工资竣工资料的所有规范性要求《工程建设项目文件与档案管理规定(试行)》

Q/HBNY 光大环保（中国）有限公司企业标准
Q/HBNY 204.13.05-2017
工程建设项目文件与档案管理规定
Management of Documentations in Construction Projects
（试行）
2017- 10-18 发布2017-10-18 实施
Q/HBNY 204.13.05-2017
目次
前言 (Ⅲ)
1目的与适用范围 (5)
2规范性引用文件 (5)
3术语和定义 (6)
4总则 (7)
5职责 (7)
5.1建设单位 (7)
5.2参建单位 (11)
6项目文件收集 (13)
6.1收集范围 (13)
6.2收集份数 (13)
6.3质量要求 (13)
7项目文件编制 (14)
7.1项目文件编制要求 (14)
7.2竣工图编制要求 (14)
8项目文件整理 (15)
8.1分类 (15)
8.2组卷 (16)
8.3排列 (16)
8.4编目 (17)
8.5装订 (19)
8.6纸张、卷皮、卷内表格规格和制成材料 (19)
8.7检索工具编制 (19)
9声像档案的收集与整理 (19)
9.1收集范围 (19)
9.2质量要求 (20)
9.3整理 (20)
10电子文件归档与整理 (21)
10.1电子文件归档 (21)
10.2电子文件整理 (21)
10.3电子文件登记 (22)
Q/HBNY 204.13.05-2017
10.4电子文件交接 (22)
10.5纸质档案数字化处理 (23)
11工程质量相关实物的收集与整理 (23)
11.1收集范围 (23)
11.2整理 (23)
12项目档案移交 (24)
12.1参建单位移交工程指挥部 (24)
12.2工程指挥部移交项目公司 (24)
13 项目档案专项验收 (25)
13.1验收组织 (25)
13.2验收要求 (25)
13.3验收程序 (25)
附录A (27)
附录B (65)
附件一 (86)
Q/HBNY 204.13.05-2017
前言
本规定主要依据GB/T 50328-2014《建设工程文件归档整理规范》、DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》标准要求编制，是光大环保（中国）有限公司垃圾焚烧工程建设项目文件收集及档案整理、移交的重要依据。

本规定附录A、附录B是资料性附录，附件一是规范性附录。

本规定由光大环保（中国）有限公司工程管理部提出并负责解释。

本规定由光大环保（中国）有限公司工程管理部归口管理。

本规定主要起草人员：高旭、王韶昱。

参与本规定审核的人员有：罗国鹏。

本规定由胡延国批准。

工程建设项目文件与档案管理规定
1目的与适用范围
为规范光大环保（中国）有限公司工程建设项目文件与档案管理，做到项目档案的全员参与、全过程管理，确保在工程建设过程中对应归档文件材料的收集、整理、归档、保管、利用进行有效控制，保证项目档案的齐全、完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，满足建设项目各项工作及竣工后生产运行、维护、改（扩）建的需要，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《火电建设项目文件收集及档案整理规范》的相关规定，并结合垃圾焚烧发电工程工作实际，特制定《工程建设项目文件与档案管理规定》。

本规定适用于光大环保（中国）有限公司工程建设项目文件与档案管理工作。

2规范性引用文件
下列文件对于本规定的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本规定。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 50328-2014《建设工程文件归档整理规范》
GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》
GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》
GB/T 11821-2002《照片档案管理规范》
DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
DA/T42-2009《企业档案工作规范》
DA/T50-2014《数码照片归档与管理规范》
DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》
DL/T 5190《电力建设施工技术规范》
DL/T 5210《电力建设施工质量验收及评价规程》
DL/T 5229-2016《电力工程竣工图文件编制规定》
DL 5277-2012《火力发电工程达标投产验收规程》
DL/T 5434-2009《电力建设工程监理规范》
DL/T 5437-2009《火力发电建设工程启动试运及验收规程》
CJJ/T 117-2007《建设工程电子文件与电子档案管理规范》
3术语和定义
3.1建设项目
建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的整体工程。

3.2项目文件
建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形成的全部文件。

3.3项目前期文件
工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.4项目竣工文件
项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

3.5项目竣工验收文件
项目竣工后在其试运行以及竣工验收时形成的文件。

3.6项目档案
经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.7项目档案管理
在建设项目中，对从基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、采购、勘测、设计、施工、调试、生产运行准备、竣工、试生产（运行）等工作活动中形成的、有归档保存价值的文件材料的收集、积累、整理、归档、保管、利用、移交等环节的全过程管理。

3.8项目档案整理
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3.9项目档案分类
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。

3.10项目档案归档
项目竣工后，将在建设过程中形成并办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理后交档案室或档案馆保存的过程。

3.11项目档案移交
项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

3.12纸质档案
以现代纸张为载体的归档文件、案卷及其总称。

3.13声像档案
以磁性材料或感光材料为载体，以声像为主、辅以文字说明的具有保存价值的社会生活的历史记录，一般包括照片、底片、录音带、录像带、影视片、唱片、磁盘（含移动硬盘）、光盘以及文字说明等声像材料。

4总则
光大环保（中国）有限公司工程建设应实行档案管理责任制，与项目建设同步管理，实行统一领导、分级管理的原则。

各工程指挥部设置档案管理员，配置能满足项目档案管理、档案实体安全保管和利用需求的设施设备，并采用计算机及软件管理。

项目文件的收集、整理、归档工作应与项目的立项、建设和竣工验收同步进行。

在项目建设前期，各工程指挥部应对项目档案归档进行详细的策划，并在过程中收集完善各种项目文件，在档案室进行初步归档。

在项目文件的交接过程中，严格做好交接验收、签收记录。

5职责
各工程指挥部应联合各参建单位成立档案管理领导小组，由指挥部和各参建单位的技术负责人及档案管理人员各一人组成，负责按月组织检查当月完成的分部或分项工程的项目文件，针对已完工的单位工程，应及时将收集、整理完毕的项目文件进行装订、组卷，确保在单位工程完工后一周内移交工程指挥部。

5.1建设单位
各工程指挥部应设有专门的档案管理监督小组和专/兼职档案管理人员，落实项目档案管理责任制。

建设单位项目文件收集归档范围如下：
5.1.1档案管理监督小组
档案管理监督小组应由土建、机务、电气专业工程师各一人组成，小组成员应具备基础的专业知识。

负责协助档案管理领导小组按月检查各参建单位当月完成的分部或分项工程的项目文件，确保项目文件齐全、完整、准确。

负责制定各工程项目文件编码规定及单位工程划分表，并审核各参建单位质量验收及评定项目划分表。

例：杭州九峰垃圾焚烧发电工程项目文件编码规定见附件一。

负责制订各工程项目文件与档案管理实施细则及项目文件收集、整理进度计划，在工程建设过程中督促、指导各专业工程师和各参建单位专业技术人员按照项目文件收集、整理进度计划对项目文件进行收集、整理、移交。

负责开展项目文件与档案管理培训，将项目文件的收集、整理纳入到各专业工程师的职责范围，同步完成各职责范围内项目档案的收集、整理和归档工作。

负责参与合同审查，在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任，并在建设过程中对各参建单位进行检查。

负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验收工作。

在城建规划范围内的项目，负责按照当地城建档案馆的归档范围整理项目档案，并负责在规定时间内向城建档案馆移交。

5.1.2专业工程师
工程指挥部各专业工程师负责按项目档案收集清单收集、整理各职责范围内的项目文件，并按照项目文件收集、整理进度计划及时向档案管理监督小组申报项目文件的审查和移交。

针对招投标及合同文件，各专业工程师应在合同签署后一周移交档案室，未完成移交的工程、设备不予付款。

各专业工程师应及时对工程建设过程中的设计更改及材料代用情况进行汇总、审核，并同步提交给设计单位编制竣工图。

各专业工程师应按照项目文件收、发文管理规定领取和发放文件。

5.1.3专/兼职档案管理人员
各工程指挥部应设置专/兼职档案管理人员一人，负责按照DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》附录A的分类进行项目文件预立卷，并在工程建设过程中将移交的项目文件进行整理、分类、登记后存放到对应的卷册内，卷内目录、案卷封面、备考表、案卷目录、案卷脊背等要求见表B.1～表B.5。

负责按照项目文件收、发文管理规定及时处理文件（包括施工图、设计修改单、联系单等），监督收、发文人员填写项目文件收、发文登记表（见表B.6）并及时归档保存。

施工图、设计修改单、工程联系单的收、发文流程见示例1、示例2、示例3：
示例1 施工图收、发文流程
示例2 设计修改单收、发文流程
示例3 工程联系单收、发文流程
各专业工程师应及时向档案管理人员移交收集齐全的项目文件并编制案卷移交目录（见表B.7），项目文件由档案管理监督小组成员审查确认后，各专业工程师、档案管理监督小组成员、档案管理人员依次填写项目文件归档登记表（见表B.8）。

各专业工程师需借阅已经移交给档案管理人员的项目文件时，应填写项目文件借阅登记表（见表B.12），归还时，借阅人与档案管理人员双方应当面检查，办理归还手续。

5.2参建单位
各项目参建单位应参照建设单位的管理制度及职责划分，在工程开工前制定项目文件与档案管理实施细则及项目文件收集、整理进度计划，并参照DL/T 241-2012的附录A的分类进行项目文件预立卷，在工程建设过程中将移交的项目文件进行整理、分类、登记后存放到对应的卷册内，卷内目录、案卷封面、备考表、案卷目录、案卷脊背等要求见表B.1～表B.5。

5.2.1勘测、设计单位
勘测单位应按合同约定，收集、整理项目前期勘测活动中形成的工程地址、地形测量、水文、气象等设计基础文件，经项目技术负责人审核，监理审查后向各工程指挥部移交。

设计单位应按合同约定，收集、整理设计活动中形成的以下文件，经项目设计总负责人审核，监理审查后向各工程指挥部移交：
5.2.2监理单位
应按DL/T 5434-2009 《电力建设工程监理规范》的规定，将设计、施工、调试单位形成的文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对各单位收集、整理、移交的竣工档案质量情况负责审查，并签署审查意见。

应按合同约定，收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，以及项目监理活动中形成的文件，经项目总监理工程师审核后向各工程指挥部移交。

5.2.3施工、调试单位
应按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件，经项目技术负责人审核，监理审查后向各工程指挥部移交。

凡有工程分包时，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文
件质量负责。

施工文件应以单位工程为单元，对过程形成的项目文件实施质量管理。

施工、调试单位项目文件收集归档范围如下：
6项目文件收集
6.1收集范围
各工程指挥部和各参建单位应以项目建设、生产、经营、管理过程中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，负责各自职责范围内项目文件的编制收集、整理和归档工作，项目档案收集清单详见DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》附录A。

6.2收集份数
项目文件收集份数应一式三份（不包括各参建单位自身留存份数），其中两份为正本，一份为副本。

各单位如需留存，应在此基础上相应增加收集份数。

6.3质量要求
项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；内容真实、可靠，与工程实际相符合。

项目文件应为原件，部分难以获取原件的文件可为复印件：凡印刷件和打印件，由相关责任人签字，或加盖责任单位鲜章，可视为原件；原材料质量证明文件（如质量合格证书、试验及检验报告）为复印件的，加盖供应商的确认章或监理单位及采购方验货（入库）检验章、经手人签字，可视为原件或有效文件，同时在其案卷的备考表或在“归档说明”中注明原件存放处。

项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁。

永久、定期保存的文件应采用耐久性强的书写材料，不得应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；因特殊情况，用易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成并需要永久和定期保存的文件，应附一份复印件，并与原件一起归档，复制件在前，原件在后；项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅；引进技术、设备文件应由责任单位登记、译校后随原件先行归档，再进行复制和分发使用；录音、录像、电子文件等应保证载体的有效性，永久、定期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

单位工程及以上报审应按要求盖公司章，其余一律盖项目部/项目监理机构章。

由分包单位形成的文件，总包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。

7项目文件编制
7.1项目文件编制要求
各工程建设完工后，各参建单位应按DA/T 28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定编制竣工文件，监理单位负责审查，竣工文件主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构，配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑、安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

根据DL/T 241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》附录A及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。

应对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。

需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。

原材料质量证明文件应按类型、原材料的品种、型号等特征及原材料管理台账编制原材料质量跟踪记录。

与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更应单独组卷，并按专业编制设计更改执行情况汇总表，格式见表B.13。

对单位工程中按专业集中整理的设计更改及材料代用通知单、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件，立卷单位应按DL/T 5210的规定填写登记表，在表中应填写文件所在卷册的档号，建立索引。

登记表格式见表B.14～表B.16。

7.2竣工图编制要求
工程指挥部各专业工程师应及时对工程建设过程中的设计更改及材料代用情况进行汇总、审核，并同步提交给设计单位编制竣工图。

竣工图应全部重新绘制，要求齐全、完整，图面整洁、线条文字清晰，纸张无破损，无不相干的文字、线条，签字规范手续完备。

设计单位应提供竣工图总说明及各专业编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助设计单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

监理单位应在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章。

竣工图应统一叠成A4幅面（297mm×210mm），图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。

在城建规划范围内的项目，应向城建档案馆移交一套与建筑及综合管线有关的竣工图，并按建设部档案标准盖竣工图章。

8项目文件整理
项目文件应由文件形成单位整理。

由多个单位分包的单位工程，应由分包单位对各自承建范围形成的文件进行整理，由总包单位汇总整理。

整理责任单位参照DL/T 241-2012的附录A。

各工程指挥部形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单位工程整理；勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理；施工技术文件应按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理；设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

项目文件应根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限，保管期限分为永久和定期两种（参照DL/T 241-2012的附录A）：
永久保存文件。

凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件，应列为永久保管；
定期保存文件。

凡是反应项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考价值的项目文件，应列为定期保管。

定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

8.1分类
各工程建设档案按照DL/T 241-2012的附录A进行分类。

第6大类电力生产类按年度标识，例：生产许可文件的标识见示例4。

示例4 生产许可文件标识
第8大类建设项目类和第9大类设备仪器类，项目代号由工期号和机组号组成，前两位数为工期号，后两位数为机组（炉）号，1号机组（炉）以“01”表示，2号机组（炉）以“02”表示，3号炉以“03”表示，依次类推，公用系统以“00”表示。

例：杭州九峰垃圾焚烧发电工程（一期工程）为四炉两机，其中主厂房工程、汽轮发电机组、垃圾仓、渣仓等分为2个机组，项目代号以“0101、0102”表示；锅炉、烟气净化系统、除灰渣系统等分为4个炉，项目代号以“0101、0102、0103、0104”表示，前期立项文件、开工准备文件、招投标文件、仪器设备文件以及办公楼、集控楼、倒班宿舍楼、综合水泵房、冷却塔、渗滤液处理站、高架桥等为公用系统，以“0100”表示。

例：3号锅炉安装工程标识见示例5，选厂址文件标识见示例6。

示例5 一期工程3号锅炉本体安装文件标识
示例6 一期工程选厂址文件标识
8.2组卷
组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。

组卷要求可参考DL/T 241-2012的附录A。

组卷应根据卷内文件的内容和文件的多少组成一卷或多卷。

卷内文件内容应相对独立完整。

独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。

案卷及卷内文件不重份，附件共用时应在备考中说明。

项目前期文件、项目管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件，应按阶段、问题、来源组卷；设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业、时间组卷；施工文件，应按单位工程组卷；调试文件，应按阶段、专业组卷；质量监督中心站形成的文件，应按阶段组卷；现场质量监督站形成的文件，应按专业组卷；监理文件，应按文件种类、专业、时间等特征组卷；原材料质量证明文件，应分专业按材料种类、型号组卷；设备文件，应按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷。

8.3排列
项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。

卷内文件应按文件的形成规律、问题、时间（阶段）或重要程度排列。

项目前期、项目管理、项目竣工阶段形成的文件，卷内文件应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列。

单位工程文件，应按单位工程综合管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列：（1）单位工程综合管理文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及技术交底、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告依次排列。

审查签字页格式见表B.17。

（2）施工记录应按施工工序（程序）排列。

强制性条文执行记录可排列在相应的施工记录之后。

（3）施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。

质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后。

机组调试、试验文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列。

监理文件，应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列。

卷内文件按问题、时间排列。

原材料质量证明文件，应分专业按材料种类排列。

卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。

设计更改文件，应分专业按流水编号顺序排列。

卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。

竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。

工程总图和综合图单独排列在最前。

设备文件，应分专业、系统、台件按质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。

卷内文件应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。

8.4编目
8.4.1页号编写
卷内有效内容的页面至本卷最后一份文件的最后一页，均应编写页号。

页号位置，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，反面在左下角；图纸页号，应编写在图标栏外右下角。

文件页号应按案卷装订的形式分别编写。

按卷装订的，应从“1”编写连续页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间不连号；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；卷内目录和卷内备考表不编页号，各卷之间不连续编页号。

8.4.2卷内目录编制
卷内目录应排列在案卷之首，不编写页号。

卷内目录格式见表B.1。

卷内目录编制要求如下：（1）序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序，各案卷之间序号不连续。

（2）文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。

（3）责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称。

合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。

（4）文件题名，应填写文件标题的全称。

对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写单位工程名称；
对文件标题不明确、不准确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。

（5）日期，应填写文件流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。

（6）页数（号），应按装订形式分别编写。

装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。