商务英语邮件的格式及正式范文

商务英语邮件的格式及正式范文
一、商务英语邮件格式
1. 邮件头部（Header）
- 发件人（From）：包含发件人的姓名和邮箱地址。

例如：From: John Smith <john.smith@example>。

- 收件人（To）：写明收件人的姓名和邮箱地址。

如To: Jane Doe <jane.doe@example>。

- 抄送（Cc）（可选）：如果有其他人需要知晓这封邮件但不是主要收件人，可以添加在此处。

例如：Cc: Tom Brown
<tom.brown@example>。

- 密送（Bcc）（可选且比较谨慎使用）：收件人不会看到密送的对象。

- 主题（Subject）：简要概括邮件的内容，要简洁明了。

例如：Subject: Meeting Agenda for Next Week。

2. 邮件正文（Body）
- 称呼（Salutation）：正式的商务邮件中可以使用“Dear + 姓名”，如果不知道具体姓名，可以用“Dear Sir/Madam”或者“To Whom It May Concern”。

- 正文内容（Content）：逻辑清晰，段落分明。

一般先进行简单的自我介绍（如果必要），然后陈述邮件的目的、相关事项的阐述、请求或提供的信息等。

- 结尾敬语（Closing）：常见的有“Best
regards”“Sincerely”“Yours faithfully”等。

- 签名（Signature）：包含发件人的姓名、职位、公司名称、联系方式（电话、传真等，可选）。

例如：
John Smith
Sales Manager
ABC Company
Tel: +1 - 123 - 456 - 7890
二、正式范文
Subject: Inquiry about Product Specifications
Dear Sir/Madam,
I am writing on behalf of XYZ Company. We are interested in your product, particularly the new model that was recently launched.
We would like to obtain more detailed information regarding the product specifications. Specifically, we are concerned about the following aspects:
1. Dimensions: What are the exact length, width, and height of the product?
2. Weight: How much does it weigh?
3. Power requirements: What type of power source does it use and what are the voltage and wattage requirements?
We are considering incorporating your product into our production line, and accurate product specifications are crucial for our evaluation.
Thank you for your attention to this matter. We look forward to your prompt reply.
Best regards,
Jane Doe
Purchasing Manager
XYZ Company
三、英语释义、短语、单词、用法及双语例句
1. “on behalf of” - 代表
- 用法：通常用于表明某人或某组织代表其他人或组织进行某种行为。

- 英语释义：in the interests of; as the representative of。

- 双语例句：I'm speaking on behalf of mypany at this meeting.（我在这次会议上代表我的公司发言。

）
2. “be interested in” - 对……感兴趣
- 用法：后接名词、代词或动名词。

- 英语释义：show an interest in; have a taste for。

- 双语例句：He is interested in reading science fiction novels.（他对阅读科幻小说感兴趣。

）
3. “product specifications” - 产品规格
- 用法：在商务语境中常用来描述产品的各项技术参数等信息。

- 英语释义：the details and technical parameters of a product。

- 双语例句：The product specifications should meet our requirements.（产品规格应该符合我们的要求。

）
4. “recently launched” - 最近推出的
- 用法：作为后置定语修饰名词。

- 英语释义：launched not long ago。

- 双语例句：The recently launched software has many new features.（最近推出的软件有很多新功能。

）
5. “obtain” - 获得，得到
- 用法：及物动词，可直接接宾语。

- 英语释义：get, acquire, gain。

- 双语例句：We hope to obtain more market information.（我们希望获得更多的市场信息。

）
6. “be concerned about” - 关心，关注；担心
- 用法：后接名词、代词或动名词。

- 英语释义：be worried about; care about。

- 双语例句：Thepany is concerned about the quality of its products.（公司担心其产品的质量。

）
7. “dimensions” - 尺寸（复数形式）
- 用法：常用来描述物体的长、宽、高等度量。

- 英语释义：measurements in length, width, and height。

- 双语例句：The dimensions of the box are 10 cm in length, 5 cm in width and 3 cm in height.（这个盒子的尺寸是长10厘米、宽5厘米、高3厘米。

）
8. “weight” - 重量
- 用法：可作名词，也可转化为动词表示称重。

- 英语释义：the heaviness of a person or thing。

- 双语例句：What is the weight of this parcel?（这个包裹的重量是多少？）
9. “power requirements” - 电力需求，功率要求
- 用法：在涉及电器设备等的描述中使用。

- 英语释义：the needs for power or energy。

- 双语例句：The power requirements of this machine are quite high.（这台机器的功率要求相当高。

）
10. “source” - 来源，源头
- 用法：可作名词，如“power source”（电源）；也可作动词，表示“从……获得”。

- 英语释义：a place, person, or thing from which somethinges or can be obtained。

- 双语例句：The river has its source in the mountains.（这条河的源头在山里。

）
11. “voltage” - 电压
- 用法：在描述电器设备的电气参数时使用。

- 英语释义：electrical force measured in volts。

- 双语例句：The voltage of this battery is 1.5 volts.（这个电池的电压是1.5伏。

）
12. “wattage” - 瓦特数，瓦数
- 用法：用于表示功率的大小。

- 英语释义：the amount of electrical power expressed in watts。

- 双语例句：The wattage of this light bulb is 60 watts.（这个灯泡的瓦数是60瓦。

）
13. “consider” - 考虑；认为
- 用法：作“考虑”讲时，可接名词、动名词或从句；作“认为”讲时，常接宾语 + (to be) + 形容词/名词。

- 英语释义：think about carefully; regard as。

- 双语例句：We are considering your proposal.（我们正在考虑你的提议。

）He is considered (to be) a good leader.（他被认为是一个好领导。

）
14. “incorporate into” - 把……并入；包含到……里
- 用法：及物动词短语，后接宾语。

- 英语释义：include or integrate into。

- 双语例句：We will incorporate this new technology into our production process.（我们将把这项新技术融入我们的生产流程。

）
15. “evaluation” - 评估，评价
- 用法：名词，常与动词“make”“conduct”等搭配。

- 英语释义：the making of a judgment about the amount, number, or value of something。

- 双语例句：We need to make an evaluation of this project.（我们需要对这个项目进行评估。

）
16. “prompt reply” - 及时回复
- 用法：常用来请求对方尽快回复邮件等。

- 英语释义：a reply that is given quickly。

- 双语例句：We look forward to your prompt reply.（我们期待您的及时回复。

）
17. “attention to” - 对……的注意
- 用法：常搭配动词“pay”，表示“注意……”。

- 英语释义：notice or concentration on something。

- 双语例句：Thank you for your attention to this matter.（感谢您对这件事的关注。

）
18. “look forward to” - 期待，盼望
- 用法：后接名词、代词或动名词。

- 英语释义：anticipate with pleasure。

- 双语例句：I look forward to seeing you at the conference.（我期待在会议上见到你。

）
19. “Best regards” - 致以最好的问候（商务邮件结尾常用语）
- 用法：放在邮件结尾表示礼貌和友好。

- 英语释义：a friendly and polite way to end a business email。

- 双语例句：Best regards, John.（致以最好的问候，约翰。

）
20. “Purchasing Manager” - 采购经理
- 用法：职位名称，在商务环境中表示负责采购事务的管理人员。

- 英语释义：a manager in charge of purchasing activities in apany。

- 双语例句：The Purchasing Manager is responsible for sourcing suppliers.（采购经理负责寻找供应商。

）。