比方，对会议的协调作用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。

Æ有利于召集者的意愿
召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素，因此，那些有利于召集者意愿的人因此也是与会者的理想人选。

以上三个标准是确定与会者名单的一般标准，因此，有时在一些特别场合下还有其他的标准，然而这三个标准是根底标准，应当在确定名单时首先被执行。

6．辅助器材的搭配
公司的会议室由于需要长期使用，因此应配有常用的辅助器材，它们要紧是一些电子设备：
首先是照明设备，不管采光效果如何，电灯的照明度都不应低于办公室的照明度；其次是扩音设备，一般有三四个即可，均匀分布在会议室内，扩音器的功率要和会议室的大小相习惯，扩音设备不但能够提高发言者传递信息的效率，也同样能够关怀主席或发言者在场面混乱的时候操纵局势；再者是投影设备，一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前2～4米处安装；还包括视听设备，尽管现在投影设备一般都能够替代视听设备，但要是条件准许，依旧应当有一套视听设备，包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放机、音箱等。

第二节决定开会日期应注重的事项
差不多确定要召开会议之后，接下来要做应该实是根基确定召开会议的正确时刻。

确定会议时刻要考察好一些事项，如表1－1所示，如何样才能让所有需要参加会议的人都准时出现在会场，才能让会议顺利进行。

表1－1 决定开会日期时应注重的事项
下面就表1－1中的几个要点进行讲明：
1．确定惟一的联络人
要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由那个人来联系，千万不要今天那个人负责联系，改日又换另外一个，如此会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会。

2．确定主席
要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场操纵能力较强的人和各方面代表均能同意的人中选定适宜的会议主席。

3．确定会议记录者
好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比立能力。

在会议过程中，会议记录者有义务适时关怀与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

第四节开会场所的选择
一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛，为会议进程的顺利进行提供种种方便，不适宜的会议场所轻易导致与会者的分心，不利于会议任务的顺利完成。

在开会前做好有关会议场所的一切预备工作，才能让会议的成功有所保证。

这些预备包括确定一个在会议期间能够自由使用的场所，不能出现会议进行了一半，陡然被通知不能接着使用的情况；一个好的会议场
所一定要具备较好的隔音设施，否那么就会如同身处闹市区，全然无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好的会场，有利于让与会者放松心情、集中注重力，有利于激发与会者的创意。

表1－2 开会场所的选择
总而言之，开会场所一定要选在宁静适宜的场所，必须要具备足够的自由空间，必须要配备好必需的辅助器材，如此才能为会议的成功保驾护航。

第五节道具、视听器材的预备
在开会日期以及开会场所确定好之后，接下来要做应该实是根基对道具、视听器材的预备工作。

具体预备的物品如表1－3所示，只有当这些物品都预备齐全之后，才能保证会议的顺利进行。

表1－3 道具、视听器材的预备
下面就表1－3中的几个要点进行讲明：
1．签到簿、名册、原子笔
预备签到簿是进行会议时必不可少的一项工作，除名册以外还应预备原子笔，因为有的与会者来参加会议的时候，会不记得带笔，等到要做记录的时候就会产生不必要的苦恼，因此不仅要事先预备好原子笔，还要保证充足需求。

进行会议之前，必须预备好开会人员的名册簿。

当需要有人发表意见时，主席能够依名册点将，被点到的与会者就不得不公开发表自己的意见或建议，能够充分表达会议的公开性，因此在开会时最好要有一个名册。

2．会议议程的相关资料
会议议程确定之后，一定要预备好与议程相关的辅助资料，例如，讨论财务咨询题时会涉及到收支结算表，这就需要在会前将此表影印出来，并给与会者人手一份，等到讨论有关收支结算表时，大伙儿就能够通过此表来适时查瞧有关数据的对错，如此才能保证议程的正确性，才能让会议到达预期的效果。

【自检】
请关怀这些会议的组织者选择适宜的会议长度：
会议Ａ：
□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟
□一天□一天以上
会议Ｂ：
□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟
□一天□一天以上
会议Ｃ：
□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟
□一天□一天以上
会议Ｄ：
□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟
□一天□一天以上
见参考答案1－1
【本讲小结】
传达公司经营理念、整合大伙儿的意见；传达决策者信念；集思广益共同解决咨询题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨革新缺失；达成告知功能是会议的六大功能。

要想让会议的六大功能得到充分的发扬，就要做好以下几点：首先要确定会议召开的必要性、会议进行的地点和时刻、会议的议程和与会者的名单；其次，要了解决定开会日期时应注重的事项；再次，要做好开会场所的选择；最后，还要做好道具、视听器材的预备。

【心得体会】
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第二讲跨国会议安排
第一节会前的预备
随着经济全球化的加速开展，国与国之间的界限越来越少，跨国经济已是大势所趋。

随着跨国企业的增多，跨国会议的地位也日渐重要，许多企业在国内接待外宾的时机也相应的越来越多，跨国会议也就成为企业展现自身内涵的一个新舞台。

要想安排一次成功的跨国会议，需要从以下两个方面进手：
会前的预备
安排接待人员
跨国会议与一般会议相比，最大的特别性就在于与会者来自不同的国家，因此，与会人员之间存在的最大障碍确实是根基语言沟通的障碍。

没有特别好的语言沟通，自然也就无法形成令双方甚至多方都满足的决议。

因此，跨国会议的接待人员就显得特不重要。

跨国会议的接待人员要紧分为两种，他们各司其职，担当着整个会议的沟通协调工作。

1．一般性效劳事项接待人员
负责一般性效劳事项的接待人员，即一般接待人员。

一般接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪，他们能够担当一般性的引导工作，通过自身的效劳让外宾在生疏的环境中感受到亲切和舒适。

2．专业的口译人员
专业的口译人员那么必须特不擅长外语，他们能够流利的用外语与外宾进行即时交流。

他们还具有一个重要的素养，那确实是根基精通相关的专业术语，能够正确地实现两种甚至多种语言的相互转换，以保证双方的经济利益。

会场布置
会场的布置既要符合国际标准，又要表达出本国特色。

以海报为例，就能够一边用外宾国家的语言，一边用本国语言，如此的“双剑合壁〞相信能够特别好地衬托出一种良好合作的气氛。

跨国会议中桌椅的排列与公司内部的会议排列是一样的，会议桌一般以马蹄状的为主，座位安排以右为主、以左为辅，门口的位置安排自己公司的人员，外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵。

大型会议的会场门口
处应有接待处或签到处；在会场的两边有工作台，提供材料或饮水；要是需要进行录像，在会场的中心偏前放置摄影机。

另外，还要注重平安出口的畅通和卫生间位置的提示。

第二节接待外宾的细节
要想进行能令外宾印象深刻的跨国会议，首先要做好的工作确实是根基搜集有关外宾生活习惯的种种信息，充分了解不同国家的风土人情、生活禁忌，如此才能有的放矢，有理、有效地安排好会议的相关事宜，让外宾的中国之行布满愉快的经历，从而从侧面促进交易的成功。

1．外宾生活习惯
外宾的生活习惯包含许多方面的内容，那个地点重点介绍饮料和食物的禁忌。

Æ饮料
饮料是每个人一辈子活的必需品，每个国家的人因为生活环境的不同而拥有不同的饮料习惯。

英国人和美国人都喜爱喝咖啡，然而，与咖啡相比，英国人更喜爱饮茶。

他们喜爱喝下午茶，尤其是红茶。

日本人也喜爱喝茶，他们喜爱的茶种是乌龙茶。

一般的外国人喝矿泉水的比例特别高，他们喜爱喝质感较强的矿泉水，尤其是比立注重矿泉水的品牌。

因此，要是为外宾预备矿泉水，最好选择那些国际上比立认同的品牌。

Æ食物禁忌
接待外宾要了解各国饮食的禁忌。

例如：日本人不吃鸽子；韩国人特别喜爱吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不能够缺少的；回教徒不吃猪肉，不吃无鳞无骨的海鲜，如：乌贼、水母、海参等；天主教徒在吃面包时有一点儿特别的禁忌，那确实是根基小餐包不能够倒放着，倒放是不尊重人的表现。

2．迎宾预备
Æ鲜花的选择
迎接外宾鲜花是不可或缺之物。

每种花都有自己的花语，送花给外宾要会选择适宜的花种。

要是你接待的是一位欧美的女性，千万不要送给她一大把鲜红的玫瑰，因为玫瑰是用来传递爱意的；也不要送百合花或者菊花，许多国家把这两种花专门用在吊唁的场合；黄玫瑰也不适合送给外宾，因为它的花语是尽交。

为了特别好的传递友谊，会议接待人员最好能多多了解有关花的知识，如此才能送出适宜的鲜花。

Æ胸花的佩戴
为外宾佩戴胸花也有讲究，要是你要为男士佩戴胸花，最好充分利用男士西装的胸口袋，把花梗从那个口袋插进往，那样可不能损坏对方西装的衣料；为女士佩戴胸花时，除非是特不厚的面料，一般千万不要随便戳洞。

夏天为女士佩戴胸花时，不要不在胸前，以免倒挂，而是要将花不在女性的肩部。

Æ接机牌的装饰
在机场迎接外宾往往需要一块接机牌，接机牌的要紧作用是引导来宾。

除了引导，接机牌还能够成为展现公司文化的一个小小窗口。

为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。

最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。

缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，特不适合迎宾。

另外，纸板上还要清楚的用相关语言写出来宾的名字。

也能够对接机牌进行个性化装饰，比方，在接机牌的下半段悬挂两个铃铛，当旅客出来时，就轻轻摇摆牌子，铃铛发出的细碎而悦耳的声音特别轻易吸引旅客的注重力，从而能够有效缩短寻寻的时刻，也能带给来宾愉悦的感受。

3．沿途报喜不报忧
从机场到目的地，往往会通过一些较好的地区，也会通过一些未经的地点。

较好的地区，如国家的重大建设工程，这些地点能够大力宣扬，但要是是未经的地点，比方比立脏乱的地点，最好避重就轻，一带而过，而不要一直阐述：“那个是我们最脏的地点了，你瞧瞧脏成那个模样……〞俗话讲家丑不可外扬，因此负面的消息不必太过于招摇。

4．安排外宾住宿
Æ营造良好的住宿气氛
安排工作人员或者请饭店代为预备鲜花、水果，能够为男宾预备一小瓶洋酒，女宾那么是包装精美的小盒巧克力，并在桌上附上一张短笺，祝他〔她〕在中国这段时刻，能有个美好的回忆，并告知桌上的点心，是一份小小的心意，外宾才敢享用。

此外，房间的气味也特别重要，建议尽量在外宾的房间里摆放香水百合之类的花材，当外宾推开房门的时候就感受到一股清香，带来一天的好心情。

房间最好向阳，窗外的景致也要好。

Æ提供相关资料
为外宾选择了一个舒适的住宿环境后，还要为其预备以下资料，让其对自己四周的效劳人员、自己的行程以及饭店的情况等都了如指掌，产生宾至如回的感受。

图2－1 为外宾提供的相关资料
正像图2－1所示，接待人员的资料是外宾资料夹中的第一份资料，这份资料包括接待人员的姓名、照片、联系方式、专长等。

第二份资料是会议期间的具体行程安排，比方第一天干什么、翌日干什么等等，天天的行程都介绍得清清楚楚。

这些行程中还包括拜会地点、旅游地点的简介、自由活动时刻的长短，以及探访相关好友等的时刻安排。

第三份资料确实是根基外宾所住饭店的资料，这份资料注明饭店内各种消费场所的地点。

其中，还应包括一张用中文和外文书写的饭店位置卡，当外宾外出迷路时能够求助他人。

最好也能够预备一张简便的地形图，使外宾能够方便的了解酒店四面的商业设施，方便外宾的生活。

Æ兼顾到外宾的家眷
外宾如有家眷陪同，不忘了另外安排轻松有味的文化行程，如参瞧博物馆、民俗村等活动。

女性家眷一般喜爱采购，外宾对他国具有本国特色的商品通常较为感喜好，例如外宾来到中国，能够带他们往采购中国的丝绸、民间工艺品等。

5．派送礼物
外宾来到中国参加跨国会议，主办公司一般都要送给外宾一些合宜的礼物，一方面表现出中国企业的好客之情，另一方面也是为了加强感情联系。

赠予外宾礼物要掌握两个要紧原那么：首先要表达我国的传统，其次要弘扬我国的国粹。

所谓礼轻情义重，送礼切忌送太重、易碎的物品，比立适宜的礼物有竹制品、手工艺品，比方中国结、印章等，这些物品中
国特色比立鲜亮，而且富含情义。

也可依据各国人民对礼物的不同喜好来赠予礼品，比方日本人喜爱洋酒、腌制食品，一对包装精美的蜡烛台对欧美人士来讲也是不错的选择。

【自检】
以下是跨国会议前接待外宾需要做好的预备工作，请以此为标准检测一下贵公司上次接待外宾时工作的预备情况：
【本讲小结】
跨国会议，关于会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等等国际礼仪，皆须涉猎汲取，才能有“礼〞走遍天下。

要想进行令外宾印象深刻的跨国会议，首先要做好的工作确实是根基搜集有关外宾生活习惯的种种信息，通过这些信息充分了解不同国家的风土人情和生活禁忌，如此才能有的放矢，有理、有效地安排好会议的相关事宜。

跨国会议的接待人员要紧分为两种，一种是负责一般性效劳事项的接待人员，即一般接待人员；另一种那么是特不专业的口译人员。

他们各司其职，担当着整个会议的沟通协调工作。

【心得体会】
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第三讲开会应有的礼节
第一节开会应有的态度
1．开会之前针对主题提出自己的见解
参与会议的每个人都需要考虑提出具有建设性的意见，最好能够在开会之前针对主题把自己的见解整理出来，做到胸有成竹。

需要注重的是要在适当的时候，以适当的方式奉献自己的创意。

比方，轮到自己发言时，直截了当、正面地提出自己的瞧法；从不人的瞧点引申，提出自己的瞧法；综合多个人的瞧点，提出自己的瞧法；同意他人的瞧点；针对不人的瞧点，提出不同的意见；以设咨询的形式，提出自己的瞧法。

2．对出席者一视同仁，不分上下
对出席会议的其他与会者应该一视同仁，不要因为你与他的私人咨询题，就将他所提的意见一概否决。

开会的目的在于集思广益、共同解决咨询题，而不是制造咨询题，因此，与会者要彼此尊重，公私清楚，尽对不要存有个人私心，要对出席者一视同仁，不分上下，如此才能到达开会的目的。

3．不受利害及感情碍事
除了要明确自己的责任以外，维持一个良好的心态对与会者来讲也同样重要。

所谓良好的心态，要紧确实是根基开放的心态。

以开放的心态参加会议，就会减少一些埋怨和摩擦，收获就会增多。

反之，要是带着抵触情绪来参加会议，那么，参加会议就会成为一种痛苦。

因此，参加会议要不受利害及感情碍事。

4．对事不对人，不因个人喜好而区不对待他人
参加会议还要做到对事不对人，要能容纳其他与会者的意见，而且要认真考虑他人的意见。

这就需要与会者有一个宽广的胸怀，时时抱着如此的信念：参加的会议必定对我有用；即使会议比立烦人，但既来之，。