学籍管理操作流程

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说明：增加类学籍变更由学校统一上报核准，县教育局不直接受理学生
、家长个人提交的增加类学籍变更申请。本学期增加类上报预审时间截止9月
2日，（沿江各小学上报时间已电话通知校长，8月25日上报预增加名单，初
中学生在8月31日前上报预增加学生名单，预报后还有增加的学生可以再补报
），系统登记时间截止9月15日（逾期系统由省厅统一自动关闭登记功能），
说明：学校可统一组织为学生拍摄数码照片，以便于统一照片格式，但不得 向学生及家长收费。
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（二）学籍日常变更
1.基本流程
学生及其监护人申请——学校申报——教育局核准
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（二）学籍日常变更
2.申报核准时限
学生增加类变更（含转入、复学等其他增加）在开学前上报县教育 局预审通过后，于开学2周内完成电子学籍系统登记；减少类变更（含转 出、休学、退学、死亡、其他减少）一般在实际发生时间两周内及时办 理。
电子学籍操作流程
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电子学籍操作流程
一、系统初始设置调整
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（一）系统管理
1.系统设置
进 入 “ 系 统 管 理 ——系统设置”，对各年级允许普通用户（班主任）修改 的学生基本信息字段进行设置。
注：对于毕业班学生户籍 信息，要审慎授权；学生照片 一般由学校统一维护，不授权 普通用户管理。
统与招生系统学生及其关键信息一致性进行核查，凡学校擅自为未经招生系统
核办的学生建立学籍的，以违反招生纪律论处，并注销相应学籍。
学生学籍辅号由县教育局统一执行一次全年级重编（按班级及班内编号顺
序编排流水号），重编后锁定，不再修精选改课件。
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（一）新生档案建立
2.新生名册建立
各学校于9月底前将新生数码照片导入系统，详见《学生数码照片导 入学籍系统操作指南》。并在查询统计——打印中心选中新生名册打印 新生名册留档备案。
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（一）系统管理
2.用户管理
（ 2）用户管理：“用户管理”中，可在组内添加/取消用户，可设置/取消 学籍管理员，可启用/禁用普通用户帐号。
说明：每学校原则上在同一时段（学期）只能设置一位学籍管理员。
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（一）系统管理
2.用户管理
（ 3）用户权限管理：用户权限管理中，可进行功能权限分配和班级管理 权限分配，其中组成员默认具备所在组相应公共权限。
说明：转学全部由转入学校开始登记，省内实行电子化核准方式，跨省转
学中若对方规定必须提供转学联系表的，我方可予配合；跨省转学采取部
、省服务器中间库非实时对接方式，学籍信息对接检索有延迟，需要先以
学籍系统打印的《基本信息表》确认学生原学籍状态。教育部教基一厅
﹝2016﹞2号文件上学期已上传到群共享，特别是简化转学证明材料了详
细的说明，可能今后纸质办理逐步取消，如家长仍需要办理转学联系单，
这学期学校照样给予办理，但须学校统一上报盖章。
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（二）学籍日常变更
（2）休学/复学
①休学 a.条件：学生连续病假三个月以上或其他特殊原因，无法坚 持正常学习者，由学生及其监护人提出书面申请，可办理休学。b.材料： 县级及以上医院证明，住院病历、结算单、家长申请报告、休学审核表 （一式两份），c.系统登记流程：进入“休学”，选择欲休学学生，点击 “增加”，输入休学时长、原因、病种、保存提交申请，打印“休学审核表” （一式两份），经学校签字、盖章后，连同相应证明材料报县教育局核 准（需提供医生证明、结算发票、病历、家长申请报告等材料）；学校 留一份作为学籍变更档案存档。
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（一）系统管理
2.用户管理
（ 1）用户组管理：进入“系统管理——用户管理——用户组管理”，对学 校用户组进行维护，调整设置各个用户组的公共权限。
说明：“全体教师”为系统默 认用户组，学校不能自行修改，其 信息来自省师训平台，凡师训平台 信息有变更（如新增、删除、修改 等），学籍系统将会自动更新；其 他用户组由学校维护，但不建议学 校分设过多用户组。
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（二）学籍日常变更
（3）出国/回国留学
①出国：进入“出国”，选择欲出国学生，点击“增加”，输入出国原 因、日期，保存提交申请，打印“出国审核表”（一式两份），经学校 签字、盖章后，连同相应证明材料报县教育局核准（需提供护照或其他 出国证明）；核准后，学校将审核表及相应证明作为学籍变更档案存档。
说明：学校可统一组织为学生拍摄数码照片，以便于统一照片 格式，但不得向学生及家长收费。
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（一）新生档案建立
3.初中新生档案迁移
各初中要根据县招生系统审核结果，在9月10日前完成初一新生档案 迁移预登记，开学后再根据招生系统最终审核的学生实际报道注册情况， 调整相应登记，并根据实际分班结果调整班级，9月20日前迁移入库新生 档案。
省外就读的应届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“身份证 号”或“全国学籍号”在跨省就学逐个查找增加。
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3.初中新生档案迁移
（d）省内离校生
因各种原因省内离校未毕业的，由学校通过“学籍变更——异地离 校生转入”逐个上报，同时提交书面情况说明。 （e）小学未建立学籍学生
因各种原因未在全国范围内建立电子学籍的，由学校通过“学籍变 更——其他增加”逐个上报，同时提交书面情况说明。
（3）所需材料。转学申请报告，原就读学校打印的《学生基本信息表》， 学生及其监护人户籍、居住、工作等证明。
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（二）学籍日常变更
5.变更操作。（进入“学生信息管理——学籍异动申请”）
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（ 1）转学。（流程：转入学校——转入教育局——转出学 校——转出教育局）
①转入：由转入学校进入相应的转入类别（省内转入或省外转入）， 选择欲编入班级，点击“增加”，选择学生所在县区、学校，输入学籍 主号等相关信息查找，查出学生后点击“确定”，选择转入班级、输入 转学原因后保存；省外转入的直接录入信息保存，数据实行跨省对接。
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②回国复学：进入“回国复学”，出现可回国复学学生列表，选择要 回国复学的学生，点“增加”，选择复学班级，提交县教育局核准。
说明：回国复学原则上不得变更就读年级。
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（二）学籍日常变更
（4）留级/跳级
进入“留级/跳级”，选择欲“留级/跳级”学生，点击“增加”，选择“留/跳”往 班级，输入“留/跳”级原因，保存提交申请，打印《留/跳级审核表》（一 式两份），经各方签字、盖章后，报县教育局核准。
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说明：对于因各种原因未入户籍（无身份证号）的适龄儿童，经学校、学
区查实符合入学条件的，可先安排就读，学校建立临时纸质档案。学校应督促
家长尽快办理入户手续，待户籍（身份证号）确定后，再上报建立电子学籍。
新生全部入库后，学校要再次将学籍系统记录信息与招生系统确认的录取
信息做一对比，人员及关键信息不符的，及时上报处理。县教育局将对学籍系
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省内转入
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省外转入
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② 转 出 ： 转 出 学 校 打 印 《学生基本信息表》并盖章作为学生学籍证 明，待转入学校在系统中登记后及时在“转往省内”或“转往省外”中做出 是否核准处理。
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③异地离校生转入（用于恢复县外省内原来通过“退学”、“其他 减少”、“转往省外”等方式减少的学生档案）：进入“异地离校生 转入”模块，点击“增加”，选择欲转入学生所在省县、学校，输入 查找条件（学籍主号、辅号或姓名），点击“查找学生”，选择相应 学生后确定，输入“转入原因”，选择“编入班级”后保存。
新生分班完毕，且登记迁移学生经各相关主管教育行政部门核准后， 进入“新生入库”，逐一选择初一班级，全选后，点击“入库迁移档 案”，完成新生档案迁移。
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3.初中新生档案迁移
（4）新生名册制作
初一新生名册由教育局统一制作，各学校于9月底前将新生数码照片 导入系统，覆盖原有照片，详见《学生数码照片导入学籍系统操作指 南》。于10月底前将初一新生简明表上报县教育局教育一科备案。
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（一）系统管理
说明：用户帐号经授权方能登录学籍系统使用，授权时务必坚持“最小授 权”原则，即每位用户仅授予完成其职责所必须具备的权限（如普通任课教师 只授予“学生成绩录入”权限），尽量防止“交叉授权”（即两个或多个普通 用户对某项同一内容都具有操作权限）。
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（二）基础信息管理
1.进入“学校（机构）基础信息管理”，调整、更新学校基本信息、简介。 2.进入“学校信息管理”，调整、更新各年级段长，姓名直接录入。 3.进入“班级信息管理”，调整、更新各班班主任，姓名从系统列表中选择。 4.进入“教师信息管理”， 核实本校教师用户信息，已有 用户信息有误的，通过省师训 平台修改；有跨借用的，做 好“跨校转移”。
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（二）学籍日常变更
4.转学相关规定
（ 1）转学条件。学生因户口所在地、家庭居住地或者监护人工作所在地 变化等正当理由，在符合当地相关政策的前提下，由学生及其监护人提 出申请，经转入和转出学校同意，经主管教育局核准，方可转学。
（2）基本原则。转学不得变更就读年级，毕业班学生一般不予转学，学 生在休学期间不准转学。
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3.初中新生档案迁移
（1）新生登记
（a）县内小学毕业生 县内就读的应届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“学籍辅
号”或“身份证号”查找增加。 县内就读的往届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、“身份证号”逐
一查找增加。 （b）县外省内小学毕业
县外省内就读的应往届小学毕业生，由学校根据学生“姓名”、 “身份证号”批量（逐个）查找导入（增加）。 （c）省外小学毕业生
各小学要根据县招生系统审核结果，以实际报道注册学生为准，在 规定时间内完成新生电子学籍申报工作。一年级新生招生分班后，根据 “ 学 生 导 入 模 版 .xls”中的范例，补充完整招生系统导出后的其他各项信 息，通过“学生信息管理——新生注册”中的“导入学生”功能，将一年级新 生信息导入学籍系统；也可在学籍系统中逐个新增。
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说明：毕业班学生一般不予休学
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②复学：进入“复学”，出现可复学学生列表，选择要复学的学生，点“复 学”，选择复学班级，提交县教育局核准。
说明：学生休学时间一般为一学年，凡2015学年第一学期及以前休学但仍未 康复需要继续休学的，先申请复学再办理续休手续；凡2015学年第二学期办 理休学手续的，本学期不受理复学申请。
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（三）课程设置
3.成绩录入权限设置：进入 “成绩——成绩录入权限”， 展开全体，为每位普通用户 调整设置其本学期所任教的 班级和课程，若同时教几个 班，可以采用“复制”的方 式快速设置。
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电子学籍操作流程 二、规范学籍变更操作
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（一）新生档案建立
1.小学新生学籍申报
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（三）课程设置
1.小学各年级基本课程及学校 自行开设的课程，由学校根据实 际开设情况于学期初进入“学生 信息管理——学生成长档案—— 成绩管理——班级课程”中自行 设置。学校自行不能设置的可要 求教育一科代为设置。
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（三）课程设置
2.课程的学业评价方式，建议采用“优秀、良好、合格、不合格”四级制。
说明：当学校在学籍系统查找不到学生或有疑问时，要及时与学生家
长联系，确认其学籍状态，必要时要求其提供原毕业学校打印的《学生基
本信息》；只有再三确认确实在小学未建立学籍的，才能使用“其他增加
”上报。
招生结果有争议或档案迁移核办有困难的，学校要及时通知学生家长
，并及时上报教育行政主管部门协调解决。
对于因各种原因未入户籍（无身份证号）的适龄少年，经学校、学区
查实符合入学条件的，可先由就读，学校建立临时纸质档案。学校应督促
家长尽快办理入户手续，待户籍（身份证号）确定后，及时上报建立电子
学籍。
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3.初中新生档案迁移
(2)新生分班
8月底，学校及时根据实际报到学生的分班情况，在学籍系统中做好 新生分班工作。
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3.初中新生档案迁移
（3）新生入库
学校在系统中登记后，由县教育局根据通过预审名单在学籍系统上核准。各
学校不得安排未通过县教育局预审的学生先行在校就读；安排就读时要考虑
学校班额及班级间人数相对均衡，新增学生原则上要优先安排到人数相对较
少的班级就读。
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（二）学籍日常变更
3.核准权限
各项学籍变更由县教育局核准（直属校经学校审核后直接报县教育 局核准）。