浅议电子文件归档工作

浅议电子文件归档工作
摘要：作者通过近几年来对电子文件的整理和保护的经验中总结出一些运用的
方法和根据国家档案局归档电子文件的规定中浅议了档案人员在对电子文件的收集、整理以及保管等工作的重要性。

关键词：电子文件；归档
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅
靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息
管理部门三结合的方法。

电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的
自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最
有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和
统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信
息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的
工作中处于举足轻重的地位。

三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自
的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

对电子文
件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单
位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，
促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此
归档方式的选择至关重要。

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方
式容易造成数据丢失。

如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。

为防止数据
丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，
简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

网络移交的途径有两条：
1.借助计算机信息管理网，开通电子文件归档传递网线。

随着各单位计算机
信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。

这些文件经过各业
务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一
要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归
档的重点。

对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件归档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信
息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档传递网线，建立
依附在信息管理网上的归档专用子系统。

将上网与未上网的具有保存价值的电子
文件通过此系统传输给档案部门。

档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性
较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

2.建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。

电子文件形
成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。

哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。

因此，电子文件
收集归档，必须依靠制度约束。

建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职
责要求，显得尤为重要。

这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。

电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、
归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。

抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，
并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。

同时还必须加强对电子档案的开发利
用活动环节的保密管理。

为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生
事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部门、办公室作
为开展电子文件归档的重点和试点部门。

如将历年的各部门单用户报告和定制的
多用户（专项）报告分电子文件归档。

二、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭
证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

鉴于电子文件载体和信息技术
的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝
存档，以确保数据的安全。

目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内
容相同的两套档案。

其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。

档案部门应在每
一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便
利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很
长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试
对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归
档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、
光介质归档为辅的做法。

这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也
能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

两种介质归档的简化合一，要经过审
慎论证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质
内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。

三、档案人员知识结构的变革迫在眉睫
档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知
识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，自己拥有广博的知识，以适应信息
技术发展的需要。

可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培
养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

电子文件归档对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。

档案部门
在积极参与电子文件档案化的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等密
切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的标准化、自
动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理
工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。

结语
随着档案事业规模的日益扩大、档案数量日益增多、档案内容日益丰富、档
案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进，塑造高素质的档案管理人员是我
们这个时代的迫切需要。

要推动档案事业可持续发展，只有加强档案人才培养，
提高档案人员素质，尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍。

为此，档案管理人员必须牢固树立“学以立德，学以增才，学以致用”的理念，不断提高
政策理论水平学习、不断更新知识结构、不断开阔眼界，努力成为服务科学发展、
为社会人民所需的合格的档案管理人员。

参考文献：
[1]郭树根：《归档文件整理工作指南》，中国大百科全书出版社2001年2月版。