进口原油代理业务内部控制矩阵.doc

联合石化
原油部门
财务部门
审批
4
原油付款承诺函及其审批单
1.3
2.1
3.2
资产安全风险：付款未按合同约定或未按规定程序及权限审核，导致资产损失。
财务风险：付款未经审批，影响财务报告。
合规风险：外汇结算违反国家外汇管理规定。
8.2联合石化财务部门对原油执行人员提供并经原油部门负责人批准的进口原油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函、付款申请等审核，按照合同规定付款时间，向境外子公司支付CIF货款；付汇后，原油执行人员负责向财务部门提供报关单，由财务部门按照规定办理付汇核销手续。
联合石化
运输部门
财务部门
审批
3
租约、运杂费周付款计划
租约、运杂费付款通知单
√
货币资金
1.3
1.4
2.1
经营风险：未按计划付款，影响资金调度。
资产安全风险：境外付款未经审批，导致资产损失。
财务风险：付款未经审批，影响财务报告。
8.5联合石化运输部门审核滞期费发票，经其负责人批准后，不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核，按规定权限审批后，运输部门通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付及备案程序同控制点8.3。
管输原油《中国石化进口原油租船确认单》按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。
生产经营管理部
炼油事业部
联合石化
经办
审核
2
租船运输内部联系单
中国石化进口原油租船确认单
1.5.7
1.1
2.1
3.1
经营风险：未按规定签订租约造成资产损失。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
合规风险：租船不符合法律、法规。
联合石化
2
1.1
经营风险：报关通知、准备不及时影响生产经营。
6.2联合石化原油执行人员同时准备报关合同、发票、装船单据等其他报关单据，通知卸货港和分（子）公司安排接货，由分（子）公司做好国内运输的准备（参见《1.3原油配置、运输业务流程》），并安排货物代理公司报关报验，或通知分（子）公司自行报关报验。
分(子)公司原油采购部门负责人签字确认后回复联合石化。
管输进口原油价格确认说明按照股份公司原油管理办法由生产经营管理部、炼油事业部签字确认。
生产经营管理部
炼油事业部
联合石化
分（子）公司
5
原油价格确认说明
1.5.7
√
存货
1.2
2.1
3.3
经营风险：代理协议未按规定程序及权限签署，导致资产损失。
财务风险：交易不真实影响财务报告。
联合石化
4
进口原油保险内部联系单
经批准的保险公司名单
保险合同
1.12.1
√
存货
1.1
经营风险：租船未经审核、确认，导致资产损失。
4.2联合石化运输部门经办人员根据原油执行人员提交的《租船运输内部联系单》办理预租船，并根据船舶预租的主要条件填写《中国石化进口原油租船确认单》，由运输部门负责人签字后交原油执行部门，并经分（子）公司原油采购部门确认。
联合石化
原油部门
财务部门
4
付汇核销凭据
√
货币资金
1.3
1.4
2.1
经营风险：未按计划付款，影响资金调度；
资产安全风险：境外付款未经审批，导致资产损失。
财务风险：付款未经审批，影响财务报告。
8.3联合石化境外子公司按照原油采购合同规定，由贸易人员、执行人员和财务人员审核供货商提供的发票，报境外子公司负责人审批后，不迟于每周四将下周付款计划报外贸代理公司原油部门和财务部门审核，按规定权限审批后，财务部门通知境外子公司按付款计划执行。给银行的付款通知单须由境外子公司经理、副经理或财务经理双签支付。
3.3联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令，遵循进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向口头反馈给联合石化原油贸易部门审核。
联合石化
经办
审核
3
相关交易反馈记录
1.5.7
1.1
经营风险：原油采购意向未经确认，或贸易人员未经授权成交，造成损失。
3.4联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期合同签约意向和现货采购意向通知分（子）公司，经分（子）公司原油采购部门通过电话等方式确认油种、数量、价格、装期后，分别由计划部门和境外子公司经授权的贸易人员对外成交。
1.1中国国际石油化工联合有限责任公司（以下简称“联合石化”）经理对其原油贸易部门及境外子公司原油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。
联合石化
3
原油交易员授权签约名单
2.对交易对手的资信评估
1.1
2.1
经营风险：交易对手未按规定进行资信评估报批导致资产损失。
财务风险：影响财务报告。
联合石化
3
装卸事实记录
船舶动态
1.5.8
8.货款、运费、保费等的结算
1.3
资产安全风险：未按约定开具付款承诺函，或未按规定审批，导致损失。
8.1对于需要出具原油付款承诺函的，联合石化境外子公司财务人员提供付款承诺函条款，报原油部门、财务部门审核，按规定权限审批后，按合同约定的时间向原油供应商或境外子公司开证银行出具付款承诺函。
1.2进口原油代理业务内部控制矩阵
业务目标
业务风险
控制点
适用单位
不相容岗位
控制点分值
控制点相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披
露;6准确性
1
2
3
4
5
6
1.对贸易人员及签约人员授权
1.1
经营风险：原油交易人员未经授权交易导致损失。
3.2根据分（子）公司现货采购委托，联合石化原油贸易部门会同境外子公司，依据生产经营管理部下达的进口原油月度采购计划分析目标油种市场，商定入市时机与询价范围，按规定权限审批后，向联合石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令。
联合石化
经办
审批
3
采购指令
1.1
1.2
经营风险：交易意向未经过审核确认,影响生产经营。
3.1经总经理或分管副经理批准后，联合石化计划部门根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口计划或调整计划、以及公司第三方贸易计划和原油采购战略，组织与原油供应商洽谈原油长期供货合同。
生产经营管理部
联合石化
3
股份公司年度原油进口计划或调整计划
第三方贸易计划
1.5.7
1.1
1.2
经营风险：采购原油范围未经审批导致损失。
联合石化
5
1.1
经营风险：交易结果未及时经过审批、记录和确认,影响生产经营。
3.5联合石化对外洽谈的贸易人员填写《交易结果通知单》，按规定签字确认后，于成交当日书面报联合石化原油贸易部门和风险控制部门。
联合石化
经办
审核
4
《交易结果通知单》
1.1
经营风险：交易结果未按规定签字确认,影响生产经营。
3.6联合石化原油贸易人员依据《交易结果通知单》填写《中国石化进口公司原油采购部门。分（子）公司原油采购部门负责人签字确认后，回复联合石化。
联合石化
分（子）公司
5
对账单；
半年结清合同尾款证明
√
√
应收账款
应付账款
2.1
财务风险：联合石化内部对账不及时或对账差异未及时处理，影响财务报告。
2.1联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评估，经财务部门会签，分管副经理审核，报经理批准，确定交易对手名单和交易限制条件。供货商、船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审批。
联合石化
经办
审核
5
交易对手评估报告
交易对手批复文件
1.5.7
√
应付账款
3.签订原油采购合同
1.1
经营风险：计划下达不及时,影响生产经营。
对于周付款计划以外的单笔50万美元以下的临时付款，由境外子公司按规定权限审批后支付。
临时付款中涉及到追加保证金的申请参见《石油保值业务流程》控制点5.1-5.4。
联合石化
原油部门
财务部门
2
付款审批单
√
货币资金
2.1
财务风险：分（子）公司与联合石化对账不及时或对账差异未及时处理，影响财务报告。
8.8分（子）公司与联合石化按照进口原油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算，并每月对账，如有差异，查明原因并及时处理。对由于计价期及二次分量等原因形成的合同尾款，分（子）公司应与联合石化取得一致意见后，在半年内结清。
4.3联合石化原油执行人员得到装卸港对预租船的确认后通知运输人员，由经授权的运输签约人与经批准的船东签订租约，临时租船船东名单按照股份公司原油管理办法报生产经营管理部备案。
联合石化
2
租约
1.12.1
√
存货
5.签订进口原油代理协议
2.1
财务风险：原油到岸价未正确确认影响财务报告。
5.1联合石化原油执行人员应计算每一个原油合同的价格、运费、保费、保值匹配情况及前批原油货款的尾款后，确定该合同原油的到岸价格，书面交分（子）公司确认。
联合石化
运输部门
财务部门
审批
3
滞期费周付款计划
滞期费付款通知单
√
货币资金
1.3
1.4
2.1
经营风险：未按计划付款，影响资金调度。
资产安全风险：境外付款未经审批导致资产损失。
财务风险：付款未经审批，影响财务报告。
8.6联合石化原油部门人员审核保险费明细表、保险发票、保单副本等文件，经其负责人批准后递交至境外子公司，境外子公司不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核，按规定权限审批后，原油部门通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点8.3。
合规风险：违反国家法律法规。
5.2根据分（子）公司确认的原油品种、数量、价格、时间及运输安排，联合石化按规定权限和经法律事务部审定的标准文本与分（子）公司签订《进口原油代理协议》。
联合石化
分（子）
公司
3
进口原油代理协议
√
存货
6.报关、接货的准备手续
3.1
合规风险：违反国家法律法规。
6.1原油到港前，联合石化原油部门核对有关资料，按照国家有关规定申领《重要工业品自动进口登记证明》。
联合石化
分（子）公司
3
原油执行合同卷宗
索赔结果
1.1
1.2
经营风险：原油运输滞期不能及时索赔或理赔，造成损失。
7.2联合石化运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态，监控滞期发生情况及责任原因，准确地计算滞期费，并将有关情况通知分（子）公司确认，以便办理索赔或理赔工作，有关处理结果应书面通知分（子）公司。
联合石化
经办
审批
2
周付款计划
付款通知单
√
应付账款
预付款项
货币资金
1.3
1.4
2.1
经营风险：未按计划付款，影响资金调度。
资产安全风险：境外付款未经审批导致资产损失。
财务风险：付款未经审批，影响财务报告。
8.4联合石化运输部门对租约、运杂费发票、提单复印件等进行审核，经其负责人批准后，不迟于每周四将下周付款计划报财务部门审核，按规定权限审批后，运输部门通知境外子公司按付款计划执行。境外子公司通知银行支付及备案程序同控制点8.3。
联合石化
5
原油采购合同
1.12.1
√
存货
4.租船与投保
1.1
1.2
2.1
经营风险：未按规定投保或保险合同未按规定程序及权限审批，造成资产损失。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
合规风险：交易不符合法律、法规。
4.1联合石化原油执行部门根据原油贸易部门提供的《原油采购交接单》，按照规定填写《进口原油保险内部联系单》，向经批准的保险公司办理保险。保险合同须按规定权限签署。
联合石化
原油部门
财务部门
审批
3
保险费周付款计划；
保险费付款通知单
√
货币资金
1.3
1.4
2.1
资产安全风险：临时付款未经审批，造成损失。
财务风险：付款未经审批，影响财务报告。
8.7联合石化境外子公司在周付款计划以外的单笔50万美元及以上的临时付款由有关部门和境外子公司填写付款申请，于付款日前2个工作日报财务部门审核，按规定权限审批后，由财务部门付款或指定有关单位支付。境外子公司通知银行支付和备案程序同控制点8.3。
联合石化
分（子）公司
3
通知卸货港记录
7.跟踪监控装船、航行和卸货过程
1.1
1.2
经营风险：原油短量不能及时索赔，导致损失。
7.1联合石化原油执行人员密切跟踪原油装船及其计量、货损等情况。发现短量，立即查明原因，并于当日通知分（子）公司、保险公司，以备事后追溯。分（子）公司在通过联合石化得知上述情况的基础上，密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况。发现短量，立即查明原因，并于当日通知联合石化原油部门。联合石化原油部门依据有关采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提出索赔，并将索赔结果书面通知有关分（子）公司。
管输原油《中国石化进口原油采购确认单》按照股份公司原油管理办法由相关方签字确认。
生产经营部
炼油事业部
联合石化
分（子）公司
5
《中国石化进口原油采购确认单》
1.1
2.1
3.1
经营风险：原油合同未按规定程序及权限审核导致资产损失。
财务风险：交易不真实影响财务报告。
合规风险：交易不符合法律、法规。
3.7联合石化负责对外洽谈采购合同的部门或境外子公司根据成交条件和合同管理规定，经贸易、执行、财务、法律等人员审核后，按规定权限签署原油采购合同。