学校建设项目监理信息管理办法

学校建设项目监理投标监理信息管理办法
第一节信息管理的重点
一、信息管理重点工作
信息管理是监理机构的一项重要工作，贯穿于监理工作的全过程，应有专人负责。

信息管理的内容包括工程信息的收集整理、汇入、汇出、传递分析、反馈。

工程信息的分析和反馈是工程质量控制和工程进度控制的重要依据，也是工程验收、工程质量评定的重要依据。

（1）项目监理部应对信息的收集、分类、处理、储存、传递和发布进行管理，可根据工程建设需要运用人工与计算机辅助管理相结合手段建立信息管理系统。

（2）信息可按监理目标划分为质量控制信息、进度控制信息、费用控制信息和合同管理信息等。

（3）信息管理应建立信息收集、鉴别、整理和保存等管理制度，并对工程质量、进度、费用和合同等信息进行整理归类。

二、信息管理主要文件资料
监理机构应要求承包人安排专人负责工程档案资料的管理工作，督促承包人按照有关规定和施工合同约定进行档案资料的预立卷和归档；对承包人提交的归档材料应进行审核，并向发包人提交对工程档案内容与整理质量情况审核的专题报告；应按有关规定及监理合同约定，安排专人负责监理档案资料的管理工作。

凡要求立卷归档的资料，应按照规定及时预立卷和归档，妥善保管；在监理服务期满后，应对要求归档的监理档案资料逐项清点、整编、登记造册，移交发包
人。

主要的资料管理文件包括如下几方面：
1、监理资料主要应包括监理记录、《监理月报》和《监理工作总结报告》等。

2、监理记录资料应包括下列主要内容：各分项工程批准开工、质量检验和材料试验结果记录；重要部位或隐蔽工程的检验记录、照片、录像等；监理业务联系（通知）单；监理日记;旁站监理记录；工地会议纪要等。

3、《监理月报》资料应包括下列主要内容：工程概述；工程质量情况；工程进度分析；工程款支付统计表；监理工作执行情况；对施工单位要求；下月监理工作要点。

4、《监理工作总结报告》应包括下列主要内容：工程概况；项目监理部及监理工作起、止时间；关于工程质量、进度、费用控制及合同管理的执行情况；分项、分部、单位工程质量评估；工程费用分析；对工程建设中存在问题的处理意见和建议；对工程的使用要求；照片或录像。

5、项目监理部的监理资料归档应包括下列资料：《监理合同》和《施工合同》；《监理规划》和《监理实施细则》；与建设单位、设计单位和施工单位的往来文件；会议纪要、监理业务联系（通知）单；质量控制资料及质量事故处理报告；“隐蔽/分项工程质量报验单”和“单位工程质量评定表”；专题报告；工程费用控制资料；《监理月报》；工程质量评价建议；《监理工作总结报告》；工程交工验收资料及“交工验收证书”或“中间验收证书”等。

6、项目监理部向建设单位提供下列主要资料：《监理规划》和《监理实施细则》；与建设单位、设计单位和施工单位的往来文件；会议纪要、监理业务联系（通知）单；专题报告；《监理月报》；工程质量评价建议；《监理工作总结报告》等。

三、信息管理主要工作内容
1、负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理
（1）负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。

负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。

竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对施工图等工程图纸进行分类管理。

（2）收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。

负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。

负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。

来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。

确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。

设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。

所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。

作
好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。

2、参加分部分项工程的验收工作
（1）负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。

严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。

（2）监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。

（3）按时移交档案：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。

文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。

移交目录一式二份，双方各持一份。

（4）配合向档案馆的档案移交工作。

（5）指导工程技术人员对施工技术资料（包括设备进场开箱资料）的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。

指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料；一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料。

3、负责计划、统计的管理工作
（1）负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。

编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。

（2）负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。

作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。

（3）负责向销售策划提供工程主要形象进度信息：向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售策划提供确实、可靠的工程信息。

4、负责工程项目的内业管理工作
（1）协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。

做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。

（2）负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。

通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。

对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。

有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。

（3）负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档
工作。

负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。

负责公司文字及有关表格等打印。

保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。

5、例行会议规定
参加并记录项目监理部第一次工地例会、每周监理例会、现场专题会议等，并进行会议内容的编写及会议纪要的编码，经总监理工程师审核、批准后与会议结束后第二天进行出版发行，会议纪要以纸版为准另附电子版本一份，发给建设单位及施工总承包单位各一份，电子版本根据建设单位要求进行发送；发文要进行签收，签收单详见《文件发送登记表》。

6、监理形成资料的管理
针对监理现场巡检、平行检、停检、旁站监理所形成的监理资料，由文件控制工程师及时进行文件接收、发送的一般性检查，并对其进行汇总、扫描、归档处理。

对旁站监理记录、监理日志、平行检查记录未能及时闭合、没有日期、记录人姓名填写不齐全、书写不规范等问题给予意见要求，整改完成后再进行存档。

7、对总承包单位资料管理的要求
（1）工程文件提交：自工程开始施工后，需要监理先审核的文件（如：开工报告、施工组织设计（方案）、材料进场报验、工序报验、进度计划、施工单位资格报审、人员及设备材料进场等），总承包单位需先提交监理审核完毕后，由监理提交建设单位，总承包单位的周月报要求同时提交建设单位及监理，建设单位及监理之间不再进
行互转。

（2）总承包单位施工图纸、月报需提交正式签字盖章后的纸质原件，考虑到月报提交的时效性，要求总承包单位每月先将电子扫描版提交建设单位相关人员审核。

（3）按建设单位要求，为更好的跟踪与审核往来文件，确保文件收发情况的一致性，建设单位特制订了“文件收发记录状态表”，总承包单位应按实际收发情况更新附表内具体信息，（包括专业、文件编号、提名、发文和回复情况等），每周提交的新文件以不同颜色的字体加以着重表示，并将此附表作为每周周报的附件，与周报同时提交建设单位审核。

（4）总承包单位的归档资料要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，不允许出现代签现象。

项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件应按照《归档文件整理规则》DA/T22-2015进行整理，项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》GB/T10609.3-2009要求统一折叠，电子文件应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T18894-2016。

8、文件的构成
（2）施工单位的文件形成
1）施工文件由六个部分构成：施工管理文件、施工通用资料、材料设备合格证资料、施工记录、检验批质量验收记录、安全文明施工管理资料。

2）检测文件由四个部分构成：检测管理文件，检测通用资料、合格证或质量证明书，检测报告等。

第二节信息管理措施
一、信息管理制度及人员岗位职责
1、监理项目部工程信息资料管理实行总监理工程师（代表）负责制，主持制定监理信息管理工作制度。

对工程施工监理过程的相关内、外部文件和技术规范、规定、标准等技术文件、资料以及工程施工监理资料的形成、收集、整理、归档过程中资料的及时性、真实性、完整性、准确性、有效性和追溯性负责，并按要求规定签署意见，对监理信息资料管理过程中存在的问题认真予以解决处置。

2、监理工程师遵守监理项目部监理信息管理工作制度。

在总监理工程师的分工下，对本专业监理资料的形成、收集、审核过程中的资料及时性、真实性、完整性、准确性、有效性和追溯性负责，并按规定签署意见。

与此同时接受并积极配合资料管理专职人员对资料管理按要求规定的核查过程中，所要求由专业监理应提交的资料类别和时限，以及改正和完善的工作意见。

3、专职监理信息管理员的职责：
（1）负责设计图纸（含：工程变更、交底、洽商等工程施工作法依据类文件、资料）及时按规定要求登录、管理，并按专业发放，且建立存管签字手续；
（2）负责监理项目部监理用仪器、设备、工具用具和技术书籍（规范、规程、标准、图集等）以及办公、生活设施、设备的领用登记、监督保管和工程监理结束后的退、转手续完善工作；
（3）负责监理项目部监理过程中，内、外部文件、资料的管理、
登记和按总监意图的分发、传递及收存保管工作；（建立签发、收领签字手续）；
（4）负责工程施工监理资料按规定要求进行收集、整理和审核，并对资料形成的及时性、完整性、有效性和追溯性审查并负责，督促其资料要真实可靠；
（5）了解和掌握工程状况以及月进度部位，监督工程资料与实际部位同步；
（6）对信息资料的过程管理存在问题处置困难时，应向总监（代表）报告或建议；
（7）负责施工过程监理资料按规定（本细则编制依据文件）进行归类、汇总、编辑、分档和保管；
（8）负责建立监理信息资料借阅、归还保管制度，并完善签字手续；
（9）负责工程监理资料于监理工作结束后，按规定要求进行归档整理，并移交建设单位，且完善移交接受签字手续；
（10）负责监理项目部日常文印和总监分派的其它工作。

二、资料报审的基本规定
（1）施工文件报审前要确保：报审文件的齐全完整，对已破损的合格证、复试报告等文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制后在报审。

（2）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

（3）所有材料及资质等报审资料要求为原件，工序报审资料至少要有一份原件，如不可避免出现复印件时（如原件在本工程其他卷内组卷或单位资质文件等），要求在复印件右下角空白区域注明原件存放位置，并加盖相关责任单位红章，副本为正本的复制件，必需保持同正本内容完全一致。

正副本资料应在资料外封皮加盖对应正副本章，尺寸符合档案要求。

（4）凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的需要永久和长期保存的文件，应在原文件后附一份复印件；
（5）施工文件、竣工图一律为A4幅面。

纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，其纸张质量至少达到70g/m2。

（6）报审资料中所用计量单位、符号、文字以及打印、书写符合国家档案管理有关规定。

（7）报审资料应译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起报审。

（8）手写部分应字迹清晰，必须采用碳素笔书写，手写字体宜用仿宋体。

（9）施工过程中所使用各类竣工资料表格由建设单位编制、经建设单位审批后下发，各单位应严格按提供表格的内容、版面、格式，保持完全一致（各参建单位不得自行修改，如果表格不能满足工程需要，须通知项目部管理部门进行调整）。

（10）所有在施工过程中因时限性形成的资料（须施工现场填写的）均必须手工填写，当条件许可时，宜采用计算机重新处理，但原
件必须由责任单位保存备查。

其它非时限性资料（不须施工现场填写的）的文字、各类报表用计算机打印，计算机打印文件的签署必须是手工签名，不得代签，手工签署字体必须工整，不得潦草。

（11）项目文件编号须统一标准，不可断号、重号、跳号。

（12）竣工资料打印页边距格式应符合下列规定：
上边即上白边，又称天头，设定为30mm；
下边即下白边，又称地脚，设定为28mm；
左边即左白边，又称订口，设定为25mm；
右边即有白边，又称切口，设定为20mm;
标题一般使用宋体或黑体字，根据页面大小确定，字号一般不应超过二号，正文使用小四号宋体。

表格内字体一般应为宋体，以五号字为宜，字数若多可采用小五号字，排列出来表格以实用美观为原则，表格边框线一般应选择0.75磅以下，表格内线条比较多时应选择磅值较小的细线，需要特别强调边框线的，边框线选择不应超过1.0磅。

（13）监理资料的竣工移交
1）文件控制工程师是信息资料管理的操作者，负责执行资料的收集、制作、传递、保存和安全；信息资料管理的管理者，负责规划和指导资料运作的全过程。

2）文件控制工程师对收到和发出的每一件资料都必须按类别和对象登记，收发文件和表格时必须确认其是否合乎文件制作和归档的要求。

3）按规定对发、收的资料实行签发、签收程序。

4）需要发出的资料必须按对方指定的时间出发，不得延误。

5）工程信息管理的对象是指工程中直接用于监理工作的各种图纸、标准规范、文件、资料、表格、函件、通知、纪要、报告、凭证、记录等，不论其载体是纸张、胶片、磁带、光盘、均属管理对象。

这些对象以下简称为“文件资料”。

文件控制信息员对监理项目组所有文件资料统一保管并在开工前工程监理资料保留期按国家《建设工程文件归档整理规范及行业规定》GB∕T 50328-2014执行。

6）工程监理形成的文件和资料，除按合同要求应向建设单位单位移交的资料外，在监理工作结束后一个月内由总监理工程师组织专业监理工程师整理，监理资料组卷经技术质量部审核合格后方可归档。

总监理工程师负责审核《监理资料移交清单》交资料室存档，资料室根据《监理资料移交清单》负责对归档资料验收、确认、编号确保文件资料档案齐全完整。

7）内业资料要求严格按照建设单位要求格式进行归档，做到系统、完整、准确、齐全；
①原件必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

②施工单位外购的设备、材料因故无法取得证明性文件（设备说明书、材料检验报告等）的原件的，应注明原件保存单位。

③各种文件的电子版需妥善保存，除材料报审外，其余各种文件原则上都应有与纸质文件相应的电子版。

④所有文件材料，必须用签字笔签字，不能以盖章和打印代之，
并要注明日期。

签字应用黑色签字笔，不能用钢笔。

⑤所有竣工资料都必须有电子文档，没有电子文档的需扫描。

第三节监理资料管理办法
监理资料是监理单位在工程项目实行监理过程中形成的各种施工活动的原始记录，是监理工作中各项控制、协调管理工作的依据和凭证，也是反映监理人员素质、项目监理部的管理能力和水平的记录。

监理资料是建设工程文件的主要组成部分，它是施工阶段进行监理工作形成的各种形式的信息记录，是所有约定及各种管理和协调活动的文字记载，用以记录工作过程、体现工作标准、界定工作责任，建立完善、准确的监理档案，并为追溯提供的书面依据。

监理资料是监理工作的结果，也是建设工程档案的重要组成部分之一。

为加强建设工程监理文件的归档整理工作，统一工程档案的验收标准，使建设工程监理工作进一步标准化、规范化和程序化，制定本办法。

一、管理职责
1、总监对项目管理部监理资料的管理全面负责，并指定专人具体实施。

主持本项目监理规划、监理总结的编制；完成“监理业务手册”和“工程备案表”。

2、专业监理工程师对各自管理范围的监理资料的形成与管理负责：
（1）参与编制监理规划、编制本专业监理细则及旁站监理方案；
（2）审查承包单位提交的涉及本专业的计划、方案、申请、变
更资料，并向总监理工程师汇报；
（3）参与审核分包单位资格。

（4）指导、检查监理员工作，定期向总监理工程师报告本专业监理工作实施情况。

（5）验收本专业检验批、隐蔽工程及分项工程，参与分部验收。

（6）签发监理通知单，审核监理通知回复单；
（7）做好监理日志，提供编写监理月报的资料内容；
（8）核查本专业进场材料、设备、构配件的原始凭证，质量证明文件、检测报告、现场取样复试的检验报告等；
（9）收集本专业工程计量及审核工程计量的数据和原始凭证；
（10）收集、汇总、参与整理监理文件资料。

（11）处置发现的质量问题和安全事故隐患。

（12）参与工程预验收和竣工验收。

3、监理员：
（1）做好旁站监理记录；
（2）检查施工单位各阶段投入工程的人力、材料、主要设备的使用及运行状况，并做好记录；
（3）复核或从施工现场获取与工程计量有关的数据及签署的原始凭证；
（4）对承包单位的工艺过程或施工工序进行检查、抽查的结果做好记录；
（5）做好监理日志及有关监理工作记录。

（6）发现施工作业问题，及时指出并向专业监理工程师报告。

4、资料员：
（1）收集已形成的监理资料分类立卷，妥善保管；
（2）督促承包单位和监理人员及时填写有关资料；
（3）收、发有关监理资料；
（4）总监指令需要完成的有关监理资料工作。

5、公司资料员：
（1）对项目管理部移交来的监理资料整理归档，负责保管；
（2）工程项目预验收或竣工验收时，协助项目资料员审核、检查承包单位的工程资料。

二、监理资料的质量要求
1、总监负责，明确要求，专人管理。

监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施。

结合工程项目的实际情况，总监负责对外协调，明确要求，对其进行相应的检查。

内业资料管理人员在总监的指令下，严格按照规范、政府、公司等有关资料管理的规定，对工程实施过程中产生的各类文件根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，做到科学、合理、规范。

（1）建立监理内业资料台帐。

（2）根据质量安全管理体系，建立对应的文件夹，保证工程文件资料的完整性、准确性、系统性和可操作性。

建立分台帐，即在每一个文件盒首页附一份卷内目录表明确每一文件盒内文件资料内容、责任人、日期等基本情况。

2、监理资料管理要明确重点、方法、各类信息文件、资料的格式与要求。

3、监理资料必须及时收集、整理、真实完整、分类有序；
4、监理资料的内容及其深度必须符合有关技术规范、标准和规程；真实、准确，与工程实际相符。

5、监理资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完善。

采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

三、监理资料的分发
1、项目管理部应按监理资料流程进行监理资料的分发与传递。

2、项目管理部内部信息分发、传递由资料员负责。

3、向承包单位、建设单位传递各种信息时，必须按本规程明确的岗位权限履行签认手续。

四、监理资料的移交、归档
1、项目管理部资料员应加强监理资料的及时收集、整理，并按类别立卷管理，防止遗漏、丢失。

2、工程竣工后三个月内，由项目资料员按档案馆的要求将监理资料整理移交甲方；应该移交公司的监理资料移交公司监理部。

3、监理资料经公司档案管理人员审查无误后予以接受，如发现监理资料缺漏或不符合要求，应令其在规定时间内予以整改补齐。

4、监理资料归档、立卷、编目、装订等要求按《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2014的规定进行。