浅析公证询问笔录的形式与实质

浅析公证询问笔录的实质与规范
（黄山市恒平公证处丁卫慈）
所谓公证询问笔录，通俗的说就是对公证当事人的询问内容进行记录，但在公证活动这一特殊背景下，特指公证员在办理公证事项的过程中，为履行法定告知的义务、探求当事人内心的真意、核实公证事项的真实性、规避自身的执业风险、提供更好的法律服务而通过询问交谈的方式与当事人或其他利害关系人、证人进行语言交流，并就交流内容所作的书面记录。

因此，询问笔录的法律意义在于它忠实地记载了公证活动的实际情况，能够证明某一事实的客观存在。

根据《中华人民共和国公证法》第二十七条第二款的规定：“公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容记录存档”。

由此可见，告知义务已经上升为公证员办理公证事项过程中的法定义务，而“告知”本身作为一种交流方式，也自然应纳入询问笔录的范畴。

在公证实践中，告知部分主要体现在公证程序上的告知义务和实体法上的告知义务两方面，其中程序上是指一些概括性告知事项，包括回避申请权的告知、办理公证事项的期限告知、有权提出申诉、提起民事赔偿之诉的告知等内容；而实体法上的告知是指：具体公证事项的法律意义及后果的告知，往往由公证员就具体类型的法律问
题进行个性化的告知。

公证询问笔录的另一部分内容应是对公证事项的查证核实过程：《公证法》第二十八、二十九条就赋予了公证员对公证事项审查核实的职责。

我国《公证程序规则》第二十七条规定“公证机构可以采用下列方式，核实公证事项的有关情况以及证明材料：（一）通过询问当事人、公证事项的利害关系人核实；（二）通过询问有关证人核实……”第二十九条第一款也规定“采用询问方式向当事人、公证事项的利害关系人或者有关证人了解、核实公证事项的有关情况以及证明材料的，应当告知被询问人享有的权利、承担的义务及其法律责任。

询问的内容应当制作笔录。

”综上可知，查证核实公证事项也是询问笔录所负载的一个重要任务，相应的，也自然成为公证询问笔录的重要部分之一。

这方面主要有各种程序及实体法上必须注意的问题，如对当事人内心真意的探求、对当事人办理公证目的的质疑，对待公证事项不同角度的询问及一些当事人特殊要求的确认，以使询问笔录内容形成证据链，与公证员收集的其他证明材料能相互印证，从而达到承办公证员对待公证事项的真实、合法形成内心确认的效果。

根据《公证程序规则》第二十九条第二款的规定，“询问笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、记录人，询问事由，被询问人的基本情况，告知内容、询问谈话内容等”，
这是对谈话笔录记载内容的明文规定。

所以，上述内容可以看作一份公证询问笔录在首部的法定要素。

如果缺少任何记载的话，严格来说都将造成公证程序上的瑕疵。

那么，要如何规范公证询问笔录的记录内容呢？这样说来，首部主要有四个方面的内容：①标题：居中写明“询问笔录”即可，如为区分事由，也可选择在“询问笔录”后加注具体事由如“询问笔录（赠与）”、“询问笔录（买卖）”等，可自行选择，并无定式；②询问日期、地点、属于客观要素，应据实写明询问的时间和场所，时间一般精确到日即可，可能有些对于时间比较敏感的保全证据事项要求精确到某时某分，公证员可根据具体情况决定；③当事人、记录人及当事人基本情况。

当事人即实际在场做笔录的相对人，其可以是公证申请人也可以是申请人的代理人或者其他起旁证作用的证明人，根据实际情况记载即可。

记录人即现场公证员，公证员应亲自记录或者由助理记录，但公证员应亲自询问当事人。

当事人的基本情况主要包括姓名、性别、出生日期、身份证件号码、住址、联系电话等；④询问事由：这比较好理解，即询问笔录中所记载内容的案由。

一般可根据当事人申请的公证事项来记载，如赠与合同、现场监督、委托书、保全证据等等。

公证询问笔录的正文部分主要是对询问笔录结构的基本分析，正文应主要由审查性提问和告知义务履行两部分组成，其中告知义务的履行又可分为程序性告知事项和实体性
告知事项两部分。

可以根据具体公证事项在实体法上的相关内容针对关键几个要素进行审查性的提问。

而笔录的尾部主要是关于一些格式化的提示和签名部分，也可以包括一些首部和正文所无法囊括的内容，如一些备注信息，当事人的补充说明，特殊要求等等。

综上，一份公证询问笔录的实质内容，可以是具体事由的不同、当事人的不同、笔录的内容也可以是千变万化，但其要点和思路应该说是基本一致的。

从笔录上各个部分而言，一些规范要素如果能够充分把握住，再多考虑一下关键问题的措辞和提问角度等因素，这对于我们在日后的公证工作中所起到的作用也是非常重大的。

2013年11月28日。