企业差旅管理系统需求规格说明书( 需求模版)

企业差旅管理系统
需求规格说明书
第六组
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2015年7月14日
目录
目录 (2)
1 引言. (4)
1.1 目的 (4)
1.2 背景. (4)
1.3产品的范围 (4)
1.4 参考文献. (4)
2 综合描述 (4)
2.1 产品的前景. (4)
2.2 产品的功能 (5)
2.3 用户类和特征 (5)
2.4 运行环境 (5)
2.5 设计和实现上的限制. (5)
2.6 假设和依赖 (6)
3 外部接口要求 (6)
3.1 用户界面 (6)
3.2 硬件接口 (6)
3.3 软件接口 (6)
3.4 通信接口 (6)
4 功能需求 (8)
4.1 角色定义. (8)
4.2 系统主用例图 (8)
4.3 个人信息管理子系统 (9)
4.3.1注册管理 (10)
4.3.2登录管理 (11)
4.3.3个人信息修改 (12)
4.4 差旅管理子系统 (13)
4.4.1行程制定管理 (14)
4.4.2预算申请管理 (16)
4.4.3报销申请管理 (18)
4.4.4差旅进度管理 (20)
4.5 经理子系统 (23)
4.5.1 预算审批管理 (24)
4.5.2 报销审批管理 (24)
4.5.3 报表管理 (25)
4.5.4 员工信息查询与管理 (25)
4.6 财务部门子系统 (27)
4.6.1 预算处理 (29)
4.6.2 报销处理 (30)
4.6.3 统计分析数据 (31)
4.7系统管理员子系统 (34)
4.7.1 注册登录信息储存 (34)
4.7.2员工信息管理 (35)
4.7.3 项目维护 (36)
5 其他非功能需求 (37)
5.1 性能需求 (37)
5.2 安全设施需求 (37)
5.3 安全性需求 (37)
5.4 软件质量属性 (37)
5.5 业务规则 (38)
5.6 用户文档 (38)
1 引言.
1.1 目的
本说明是企业差旅管理系统软件产品的总体设计和实现说明，包括程序系统的基本处理流程、程序系统的组织结构、模块划分、功能分配、接口设计、运行设计等,记录了系统整体实现上技术层面上的考虑，并且以需求说明作为依据，为程序的详细设计提供基础。

同时该文档将作为产品实现、特性要求和控制的依据。

软件开发小组的每一位参与开发成员应该阅读本说明，以清楚产品在技术方面的要求和实现策略，本手册将进行技术评审和技术的可行性检查，同时为下一步的详细设计说明提供框架。

1.2 背景.
目前，为了加强对员工出差行为的管理、规范出差流程，决定针对性开发一套出差管理系统，搭建一个统一的企业出差管理平台。

本系统是专门为企业方便管理员工出差的管理系统，其中包括出差申请、财务报销、统计分析、系统维护等，从而对员工的差旅获得能够有效控制，减少线下工作流程，提高公司效率。

为现实企业效率最大化的作用，来弥补现实中差旅管理效率低下的种种不足。

在这种条件下，我们开发了差旅管理系统。

1.3产品的范围
本系统实现出差管理的相关功能，比如出差申请、出差审批、预付借款、出差报销等等，对于与出差相关的后续业务，如：出差假期调休等；以及本文涉及到的其他，诸如：员工请假等日常办公管理功能的实现不在本系统的设计范围之内。

1.4 参考文献.
2 综合描述
2.1 产品的前景.
传统的差旅管理费用高额，而且管理流程不透明，容易产生报销中的虚假行为。

公司无法了解整体员工的出差计划。

本系统是基于互联网提供的在线服务，它是对传统差旅的优化与改进。

本系统为整个公司服务，简化了传统公司的流程，公司职员只要在网上操作就能完成差旅申请。

实现差旅信息在职员，经理和财务部门三方透明，方便了每一个人的工作，提高了对公司职员、财务的管理效率。

在信息化的今天，网络化服务是必然的选择，本系统将会在差旅管理上发挥巨大作用，并且会不断优化，以提供更好的服务。

2.2 产品的功能
本差旅管理系统分为五个子系统：个人信息管理子系统，差旅管理子系统，经理系统，财务管理系统，系统管理员子系统。

普通员工系统能够实现员工的登录、申请差旅提交差旅计划，查看申请状态等功能。

财务系统能根据差旅信息表为员工发放差旅预支金，差旅费用报销，以及审核预支金及实际费用并生成报表。

经理系统可以让经理审批员工的差旅申请以及管理员工信息并能够查看财务报表。

2.3 用户类和特征
本系统的用户分为四类：普通用户，经理，财务部门和系统管理员。

普通用户就是企业的普通员工，他们是本系统的主要使用者，本系统为他们提供申请差旅服务。

经理负责审批以及对员工和财务的管理。

财务部门负责差旅过程中财务的支出审核，系统管理负责权限的发放和部门管理、职务管理。

2.4 运行环境
网络环境：
本系统需要连接因特网使用。

硬件环境：
笔记本电脑，台式机。

本系统暂不能在移动端使用。

软件环境：
Windows xp以上操作系统。

Internet浏览器。

2.5 设计和实现上的限制.
开发工具：eclipse、tomcat、
数据库工具：MySQL、navicat
开发框架：JSP + Servlet + Struts + Spring
编程语言：java
2.6 假设和依赖
本系统在2015年7月30日之前完成。

本系统性能良好，能稳定运行。

本系统无资金预算。

3 外部接口要求
3.1 用户界面
屏幕格式：所有的界面使用web风格。

输入：系统的全部数据输入均要求采用填空格式的键盘输入，在所有应提示信息处（如：实施单位等），系统应能给出下拉式的提示并能由用户根据需要进行选择。

同时，会用足够的信息以校验用户的输入是否具有合法性。

输出：系统的运行结果均能通过屏幕进行输出，并能将输出的信息灵活地进行屏幕转换，以提高信息的可读性与操作的灵活性。

报表打印格式：按现行人工管理业务中报表格式进行打印输出，有些统计类型的报表将结合计算机数据处理重新设计报表输出格式
3.2 硬件接口
P1000、内存256M以上PC机满足输入端条件
3.3 软件接口
基础业务接口：用来实现系统基础资料数据同步和传输的系统数据接口。

业务处理接口：用来实现出差完成对应衍生的后续业务处理的系统接口。

3.4 通信接口
无特殊要求，需考虑与外部移动设备的通信。

4 功能需求
4.1 角色定义.
角色或者执行者（Actor）指与系统产生交互的外部用户或者外部系统。

一：员工：员工是指在这个企业差旅管理系统中通过注册的人员，这个Actor主要参与行程安排出差制定、预算申请、报销申请，查看出差记录等功能。

二：财务部门：财务部门指在这个企业差旅管理系统中担任预算、报销和记账功能的部门。

这个Actor主要参与预算处理、报销处理、报表生成，报销和预算对比分析等功能。

三：经理：经理是指在这个企业差旅管理系统中负责主要管理功能的人员。

这个Actor 主要参与预算审批、报销审批、员工行程基本信息查询和员工信息管理等功能。

四：系统管理员。

给每个部门和不同类别的员工设置不同权限。

4.2 系统主用例图
4.3 个人信息管理子系统
个人信息管理系统是公司所有员工使用这个系统的基础。

用例图：
流程图：
时序图：
信息管理系统的功能如下：
4.3.1：注册
所有员工使用这个系统就要先注册，并获得权限，对系统进行后续操作。

4.3.2：登录
所有的注册员工可以通过用户名和密码登录到系统，通过不同权限对使用系统的不同功能。

4.3.5：修改个人信息
进入到系统的所有员工都可以查看自己的个人信息，并对其进行更改。

4.3.1注册管理
所有公司员工使用它这个系统都要先进行注册，需要把自己的个人信息：姓名，密码，年龄，性别，部门，职位，联系方式等提交到系统。

注册后自动拥有普通员工权限，使用注册的账号和密码可以进行个人信息修改和差旅申请操作。

注册的账号由公司审批并进行权限分配。

用户根据被分配的权限增加对系统的更多功能的操作。

用例描述：注册
执行者：所有员工
前置条件：使用者未登录系统
后置条件：拥有普通员工权限，可以进行修改个人信息、申请差旅操作。

基本路径：
a.用户姓名输入。

b.用户密码输入。

c.用户年龄、性别。

联系方式输入。

\
d.用户部门输入。

e.用户职位输入。

数据字段：
4.3.2登录管理
所有用户都要进行登录操作才能使用本系统。

公司人员根据不同的身份，被分配到不同的权限。

普通员工、财务部门、部门经理以及系统管理员登陆后分别进入不同的子系统，并能对系统进行不同的操作。

使用者退出系统后就放弃了对系统的使用权，将回到登陆页面不能查看使用本系统。

用例描述：登录
执行者：所有员工
前置条件：使用者未登录系统
后置条件：不同权限用户进入到不同子系统
基本路径：
a)用户账号输入
b)用户密码输入
4.3.3个人信息修改
所有进入系统的员工都可以查看并修改自己的个人信息以及登录密码。

及时对个人信息进行更新和完善。

用例描述：个人信息
执行者：所有员工
前置条件：使用者已登录系统
后置条件：查看或者修改个人信息
基本路径：
a)修改个人信息时需要输入姓名、年龄、性别、联系方式、部门、职位等信息。

4.4 差旅管理子系统
普通员工系统是差旅管理系统的核心系统，有核心的三个功能分别是行程制定、预算申请、报销申请，配合登录系统和差旅进度管理，构成了该子系统的主要功能。

普通员工系统的功能如下：
4.4.1：行程制定管理
员工用户如果需要出差，则需要制定行程。

需要向系统提交出差目的、出差目的地、出差时间、出差线路、主管单位。

4.4.2：预算申请管理
员工用户如果填写了行程计划，则需要填写预算申请。

需要向系统提交出差交通工具的费用、住宿选择和费用、伙食费用、业务费用、其他费用，并会同行程制定一同上交给经理审批。

4.4.3：报销申请管理
用户完成差旅计划之后需要提交报销申请，申请单中必须包括交通工具、住宿、伙食、业务及其他的实际费用，报销申请表会有经理进行审批。

4.4.4：差旅进度管理
员工用户如提交了预算与行程给经理后，随着差旅的进行，则可以查看审批进度。

4.4.1行程制定管理
员工用户如果需要出差，则需要制定行程。

需要向系统提交出差目的、出差目的地、出差时间、出差线路、主管单位。

用例描述：行程制定
执行者：员工用户
前置条件：员工已经登录系统；
后置条件：制定行程后可以填写预算申请
基本路径：
a)出差基本信息输入，包括出差的类型，出差的目的、主管单位等，
b)行程信息输入，包括起止时间、经过城市、使用的交通工具、停留时间。

数据字段：
4.4.2预算申请管理
员工用户如果填写了行程计划，则需要填写预算申请。

需要向系统提交出差交通工具的费用、住宿选择和费用、伙食费用、业务费用、其他费用，并会同行程制定一同上交给经理审批。

用例描述：预算申请
执行者：员工用户
前置条件：员工已经制定行程计划；
后置条件：提交申请后可以查看审批情况
基本路径：
a)根据行程制定，生成交通工具的预算的录入
b)酒店预订和选择以及预算录入
c)饮食开销预算录入
d)业务费用预算录入及其他费用录入
e)预算汇总。

f)确定预支款，并填入申请。

g)提交预算与行程给经理
数据字段：
4.4.3报销申请管理
用户完成差旅计划之后需要提交报销申请，申请单中必须包括交通工具、住宿、伙食、业务及其他的实际费用，报销申请表会有经理进行审批。

用例描述：报销申请
执行者：普通员工
前置条件：已完成本次差旅行计划
后置条件：提交申请后可以查看审批状态
基本路径：
a)实际交通工具费用的录入
b)实际住宿费用的录入
c)实际饮食开销录入
d)实际业务费用录入及其他费用录入
e)开销费用汇总的录入
4.4.4差旅进度管理
员工用户如提交了预算与行程给经理后，随着差旅的进行，则可以查看审批进度。

包括是否通过审批、是否拿到预支款、是否提交报销申请、报销申请是否通过、是否完成报销。

普通员工的报销审批管理是普通员工查看自己报销申请状态的功能，如果被经理批准了，员工就可以去财务部门报销。

用例描述：预算申请
执行者：员工用户
前置条件：依据申请提交情况、审批情况而定；
后置条件：无
基本路径：
a)提交申请后未被审批，这显示审批未通过
b)审批通过后，且未领取预支款，显示审批通过，并未领取预支款
c)领取预支款后显示差旅进行
d)如果提交报销申请，显示报销申请待审批
e)报销申请审批通过后，显示报销申请通过
f)报销结算后显示差旅完成。

活动图：
4.5 经理子系统
经理通过进入到经理系统，能够接收和查看财务部门发送过来的当前报表和相关的报销预算对比分析；对公司员工提交上来的预算申请和报销申请进行审批，审批结果交给财务部门发款；由系统管理员主导的登陆管理系统提供本公司各部门的员工信息表，供查询公司员工的基本信息，进行员工的信息管理。

用例图如下：
经理的功能描述如下：
4.5.1：预算审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，评估其中消费额度，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行预算处理。

4.5.2：报销审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，审阅发票等实际支出，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行报销处理。

4.5.3：员工信息查询与管理
经理可查询和修改来自注册登录系统中储存的所有员工的信息，包括姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别
经理可查询所有员工的
4.5.4：财务报表及分析接收与查阅
查看财务部门整理发送的财务报表，和当前的报销相关分析。

4.5.1 预算审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，评估其中消费额度，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行预算处理。

用例描述：预算审批
执行者：经理
前置条件：员工登陆成功，将预算申请提交给经理
后置条件：财务部门收到通知进行处理
基本路径：
A）员工登录，根据出差计划预期支出（酒店饮食车旅费用等），填写出差预算表格B）经理根据相关消费水平和出差标准决定是否予以预支，预支额度大小。

4.5.2 报销审批管理
接收来自公司员工发来的的报销申请，参考员工的出差行程计划，审阅发票等实际支出，按公司相关的出差制度给予“通过”或“不通过”答复，并传达至财务部门系统进行报销处理。

用例描述：报销审批
执行者：经理
前置条件：员工登陆成功，将报销申请提交给经理
后置条件：财务部门收到通知进行处理
基本路径：
A）员工出差结束，根据出差实际支出，提供发票填写报销单
B）经理根据相关报销规定决定是否予以报销，报销额度大小。

4.5.3 报表管理
查看财务部门整理发送的财务报表，和当前的报销相关分析。

用例描述：财务报表及分析接收与查阅
执行者：经理
前置条件：财务部门收集整理财务报表，传达至经理
后置条件：经理对现有经济计划进行调整
基本路径：
A)系统当期财务信息整理出表
B)由财务部门做出相关分析和同期对比
C)经理审阅做出经济决策
4.5.4 员工信息查询与管理
经理可查询和修改所有员工的信息，包括姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别。

用例描述：员工信息查询与管理
执行者：经理
前置条件：财务部门收集和整理员工报销信息，
后置条件：经理查阅和变动员工信息
基本路径：
A）系统记录员工历次出差信息，形成员工信息表
B）B）经理查询员工出差信息，评价员工
C）经理在员工信息表之上，进行部门管理，职位管理，权限管理
4.6 财务部门子系统
系统简述功能：财务系统主要有三个功能处理。

预算处理、报销处理和统计分析数据。

预算处理主要是处理经过经理审批后的员工的预算申请书，根据员工的预算申请书，发放预付款项和登记入账，生成预算报表。

报销处理主要在员工出差后进行实际的结算业务。

根据员工的预算表和经过经理审批后的报销凭证进行差额结算，并生成报销报表。

数据分析处理主要是根据预算表报销表等数据，生成预算报销对比表，进行数据的分析，并提交给经理审阅。

预算报销对比表主要是方便高层对各部门的预算和报销情况进行查询与了解。

流程图如下
用例图如下
财务管理的功能用例描述如下：
4.6.1：登录处理
财务人员登录到差旅管理系统可以看到经过审批的员工的预算申请表和报销申请表。

4.6.2：查看预算申请
财务人员登录后查看通过审批的预算申请
4.6.3：预算处理
财务人员根据预算申请表进行预算处理，主要是登记入账，生成相应的报表，以及进行预付款项的支付。

4.6.4：查看报销处理
财务人员登录后查看通过审批的报销申请
4.6.5：报销处理
财务人员根据报销申请表和预算报表进行报销处理，主要是登记入账，生成相应的报销报表，以及进行款项的结算。

4.6.6：数据分析
财务人员根据预算报表和报销报表，进行综合预算报销报表的生成，然后对数据进行分析，并把预算报销对比表交于经理审阅。

4.6.1 预算处理
如果财务人员需要进行预算处理，就开始录入员工预算申请，然后编制预算表。

具体描述如下
用例描述：预算处理
执行者：财务人员
前置条件：财务人员登陆成功、经理预算审批通过
后置条件：是否预付预算款
基本路径：
a)基本信息导入，从员工的预算申请表中直接导入包括员工编号、部门
编号，员工名字，部门名字
b)原始信息导入，从员工的预算申请表中直接导入，出差日期，预计出
差开始时间，预计出差结束如期，预计金额等项目，出差月份，出差年份
c)转账
d)写入数据库
e)输出预算表
预算表
4.6.2 报销处理
如果财务人员需要进行报销处理，就开始录入员工报销申请，然后编制报销表。

具体描述如下。

用例描述：报销处理
执行者：财务人员
前置条件：财务人员登陆成功、经理报销审批通过，预算报表已生成
基本路径：
a) 基本信息导入，包括员工编号、部门编号，员工名字，部门名字
b)原始信息导入，报销申请表编号，预算报表编号，报销金额，时间，报销
月份，报销年份人，描述
c)审核金额到帐
d)写入数据库
e)输出报销表
报销表
4.6.3 统计分析数据
如果财务人员需要进行统计分析数据，就开始统计各个会计报表，然后编制预算报销对比表，最后进行分析。

具体描述如下。

用例描述：统计分析数据
执行者：财务人员
前置条件：财务人员登陆成功、预算表、报销表已经生成
后置条件：交于经理查看
基本路径：
a) 基本信息导入，出差年份，出差月份，部门号，部门名
b）凭证信息导入，预算报表编号，报销报表编号，出差年份，出差月份，差额c) 生成报表输出报表并交于经理
预算报销对比表
4.7系统管理员子系统
系统管理员通过注册登录系统获取普通员工过的基本信息，进行普通员工信息表的查询与管理，并向经理子系统提供权限等级更高的查询与管理，及删改等管理手段。

用例图如下：
4.7.1：注册登录信息储存
普通员工登录注册，填写员工基本信息，姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别。

最后传达至各部门经理进行管理。

4.7.2：员工信息管理
系统管理员可以管理和查询员工信息，各个员工职位管理，部门管理和权限分配。

4.7.3：项目维护
处理和解决项目问题
4.7.1 注册登录信息储存
普通员工登录注册，填写员工基本信息，姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别。

最后传达至各部门经理进行管理。

用例描述：注册登录信息储存
执行者：系统管理员
前置条件：部门不同员工登录到注册系统，填写员工基本信息
后置条件：交于经理进行查询管理
基本路径：
4.7.2员工信息管理
系统管理员可修改所有员工的信息，包括姓名+密码+性别+年龄+联系方式+部门+职位+权限类别。

最后传达至各部门经理进行管理
用例描述：员工信息管理
执行者：系统管理员
前置条件：各部门员工在登录注册系统上填写员工信息
基本路径：a）员工注册登记
b）系统管理员整理员工基本信息
4.7.3 项目维护
为保证系统正常运行所需的预防性维护，包括：日常维护、网络调整、数据备份应急、服务器定期巡检等工作。

其中日常维护包括现场协助客户解决问题、用户使用问题处理、程序BUG修改调整、业务数据调整、系统功能完善等。

网络调整后，及时修改各应用系统的相关配置。

做好业务数据的备份（恢复）工作。

服务器定期巡检包括应用服务器和数据库服务器。

通过对设备和业务的正常巡检、周期性维护的工作情况，以保证业务的正常运行。

用例描述：项目维护
执行者：系统管理员
前置条件：各部门员工在登录注册系统上填写员工信息，形成整个完整的差旅系统。

5 其他非功能需求
5.1 性能需求
5.2 安全设施需求
为保证软件的上下兼容性，开发者应选择比较通用的开发工具的较新版本进行开发，如J2EE等集合开发工具新版本（eclipse，myeclipse等），流行的服务器等。

另外系统涉及到的各种数据关系到各部门的利益和系统的正常运行。

系统平台通过严格的流程与权限
控制，做到严格审核与分配系统权限，严禁未经许可的用户访问和操作。

同时由于系统的运行环境是分布式的，我们将采取有效、严格的软件防护(防病毒软件)与硬件防护(硬件防火墙)措施相结合预防外界用户对系统的攻击与破坏。

另外系统建立了健全的备份和灾难恢复机制，系统文件、应用服务的配置文件及二次开发代码都需要做一个全备份，然后每天做一次增量备份，并进行异地存储。

5.3 安全性需求
系统需要对使用系统的用户进行登录管理，系统用户需要在系统中登录用户名和密码才能进入系统。

用户登录密码在数据库中需要进行加密存储。

有严格的权限管理功能，各功能模块需有相应的权限方能进入。

系统需能够防止各类误操作可能造成的数据丢失，破坏。

防止用户非法获取网页以及内容。

5.4 软件质量属性
1.系统的界面要求：
１）页面内容：主题突出，站点定义、术语和行文格式统一、规范、明确，栏目、菜单设置和布局合理，传递的信息准确、及时。

内容丰富，文字准确，语句通顺；专用术语规范，行文格式统一规范。

２）导航结构：页面具有明确的导航指示，且便于理解，方便用户使用。

３）技术环境：页面大小适当，能用各种常用浏览器以不同分辨率浏览；无错误链接和空链接；采用CSS处理，控制字体大小和版面布局。