沟通技巧在项目管理中的应用探讨

沟通技巧在项目管理中的应用探讨项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时间、预算和质量目标围完成项目的各项工作。

项目管理的容涉及到诸多方面，而在这些过程当中，沟通是贯穿始终、必不可少的一个工作，是项目经理日常工作的一个重要组成部分，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。

比如客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是项目经理却一无所知，而那位成员解释说把这点忘记了。

问题到底出在哪儿呢？其实很简单，就两个字：沟通。

沟通途径不对导致信息没有到达目的地。

在项目中，沟通更是不可忽视。

项目经理最重要的工作之一就是沟通，良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。

现从以下几方面简述沟通技巧在项目管理中的应用：一、沟通技巧在项目管理中的作用（一）沟通对高效管理起着巨大的推动作用沟通有助于决策。

任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。

每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问题。

下属人员也可以主动与上级管理人员沟通，提出自己的建议，供领导者做出决策时参考，或经过沟通，取得上级领导的认可，自行决策。

如在讨论项目的目标时，沟通可以收集到大家有关如何最佳实现项目目标以及如何避免掉入陷阱的意见。

同时，大家开始达成共识，并获得项目关系人的参与和支持。

（二）有效有沟通可以减少管理成本项目管理中的沟通是有成本的。

项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本，而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性，也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。

二、建立完善的项目沟通体系沟通是一项系统工程，需要企业从总经理到员工都要形成共识，建立机制，共同做好，使企业形成畅通的沟通渠道。

在项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体系的建立密不可分。

（一）做好项目沟通计划1、项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。

很多项目中没有完整的沟通计划，导致沟通非常混乱。

有的项目沟通也还有效，但完全依靠客户关系或以前的项目经验，或者说完全靠项目经理个人能力的高低。

然而，严格说来，一种高效的体系不应该只在大脑中存在，也不应该仅仅依靠口头传授，落实到规的计划编制中很有必要。

因而，在项目初始阶段也应该包含沟通计划。

2、在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。

项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。

项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。

最典型也最重要的项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。

所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都需要细致分析，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。

3、制定一份详细的沟通计划，用于确定和指导项目实施息的沟通工作。

要对项目实施过程中需要沟通的容与工作进行科学合理的计划，比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和准备。

要了解项目相关角色与人物的基本情况，了解他们对项目的期望，需要得到的项目信息及时间。

比如，对于公司的办公室主任，他期望系统能够提高他们的办公效率和公文管理水平，但他对项目的实施过程并不一定清楚，因此，需要定时让他理解项目的状态和进展情况；对于研发总经理，他可能期望通过该项目的实施，在技术上取得突破。

因此，项目实施过程中，必须充分考虑需要沟通的对象与容，以保证项目取得一定阶段性成果或受阻时，及时汇报或得到支援。

另外，除特殊情况外，在项目实施过程中，应基本围绕以下沟通的关键词与主线展开：文档模板、项目例会、定期报告等。

（二）项目实施过程中的沟通1、在项目实施过程中，项目涉及到的不同角色的人都不同程度地需要及时地得到项目的状态信息和进展信息。

而这种沟通的执行方式应该包括：定期会议——要让相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果，包括在项目当前时刻，花了多少时间、成本和资源，后期还需要花费多少时间、成本和资源等；主要项目角色之间的周期性文档沟通——甲方与乙方项目负责人之间定期的以电子等形式进行的项目沟通，可以保证项目实施过程中问题的及时解决；项目组成员（包括甲方成员与乙方成员）部的沟通——通过项目组成员部有效的沟通可以保证系统在实施过程中的细节问题实时解决；还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。

2、做好这些沟通，对于系统更好地客户化，保证实施过程中全员参与信息化有着相当重要的作用，能最大限度地减少实施阻力，将冲突化于无形。

在遇到始料未及的新需求、新问题，项目需要变更时，做好相应的沟通管理的意义就更为明显。

当然，沟通管理过程中还要注意执行的方式，包括是否面对面沟通，是否正式沟通以及沟通的场合等。

（三）规非正式渠道的信息沟通1、沟通可以分为正式沟通与非正式沟通。

非正式沟通就是在非正式渠道、非正式场合了解信息，进行沟通。

比如好朋友之间的信息传播、同事之间的信息传播、家人之间信息传播等都算非正式沟通。

2、对非正式沟通需掌握的要点是：首先，非正式沟通产生和蔓延，主要是得不到他们所关心的消息，因此管理者越封锁，则背后流传的谣言就越多，只能正本清源。

主管者应尽可能使组织沟通系统较为开放或公开，则种种不实谣言将自然消失；其次，闲散和单调乃是造谣生事的温床。

要避免发生这些谣言，扰乱人心士气，主管者应注意，不要使组织成员有过分闲散或过分单调的情绪发生；第三，最基本做法，乃是培养组织成员对管理当局的信任，这样他们愿意听组织提供信息也较能相信；第四，在对组织主管人员的训练中，应增加这方面知识，使他们有比较正确的观念和方法。

加强和疏通正式渠道，在不违背组织原则的前提下，尽可能通过各种渠道把消息传递给员工，是防止那些不利于组织目标实现的小道消息传播的最有效措施。

三、沟通技巧的主要容（一）用“心”沟通1、要有尊重的心。

管理者应像尊重自己一样尊重员工，始终保持一颗平等的心态，更多地强调员工的重要性，强调员工的主体意识和作用。

员工感到自己受到尊重，便会激发出与企业同甘共苦的工作热情。

要将尊重贯穿在管理过程中。

尊重体现了管理者的素养，也体现了企业的素养。

2、要有合作的心。

管理者与被管理者的利益矛盾是无法改变的，但是通过合作关系的确立，可以形成良好的工作氛围。

3、要有服务的心。

把员工当成自己的部客户，只有让部客户满意，才可以更好地服务外部客户。

管理者是为员工提供服务的供应商，要做的就是充分利用企业现有资源为员工提供工作上的方便。

4、要有赏识的心。

学会欣赏自己的员工是管理者的美德。

当一个人被赏识的时候，他可以受到极大激励。

作为管理者，需要首先以赏识的眼光对待自己的员工，并且让他知道。

5、要有分享的心。

分享是最好的学习态度，也是最好的企业文化氛围。

管理者与员工在工作当中，要不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值分享的东西。

（二）学会倾听倾听是管理者与员工沟通的基础。

作为一名项目领导者在与员工的沟通过程中，应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的领导者。

同时还应注意以下几点：1、眼耳并用。

除了用耳听，还要留心捕捉脸部表情，洞察眼睛的变化，感知对方的心理和情绪变化，及时调整。

2、理解他人，肯定他人。

想要寻求对方的支持，首先是要肯定对方是对我们有帮助的，并要从对方的角度思考问题。

3、鼓励他人表达自己。

只有不断地鼓励对方说，我们才能听到更多对自己有用的信息。

4、倾听全部信息。

不要只听自己关心和感兴趣的信息。

5、表现出有兴趣倾听。

表现出我们的兴趣，表明我们对对方是关注和寻求支持的。

有利于对方更好地说，并能将话题维持。

6、反复思考。

听就要用脑听，在听的过程中，要学会思考。

这样才能获得更多的有效信息，最终和对方达成一致，并共同实施。

（三）运用正确的表达方式沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。

在信息交流之前，发讯者应考虑好自己将要表达的意图，抓住中心思想；在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措词不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息；发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解；在表达自己的意见时，要诚恳谦虚，如果过分显露自己，以先知者自居的话，即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理；讲话时要力求简明扼要，用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不迫；在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时，就应适可而止或转换话题，使沟通能在良好的氛围中进行。

四、项目管理沟通误区辨析（一）重外部沟通，轻部沟通许多企业领导者认为：外部关系是企业生存的基础。

投资人、客户、供应商、经销商、新闻媒体、政府机构、贸易伙伴、竞争对手等，它们都影响和制约企业的发展。

因而企业的领导者可能将80%的时间、精力都用于协调外部关系上。

但一个成功的企业仅仅有外部沟通是不够的，道理很简单：生产力来自于企业部，尤其是部的人。

企业部沟通良好与否事关公司气氛、员工士气，影响组织效率进而影响生产力和生产率。

（二）员工只需要执行决策有些项目领导者常常认为：决策是领导做的，部下只需要执行上级决策，不需要相互沟通。

其实沟通是双向的，领导要使决策合理和有效必须要广泛收集信息、分析信息，才能做出科学判断。

如果你只要求员工执行决策，而不与员工沟通，那么只会出现两种情况：一是公众怀疑决策的可行性，因为他不了解决策的目的、来源；二是公众对领导的决策抱“无所谓”态度，因为决策是领导的事，与员工无关。

这些思想都不利于发挥项目中每个成员的工作积极性和主观能动性，不利于提高项目的运作效率。

（三）决策只是领导说了算项目组织中一些决策怕员工知晓，怕意见不统一难以实现决策。

这是上级对下级的不信任，上级认为他所接触的围广，知识面宽，考虑问题当然要比下级周到。

如果再听下级的意见，下级七嘴八舌难以形成统一意见。

但是，下级未能知晓情况，就往往会往坏处设想，怀疑和猜忌油然而生，于是各种小道消息就四处流传。

下级与上级产生对立情绪，一旦时机成熟就会激化矛盾。

员工渴望着和公司紧密相连，他们希望和公司的关系不仅是一工资支票和福利待遇。