充分重视和利用中职学校档案之我见

充分重视和利用中职学校档案之我见
学校档案是学校在长期的办学过程中形成的，在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用环节中，对一些落后繁杂的具体操作手段进行
革新，应用现代信息技术手段，完善档案检索体系，不断丰富档案室，加强档案
资源数字化管理，扩大档案业务建设。

它不仅包括文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案，还有其独特的教育教学档案、
实训档案，重大的教育教学教研业绩成果档案等等。

中职学校档案管理工作必须
站在档案事业发展的前列，在改革的基础上不断地与时俱进。

要借助现代化技术
手段，对过去的档案进行处理，方便利用。

中职校园档案不但可以对全体教师的
信息进行全方位记载。

全面挖掘档案的历史价值，从而更好服务于广大师生。

【关键词】：中职学校；档案信息系统；开发利用
引言：建立由学校主管是管理机制，使学校的档案信息系统比较完善。

同时，也可以帮助各部门合理利用档案处理相关工作。

档案信息化建设能够缩短档案保
管流程，让档案保管工作变得更加简单、快速、有效，从而确保了中职档案管理
的服务质量和管理水平，全面挖掘档案的历史价值，从而更好服务于广大师生。

由于历史的原因，中职学校的档案工作在相当长的一个时期都是处于比较混
乱的状态，随着《档案法》的实施，同期职业教育事业也得到了迅速的发展，学
校的管理工作也日臻完善。

那么如何将中职学校档案利用与服务通过某种方式联
系起来，让中职学校的档案起到它应有的作用，这是一个值得研究的课题。

本文
准备从对中职学校档案的重视及利用两个方面来谈谈自己的一些观点。

一、中职学校档案管理工作应在领导的重视中成长
中职学校的档案管理，首先要取得学校和领导的重视，在他们的重视下，使
档案工作室的硬件达到标准要求。

在调研工作中，通过档案资料的管理可以为该
校在教学评估，教学改革、校史编纂、员工薪资晋级、教师职称评定等方面提供
十分关键的参照依据，从而促进了该校的教学建设与管理水平全面提高。

档案工作是条件性、服务性的工作，二者都集中表现在利用工作上，要想真
正做好，首先取决于服务方向的正确。

而正确的服务方向又是与党和国家的工作
重点、奋斗目标一致的。

党和国家工作重点是以人为本，构建和谐社会。

随即档
案服务工作重点也放到了开放、利用、科学研究、技术进步、特色建档、家庭建
档等方面。

因此档案工作须在明确服务方向的同时，还必须有坚定的服务思想和
良好的服务态度；档案工作者也必须具有高度的政治责任感和甘于无私奉献，不
图名利、全心全意为人民服务的精神，才能积极主动地做好档案利用工作，适应
中职院校建设的要求。

要借助现有的现代化技术手段，对过去的档案进行处理，变过去的“文字档
案或图片档案”为“电子档案”。

便于使用，提高查阅及使用效率。

中职学校档
案管理工作必须打破传统的档案管理模式。

档案管理工作应选派专业的档案工作人员或选派骨干人员参加专业的档案工
作培训，使他们有系统的、专业的档案管理知识，让他们在管理中有条不紊地进
行工作，从而使档案达到专业要求。

中职学校档案是全校师生在教育领域、科研
活动中的一系列活动的所有记录，是各级领导及师生创造的珍贵业绩，是学校的
一笔宝贵财富。

传统的中职学校的档案管理模式难以适应学校发展的需要，须在
此基础上开辟新的利用与服务思路。

最大限度的满足学校师生及社会群体对档案
信息的需求。

与此同时，发挥学校档案信息的重大指导与借鉴作用，实现档案应
有的价值。

中职学校档案管理工作必须站在档案事业发展的前列，在改革的基础
上不断地与时俱进。

要借助现代化技术手段，对过去的档案进行处理，方便利用。

专业的档案管理工作人员要对档案的管理的工作加强认识，提高重视程度。

专业的档案管理工作人员，一方面要加强对档案的归类，整理等常规工作，同时
还要不断地加强学习，使自己的管理理论和技术都处在时代的前列，整理出更科学、更规范、更实用的新型档案。

二、用创新的观点和思路来利用中职学校的档案
首先，要符合保密规定，凡是还未解密的档案，或只有特定的工作人员才能
使用的档案，就不能对公众开放。

这是一个原则问题，而不是可有可无的问题。

我在调研的过程中，发现个别学校由于资料归类不完善，使一部分应该处于保密时期的档案与普通的档案进行了混淆，这种做法是不科学的，也是非常危险的。

其次，要建立档案的网络建构工作，让中职学校的档案能得到充分而有效地利用。

过去，中职学校的档案在使用对象上一般是在校的领导、老师及学生。

在使用的方法上以查阅、复制为主。

现在，我们应当利用档案的电子化，利用快速而方便的网络，开辟新的利用思路，把专业化、群众化、特色化，以及不断的开辟档案服务的途径这四者作为新思路服务的重中之重。

提高档案的利用率，同时充分发挥档案在社会中的重大作用。

三、加强档案管理观念工作是服务于现实的需要
在对中职院校进行档案信息系统建设与利用的过程中，还需要根据中职院校的实际情况建设文件目录信息库、多媒体数据库、优秀学生信息库等，而建设档案信息系统数据库还需要利用互联网信息技术连接到全国学校文档网、中职档案信息网，从而完成档案信息网络建设，以有效地实现档案信息共享。

中职学校档案的利用不能再以传统单一的模式对外联系，在不涉及学校安全及秘密的基础上，可以让需求者通过网络、书刊等多渠道的阅读了解学校的具体情况。

同时，学校必须站在需求者的角度，建立多样的联系，充分利用学校的档案，来了解学校，走进学校，为学校创造财富。

只有建立各种不同的联系，才能为档案与需求者建立密切的依存关系，让档案工作更好的为广大师生与社会群众服务，这样中职学校档案才会有新的发展动力。

提高中职档案的专业化水平，打造精英档案。

过去，某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

这种情绪和做法，对学校的发展是极为不利的，我们应当建立完善的奖励制度，对专业档案进行精英化归类及整理，打造属于自己的品牌。

四、新形势下中职院校档案资源利用研究
首先，做好档案宣传，提高归档意识。

存档意识淡漠，对归档管理工作不重视，是归档信息管理资料没有充分利用的主要因素。

因此，档案室应当通过各种
方式，采取发行归档宣教资料、组织归档会议、印发归档宣讲板、宣传报道归档工作等多种形式，加强归档宣教力度，提高归档意识。

其次，充实档案室存档，增强发展使用基础。

要极力充实中职院校档案室存档，加大归档信息资源储存量，以进一步适应中职院校对档案信息服务的需要。

一是要确定该校存档收藏区域，根据党群、政府、教育、科学、基建、编制、财政、外事、实物、声像等各种范围加以划分。

二是加强归档接收，认真做好高中级职称及校内各项活动文件材料的接收，严格把好接收关，保证存档原始资料的齐全完备。

三是注重对教育、科学、社会改革等该校办学成果方面存档材料的搜集，正面宣传该校教育办学成果，扩展该校的影响，提高该校知名度。

四是认真做好该校办学特点方面存档材料搜集、凸显该校的教育办学特点。

再次，利用先进计算机信息技术，合理地调控国家档案信息管理格局。

要以科学发展的视野，大力推动国家档案数字化工程，重视对数字化档案的搜集、整理、编研、运用。

一是利用现代的信息管理技术手段，对归档内容实行编目、整序，完成了归档中图文信息的电子化，形成了内涵丰富的归档信息数据库体系。

二是通过建设网上档案室，利用在网上的远程登录服务，广泛的拓展文件使用范围，促进了中职院校归档信息管理服务社会化。

总结：中职学校的档案管理工作内容相当丰富，我们不仅要改变学校档案的利用思路，关键是要从档案的服务角度来寻找适合自己学校特色的方式和方法，只有这样中职学校档案管理工作才会越做越好。

要以表册、数字的形式，揭示学校档案与档案工作的有关情况。

其主要内容包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况；认真填报上级教育行政部门印发的有关统计报表。

总之，学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，在做好档案收集、整理、归档的同时，利用好学校档案资源，采用先进技术设备，运用科学的管理方法，实现档案现代化管理，以最小的空间存储档案，以最快的速度传递信息，才是新时期档案管理工作的必然归宿。

参考文献：
【1】陈大凡. 浅谈档案资源的开发利用.建筑技术科学,2021-04.
【2】谢灵明. 中学档案德育资源开发利用的思考与探究.城市规划与设计,2022-05.。