个人知识体系建立和管理16页word文档

个人知识体系的建立与管理
长云@ 2007/02/01 → 深入
引用
摘要：这个体系必须能将精力集中于对目标知识的吸收上，套用TOC的理论来讲，“知识的吸收”在这里是瓶颈，那么所有非瓶颈资源的能力提升都不会对最终系统输出有任何益处，所以目前而言，凡是影响“目标知识吸收”的事情，一概要予以杜绝！
一、当前个人知识管理模式问题的根源在哪里？
当前个人知识管理模式，是建立在一个错误的假设上，虽然这个假设以前是正确的，但是它显然并不适合我们现在的环境。

这个假设就是：“知识不能够共享！”所以，“人们不可能随时随时找到自己所需要的知识，而必须将它事前“储藏”起来”，所以“知识'储藏’的多寡决定了个人知识运用的最大值”，所以“积累的各门类的知识越完整越好，越“成套”越好”，所以，“对各类知识不论需求兼收并蓄”……没错，在以前的生活环境中，这些都是个人能力成长的不二法门——但这几年变化太大了，我们目前是实实在在的处于信息量空前的“网络时代”，这与过去在信息获取方面有三点显著不同：
1、信息的收集极其方便，几乎是向人“涌”来；
2、各种信息更新的速度越来越快；
3、所获信息的质量却良莠不齐。

问题是，时代改变了，但学习模式并未做相应的改变，下面一起来看看这都对我们产生了什么样的影响：
基于“网络时代”的三大变化，影响最终学习效果的主因正是“以知识的积累为中心”的学习方式，而这一约定俗成的方式，却是基于过去“知识不能共享”的客观现实。

问题的根源在哪里？请看上图，“知识'储藏’的多寡决定了个人能力的大小”这个过时的错误假设，让我们白白消耗了许多的精力，却事倍功半。

想想看，我们使劲地下载，使劲的复制粘贴，收集各种能收集到的资料——问题是，有多少被自己真正消化了呢？
二、建立全新的个人知识管理体系
1、必须摒弃不合时宜的“知识储藏中心”，把精力让在对知识的运用上。

首先需要搭建个人的知识结构，用于信息的分类与筛选，除尽量排除垃圾信息的干扰外，可有可无的信息亦应直接删除，对于感兴趣的信息可以建立一个专门的存放之所，比如我是建立了一个“知识面”的门类来管理。

下图中描述了我目前的个人知识结构。

A 最下面一层是必须具备的基础技能，所有包含的条目必须达标，否则将难以支撑更高等级的技能值。

B 第三层是知识面，这个应该越宽越好，可以把自己的兴趣爱好包括进来，所有感兴趣的东西都可以放在这个区域中，需要注意的是，对这个区域的精力投放要严格控制，达到理解程度即可，至多不能超出掌握（要是真对某个条目欲罢不能，可以把它挪到其它区域），这是精力控制的关键，切记！
C 第二层是专业技能，是指对个人专业的长远规划，这里的面积已经非常窄了，此处应当根据自己的工作及个人特点来谨慎制订，旨在对自己的职业能力进行补充，最好不要超出三项——传说中的精力超人也只呆在传说中而已。

D 最高的一层是职业技能，到了这里，已经是自己所有能力的颠峰——实际工作能力，这里是个人目前的真正实力——无论你想做什么事，你能用到的（或者别人能用到你的），只有你现实具备的能力。

2、严格按照既定的知识结构来处理信息（下图），其中的深入程度表示需要达到的标准，由低到高分别是：接触/理解/掌握/保持/深入/精湛（另外还有两个相对独立的感悟与欣赏）。

越往高处表示要达到的水平越高，同时花费的时间和精力也越多。

一个分类对应两个深入程度，黄色区域表示要达到的最小值，绿色表示最大值；
3、定期修改知识结构以适应新的环境变化
三、这个体系必须能将精力集中于对目标知识的吸收上
套用TOC的理论来讲，“知识的吸收”在这里是瓶颈，那么所有非瓶颈资源的能力提升都不会对最终系统输出有任何益处，所以目前而言，凡是影响“目标知识吸收”的事情，一概要予以杜绝！
1、明确规定自己不做什么
2、定期剔除无关的、无法辨视真伪的知识
3、每日留出固定的时间来消化新知识。

4、运用一些现代的脑科学研究成果，比如遗忘曲线、速记、思维导图、复读记忆等，摸索最适合自己的方法。

四、所用到的工具
1、基础技能训练卡片
2、需要长期记忆的系列读书笔记
3、能放在床头的已分类的书籍
4、需要熟习的复读资料库
5、编几个程序吧，水平最近长近了不少——虽然只是业余爱好
信息时代的个人知识管理
在信息严重超载的今天，“我们生活在信息的海洋中，但却忍受着知识的饥渴”。

为了寻找一个地址、电话号码或电子信箱而翻箱倒柜；收藏的总是远远超过阅读和学习的数量；网站看过很多，却往往在需要某些资料的关键时刻无法找到；被每天的繁重例行工作压得透不过气来等等。

顺应时代要求，知识经济和知识管理逐渐成为当前社会的热门话题。

要想获得生存和发展的能力，人们必须成为个人知识的管理者，提高创造和应用知识能力。

个人知识管理(PKM，Personal Knowledge Management)是一种新的知识管理的理念和方法，能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识，最终利于自己的工作、生活。

通过对个人知识的管理，人们可以养成良好的学习习惯,增强信息素养，完善自己的专业知识体系, 提高自己的能力和竞争力，为实现个人价值和可持续发展打下坚实基础。

一、个人知识管理的概念
1、个人知识的分类
知识管理的一个基本问题是对知识的分类。

按照应用的角度，经济发展与合作组织（OECD）将知识分为四类：事实知识（Know-what）、原理知识（Know-why）、技能知识（Know-how）和人际知识（Know-who）。

[1]从认知角度出发，知识又可以分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit Knowledege）。

显性知识可以通过文件、形象或其他精确的沟通过程来传授，但隐性知识的获得却只能依赖于自身的体验、直觉和洞察力。

在OECD对知识的划分中，前两者属于显性知识，后两者属于隐性知识。

显性知识和隐性知识之间可以相互转化，动态循环。

[2]
个人可以管理的知识不仅是指书本和文献中的有形内容，而且更是指信息，是从原始材料中组织和系统化的数据。

个人知识管理的重点在于对隐形知识的管理，实现显性知识和隐性知识的共享，提高学习能力、应变能力和创新能力。

2、个人知识管理的含义
个人知识管理（PKM）的宽泛定义由美国的Paul A. Dorsey教授提出：“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。

”[3]
UCLA大学安德逊工商管理学院的Jason Frand已经在他们的MBA课程中列入了采用PKM概念来说明信息与知识管理的实践活动。

Frand 和Hixon (2019)将个人知识管理定义为：“它是一种概念框架，指个人组织和集中自己认为重要的信息，使其成为我们知识基础的一部分。

它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的（个人）战略，并以此扩展我们的个人知识。

”[4]
Skyrme (2019)也从经验方面对个人知识管理战略进行了更为细致的描述，包括以下内容：明确自己的信息需求；制定一个(知识)获取战略；设定信息的优先级，确定哪些信息可以丢弃，哪些信息可以收取；确定如何和何时处理手上的信息；为需要归档和保存的知识建立规范；创建个人的文件系统，可以兼顾（管理）自己的工作、生活和其它知识活动；为不同用途建立信息目录（书签）和索引；经常评估/评价所存储信息和目录的价值。

综上，尽管个人知识管理（PKM）有各种版本的定义，其实质却都在于帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。

通过实施PKM，个人可以在短时间内处理大量的信息，快速有效地获取所需知识，准确地表达知识，提高工作效率和自身能力。

二、个人知识管理的内容
Dorsey教授指出PKM在实际操作过程中，涉及创建、分类、索引、检索（搜索）、分发以及重新使用某项知识的价值评估。

其中，七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知
识工作者所必需的，可以概括为：检索信息的技巧；评估信息的技巧；组织信息的技巧；分析信息的技巧；表达信息的技巧；保证信息安全的技巧和信息协同的技巧。

[5]
1、检索信息的技巧
检索信息时，首先要确定个人的信息需求和信息来源，选择合适的信息检索技巧方法。

在个人知识管理中，检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧，也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。

为充分掌握检索信息的技巧，个人有必要对搜索的概念、布尔逻辑、搜索的技能等充分的掌握。

2、评估信息的技巧
这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量，而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的相关程度。

个人并不必去了解计算机评估信息的机理，评估主要从可信度、准确度、合理性及相关支持等方面来进行。

可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据、元信息等来判定。

准确度可从时间界限、综合全面性、信息面向的对象及其使用目的、合理性等方面来确定。

相关支持则是指信息文本的索引目录、参考文献等。

3、组织信息的技巧
组织信息，需要过滤无用和相关度不大的信息资源，有效地存储信息，建立信息之间的联系，方便以后的查找和使用。

有效组织信息的原则是：无论环境怎样，组织起来的信息应该便于有效的利用。

这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。

在手工操作的环境中，我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。

在现代的高科技环境中，我们用电子文档、数据库和网页，或者用专门的知识管理软件来组织信息。

个人知识管理
岩岩螺整理
二〇〇四年十一月
目录
一、个人知识管理的原因与意义 (2)
二、个人知识管理的定义与原则 (3)
1、个人知识管理的定义 (3)
2、个人知识管理的原则 (3)
三、建造自己的学习网—PKM的知识学习 (3)
1、学习与培训 (4)
2、人际网络 (4)
3、我的媒体 (5)
4、互联网 (5)
四、建立自己的知识系统架构 (5)
1、个人知识管理的内容 (6)
2、个人知识管理的方法 (6)
3、个人文件档案管理 (7)
4、用IT技术建立个人知识库 (7)
五、知识的利用 (8)
1、掌握知识的唯一目的 (8)
2、知识掌握的三阶段 (8)
第一阶段：我知道 (8)
第二阶段：我会用 (9)
第三阶段：灵活运用 (9)
3、知识的利用方法 (9)
六、结语 (10)
一、个人知识管理的原因与意义
大概我们都会有这样的经历：为了寻找一个地址、电话号码或电子信箱而翻箱倒柜，花费许多时间寻找或打电话询问，而最终却发现这个东西就在你的电脑桌面；大概你和我一样也经历过:昨天刚看过的一份关键资料，今天起草报告时要用到，自己却那里也找不到，最终造成报告无从下笔，结果是工作完不成领导怪罪而自己也感觉工作干得不爽。

这些问题是为什么呢？作为一名知识工作者，我们现在的工具很多：电话、固定电脑、笔记本电脑、手机、PDA还有许多其它五花八门的玩艺，都声称在帮助我们工作的更好更有效率，企业的OA、ERP、CRM都说可以让我们工作的更轻松更方便，而为什么我们的感觉却是我们再干许多没有效率的工作呢？是那里出了问题呢？IDC的研究报告显示，知识工作者做的90%的所谓“创新工作”是重复工作，因为这些知识已经存在（存在于组织内部或组织外部）。

事实上是，知识工作者都有这样一个感受：大部分东西重新起草比去寻找这个已存在的东西还省力气。

另一份研究报告显示：知识工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上。

我们认为：造成个人工作中效率低下的原因是因为没有对个人的知识进行有效的管理。

当今时代，信息的数量十分庞大，我们工作中需要的知识也很广泛，作为知识工作者，大部分工作是要去做那些创新性的工作而不可能去日复一日的重复某项活动或操作，因此我们每个人工作都会用到各种知识，对知识的数量和质量要求很高，而我们对这些众多的知识无法进行管理，最后造成工作的低效率。

知识管理是个人的事情，也是各种组织的事情。

但并非我们每个人都能决定组织的知识管理实施，即便组织实施知识管理，最终成功与否还是在于每个个人的参与程度和个人的知识管理水平。

进一步说，个人知识管理是每个知识工作者打造自己的核心竞争力和提高自己的有效手段，对自己的知识进行有效管理有利于自己在职场游刃有余从而最终提高自己。

二、个人知识管理的定义与原则
1、个人知识管理的定义
个人知识管理（PKM）有各种版本的定义，但其实质却在于帮助个人提升工作效率，整合自己的信息资源，提高个人的竞争力。

通过个人知识管理，让个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更多价值的知识，从而最终利于自己的工作、生活。

其实，在每个人的工作、学习生活中都已经有了知识管理的影子，但这时候的个人知识管理（PKM）还处于蒙昧状态，我们如果能在日常的工作中更加有意识的对个人知识进行管理，那么PKM是一件很简单的事情。

2、个人知识管理的原则
本文个人知识管理（PKM）实施基于以下两个原则：
原则一、简单而有效。

期望个人能够根据我们描述的个人知识管理实施方法可以独自实施对自己的知识进行管理，这种管理的效果让自己可以感觉到。

原则二、经济原则。

个人知识管理的实施不需要你额外去投资什么（不需要你去花很多money），以利用每个普通人能得到的工具为主。

个人知识管理也遵循知识管理的中的普遍规律，但它又有自己的特点：例如个人知识管理（PKM）中不涉及组织知识管理（OKM）的重要一环——“组织知识的共享”，因为知识的获取、存储、利用都是个人。

个人知识管理（PKM）由于没有组织的约束可能实施中更容易半途而废，不能有效进行，且个人知识管理的效果较难以测量。

以下本文就个人知识管理（PKM）的获取（学习）、知识存贮管理、知识利用进行论述。

三、建造自己的学习网—PKM的知识学习
只有拥有很多知识的情况下，个人的知识管理才有意义，因此知识管理的第一步是知识的学习（也叫知识的获取）。

其实在日常生活工作中大家都有自己的知识学习方法和系统：例如每个人都有一个人际圈子，通过这个圈子个人可以获得在书本上和其他渠道获得不到的知识。

我们认为个人知识学习可以粗略的分为以下几个途径：
1、学习与培训
没有参加工作的学生学习是其主要任务，公司组织的企业内部培训也是一种学习，这种学习的效果对一个人的发展与未来很有价值，因此大家应该珍惜这种机会。

除了这种正规的学习机会外，在这个知识经济时代，每个人都应该不断的学习来充实和提高自己，从而增强自己的竞争力。

在这种学习中，个人主要学到的是各种显性的知识（理论），至于学习方法，很容易找到众多的论述，在此不再赘言！
2、人际网络
每个人的人际网络都是个人学习知识的一个重要途径。

不论现在的媒体如何发达，也不管“知识管理”的专家如何言必称eLearning，这一切都无法替代你在人际交往中的学习，而且人际交往中可以学到很多书本上、学习软件中学不到的知识--隐性知识，如果你的人际圈子越广，交往的人员的素质越好，可能你学到的知识越多，人际网络的获得和维持都不容易，但建立后，往往是你可以获得最直接最深入知识的重要来源。

因此我们的建议是：扩大你的交往圈子，与“柏拉图”为友，多于朋友交往，多沟通、讨论，提高自己。

你人际交往的圈子越来越大，对这些人的联系方式的管理也就成为一件很重要的事情。

其实我们好多人想联系某个人时却找不到联系方式的原因也很简
单，因为我们没有把这些东西当成一件事情认真的处理，其实只要你下一点工夫，这些联系方式的管理不是很难的事情。

充分利用你手头的工具，Outlook就是一个很有用的工具，其功能很强大而我们日常工作中对其功能却用得很少，好好学习一下Outlook的应用对你的工作和生活一定会有帮助。

还要充分利用你的手机、PDA等工具。

还有一个重要的方法是充分利用公司已有的信息系统，例如OA、CRM等。

记住这些资料要请更新和备份！
3、我的媒体
无论你做那一行，都会有相关的媒体，你应该注重在这些媒体中学习。

例如你做销售，那么你应该关注销售方面的媒体，而你做的是快速消费品的销售，你同时就应该关注快速消费品领域和销售方面的媒体有什么新的动向、新的方法，并通过媒体学习这些东西。

你应该结合自己的工作建立自己的“我的媒体”，长期关注，从而可以用从媒体的来的信息分析你的工作，必将对自己的知识结构和进步有作用。

当然目前的媒体良莠不齐，你必须拥有自己的判断力去鉴别，本网站将在以后根据不同行业的媒体进行推荐。

4、互联网
互联网是人类最伟大的发明之一，同时也是人们进行学习的一件重要工具，能充分利用互联网的强大功能进行学习是现代人的一个重要标志。

互联网上的知识多如牛毛，如果想利用互联网进行学习，你必须善用搜索引擎工具。

你大概会说搜索引擎我还不会用吗，我每天都用Google！但我还是劝你拿出点时间来好好学习搜索引擎的功能，因为Google 的使用也有很多技巧，为什么你想搜索的内容与你实际搜索的内容有那么多差距，为什么有的人可以搜到的信息你却找不到，为什么找同样的东西你比别人用的时间要长？充分利用你IE的收藏夹，做好分类（这很重要，分类的具体操作以后的文章会专门论述），并定期备份你的收藏夹。

“什么？不知道怎么备份IE收藏夹”，那不好意思，去微软的网站上看看吧！
四、建立自己的知识系统架构
资料你搜集了很多，知识也学习了很多，但这些资料和知识怎么进行有效的管理呢？搜集资料只是知识管理的第一步，而怎样对这些资料和知识进行管理才是最重要的，没有对知识和资料的有效管理，就不可能有个人工作效率的提高。

因此个人知识管理的第二步就是建立自己的知识系统架构，什么是知识系统架构，简单说就是你储藏知识的架构，有系统的知识架构，将有助于你将收集到的资料有系统的储存与未来快速的撷取，缺乏系统化的分类架构，将造成日后撷取与整合资料与创造知识的大量时间浪费，达不到通过知识管理提高个人工作效率的目的。

1、个人知识管理的内容
要建立的自己的知识系统架构，你首先要明白你有哪些资料和知识需要管理。

从个人的角度讲，需要管理的知识资源无外乎以下的内容：
●人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）
●通讯管理（书信、电子信件、传真等）
●个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）
●网络资源管理（网站管理与连接）
●文件档案管理
2、个人知识管理的方法
要管理以上的知识资源，在个人也不可能去花很多钱投资在这上面的约束下，有什么好的办法呢？我们的建议仍然是善用个人手上已有的资源。

在这里给你推荐两个工具，第一个就是微软赫赫有名的MS Outlook 2019(并非Outlook Express),通过MS Outlook 2019，可以实现个人的人际交往资源管理、个人通讯管理、个人的时间管理等功能。

根据20/80原则，我们大部分人都没有利用到
MS Outlook 2019的强大功能，花点时间去学习一下MS Outlook 的应用，你会发现其实你们单位各种乱七八糟的信息系统中的好多功能MS Outlook 2019种都已经有了而且比你们的系统要好用。

对中小企业而言，MS Outlook 甚至可以作为替代OA、CRM等软件的一个折衷办法。

3、个人文件档案管理
剩下的最重要的问题就是个人文件档案的管理，不论你是从事业务工作还是管理工作，每个人的工作中都会有许多的文件需要管理，这种文件包括各种形式：文本、视频、音频、程序等，对这些东西该如何管理呢？计算机的利用当然对这些文件的管理有重要的作用，但即便我们的东西都存在了硬盘里面，还是有许多不方便。

例如我想找我以前起草过的一个方案，因为我想要做一个同样的方案需要参考以前的，假如以前的方案是一年前起草的，你还能很快的找到吗？这种有明确需求的东西可能还好办，而我们大部分时候是我们只记得以前见过这么一个资料，该去哪里找？企业的信息系统不是为个人设计的，虽然能在工作中给你一定的帮助，但当涉及到你个性化的需求时大部分时候这些系统就显得无能为力了。

借鉴组织知识管理的理论和方法，个人可以建立自己的知识库。

但个人的知识库不可能象企业的知识库那么复杂，只需要适合自己的个人需求就行。

既然要建立自己的知识库，那么首先要考虑的就是你个人知识的分类。

分类学是一门学问，当然不需要每个个人都去研究分类学的知识，但你应该静下心来好好检查一下自己到底需要哪些知识。

例如小刘是一名刚刚毕业不久参加工作的大学生，职务是程序员，那么它关注的东西是什么呢？首先它要关注于他的编程技术的提高（编程技术里面又要分好多类，包括语言、软件工程、文档写作等），其次它要加强对自己企业所处的行业的了解，小王将来希望能成为一名优秀的项目经理，因此他需要对项目管理的知识进行管理。

小王一直在自学德语，因此需要将德语知识学习的内容进行管理。

根据小王的特点，可以将其知识管理的首层目录分为：技术、行业、项目管理、德语。

然后每个下面又可以再分。

例子中知识库只是一个大致的分类，每个人的情况各不相同，因此你的个人知识库的分类也会各不相同。

每个人的知识库分类都不可能一步到位，在实践中才可能摸索出自己知识库的最佳分类方法，因此第一步就是：Just Do It！。