郑州教育局公文交换系统使用说明
电子公文交换系统解决方案
电子公文交换系统解决方案
电子公文交换在现代化行政管理中，已经变得越来越普及和重要。在许多政府和企业中，电子公文交换系统已经成为公文必备工具之一。本文将重点关注如何为政府和企业设计解决方案来实现高效的电子公文交换。
一、需求分析
在设计电子公文交换系统解决方案前，首先需要进行需求分析，明确系统的功能必要性和操作流程。目前，公文交换的内容主要分为内部公文和外部公文。内部公文主要是指部门内的文件交流，而外部公文则是不同部门之间的公文交换。对于部门内的公文交换，主要需求如下：
1. 快速的公文传输速度，以保证内部公文交换的实时
性。
2. 具有快速的搜索功能，能够根据关键字检索特定公文
信息。
3. 完善的权限管理功能，可以控制公文的阅读和修改权，确保公文的机密性和安全性。
而对于不同部门之间的公文交换，则需求主要如下：
1. 支持多种格式的公文交换，可以处理不同部门之间的
公文交换文件。
2. 快速的公文传输速度，确保公文的时效性和实时性。
3. 高度保密性，能够对公文内容进行加密处理，防范信息泄露。
基于以上需求分析，电子公文交换系统的解决方案应该包括以下几个方面：
1. 全面的公文编制、审批、签署和归档流程，支持针对性地进行安全管理。
2. 快速、可靠的公文传输服务，支持跨平台的公文交换和数字化考勤。
3. 操作简便、丰富的公文阅读工具，支持用户自定义界面和简单易用的浏览。同时，具备快速检索、存档和备份的功能。
二、技术实现
针对以上需求，电子公文交换系统解决方案可以采用以下技术实现：
1. 采用云计算技术，提供可扩展的公文传输服务，以满足各种规模和业务需求。
公文集中交换实施方案
公文集中交换实施方案
一、背景。
随着信息化技术的不断发展，各类公文在政府机关、企事业单
位和社会组织中的交换日益频繁，传统的纸质公文交换方式已经无
法满足快速、高效、安全的需求。为了提高公文交换的效率和质量，推动公文工作的现代化，我们制定了公文集中交换实施方案。
二、目标。
1. 实现公文集中交换，统一规范公文格式，提高公文处理效率；
2. 确保公文交换的安全性和保密性；
3. 降低公文处理的成本和工作量。
三、具体措施。
1. 建立公文集中交换平台。
建立统一的公文集中交换平台，实现公文的电子化、网络化管理和交换。平台应具备安全可靠的技术保障，包括数据加密、访问控制、审批流程等功能，确保公文交换的安全和保密。
2. 制定公文交换标准。
制定统一的公文交换标准，规范公文的格式、编号、流转、签发等流程。同时，完善公文交换的相关制度和规定，明确各部门的责任和权限，确保公文交换的规范和有序进行。
3. 推广公文电子化。
推动公文电子化处理，鼓励各单位采用电子签章、电子公文等技术手段，减少纸质公文的使用。同时，加强对公文电子化处理技术的培训和指导，提高工作人员的操作能力和意识。
4. 加强信息安全管理。
加强对公文交换平台和数据的安全管理，建立健全的信息安全管理制度，防范各类网络安全风险和威胁。同时，加强对公文交换人员的安全教育和培训，提高其信息安全意识和能力。
5. 完善监督和评估机制。
建立健全的监督和评估机制，定期对公文集中交换工作进行检查和评估，发现问题及时整改。同时，加强对公文集中交换工作的宣传和推广，增强各单位的参与和支持度。
教育电子公文与信息交换系统介绍(教育部教育管理信息中心)
教育部教育管理信息中心
1、概述 2003 年至今，教育部办公厅陆续发文规范教育电子政务建设，其中《2005 年度教育电子政务实施要点》（教信息厅〔2005〕1 号）文件中明确要求：“继续 实施‘全国教育电子网络办公和信息交换系统’建设工程。不断推进和完善各 级教育行政部门、各级各类学校的办公自动化建设工作，逐步建立覆盖全国教 育系统的办公自动化和信息网络。为保证互联互通和信息交换、应用的安全认 证，各地必须统一使用‘教育电子公文与信息交换系统’。由教育部教育管理信 息中心具体负责该系统的实施和技术支持工作”。 参照教育部、各省教育厅有关教育部电子政务建设文件精神，各地区教育 行政部门应以“教育电子公文与信息交换系统”建设为基础，创建基于互联网 的教育电子政务平台，建立区域教育电子公文与信息交换体系，实现各类文件 信息的无纸化网络传输与处理，进一步提高文件信息传输效率和应急指挥能力。 2、系统特点 标准性 参照《教育管理标准化标准》开发，教育部办公厅指定该系统为教育行业 电子公文与信息交换标准平台。 通用性 教育部、各省教育厅和部属高校统一采用的软件，部分省市已经推广到中 小学校。可实现各单位之间的数据和信息的交流和共享。 安全性 可与 CA 数字证书集成，可通过数字证书实现身份认证、数字签名和电子签 章等功能。实现文档安全、数据安全、系统安全、网络安全等多级安全控制， 充分保证系统的安全性。 易用性 基于互联网设计，只要网络联通就可以实现单位之间的文件收发；采用 B/S 模式，用户通过 IE 浏览器执行所有操作，符合用户日常工作习惯，可大大减少 客户端的维护和培训成本。 扩展性 可提供和其它应用系统的接口，通过统一的用户认证实现信息一体化和信 息共享。为用户提供全面的信息化解决方案。 跨平台性 可运行于 Windows、Unix/Linux 等操作系统，支持 Oracle、SQL server、
电子公文交换系统解决方案
电子公文交换系统解决方案
篇一：方正电子公文交换系统解决方案
公文传输一直是保证政务正常运转，信息互传的法定方式。传统的公文传输，以纸质文件的邮递来实现，传统的纸质文件传输时间长、成本高。随着信息化建设的不断完善，“电子公文传输”以其传输速度快、易于存档、方便交流等技术特点成为当前电子政务建设的必然要求。
方正电子公文传输系统，用于
远程电子公文传输。整个系统采用B/S架构，支持灵活的"集中-分布式"配置模式。采用国家相关资质单位的加密设备，文档经过加密后交换，可与办公自动化（OA）系统、其他交换平台无缝连接，使数据流安全畅通。兼容多种公文格式，保证电子与纸质公文的一致性，打印份数可控。采用安全的电子公章管理技术，与传统公章使用流程保持一致。采用可视化盖章流程控制，达到"所见即所得"的效果。
系统主要功能图
本系统实现远程的公文传输，主要功能包括：
发文管理
是指发文单位将一份要发给其他单位的电子公文，进行签发、盖章等操作，最后将CEB公文发送出去。具体是：
1、登记公文：将OA系统审批通过的公文转换为CEB格式并上载到系统中。
2、公文盖章/协办盖章：通过公章服务器，对公文加盖电子公章；多个部门联合发文时，系统提供协办盖章功能。
收文管理
是指接收到此公文的单位，对收文进行处理。具体包括：
1、来文提醒：当有未签收公文时，系统提供手机短信提醒功能。
2、公文打印：控制该单位是否有打印权限，并且只能按发文单位设定的打印份数打印公文。
系统管理
是指系统级的一系列管理功能，包括用户管理、打印机管理、日志管理、公文统计、用章监控等。
电子政务办公系统操作手册
电子政务办公系统
用
户
手
册
二〇一七年八月
目录
1 用户登录 (4)
2 公文处理 (5)
2.1 发文管理 (5)
2.2 收文管理 (27)
2.3 印章管理 (40)
3 通知公告 (43)
3.1 科室人员公告起草 (43)
3.2 科室负责人审核 (47)
3.3 机要室发布公告 (48)
3.4 查看反馈情况 (51)
4 文稿起草 (53)
4.1 文稿起草 (53)
4.2 审核、审签文稿 (55)
4.3 文稿跟踪 (59)
4.4 文稿查询 (60)
4.5 文稿打印 (61)
4.6 机关文稿查询 (63)
4.7 市局两会议题 (64)
5 政务督查 (100)
5.1 督查件办理情况提交 (100)
5.2 督查信息处理 (101)
5.3 管理、跟踪督查信息 (104)
5.4 查询、统计督查信息 (105)
5.5 业务类型维护 (106)
5.6 督查通知 (107)
6 政务信息 (110)
7 值班信访 (111)
7.1 值班安排管理 (111)
7.2 值班记录 (119)
7.3 值班突发情况 (120)
7.4 请假外出报备 (125)
7.5 值班交接 (127)
7.6 值班抽查 (127)
7.7 来信来访管理 (128)
7.8 值班维护 (134)
8 后勤事务 (135)
8.1 会议室管理 (135)
8.2 车辆管理 (140)
9 其他事物 (144)
9.1 领导日程 (144)
9.2 业务指导 (147)
9.3 通讯录 (152)
9.4 统计月报 (153)
9.5 政务云盘 (156)
9.6 个人收藏 (157)
公文交换系统
1.公文交换
电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率,推进政务信息化建设。作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。
实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输.通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作.
1.1.平台整体框架
电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息通知等各种Web Service接口。全市各部
门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接口的调用。
各部门OA系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。由此构成一个全市各部门(包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。
目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织结构,统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务.
1.2.业务办理
分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行统计，如按未查看、待签收、待回复等等。
1.3.功能介绍
电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。
行政公文的传送与交换方式解读
行政公文的传送与交换方式解读行政公文是政府机构内部和不同部门之间进行信息传递和交换的重
要工具。合理有效的传送和交换方式对于行政公文的及时传递和顺利
办理具有重要意义。本文将解读行政公文的传送与交换方式，以帮助
人们更好地理解和应用这些方式。
一、电子邮件
电子邮件是当前最普遍和常用的行政公文传送方式之一。通过电子
邮件，可以将公文以纯文本或附件的形式发送给指定的收件人。电子
邮件具有快速、便捷、节省成本的特点，不受时间和空间限制。同时，电子邮件也可以提供回执、阅读确认和密送功能，确保公文的传送和
交换过程安全、准确。
二、内部办公系统
内部办公系统是一种基于互联网或内部网络的行政公文传送和交换
方式。政府机构内部可以搭建专用的办公系统，通过该系统将公文以
电子化形式传送和交换。内部办公系统可以实现公文的在线处理、归
档和查询，提高行政效能和信息安全性。此外，内部办公系统还可以
与其他行政管理系统进行集成，实现信息的自动化流转和共享。
三、传真
传真是一种将纸质公文以电信方式传递的传送方式。通过传真机，
可以将公文快速传输到指定的接收方。传真具有实时性和隐私性好的
特点，能够在短时间内完成公文的传递和交换。然而，传真的可靠性
和传输质量受传真机、传真线路和打印质量等因素的影响。同时，由于传真是纸质公文的电子副本，传真件的保密性和真实性需要得到特别关注。
四、专用通信网
专用通信网是一种点对点的行政公文传送和交换方式。政府机构可以通过建立专用的数据通信网络，实现公文的安全传递和交换。专用通信网基于专线或虚拟专线，具有高速、稳定、安全的特点，适用于保密性要求高、公文交换频繁的场合。然而，建立和维护专用通信网的成本较高，需要政府机构具备相应的信息技术和管理能力。
公文交换注意事项
公文交换注意事项
公文交换是指不同单位或组织之间进行正式的书面交流，目的是为了传递信息、传达意见、协商问题等。在进行公文交换时，有一些注意事项需要注意，以确保交流顺利、高效。以下是一些公文交换的注意事项：
1. 格式规范：公文交换需要遵守一定的格式规范。首先，公文的抬头要准确，包括单位名称、地址、邮编等。其次，公文的标题应简明扼要，能够准确概括主题。最后，公文的正文要分段、条理清晰，语言简洁明了。
2. 使用规范的语言：在公文交换中，要使用规范的语言。要求公文用语准确、明确，不使用模棱两可的措辞。同时，要注意避免口语化的表达，使用正式的书面语。
3. 注意用词准确：在公文交换中，要注意用词准确。避免使用含糊不清、模棱两可的词语，以免引起歧义。同时，要注意用词严谨，文笔流畅，以确保对方能够准确理解文意。
4. 注意文字的准确性：在公文交换中，要注意文字的准确性。对于重要的数字、数据、事实等内容，要进行核对，确保准确无误。同时，要注意避免错误的拼写、用词不当等问题，以确保文档的专业性。
5. 注意交流的简洁性：公文交换需要注意交流的简洁性。要避免冗长、啰嗦的
叙述，要把握关键信息，言简意赅地表达。这样可以减少对方的阅读负担，提高交流效率。
6. 注意交流的礼貌性：在公文交换中，要注意交流的礼貌性。要使用客气、尊重的语言，避免使用冷漠、傲慢的措辞。同时，要注意回复公文的时效性，以展现出对对方的重视和尊重。
7. 注意保密性：在公文交换中，要注意保密性。对于涉及机密、敏感的信息，要采取相应的措施，确保信息不被泄露。同时，对于无需公开的信息，要注意选择合适的方式进行交流，以确保信息安全。
公文集中交换实施方案
公文集中交换实施方案
首先，我们需要建立统一的公文交换平台。通过引入先进的信
息技术，建设一个安全、高效、便捷的公文交换平台，实现各类公
文的集中管理、统一分发和安全传输。这样不仅可以减少信息泄露
的风险，还能够提高公文处理效率，降低工作成本。
其次，需要建立规范的公文交换流程。明确各类公文的起草、
审批、签发、传输和归档等环节的具体流程和责任人，建立健全的
公文交换制度和规范。只有规范的流程和制度，才能有效地避免公
文交换中可能出现的混乱和错误，提高工作效率和信息准确性。
同时，加强公文交换的信息安全保障。通过加密技术、权限管理、审计监控等手段，保障公文交换过程中信息的安全性和完整性，防止信息泄露和篡改。只有在信息安全得到有效保障的前提下，公
文集中交换才能够真正发挥其效能。
另外，建立完善的公文交换管理体系也是至关重要的。通过建
立公文交换的监督、评估和反馈机制，及时发现和解决公文交换中
存在的问题和隐患，不断完善公文交换的管理体系，提高工作效率
和服务水平。
最后，要加强对公文交换人员的培训和管理。只有具备一支高素质的公文交换人员队伍，才能够保障公文交换工作的顺利进行。因此，需要加强对公文交换人员的培训，提高其信息化和专业化水平，同时加强对其的管理和监督，确保公文交换工作的规范进行。
综上所述，制定并实施一套公文集中交换实施方案，需要建立统一的公文交换平台、规范的公文交换流程、信息安全保障、管理体系和人员培训等多方面的工作。只有在各个方面都做到位，才能够真正提高公文交换工作的效率和质量，为各级政府机关和企事业单位的工作提供更好的支持和保障。
公文交换
目录
一、准备工ห้องสมุดไป่ตู้ 二、系统管理界面说明 三、收文管理 四、发文管理 五、特别事项说明
准备工作
公文交换系统的运行使用须做好以下几 个方面的准备工作： 一、电子公章制作 二、浏览器设置 三、插件安装（2个） 四、注意事项
准备工作 —电子公章
电子公章是模拟传统实物印章的一种电子化印章， 其加盖的电子文件具有与实物印章加盖的纸张文件 相同的外观、相同的有效性和相似的使用方式。 电子公章在公文交换系统的使用中起着至关重要的 作用（打印和发文）。 各单位自查电子公章情况（密钥、单位名称更改） 如需新制作，请填写《电子公章申请表》并加盖较 清晰的公章。
发文管理
发文管理
在这个界面内可以指定打印份数。再点击“确定” 出现右图提示信息，如待发送的公文需要加盖公章， 则画对勾“√”，点击“确定”，如不需要加盖公章， 直接点击“确定”。
发文管理
选择需要加盖公章的单位，点击“盖章”，出现右图。
发文管理
点击“选择公章”，然后选择相应的公章，点击“确 定”
准备工作
（二）公文转换软件Maker安装和卸载
准备工作
解压 运行setup.exe 到C盘，点击Maker文件夹，
准备工作
准备工作
准备工作
授权文件所 在路径为解 压文件里的 MakerKey.lic 然后下一步， 安装即可。
(整理)电子公文交换安装使用手册
河南省教育系统电子公文交换系统客户端用户手册
河南省教育厅
河南省教育科研网有限公司
目录
第一章安装说明 (1)
1、公文交换系统安装 (1)
2、公文交换应用配置 (7)
第二章概述 (13)
第三章使用说明 (14)
一、系统主界面 (14)
二、系统管理 (15)
三、公文发送 (17)
四、公文接收 (19)
五、收文列表 (22)
六、发文列表 (24)
七、公文查询 (26)
八、修改密码 (27)
九、收文签汇总 (27)
十、退出系统 (28)
声明：1、要安装公文交换的机器必须是windows系统。
2、要安装公文交换的机器必须装有Word2000。
3、要严格按照安装说明的安装和配置设置自己的机器，否则将无法进行
收、发文操作。
第一章安装说明
1、公文交换系统安装
双击安装盘上的Setup.exe运行安装程序，系统会弹出一个如图1-1所示的安装界面。
（图1-1）
图1-1停留片刻会自动消失，接着弹出图1-2所示界面。
（图1-2）
在图1-2中单击“Next>”按钮，系统会弹出图1-3所示接受协议的界面。
（图1-3）
在图1-3接受协议的界面中，单击“Yes”按钮继续安装。系统要求输入单位名称，您需要输入单位的全称或规范简称，该名称要在打印收文处理签和收文
签汇总时使用。
单击“Next”按钮，系统继续安装。
（图1-4）
在图1-4中，系统默认在D盘下建一个新的目录GWJH，将把电子公文交换系统安装在D盘的目录GWJH下。如果不想装在该目录下，可以通过单击
“Browse”按钮进行选择目录，选择目录界面如图1-5所示。
公文交换系统操作手册
公文交换系统操作手册
人人爱投（银内科技）技术支持第一部分系统操作
一、客户端程序安装
1、程序安装
客户端安装非常简单，运行安装程序，就是下载的EXE文件。
系统弹出安装向导：
按【下一步】继续：
如果要修改安装目录，按浏览，否则按一步继续：
继续点击下一步：
人人爱投（银内科技）技术支持
如果需要在桌面创建快捷方式或在在快速运行栏创建快捷方式则勾选上相应的选项，之后点击下一步：
查看当前安装设置，如果没有问题，按【安装】开始安装：
安装过程需要几分钟时间，请耐心等候，安装期间不需要任何操作。安装完
成后，系统自动弹出安装完成的对话框：
按【完成】结束安装，结束安装后自动启动客户端程序。
3、运行客户端程序
双击桌面上的“云南省商务厅公文交换系统”图标，即可打开客户端操作界面。
第一次运行客户端程序时，系统会自动检测客户端与服务器端的连接状态，并自动下载、更新必要的模块，这需要等候几分钟的时间。系统自动更新完毕后，弹出登录界面：
人人爱投（银内科技）技术支持
输入系统管理员分配的用户名、密码，按【确定】，如果输入没有错误，就进入用户操作主界面（工作大厅）:
工作大厅的左边是功能导航条，系统将主要的业务功能分成：公文交换、统计查询、OA接口。“公文交换”模块包含了发送系统和收文系统的基本业务功能，
统计查询为公文统计使用，OA接口用于公文交换系统和OA的数据交互。
不同的用户登录进入系统后，根据用户权限的不同，在系统导航条上显示的模块标签和功能标签也不相同。
二、业务功能
1、发文系统
1.1、发文
首先登录公文交换系统，输入用户名和密码：
什么是公文交换
竭诚为您提供优质文档/双击可除
什么是公文交换
篇一：公文交换系统
1.公文交换
电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。
实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输。通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。
1.1.平台整体框架
电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息
通知等各种webservice接口。全市各部
门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接
口的调用。
各部门oa系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。由此构成一个全市各部门（包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。
目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织
结构，统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平
台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务。
1.2.业务办理
分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行
统计，如按未查看、待签收、待回复等等。
1.3.功能介绍
电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。
什么是公文交换
竭诚为您提供优质文档/双击可除
什么是公文交换
篇一：公文交换系统
1.公文交换
电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。
实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输。通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。
1.1.平台整体框架
电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息
通知等各种webservice接口。全市各部
门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接
口的调用。
各部门oa系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。由此构成一个全市各部门（包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。
目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织
结构，统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平
台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务。
1.2.业务办理
分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行
统计，如按未查看、待签收、待回复等等。
1.3.功能介绍
电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。
电子公文交换解决方案
电子公文交换解决方案
系统概述
我国机关和企事业单位的行文传统是以红头文件为准，红头印章则是权力的象征。纸质公文传输是一件普通而又非常必要的日常工作，传统的纸质公文传输需要经过公文的计算机排版、工厂印刷、邮政分发等多个环节，周期长、效率低，而且容易发生错误投递或公文破损，安全性差。
随着电子政务的逐步深入推广和应用，很多政府工作部门内部纷纷实现了计算机无纸化办公，政府部门内部日常文件的起草、审批、流转多已通过计算机网络实现了电子信息化处理，政府工作节奏也随之日益加快。与此同时，如何实现政府内部门与部门之间、单位与单位之间的无纸化办公和政务交流，也越来越为政府信息化建设部门所关注和思考。电子公文交换系统正是针对这种需求在公文传输方面实现省厅和各个二级单位之间公文的无纸化传递过程，它比以往的形式更加简捷、方便，不在线的状态下也可脱机浏览、打印已经接收过的公文。
系统特点
(一)安全性
由于计算机网络环境的广泛性和复杂性，普通电子文件在网络传输过程中很容易被截取和被篡改。而作为无纸化传输的电子公文文件具有保密性、严肃性和法律性等诸多因素，其传输过程就不能采用普通电子文件的传输模式，而是采用了加密技术的传输方式。此电子公文公文交换系统采用对称加密技术，指的是通过一组随机产生的密钥加密原文数据，其产生的密文在解密还原时，必须使用其加密时的同样的密钥。这种加密算法的代表为DES算法，具有加密速度快，强度高等优点。
1.公文制作环节：
电子公文有可靠的电子签名，以确保当前公文发文单位的合法身份的可识别性。
2.公文分发环节：
教育部公文交换系统
教育部公文交換系統
受文者未確認(含受文者退文)處理
敦陽科技製作99-01-23
一、發文狀態檢查
1.1. 點【待確認公文】功能，按【查詢】，即可看到發文。
1.2. 檢查項目(發文佇列管理員)：
1.2.1. 狀態：
紅燈：表示為昨天送出之公文。
黃燈：表示為當天送出之公文，且尚未有受文者回覆確認。
綠燈：表示為當天送出之公文，已經有受文者回覆確認。
1.2.2發文狀態：
待送出：表示該件公文已經在資料庫的待傳送區內。
已送出：表示該件公文已經傳送出去，但尚未有受文者回覆收文確認。
部份確認：表示已經有受文者收到公文，並回覆收文確認。
部份回覆(含退件)：表示已經有部份受文者收到公文，或回覆退文。
全部回覆(含退件)：表示已經有全部受文者收到公文，或回覆退文。
1.3. 檢查項目(受文者回覆狀態)：
執行方式：連續按兩下要顯示資料的公文，視窗下方即會顯示
【該件公文的受文者及其接收回覆狀態】。
1.3.1. 狀態：
紅燈：表示該受文者為紙本受文者或電子受文者回覆退文。
有傳送時間：表示受文者為電子受文者，回覆退文。
無傳送時間：表示受文者為非電子受文者。
黃燈：表示該受文者為電子受文者，且尚未回覆收文確認。
綠燈：表示該受文者為電子受文者，且已經收到公文，並回覆收文確認。
1.3.
2. 確認：
否：表示該電子受文者尚未回覆收文確認訊息或該受文者為紙本受文者。
是：表示受文者已經正確收到公文，並回覆收文確認訊息。
1.4. 待確認公文受文者確認狀態畫面：
二、發文受文者未確認之處理
2.1. 規則：
2.1.1. 電子發文一個工作天後，若有機關未確認，依規範須補發紙本文。